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  湘潭開放大學 尹歡迎

近年來，會計信息化建設一直有序推進，越來越多的財務活動都使用了軟件系統(tǒng)，去除了相當一部分重復性工作，但如學校這種非專精于財務工作的事業(yè)單位，依然存在教職工對票據(jù)報銷深感畏難的現(xiàn)象。本文從內(nèi)部控制視角出發(fā)，依托X大學實際工作案例，厘清各審批環(huán)節(jié)內(nèi)部控制風險點，學校需要強化內(nèi)部控制管理制度，完善相關工作流程規(guī)范，面對各類報銷規(guī)定不斷變化更新，財務人員仍需不斷學習，及時把新的規(guī)定貫徹落實到位，才能保證經(jīng)費報銷的合規(guī)有序。

一、報銷業(yè)務的內(nèi)部控制要點

內(nèi)部控制是一個單位為了完成其經(jīng)營目標，保護其資產(chǎn)安全，保證其會計信息可靠，確保其經(jīng)營方針落實，以實現(xiàn)單位活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法和措施。以×大學為例，基于財務報銷，內(nèi)部控制的要點如下：

1.健全制度控制。單位建立報銷規(guī)定制度、預算管理制度、內(nèi)部綜合評價制度等，為內(nèi)部控制的執(zhí)行建立好的制度保障，對內(nèi)控進行優(yōu)化和完善最大限度提升資金使用效率。

2.不相容崗位分離控制。單位對財務報銷工作，實行票據(jù)初審-票據(jù)復審-提請支付-支付審核-賬務處理制單-賬務處理審核崗位相互分離。確保每一筆經(jīng)濟業(yè)務的票據(jù)流轉(zhuǎn)都有人審核監(jiān)督，減少人為失誤的可能。

3.真實合法控制。審核票據(jù)的財務人員首先要對票據(jù)報銷規(guī)定非常熟悉，對報銷業(yè)務的事前審批、事后填報、附件齊全等審核做到全面準確，且審核會計再次審核各項手續(xù)是否完備，確認無誤才能安排進入支付流程，確保報銷業(yè)務的真實合法。

4.預算管理控制。以×大學為例，單位實行項目預算管理制，每筆開支都對應到各部門的具體項目，審核會計須根據(jù)項目預算確認能否安排支付，運用預算管理系統(tǒng)嚴格控制各部門各項目預算數(shù)，避免無預算或超預算開支。

5.付款跟進控制。付款人員須再次審核票據(jù)附件及手續(xù)是否齊全，根據(jù)相對應的指標提請支付、跟進財政審批流程，確?？铐椫Ц都皶r、信息準確、專款專用。

6.賬務處理控制。總賬會計根據(jù)已支付無誤的原始憑證編制記賬憑證，審核會計及時進行復核，按月完成憑證賬簿及報表的編制，按年度完成會計檔案的歸檔。

二、×大學財務報銷現(xiàn)狀分析

（一）×大學財務報銷概況

在×大學預算一體化系統(tǒng)內(nèi)查詢統(tǒng)計了2021年-2023年報銷業(yè)務支付憑證（包含公務卡、現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬）。從報銷量來看，2021年-2023年報銷業(yè)務量為2840張，其中2021年890張，2022年925張，2023年1078張，近三年的報銷憑證數(shù)是逐年增加的；從業(yè)務類型來看，主要有物資服務采購、差旅費、市內(nèi)交通費、勞務費、公務接待、工作餐、培訓等費用報銷；從時間分布來看，每年的2月和8月報銷量較少，其他月份較多，尤其是12月份，以2023年為例，11-12月份報銷憑證量405張，占比達37.57%。

（二）×大學財務報銷流程

×大學計劃財務部目前4人，審核記賬1人，預算項目管理1人，支付1人，出納1人。分工明確，各司其職，每個崗位均有設置審核。

報賬人員的報銷流程：報銷人員需先將票據(jù)及附件整理好并完成相關審批手續(xù)，再前往計劃財務部審核票據(jù)，而后將手續(xù)齊全的票據(jù)提交預算項目管理人員，最后收到報銷款。至此，對于報賬人員，財務報銷的周期從票據(jù)審批開始至款項到賬結(jié)束。從2023年報銷付款業(yè)務的一千多張憑證來看，計劃財務部每周開賬2天，報賬人員從初次審核到提交財務的時間為3-10天，平均報銷時間為一周。

