一、制造業(yè)企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要性
內(nèi)部控制的概念已經(jīng)經(jīng)歷了將近70余年的發(fā)展過(guò)程，它包括五大要素：構(gòu)造控制環(huán)境，評(píng)估控制風(fēng)險(xiǎn)，改善控制行為，完善信息交流，監(jiān)督執(zhí)行結(jié)果。內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各個(gè)方面，只要企業(yè)存在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理，就需要加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。它的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.內(nèi)控體系建設(shè)是企業(yè)必須遵從的法律要求。我國(guó)2000年實(shí)施的《會(huì)計(jì)法》第27條明確要求各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位會(huì)計(jì)監(jiān)督制度。具體要求：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的審批人員、經(jīng)辦人員、財(cái)物保管人員和記錄人員的職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)明確，并相互分離、相互制約等。財(cái)政部針對(duì)我國(guó)企業(yè)多發(fā)經(jīng)濟(jì)舞弊熱點(diǎn)和中小企業(yè)內(nèi)控薄弱的現(xiàn)狀，近年陸續(xù)頒布了7部?jī)?nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范，督促企業(yè)建立有效的內(nèi)部控制制度。
2.內(nèi)控體系建設(shè)是深化企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求。近年來(lái)，憑借豐富的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)規(guī)模和質(zhì)量持續(xù)增長(zhǎng)，在發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)需要積累很多良好的內(nèi)部控制制度。目前需要針對(duì)現(xiàn)狀補(bǔ)充完善，形成統(tǒng)一完整的系統(tǒng)，從總體上使企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成一個(gè)相互制衡的體系，這無(wú)疑會(huì)促使企業(yè)管理登上一個(gè)新臺(tái)階，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)流程的合理化和正規(guī)化。對(duì)一個(gè)單位的管理層來(lái)說(shuō)，要實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)方針和目標(biāo)，需要通過(guò)各種形式的報(bào)告及時(shí)占有準(zhǔn)確的資料和信息，以便作出正確的判斷和決策。
3.內(nèi)部控制是防范和發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部和外部欺詐行為的工具。有效的內(nèi)部控制不僅能使企業(yè)的資源合理配置，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，而且更能防范和發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部和外部的欺詐行為。眾所周知，當(dāng)今企業(yè)是所有者、經(jīng)營(yíng)者、政府、債權(quán)人以及消費(fèi)者和公眾之間一組契約的集合點(diǎn)，在這一契約中，客觀公正的會(huì)計(jì)資料有著紐帶和橋梁作用。但現(xiàn)實(shí)工作中，一些單位或負(fù)責(zé)人為了達(dá)到轉(zhuǎn)移國(guó)家資產(chǎn)、偷逃稅收、粉飾業(yè)績(jī)、謀取私利或小團(tuán)體利益等非法目的，授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)人員違法辦理會(huì)計(jì)事項(xiàng)，加之自身利益的驅(qū)動(dòng)，會(huì)計(jì)人員總是選擇有利于企業(yè)的會(huì)計(jì)方法，甚至采用欺詐性手段向會(huì)計(jì)信息使用者提供虛假會(huì)計(jì)信息，致使會(huì)計(jì)資料質(zhì)量得不到應(yīng)有的保證，給廣大信息使用者正確的決策造成了嚴(yán)重影響。
