【摘要】企業(yè)財(cái)務(wù)人員在處理企業(yè)會(huì)計(jì)科目匯總等問(wèn)題時(shí)，如果單獨(dú)使用Excel統(tǒng)計(jì)匯總功能非常繁瑣并且容易出錯(cuò)。本文將結(jié)合實(shí)例將Excel SQL和Excel統(tǒng)計(jì)匯總功能如數(shù)據(jù)透視表等結(jié)合起來(lái)，快速準(zhǔn)確處理了會(huì)計(jì)科目匯總、先篩選后匯總以及先匯總后篩選等問(wèn)題。其最大的優(yōu)點(diǎn)是，當(dāng)數(shù)據(jù)源改變時(shí)只需點(diǎn)擊刷新按鈕即可得到重新計(jì)算的結(jié)果，非常準(zhǔn)確和方便。
【關(guān)鍵詞】Excel SQL 會(huì)計(jì)科目 科目匯總
會(huì)計(jì)科目是指按照企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和經(jīng)濟(jì)管理的要求，對(duì)會(huì)計(jì)要素的具體內(nèi)容進(jìn)行分類核算的科目。按其所提供信息的詳細(xì)程度及其關(guān)系，又分為總分類科目和明細(xì)分類科目。前者是對(duì)會(huì)計(jì)要素具體內(nèi)容提供總分類信息的會(huì)計(jì)科目，如“應(yīng)收賬款”、“原材料”等科目，后者是對(duì)總分類科目作進(jìn)一步分類、提供更詳細(xì)更具體會(huì)計(jì)信息科目，如“應(yīng)收賬款”科目按債務(wù)人名稱設(shè)置明細(xì)科目，反映應(yīng)收賬款具體對(duì)象。而會(huì)計(jì)科目匯總表則是由多種會(huì)計(jì)科目組成，對(duì)各類會(huì)計(jì)科目的一種集合。
一、企業(yè)會(huì)計(jì)科目匯總可使用Excel SQL語(yǔ)句
在企業(yè)財(cái)務(wù)工作中，經(jīng)常需要對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行匯總。當(dāng)數(shù)據(jù)來(lái)自不同的工作簿，并且數(shù)據(jù)經(jīng)常修改或添加時(shí)，直接使用Excel匯總功能比如數(shù)據(jù)透視表時(shí)，工作量很大。這時(shí)我們可以結(jié)合使用Excel SQL語(yǔ)句將Excel SQL與Excel的數(shù)據(jù)分析功能如數(shù)據(jù)透視表能功能結(jié)合起來(lái)，可以使財(cái)務(wù)人員快捷、靈活、準(zhǔn)確地處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，避免單獨(dú)使用Excel操作時(shí)的繁瑣和容易出錯(cuò)等問(wèn)題。
Excel 的SQL功能在Excel功能區(qū)獲取外部數(shù)據(jù)組中。使用Excel SQL功能時(shí)，Excel通過(guò)OLE DB接口獲取外部數(shù)據(jù)源，同時(shí)可以在數(shù)據(jù)源連接屬性定義選項(xiàng)的命令框中輸入SQL語(yǔ)句，然后Excel會(huì)執(zhí)行SQL語(yǔ)句并返回結(jié)果。Excel可以獲取的外部數(shù)據(jù)源格式很豐富包括Excel文件格式、Access文件格式等。下面結(jié)合實(shí)例詳細(xì)介紹Excel SQL在企業(yè)會(huì)計(jì)科目匯總中的具體應(yīng)用。
二、實(shí)例分析
某企業(yè)有三個(gè)分公司，分公司一、分公司二和分公司三。年底時(shí)三個(gè)分公司的財(cái)務(wù)人員將會(huì)計(jì)科目表發(fā)到總公司財(cái)務(wù)部?？偣矩?cái)務(wù)人員需要進(jìn)行會(huì)計(jì)科目匯總。數(shù)據(jù)格式如表1。
對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員一般會(huì)先將三個(gè)分公司的數(shù)據(jù)通過(guò)復(fù)制粘貼集中到一張Excel工作表上，然后使用數(shù)據(jù)透視表等功能進(jìn)行匯總分析。但是，這個(gè)問(wèn)題的難點(diǎn)在于三個(gè)分公司的報(bào)表可能需要多次添加數(shù)據(jù)、修改數(shù)據(jù)等。這時(shí)總公司財(cái)務(wù)人員就需要多次進(jìn)行重復(fù)操作，不僅麻煩并且容易出錯(cuò)。當(dāng)分公司數(shù)目較多時(shí)，更是讓財(cái)務(wù)人員感到棘手。此類問(wèn)題的徹底解決需要使用Excel的SQL語(yǔ)句。步驟如下：