財務人員的報銷工作流程：報銷前，預算項目管理人員根據(jù)各部門上報的預算，結(jié)合學校實際情況統(tǒng)籌安排各部門年初預算及預算調(diào)整，確保先有預算后有開支。報銷時，首先，審核人員按照報銷規(guī)定進行票據(jù)審核，其次，預算項目管理人員根據(jù)報銷票據(jù)更新項目預算執(zhí)行情況，同時對票據(jù)支付進行審核。最后，資金會計根據(jù)各類業(yè)務和指標性質(zhì)分別進行支付，并經(jīng)審核人員審核。報銷后，記賬人員及時編制憑證賬簿并出具報表，完成會計檔案裝訂。從2023年報銷付款業(yè)務的一千多張憑證來看，以預算一體化系統(tǒng)記錄的時間為基礎，從收到票據(jù)至付款完成時間為2-3天，從付款完成到編制憑證時間為2-3天，基本達到當月憑證在當月編制完成，次月一周內(nèi)出具報表。

三、×大學財務報銷過程中的問題

（一）報銷材料不合規(guī)

學校各部門沒有設置專職報賬員崗位，均實行票據(jù)自行報銷。在報賬人員提交的報銷單據(jù)中，有時候會出現(xiàn)發(fā)票未簽字、附件粘貼不規(guī)范、報銷經(jīng)費沒有使用公務卡支付等情況導致報銷退單。在擬定合同或協(xié)議時，對其法律約束性認識不強，有的合同條款可能是空至的，甚至于業(yè)務活動方面的表述不準確，在財務報銷環(huán)節(jié)審核不通過，導致需重新簽訂合同。教職工提供的部分原始單據(jù)無法滿足報銷規(guī)范性要求，無法保證票據(jù)的真實合法性，不符和內(nèi)部控制的要求。

（二）審批流程各異

內(nèi)部控制下的不同機構(gòu)部門全責分明，相互制約，相互監(jiān)督。學校整個報銷流程從申請—審批—付款，不同的院處室要經(jīng)歷不同的審批環(huán)節(jié)，其中一個環(huán)節(jié)或幾個環(huán)節(jié)有誤就會拉長整個報銷時間。

（三）報銷過程反復

對于手續(xù)不齊全的票據(jù)，財務人員只能拒收，有的報賬人員不熟悉報銷規(guī)定和流程，在報銷之前，便到財務部門詢問，從附件整理到票據(jù)粘貼到簽字審批，都需要在財務人員的逐步指導下才能完成。有的報賬人員則是在辦理過程中多有疏漏，以至于一筆報銷業(yè)務需要到財務部審核多次才能達到報銷要求。

（四）報銷扎堆嚴重

寒暑假是學校的招生高峰期，招生工作、科研工作、工程建設等工作也在假期正常開展，假期積累的票據(jù)使得學期初報銷扎堆。財政資金在年底會面臨被財政部門收回的壓力，種種原因均會導致年底報銷業(yè)務量激增。在報銷的過程中，某一個環(huán)節(jié)手續(xù)不齊全，導致報銷返工，部分必須要支付到位的款項，為了趕在財政關賬之前走完支付流程，不得不先支付再補辦報銷手續(xù)。從而影響整體財務服務水平，極大的增加了財務人員的工作量和出錯率。
四、“報銷難”的原因分析
（一）經(jīng)費收支種類多，增加了報銷難度
×大學收入有財政撥款和非稅返款，主要的非稅收入來源于學費收入、培訓收入、租金收入。因財政撥款有限，非稅收入不能及時收回，學校整體上資金比較緊張。支出方面，按經(jīng)濟事項內(nèi)容可以分為人員工資保險支出、勞務費支出、差旅費支出、培訓費支出、資產(chǎn)設備購置支出、房屋建筑物維修維護支出、公務接待支出、工程建設支出、工作餐支出、水電物業(yè)支出等，每種業(yè)務類型的報銷要求不同，不同的業(yè)務對應的指標也不同，財務支付崗位需嚴格對照指標支付，確保?？顚Ｓ谩?/p>