二、制造業(yè)企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制
銷售與收款業(yè)務(wù)流程中的主要憑證和會(huì)計(jì)記錄包括客戶訂貨單、銷售單、發(fā)運(yùn)憑證、銷售發(fā)票、商品價(jià)目表、款項(xiàng)通知單、應(yīng)收賬款明細(xì)賬、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬、折扣與折讓明細(xì)賬、匯款通知書(shū)、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬、壞賬審批表、轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證等。無(wú)論在手工業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，還是在基于信息技術(shù)的管理信息系統(tǒng)中，上述憑證和會(huì)計(jì)記錄都會(huì)根據(jù)企業(yè)的具體需要設(shè)計(jì)成不同的形式，或者根據(jù)需要進(jìn)行合并、簡(jiǎn)化。
1.接受客戶訂單。該業(yè)務(wù)活動(dòng)流程首先由客戶提出訂貨要求，然后根據(jù)客戶訂貨要求編制銷售單，最后，對(duì)銷售單進(jìn)行審批。對(duì)銷售單中各項(xiàng)銷售要素的審核過(guò)程是對(duì)該筆銷售交易的認(rèn)可過(guò)程，也是對(duì)該筆銷售交易的控制過(guò)程。為了驗(yàn)證該業(yè)務(wù)中客戶的真實(shí)性、商品價(jià)格、種類、規(guī)格的正確性以及銷售商品數(shù)量的可接受性，銷售單一般是進(jìn)入銷售管理系統(tǒng)的第一張單據(jù)，銷售單審批內(nèi)容包括對(duì)銷售產(chǎn)品種類、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、客戶、賒銷額度、信用政策等，是銷售的關(guān)鍵內(nèi)部控制環(huán)節(jié)。對(duì)銷售單實(shí)施有效內(nèi)部控制，可以保證銷售業(yè)務(wù)的真實(shí)性、估價(jià)的正確性，也有利于保證后續(xù)數(shù)據(jù)的正確性。
為確保內(nèi)部控制程序的有效實(shí)施，應(yīng)統(tǒng)籌考慮符合內(nèi)部控制要求的職責(zé)分工，單位應(yīng)當(dāng)建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。單位應(yīng)當(dāng)將辦理銷售、發(fā)貨、收款三項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門(或崗位)分別設(shè)立。
2.批準(zhǔn)賒銷信用。有條件的單位應(yīng)當(dāng)建立專門的信用管理部門或崗位，負(fù)責(zé)制定單位信用政策，監(jiān)督各部門信用政策執(zhí)行情況。信用管理崗位與銷售業(yè)務(wù)崗位應(yīng)分設(shè)。賒銷信用的管理包括兩部分內(nèi)容：一是制定賒銷額度，指根據(jù)對(duì)客戶的調(diào)查，針對(duì)每個(gè)客戶制定賒銷額度；二是日常賒銷管理，包括對(duì)銷售業(yè)務(wù)賒銷額度的比較和超出賒銷額度的銷售的特殊批準(zhǔn)。為了降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)明確各部門、人員的職責(zé)分工。
3.安排發(fā)貨。發(fā)貨部門(或崗位)主要負(fù)責(zé)審核銷售發(fā)貨單據(jù)是否齊全并辦理發(fā)貨的具體事宜。為了防止倉(cāng)庫(kù)保管人員未經(jīng)授權(quán)私自發(fā)貨，企業(yè)應(yīng)要求倉(cāng)庫(kù)保管人員只有在收到經(jīng)批準(zhǔn)的出庫(kù)單時(shí)才能發(fā)貨。對(duì)于本環(huán)節(jié)的控制，理想的控制程序是：全部銷售出庫(kù)單均由系統(tǒng)根據(jù)完整的銷售單生成，并對(duì)出庫(kù)單設(shè)置內(nèi)部追蹤能力，從根本上避免存貨管理人員自行發(fā)貨的可能性。
4.按出庫(kù)單發(fā)貨。為了避免裝運(yùn)人員裝運(yùn)未經(jīng)授權(quán)的產(chǎn)品，應(yīng)由存貨管理部門將裝運(yùn)通知與銷售單核對(duì)后，由存貨管理部門人員監(jiān)督裝運(yùn)人員裝運(yùn)，并在銷售單上簽署已裝運(yùn)指令，標(biāo)注裝運(yùn)通知單，生成銷售出庫(kù)單。
