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  湖南省建筑設(shè)計院有限公司財務(wù)部 黃 捷

湖南省建筑設(shè)計院有限公司（以下簡稱HN院）建院逾60年，為國家高新技術(shù)企業(yè)、稅務(wù)局A級納稅企業(yè)、商務(wù)部授予對外經(jīng)營權(quán)的勘察設(shè)計企業(yè)，現(xiàn)有在職員工1500余人，下設(shè)7家子公司，9家駐外分公司，其中專業(yè)技術(shù)人員占在職員工總數(shù)的85.6%以上。

因進入市場時間早、市場化程度高，競爭異常激烈，HN院自90年代初就實行事業(yè)單位企業(yè)化管理，于2002年改制為全民所有制企業(yè)，隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的逐步建立健全，HN院內(nèi)部管理水平不斷提升，但財務(wù)管理一直是內(nèi)部管理的短板，如財務(wù)與業(yè)務(wù)聯(lián)系不緊密，財務(wù)管理一直停留在會計核算階段，僅能滿足日常會計核算要求，無法滿足新常態(tài)下財務(wù)監(jiān)管要求和為決策層重大決策提供數(shù)據(jù)支撐需求。特別是2015年底劃歸省國資委管理以后，對HN院財務(wù)管理提出了更高要求，每月初需合并報表、報送集團快報，每季度和年底對各項財務(wù)指標(biāo)進行統(tǒng)計和考核等，由此可見，HN院亟需有效提升財務(wù)管理水平以滿足日趨嚴格和規(guī)范的企業(yè)發(fā)展和外部監(jiān)管需要。

本文以推行財務(wù)信息化建設(shè)的意義和作用為切入點，探討推行財務(wù)信息化對提升企業(yè)財務(wù)管理水平的現(xiàn)實意義，在此基礎(chǔ)上對HN院財務(wù)管理現(xiàn)狀和問題進行深入剖析，進而提出以推行財務(wù)信息化建設(shè)為抓手，提升HN院財務(wù)管理的具體對策，旨在為經(jīng)濟新常態(tài)下勘察設(shè)計企業(yè)提升財務(wù)管理水平提供借鑒和參考。

一、企業(yè)推行財務(wù)信息化建設(shè)的意義和作用

推行財務(wù)信息化對企業(yè)提升財務(wù)管理水平具有十分重要的現(xiàn)實意義，具體表現(xiàn)如下：

一是有利于規(guī)范財務(wù)管理和加強制度建設(shè)。財務(wù)信息化的推行離不開相關(guān)財務(wù)制度保障，企業(yè)必須先梳理和完善現(xiàn)有財務(wù)管理制度，有效規(guī)范財務(wù)業(yè)務(wù)流程和財務(wù)人員崗位分工，促使財務(wù)管理規(guī)范化、全面化，從而為財務(wù)信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

二是有利于提升工作效率和節(jié)約運營成本。通過財務(wù)信息化建設(shè)，重塑財務(wù)業(yè)務(wù)工作流程，能有效提高業(yè)務(wù)處理效率，減輕財務(wù)人員工作量，使財務(wù)人員有更多精力和時間投入到數(shù)據(jù)分析利用等更有價值工作中，有效降低了財務(wù)運營成本和人工成本。

三是有利于規(guī)范資金管理和提升管控能力。通過使用財務(wù)信息化軟件，便于財務(wù)部門和人員進行審核和監(jiān)督，能夠規(guī)范企業(yè)資金管理，保障安全和避免浪費，特別是通過對關(guān)鍵流程節(jié)點增加控制環(huán)節(jié)，與財務(wù)審批權(quán)限管理相集成，能有效提升財務(wù)管控能力。

四是有利于提升數(shù)據(jù)分析能力和為高層決策服務(wù)。通過實施財務(wù)信息化，可以使財務(wù)數(shù)據(jù)得到高效集成和處理，不僅有利于收集企業(yè)經(jīng)營管理過程中紛繁復(fù)雜的財務(wù)信息，實現(xiàn)實時查詢和共享，還能通過系統(tǒng)工具對各項財務(wù)指標(biāo)、報表和預(yù)算等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為企業(yè)高層管理者決策提供數(shù)據(jù)參考和支持。

二、HN院財務(wù)管理現(xiàn)狀和問題分析

（一）業(yè)務(wù)類型多、組織機構(gòu)復(fù)雜，原有財務(wù)軟件不能滿足財務(wù)管理需要。

如前所述，HN院下設(shè)7家子公司，9家駐外分公司（由駐外財務(wù)人員進行財務(wù)管理），但由于目前HN院財務(wù)管理使用的是金蝶K3/WISE單賬套版本，軟件架構(gòu)屬于C/S架構(gòu)，導(dǎo)致財務(wù)部無法對其下屬分子公司進行有效的財務(wù)管控；同時，隨著HN院工程總承包業(yè)務(wù)發(fā)展，總包項目數(shù)量不斷增加，一個總包項目需單獨設(shè)立一個賬套，進而導(dǎo)致HN院本部有26個賬套；每當(dāng)需要出具合并報表和進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，需逐個賬套單獨查詢數(shù)據(jù)或手工抵消合并報表；此外，由于7家子公司涉及房地產(chǎn)、工程管理、技術(shù)服務(wù)等多行業(yè)，科目設(shè)置各不相同，使得合并報表時調(diào)整工作量巨大，可見HN院老版財務(wù)軟件弊端日趨凸顯，已無法滿足財務(wù)管理現(xiàn)實需要。