（二）審批簽字程序多，延長了報銷周期

以×大學為例，按照其財務管理制度和報銷規(guī)定，根據(jù)經(jīng)費類別和性質(zhì)不同，財務實行分類管理、逐級審批的審批管理制度。目前×學校各類型的票據(jù)報銷流程如下：首先是業(yè)務部門的負責人和分管校領導審批簽字，其次是財務人員審核票據(jù)，最后是財務部負責人和分管校領導審核簽字安排付款，其中部分單據(jù)還需要書記或校長審批簽字，審批簽字程序較多。經(jīng)費報銷的全流程可能涉及后勤部門、人事部門、黨政辦公室、財務等多個部門，每個部門有不同的管理要求，如未及時與各部門溝通，問題往往等到會計審核票據(jù)的時候才體現(xiàn)出來，致使報銷返工。如遇到相關領導外出，報賬人員可能要跑多次才能完成所有的簽字手續(xù)。

（三）報銷規(guī)定變化多，降低了報銷效率

學校的報銷規(guī)定會根據(jù)上級文件變化而不斷調(diào)整，不同的業(yè)務涉及的報銷規(guī)定亦不同，報銷人員沒有及時學習理解清楚新的文件精神，對報銷規(guī)定不了解，可能導致報銷返工，需要經(jīng)財務人員多次指導后才能完成報銷手續(xù)，增加了財務人員工作量，使得報銷工作推進較慢。

（四）信息化管理滯后

為強化管理、防范風險，學校按照內(nèi)部控制管理要求，對各類項目經(jīng)費支出設置了相應的審核流程。經(jīng)費報銷涉及的管理制度多，有差旅費、培訓費等方面的管理制度，相關制度繁雜且更新頻繁，并且審計監(jiān)督部門以清單形式列明法律法規(guī)禁止事項，劃定紅線，所以經(jīng)費報銷專業(yè)性強、風險防控點多、規(guī)范性高。×學校目前的票據(jù)審核是面對面人工審核，主要由財務人員對票據(jù)附件是否齊全、內(nèi)容是否符合規(guī)定、簽字蓋章手續(xù)是否完整進行全面審核，由于信息化管理缺乏，報銷審批環(huán)節(jié)多，尤其當財務人員審核不通過，需要重新辦理簽字手續(xù)時，報銷人員經(jīng)常為報銷“跑斷腿”。

五、解決“報銷難”的措施
學校在制定財務報銷制度時應考慮以服務廣大師生為出發(fā)點，精簡和規(guī)范辦事程序，做好報銷服務，幫助廣大教職工順利的完成票據(jù)報銷。

（一）完善財務制度

根據(jù)內(nèi)控健全制度的要求，學校當根據(jù)上級文件精神并結(jié)合本校發(fā)展實際，及時修訂和完善相關財務制度，建立規(guī)范的內(nèi)部控制體系。確保財務制度能符合學校的建設發(fā)展，確保報銷的每一個審核點有文件可依。為防止報銷人將報銷單據(jù)囤積報銷造成學期初或年底報銷單據(jù)堆積，財務部門可以規(guī)定報銷期限，均衡報銷時間，如規(guī)定：須在經(jīng)濟業(yè)務完成后的三個月內(nèi)提交報銷，如無客觀原因，超期事項不可報銷，確有客觀原因的，可提交超期報銷說明，經(jīng)部門負責人、分管校領導、校長審批通過后方可報銷。

（二）落實預算管理

根據(jù)內(nèi)控預算管理的要求，學校當全面落實項目預算管理制度。一方面，財務人員要根據(jù)項目預算工作開展的需求，進一步改進預算管理系統(tǒng)的功能，充分運用預算管理系統(tǒng)更好的服務于預算管理。財務人員及時在預算系統(tǒng)內(nèi)做好收支執(zhí)行數(shù)更新，確保各部門能實時準確知曉本部門收支執(zhí)行情況。另一方面，各部門領導要加強對預算管理的認識，不斷堅持溝通學習，做到自主的、熟練的運用預算系統(tǒng)了解本部門的收支情況，積極創(chuàng)收，實現(xiàn)預算收入目標，嚴格按照預算開支，無預算不開支，超預算不開支，項目之間不打通開支，從而更好的把控本部門的經(jīng)費運轉(zhuǎn)，真正的參與到與學校一起“當家理財”的工作中來，讓經(jīng)費管理更具有科學性。