5.向客戶開(kāi)具賬單。開(kāi)具賬單即為客戶填寫、寄送銷售發(fā)票，銷售發(fā)票應(yīng)連續(xù)編號(hào)。企業(yè)應(yīng)該注意是否對(duì)所有裝運(yùn)的貨物都已開(kāi)具賬單、是否只對(duì)實(shí)際裝運(yùn)開(kāi)具賬單、有無(wú)重復(fù)開(kāi)具賬單或虛構(gòu)交易、是否按經(jīng)批準(zhǔn)的商品價(jià)目表所列價(jià)格開(kāi)具賬單等。在職責(zé)劃分上，開(kāi)具發(fā)票業(yè)務(wù)與存貨管理業(yè)務(wù)、裝運(yùn)憑證編審業(yè)務(wù)是不相容職務(wù)，不能由同一人負(fù)責(zé)。
6.發(fā)票過(guò)賬。為了確認(rèn)銷售的真實(shí)性、確保銷售記錄的完整性、保證業(yè)務(wù)估價(jià)與分?jǐn)偟恼_性，企業(yè)系統(tǒng)應(yīng)具備單據(jù)追蹤能力，在銷售系統(tǒng)生成總賬所須憑證時(shí)，應(yīng)能聯(lián)查銷售發(fā)票、裝運(yùn)憑證等，保證記錄銷售程序的完整性。
7.收款。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范―貨幣資金(試行)》等規(guī)定，及時(shí)辦理銷售收款業(yè)務(wù)。單位應(yīng)將銷售收入及時(shí)入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸銷售現(xiàn)款。為正確辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收入，在收款環(huán)節(jié)應(yīng)檢查收款業(yè)務(wù)是否按照流程設(shè)計(jì)的三種收款方式嚴(yán)格執(zhí)行，有無(wú)未按規(guī)定程序執(zhí)行及私設(shè)小金庫(kù)現(xiàn)象發(fā)生。在這方面，匯款通知單起著很重要的作用。
8.應(yīng)收賬款清賬。單位在選擇客戶時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分了解和考慮客戶的信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等有關(guān)情況，降低賬款回收中的風(fēng)險(xiǎn)。為確保應(yīng)收賬款賬戶數(shù)據(jù)的真實(shí)性、及時(shí)性，對(duì)于信用期內(nèi)收回的款項(xiàng)應(yīng)重點(diǎn)檢查款項(xiàng)到賬后是否立即對(duì)應(yīng)收賬款清賬，同時(shí)記錄客戶資信情況、調(diào)整客戶賒銷額度；對(duì)于確實(shí)無(wú)法收回的壞賬，應(yīng)獲取貨款無(wú)法收回的確鑿證據(jù)，經(jīng)適當(dāng)審批后再及時(shí)注銷；對(duì)于會(huì)計(jì)期末未收回的款項(xiàng)，企業(yè)應(yīng)將對(duì)客戶的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估納入客戶管理內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上制定針對(duì)該客戶的信用政策和壞賬預(yù)期。為應(yīng)對(duì)壞賬風(fēng)險(xiǎn)的沖擊，在控制程序上應(yīng)充分利用ERP系統(tǒng)的信息處理能力，分別對(duì)客戶制定壞賬準(zhǔn)備提取方案，提高壞賬準(zhǔn)備提取的準(zhǔn)確性。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，壞賬政策的制定要經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，符合企業(yè)會(huì)計(jì)制度，并與壞賬提取進(jìn)行職責(zé)分離。單位應(yīng)當(dāng)定期與往來(lái)客戶通過(guò)函證等方式核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來(lái)款項(xiàng)，如有不符應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。