1. 新建一個(gè)名為科目匯總的工作簿。然后點(diǎn)擊Excel 2010數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡中獲取外部數(shù)據(jù)組中的現(xiàn)有連接，然后出現(xiàn)現(xiàn)有連接對(duì)話框。
2. 點(diǎn)擊現(xiàn)有連接對(duì)話框中左下角的瀏覽更多按鈕，打開存放數(shù)據(jù)的文件夾。選擇“分公司一”工作簿，點(diǎn)擊打開按鈕，如圖2。
3. 選中“財(cái)務(wù)部一”，點(diǎn)擊確定按鈕，如圖3。
4. 在出現(xiàn)的導(dǎo)入數(shù)據(jù)對(duì)話框中數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式選擇數(shù)據(jù)透視表，如圖4。
5. 點(diǎn)擊屬性按鈕，在定義選項(xiàng)卡上命令文本中輸入以下SQL語(yǔ)句，然后點(diǎn)擊確定。
select ∗ from ［D:會(huì)計(jì)科目匯總分公司一.xls］.［財(cái)務(wù)部一$］
UNION ALL
select ∗ from ［D:會(huì)計(jì)科目匯總分公司二.xls］.［財(cái)務(wù)部二$］
UNION ALL
select ∗ from ［D:會(huì)計(jì)科目匯總分公司三.xls］.［財(cái)務(wù)部三$］
6. 在數(shù)據(jù)透視表中，將單位字段拖動(dòng)到行標(biāo)簽，將會(huì)計(jì)科目名稱拖動(dòng)到列標(biāo)簽，將月份字段拖動(dòng)到報(bào)表篩選，金額字段拖動(dòng)到∑數(shù)值中，匯總結(jié)果如表2。如果源數(shù)據(jù)改變，單擊數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡中的刷新即可得到重新計(jì)算的數(shù)據(jù)，非常方便。
使用Excel SQL語(yǔ)句還可以先進(jìn)行篩選，然后匯總。例如分別篩選出三個(gè)分公司金額的前3名然后匯總的SQL語(yǔ)句如下：
select top 3 ［財(cái)務(wù)部一$］.金額，［財(cái)務(wù)部一$］.日期，［財(cái)務(wù)部一$］.單位，［財(cái)務(wù)部一$］.會(huì)計(jì)科目名稱
from ［D:會(huì)計(jì)科目匯總分公司一.xls］.［財(cái)務(wù)部一$］ ORDER BY ［財(cái)務(wù)部一$］.金額 DESC
UNION ALL（select top 3 ［財(cái)務(wù)部二$］.金額，［財(cái)務(wù)部二$］.日期，［財(cái)務(wù)部二$］.單位，［財(cái)務(wù)部二$］.會(huì)計(jì)科目名稱
from ［D:會(huì)計(jì)科目匯總分公司二.xls］.［財(cái)務(wù)部二$］ ORDER BY ［財(cái)務(wù)部二$］.金額 DESC）
UNION ALL
（select top 3 ［財(cái)務(wù)部三$］.金額，［財(cái)務(wù)部三$］.日期，［財(cái)務(wù)部三$］.單位，［財(cái)務(wù)部三$］.會(huì)計(jì)科目名稱
from ［D:會(huì)計(jì)科目匯總分公司三.xls］.［財(cái)務(wù)部三$］ ORDER BY ［財(cái)務(wù)部三$］.金額 DESC）
使用Excel SQL語(yǔ)句也可以進(jìn)行先匯總，再篩選。例如篩選出三個(gè)分公司所有金額的前5名的SQL語(yǔ)句如下：
select top 5 日期，單位，會(huì)計(jì)科目名稱，金額
from （select ∗ from ［D:會(huì)計(jì)科目匯總分公司一.xls］.［財(cái)務(wù)部一$］
UNION ALL
select ∗ from ［D:會(huì)計(jì)科目匯總分公司二.xls］.［財(cái)務(wù)部二$］
UNION ALL
select *∗ from ［D:會(huì)計(jì)科目匯總分公司三.xls］.［財(cái)務(wù)部三$］
ORDER BY 金額 DESC）
【注】本文系華北水利水電大學(xué)管理科學(xué)與工程省級(jí)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)資助。
主要參考文獻(xiàn)
林盤生.Excel 2010 SQL完全應(yīng)用.北京：電子工業(yè)出版社，2011
【作 者】
陳國(guó)棟（博士）
【作者單位】
（華北水利水電大學(xué)管理與經(jīng)濟(jì)學(xué)院 鄭州 450046）