（三）優(yōu)化報銷服務

根據(jù)不相容崗位相分離的內(nèi)控要求，學校財務部門既要明確職責分工，也要互相協(xié)作，共同為教職工提供好的報銷服務，營造良好的報銷氛圍。

首先，財務人員應當與時俱進的更新自己的專業(yè)知識，不斷學習新的政策和文件要求，吃透相關文件精神。財務還應當提升溝通能力，保持頭腦清晰，當教職工對某類型的業(yè)務報銷存在疑問的時候，財務人員能熟悉的運用相關文件規(guī)定和專業(yè)知識來解答疑問，用比較簡練的語言把報銷要求和注意事項表述清楚，讓教職工理解報銷的原理，減少因溝通不順而帶來的報銷波折。

其次，財務部門可以圍繞上級各項政策解讀、經(jīng)費預算管理、資金使用管理、審計檢查等幾個方面，針對教職工最關心、困惑最多的經(jīng)費報銷問題舉辦專題培訓。根據(jù)近期報銷過程中發(fā)現(xiàn)的問題，不定期開展小型培訓，重點講解多數(shù)老師不了解的報銷規(guī)定和常見的業(yè)務類型報銷規(guī)定，并以報銷過程中出現(xiàn)的問題作為案例以加深印象。突出講解新的報銷文件規(guī)定，對新規(guī)定新流程及時做好講解宣傳。

最后，財務部門還可以通過文本、視頻等方式方便教職工學習，提高報銷服務質(zhì)量。

1.編制便攜式報銷指南。財務部門根據(jù)報銷規(guī)定對各類報銷業(yè)務編制簡易的報銷說明，比如外出參會學習、市內(nèi)交通、公務接待、物資或服務采購、工作餐、培訓或活動項目等業(yè)務，包括相關的政策規(guī)定、報銷附件和審批流程的說明。將報銷說明放置報賬大廳和學校工作群，方便教職工查看和下載所需附件。

2.制作報銷短視頻。通過制作短視頻來呈現(xiàn)報銷的全過程，從附件整理到票據(jù)粘貼到審批簽字，清晰明了的呈現(xiàn)報銷全過程，既方便教職工自主學習，也適當減輕財務人員指導和審核的工作量。

3.“一站式”報銷服務。在專門的報賬廳設置初審復審收單三個崗位，為報銷人員提供專門的報銷單據(jù)，填寫票據(jù)的桌椅，提供流水線式報銷服務，減少了報賬人員因基礎性錯誤往返財務部門的次數(shù)和奔走流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)述問題的時間，提高財務人員和報銷人員溝通效率，從而提高報銷效率。

（四）加強財務信息化建設

構(gòu)建財務信息化平臺，是學校改善“報銷難”的一個有效途徑。財務信息化平臺將預算管理、出行管理、采購管理、接待、校內(nèi)辦公等業(yè)務一體化，實現(xiàn)網(wǎng)上事前審批。審批人可以不受校內(nèi)辦公場所和設備的制約,　通過平臺催辦提醒，實時移動審批各類事項,減少了報賬人員“跑腿”次數(shù)，縮短了辦理審批的時間，從而提高報銷效率。各業(yè)務類型的審批等專業(yè)問題在各初始階段由各部門分工協(xié)作把好關，比如采購是否合法合規(guī)、款項收支是否按照預算執(zhí)行等，讓每一個環(huán)節(jié)的管理者能充分運用信息化平臺完成相應的工作并承擔相應的責任，推動報銷工作的高效開展。

六、結(jié)語

在新會計制度下，學校財務管理工作在建立健全內(nèi)控制度的同時，也要不斷地優(yōu)化服務，開拓新的工作模式，提高財務報銷工作質(zhì)量。結(jié)合內(nèi)控制度構(gòu)建要求，進一步規(guī)范財務報銷制度和流程，積極探索和引進財務信息化平臺，根據(jù)本校實際情況，編制符合規(guī)定的簡化的網(wǎng)上銷流程，讓報銷要求和操作易學易懂，降低報銷出錯率，節(jié)約報銷時間，最終達到提高財務報銷效率的目的。