9.辦理銷貨退回、銷貨折讓與折扣。退貨業(yè)務(wù)涉及退貨的批準(zhǔn)、退貨貨物的入庫(kù)和應(yīng)收賬款的沖減三個(gè)環(huán)節(jié)。為保證業(yè)務(wù)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行和實(shí)物與資金處理的一致性，在職責(zé)劃分上，要求退貨的批準(zhǔn)、退貨貨物的接收和開(kāi)具貸項(xiàng)通知單、應(yīng)收賬款的沖減應(yīng)分別由不同人員負(fù)責(zé)，并確保與此業(yè)務(wù)有關(guān)的部門和人員各司其職，分別控制實(shí)物流和會(huì)計(jì)處理。
銷貨折讓與折扣則涉及折讓、折扣的審批與應(yīng)收賬款的沖銷兩個(gè)環(huán)節(jié)。將銷貨折讓與折扣業(yè)務(wù)的審批權(quán)限與應(yīng)收賬款的沖減處理權(quán)限分別授予不同人員。在控制過(guò)程上，系統(tǒng)內(nèi)辦理和記錄銷貨退回和折扣、折讓的關(guān)鍵在于嚴(yán)格貸項(xiàng)通知單的審批和使用程序。
單位應(yīng)當(dāng)建立銷售退回管理制度，單位的銷售退回必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行。銷售退回的貨物應(yīng)由質(zhì)檢部門檢驗(yàn)和倉(cāng)儲(chǔ)部門清點(diǎn)后方可入庫(kù)。質(zhì)檢部門應(yīng)對(duì)客戶退回的貨物進(jìn)行檢驗(yàn)并出具檢驗(yàn)證明；倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)在清點(diǎn)貨物、注明退回貨物的品種和數(shù)量后填制退貨接收?qǐng)?bào)告。財(cái)會(huì)部門應(yīng)對(duì)檢驗(yàn)證明、退貨接收?qǐng)?bào)告以及退貨方出具的退貨憑證等進(jìn)行審核后辦理相應(yīng)的退款事宜。
三、企業(yè)銷售與收款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題
銷售是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)，搞好銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對(duì)整個(gè)內(nèi)部控制系統(tǒng)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。銷售業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)會(huì)伴隨著應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、貨幣資金業(yè)務(wù)的發(fā)生，銷售內(nèi)部控制與應(yīng)收賬款內(nèi)部控制共同組成有機(jī)的銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制。就目前制造業(yè)企業(yè)的狀況而言，內(nèi)部控制尚未建立完善，銷售內(nèi)控更是存在著很多問(wèn)題。
銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部失控情形很可能存在，銷售與收款業(yè)務(wù)包括接受客戶訂購(gòu)單、核實(shí)購(gòu)貨方的信用、開(kāi)具銷貨發(fā)票、裝運(yùn)商品、核算營(yíng)業(yè)收入與應(yīng)收賬款、辦理結(jié)算及記錄現(xiàn)金收入等業(yè)務(wù)。目前,一些企業(yè)出現(xiàn)銷售與收款業(yè)務(wù)失控的情形，比如:虛開(kāi)發(fā)票虛計(jì)收入、提前或推遲銷售收入的實(shí)現(xiàn)、結(jié)算方式選用不當(dāng)、壞賬的確認(rèn)和處理不符合規(guī)定等。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制,對(duì)這些失控的情形進(jìn)行監(jiān)控。
銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題。合同簽定的目的是確保雙方對(duì)未來(lái)的安排能如期實(shí)行，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的利益。但由于合同簽定的不規(guī)范，未充分考慮異常情況等，常常會(huì)導(dǎo)致以后的經(jīng)濟(jì)糾紛甚至訴訟，無(wú)疑會(huì)使一方或雙方的簽定合同目的落空。
銷售環(huán)節(jié)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題。應(yīng)收賬款在流動(dòng)資產(chǎn)中的比重不斷增加，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)償債風(fēng)險(xiǎn)和資金短缺風(fēng)險(xiǎn)；按照慣例應(yīng)收賬款管理信用期一般控制在三個(gè)月以內(nèi)，而有些企業(yè)的應(yīng)收賬款賬齡普遍過(guò)長(zhǎng)；金額龐大的應(yīng)收賬款常年掛賬，實(shí)際已無(wú)法收回仍視為債權(quán)，造成虛盈實(shí)虧的假象。應(yīng)收賬款中債權(quán)不實(shí)的問(wèn)題嚴(yán)重。以上應(yīng)收賬款的存在，使企業(yè)用有限的流動(dòng)資金用來(lái)墊付各種稅金和費(fèi)用，加大了企業(yè)的現(xiàn)金流出。又在一定程度上虛增了收入，夸大了企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，增加了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
貨幣資金內(nèi)部控制存在的問(wèn)題?，F(xiàn)金收支業(yè)務(wù)管理中存在的漏洞：一是更改憑證金額，虛構(gòu)內(nèi)容；二是無(wú)證無(wú)賬或票據(jù)不一致；三是撕毀票據(jù)、盜用憑證；四是少列、多列總額。銀行存款收支業(yè)務(wù)管理存在的漏洞：一是私自提現(xiàn)、支票套物；二是涂改銀行對(duì)賬單；三是私自背書(shū)轉(zhuǎn)讓，出借支票；四是多頭開(kāi)戶，套取利息，截留公款。貨幣資金是企業(yè)所有資產(chǎn)中流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)，是保護(hù)資產(chǎn)安全的重要目標(biāo)。貨幣資金內(nèi)部控制的主要目的是實(shí)現(xiàn)企業(yè)貨幣資金開(kāi)支的合理、合法和貨幣資金回收的安全可靠，防止貪污舞弊行為，保證資產(chǎn)的安全，保證會(huì)計(jì)資料的正確，滿足生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的需要。
四、如何改進(jìn)企業(yè)現(xiàn)存的銷售與收款的內(nèi)部控制制度
經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制越重要。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和經(jīng)營(yíng)情況日益復(fù)雜的現(xiàn)代企業(yè)中，加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。銷售是企業(yè)最主要的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，是決定經(jīng)營(yíng)收入的重要環(huán)節(jié)。隨著銷售隊(duì)伍日益龐大，一些企業(yè)出現(xiàn)了各種銷售與收款業(yè)務(wù)失控的局面，企業(yè)必須加強(qiáng)銷售和收款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。
1.實(shí)現(xiàn)職位分離。實(shí)行銷售與收款職位相分離，采取劃區(qū)管理、分部門負(fù)責(zé)的形式。要按規(guī)定的價(jià)格進(jìn)行銷售，銷售折讓、折扣均要經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)。建議企業(yè)銷售部門按地區(qū)劃分幾個(gè)區(qū)域，每個(gè)區(qū)域設(shè)一名負(fù)責(zé)人及若干銷售人員，他們負(fù)責(zé)該區(qū)域的所有相關(guān)銷售業(yè)務(wù)。每個(gè)區(qū)域配一名財(cái)務(wù)人員，直接接受公司財(cái)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)銷售折扣等政策介入貨款催收工作，負(fù)責(zé)該區(qū)域的欠款催收及管理工作，按交易合同約定和市場(chǎng)慣例收款，協(xié)助該區(qū)域的銷售工作。為約束銷售人員片面追求銷售額而不管回款的惡劣情況發(fā)生，可根據(jù)企業(yè)事先制定的銷售回款業(yè)績(jī)考核等配套管理政策，財(cái)務(wù)結(jié)算人員經(jīng)常與購(gòu)貨單位保持聯(lián)系，銷售人員根據(jù)既定回款政策與客戶洽商交易，既鼓勵(lì)銷售人員拓展市場(chǎng)，又有效遏制壞賬的發(fā)生。
2.建立嚴(yán)格的審批手續(xù),實(shí)行銷售信用審批控制。企業(yè)要建立嚴(yán)格的銷售業(yè)務(wù)審批制度，明確各崗位審批人對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，審批人在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)按照審批人的意見(jiàn)辦理銷售與收款業(yè)務(wù)。對(duì)于超過(guò)企業(yè)既定的銷售政策和信用政策規(guī)定范圍的特殊銷售業(yè)務(wù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行集體決策，防止決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。銷貨部門首先要認(rèn)真審查收到的顧客訂單，確定其訂購(gòu)品種、數(shù)量是否可行，并且信用部門要審查顧客的資信情況、賒銷限額后,才可填制銷貨通知單，通知倉(cāng)庫(kù)發(fā)運(yùn)商品。企業(yè)應(yīng)明確規(guī)定對(duì)超越權(quán)限、不按規(guī)定程序辦理而形成應(yīng)收賬款和壞賬應(yīng)負(fù)的各項(xiàng)責(zé)任，規(guī)范有關(guān)人員的行為,實(shí)行責(zé)任管理，進(jìn)行事前控制。
3.搞好接受訂單、開(kāi)單發(fā)貨和銷售發(fā)票控制。建立訂單的審核制度。銷售部門收到客戶的訂單首先應(yīng)該送到企業(yè)的信用部門辦理信用審核和批準(zhǔn)手續(xù)。信用部門通過(guò)分析客戶的資信情況來(lái)決定是否接受其購(gòu)貨訂單以及允許的信用額度。只有經(jīng)信用部門審核，信用部門經(jīng)理或其他被授權(quán)人簽字批準(zhǔn)后，銷售部門才能編制發(fā)運(yùn)單，并交發(fā)運(yùn)部門辦理發(fā)貨手續(xù)，當(dāng)然訂單的接受仍需得到銷售部門經(jīng)理人的簽字同意。如果信用部門拒絕給客戶信用，則應(yīng)立即停止發(fā)貨。
建立開(kāi)單發(fā)貨的管理與控制制度。要使企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)得到有效的控制，必須用發(fā)貨通知單來(lái)控制整個(gè)銷售業(yè)務(wù)的執(zhí)行程序，企業(yè)應(yīng)根據(jù)銷售訂單的交貨日期、可用庫(kù)存等的分析，生成發(fā)貨、發(fā)運(yùn)計(jì)劃，然后下達(dá)發(fā)貨通知單，并組織發(fā)貨。在發(fā)貨通知單正式執(zhí)行前，企業(yè)應(yīng)根據(jù)需要將發(fā)貨通知單同客戶進(jìn)行證實(shí)，這樣可以避免由于執(zhí)行發(fā)貨通知單后，因客戶改變或取消訂單而發(fā)生的損失。倉(cāng)儲(chǔ)部門只有得到由銷售部門編制和其負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可的發(fā)貨通知單才能組織發(fā)貨。實(shí)際發(fā)貨的品種和數(shù)量應(yīng)與發(fā)貨通知單及購(gòu)銷合同一致。銷售過(guò)程中所需的各種授權(quán)和批準(zhǔn)都必須在發(fā)貨通知單上簽字。
銷售發(fā)票的開(kāi)具應(yīng)符合規(guī)定的流程。銷售發(fā)票是會(huì)計(jì)正式記錄銷售收入的依據(jù)，若對(duì)其控制不嚴(yán)會(huì)導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)狀況反映不實(shí)和舞弊行為的發(fā)生，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照企業(yè)的性質(zhì)、客戶及商品的性質(zhì),正確開(kāi)具增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。銷售發(fā)票的開(kāi)具必須一次復(fù)寫，保持一致，必須符合規(guī)定的流程，應(yīng)注意以下幾點(diǎn):(1)開(kāi)發(fā)票要以有關(guān)單據(jù)為依據(jù),如客戶的訂單、發(fā)貨通知單等。(2)發(fā)票上的客戶名稱、數(shù)量、價(jià)格、金額等內(nèi)容應(yīng)由相對(duì)獨(dú)立的其他人進(jìn)行復(fù)核。(3)對(duì)發(fā)票總額加以控制,定期將發(fā)票總額與應(yīng)收賬款或銷售合計(jì)核對(duì)。
4.做好應(yīng)收賬款控制。在應(yīng)收賬款的管理過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)遵循職務(wù)分設(shè)、相互牽制的原則，各部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。銷售部門與財(cái)務(wù)部門應(yīng)每月進(jìn)行對(duì)賬，與客戶通過(guò)函證等方式定期對(duì)賬，如有不符，及時(shí)查明原因。財(cái)務(wù)部門提供應(yīng)收賬款的賬齡清單及有關(guān)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，情況異常時(shí)發(fā)出警報(bào)。企業(yè)應(yīng)將應(yīng)收賬款管理責(zé)任明確落實(shí)到相關(guān)部門和人員，在考慮銷售的效益時(shí)應(yīng)考慮應(yīng)收賬款的成本。企業(yè)必須將產(chǎn)品的銷售業(yè)績(jī)和回籠率聯(lián)系起來(lái)，把銷售貨款回籠率作為考核相關(guān)部門和業(yè)務(wù)人員的主要依據(jù)之一，并與其收入掛鉤。為了加強(qiáng)銷售貨款的回籠與管理，銷售部門應(yīng)設(shè)置銷售臺(tái)賬，及時(shí)反映商品銷售的開(kāi)票、收款情況。按客戶名稱設(shè)置應(yīng)收賬款臺(tái)賬，及時(shí)登記每一個(gè)客戶的應(yīng)收賬款余額增減變動(dòng)情況。對(duì)于逾期應(yīng)收賬款的催討要落實(shí)到人，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)逾期利息等相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。對(duì)歷史原因形成的應(yīng)收賬款，企業(yè)應(yīng)有明確的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，并制定專門的清欠措施。應(yīng)收賬款的壞賬處理必須符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定。每年按規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金，壞賬核銷的處理必須經(jīng)地方財(cái)政部門批準(zhǔn)，并及時(shí)處理,已核銷的壞賬應(yīng)在備查簿上登記。對(duì)已經(jīng)核銷的應(yīng)收賬款仍須制定催討方案，采用有效的方式,最大限度降低企業(yè)損失。根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》只能采用備抵法按3‰~5‰計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。另外還要搞好應(yīng)收賬款的計(jì)劃管理，應(yīng)收賬款積累過(guò)多，會(huì)影響企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和正常經(jīng)營(yíng)，單純的事后催收和控制不能消除應(yīng)收賬款對(duì)企業(yè)的消極影響，在對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行日常管理和控制的同時(shí)，應(yīng)注重事前控制。指定專人對(duì)應(yīng)收賬款賬齡較長(zhǎng)的客戶進(jìn)行催收，以保證公司的債權(quán)得以收回。應(yīng)收賬款的各種貸項(xiàng)調(diào)整（包括壞賬沖銷、折扣或折讓的給予等）必須經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)。
5.收款業(yè)務(wù)控制。企業(yè)在銷售實(shí)現(xiàn)后應(yīng)及時(shí)辦理銷售收款業(yè)務(wù)，企業(yè)應(yīng)將銷售收入及時(shí)入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金，銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸銷售現(xiàn)款。現(xiàn)銷業(yè)務(wù)的收款應(yīng)由獨(dú)立人員辦理,如實(shí)入賬。對(duì)賒銷業(yè)務(wù)的應(yīng)收賬款或應(yīng)收票據(jù)必須及時(shí)分戶登記，定期進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡分析，銷售部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，對(duì)催收無(wú)效的可以通過(guò)法律程序解決。企業(yè)應(yīng)按客戶設(shè)置應(yīng)收賬款臺(tái)賬，及時(shí)登記客戶的應(yīng)收賬款余額增減變動(dòng)情況和信用額度使用情況。單位應(yīng)收票據(jù)的取得和貼現(xiàn)必須經(jīng)由保管票據(jù)以外的主管人員的書(shū)面批準(zhǔn)，應(yīng)由專人保管應(yīng)收票據(jù)。對(duì)于即將到期的應(yīng)收票據(jù)，應(yīng)及時(shí)向付款人提示付款，已貼現(xiàn)的票據(jù)應(yīng)在備查簿中登記，以便日后追蹤管理，并應(yīng)制定逾期票據(jù)的沖銷管理程序和逾期票據(jù)追蹤監(jiān)控制度等。應(yīng)當(dāng)定期與往來(lái)客戶通過(guò)函證等方式核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來(lái)款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因及時(shí)處理。定期評(píng)價(jià)客戶的信用等級(jí)，分析客戶還款的風(fēng)險(xiǎn)。
6.利用預(yù)算管理編制預(yù)算。利用預(yù)算管理體系促使內(nèi)部控制系統(tǒng)的執(zhí)行企業(yè)通過(guò)編制銷售預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算等，對(duì)企業(yè)未來(lái)一定期間的銷售量、銷售收入、現(xiàn)金流量及經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行估計(jì)，制定出明確的目標(biāo)，作為管理當(dāng)局評(píng)價(jià)實(shí)際業(yè)績(jī)的尺度，并通過(guò)對(duì)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程和執(zhí)行差異的分析指導(dǎo)日常銷售工作。
7.要求財(cái)務(wù)部門與客戶進(jìn)行定期對(duì)賬。對(duì)于具備一定規(guī)模的制造業(yè)企業(yè)，即使制定了許多銷售管理制度，若沒(méi)有實(shí)行財(cái)務(wù)部門與客戶定期對(duì)賬,銷售與收款相分離政策，對(duì)于一些銷售額大尤其是為占領(lǐng)市場(chǎng)份額允許賒銷的企業(yè)，弊病的存在是明顯的，所以必須執(zhí)行銷售與收款相分離的企業(yè)財(cái)務(wù)部門與客戶定期對(duì)賬制度。但為避免防錯(cuò)成本過(guò)高，可在事先制定相關(guān)結(jié)算制度，由銷售部門拓展市場(chǎng),與購(gòu)貨單位具體洽商銷售合同，催收貨款，并將客戶資料交財(cái)務(wù)部門保存；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)銷售款項(xiàng)的結(jié)算和記錄，監(jiān)督管理貨款的回收，并可以根據(jù)銷售合同或市場(chǎng)慣例定期或不定期與客戶聯(lián)系，核對(duì)賬目，加強(qiáng)貨款資金的回管理。銷售合同、通知單、發(fā)票和發(fā)貨單、運(yùn)貨單(提貨單)須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人員審核簽字后才能生效，并相互印證編號(hào)。
可見(jiàn)，為保證企業(yè)銷售業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，管理者對(duì)銷售活動(dòng)進(jìn)行有效控制十分必要。有效的銷售內(nèi)部控制目標(biāo)是確保單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)濟(jì)信息和財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性的保障。健全的貨幣資金內(nèi)控系統(tǒng)，既保證了貨幣資金合法、真實(shí)、安全和完整，又使其真正成為防范會(huì)計(jì)工作的“人工屏障”。
五、結(jié)論
企業(yè)制定銷售與收款內(nèi)部控制制度時(shí)，要因地制宜，根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況，如企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品類型、市場(chǎng)定位、市場(chǎng)介入形式和財(cái)務(wù)部門監(jiān)督力量等因素，制定相關(guān)銷售與收款職位相分離的內(nèi)部控制制度，既可有內(nèi)外部相結(jié)合的控制制度，防止呆賬及舞弊，又可及時(shí)收款。企業(yè)制定切實(shí)可行的銷售與收款內(nèi)部控制制度，可提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)具有強(qiáng)盛的生命力，進(jìn)入良好和健康的發(fā)展軌道。