（二）原有財務(wù)業(yè)務(wù)處理模式效率低，工作量大且錯誤率較高。

在原有財務(wù)軟件框架下，完全依靠財務(wù)人員手工錄入會計信息與業(yè)務(wù)信息，工作量大、非常繁瑣且容易出錯，導(dǎo)致財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率低下。隨著HN院業(yè)務(wù)發(fā)展壯大，財務(wù)人員尤其是基礎(chǔ)性崗位感受特別明顯，每月會計憑證錄制、發(fā)票開具、發(fā)票認證、網(wǎng)銀支付等業(yè)務(wù)數(shù)量均呈直線上升趨勢，如會計憑證由過去每月2000余個激增至每月5000余個，年末更是高達10000余個，網(wǎng)銀支付量由每月3000余筆上升至每月6000余筆，在人手有限的前提下，這些重要但又繁瑣重復(fù)的工作占據(jù)了財務(wù)人員絕大部分時間，而且一旦出錯，輕則需要返工修改，重則給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。

（三）財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)脫節(jié)，無法發(fā)揮財務(wù)監(jiān)督管理職能。

長期以來，與大多勘察設(shè)計企業(yè)一樣，HN院財務(wù)核算只到部門層面未細化分解到項目層面，同時由于原有單機版財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)未實現(xiàn)打通對接，導(dǎo)致HN院財務(wù)部門無法完整掌握具體項目的合同和收支情況，通常情況下業(yè)務(wù)部門只能通過自行登記EXCEL臺賬來記錄各個項目財務(wù)信息，因此項目層面財務(wù)信息散落在各項目人員手中，不便于匯總分析，也不利于總結(jié)提升。同時，由于原有單機版財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)脫節(jié)，業(yè)務(wù)部門的預(yù)算申請、資產(chǎn)采購申請等業(yè)務(wù)需求無法及時跨系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)比對，導(dǎo)致出現(xiàn)超預(yù)算開支情況；業(yè)務(wù)部門的利潤情況也因無法及時預(yù)警，導(dǎo)致開支超出利潤結(jié)余情況時有發(fā)生，通常要等到年度結(jié)算時才能發(fā)現(xiàn)和糾正上述問題，故無法有效發(fā)揮財務(wù)監(jiān)督管理職能。

（四）財務(wù)數(shù)據(jù)分析功能缺失，無法滿足不同用戶群體需求。

一方面，通常情況下業(yè)務(wù)部門的關(guān)注度主要集中在本部門經(jīng)濟目標(biāo)完成情況（到賬收入情況、成本費用情況等），但由于過去財務(wù)數(shù)據(jù)零散存儲于各財務(wù)人員或項目人員手中，很難及時、完整、安全的傳遞達到相應(yīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人手中，財務(wù)數(shù)據(jù)被合理利用并加以分析力度不夠；另一方面，在財務(wù)數(shù)據(jù)分析方面，因缺少信息化輔助工具支撐，沒有統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的存儲管理，統(tǒng)一的分析模板，僅僅停留在人工臨時統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析的狀態(tài)，通常是在半年度經(jīng)濟會議等時點才會要求財務(wù)部門提供簡單的財務(wù)收支數(shù)據(jù)，無法及時提供管理層所需集團整體財務(wù)數(shù)據(jù)和分析報告，對重大決策的參考意義不大。

（五）財務(wù)制度不健全且財務(wù)人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致制度執(zhí)行存在差異。

長期以來，HN院存在重業(yè)務(wù)、輕管理的傳統(tǒng)思維，對財務(wù)制度建設(shè)未引起足夠重視，且相當(dāng)一段時間內(nèi)未根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和內(nèi)部管理需要進行適時調(diào)整和優(yōu)化，導(dǎo)致財務(wù)制度建設(shè)日益無法適應(yīng)實際需要；同時，由于財務(wù)制度不健全，導(dǎo)致財務(wù)業(yè)務(wù)處理不夠統(tǒng)一、規(guī)范，許多業(yè)務(wù)的財務(wù)要求完全依賴于經(jīng)辦財務(wù)人員對各項財稅制度的理解程度和個人過往經(jīng)驗，容易出現(xiàn)不同財務(wù)人員對同一筆業(yè)務(wù)的處理方式存在較大差異的情形，以勞務(wù)報酬代扣個人所得稅為例，有人認為應(yīng)該按照勞務(wù)報酬代扣，有人認為可按工資薪金代扣，不利于財務(wù)管理工作的統(tǒng)一規(guī)范和總結(jié)提升。

三、HN院財務(wù)管理提升對策分析

基于以上HN院財務(wù)管理現(xiàn)狀分析，不難發(fā)現(xiàn)HN院亟需推行財務(wù)信息化建設(shè)，通過引進全新財務(wù)信息系統(tǒng)，一方面強化財務(wù)管理制度建設(shè)，梳理和再造財務(wù)業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)一財務(wù)人員作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，另一方面通過財務(wù)系統(tǒng)總賬、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和預(yù)算管理等模塊和經(jīng)營分析平臺的建設(shè)和投入使用，提升財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率，對接財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)分析智能化，全面提升HN院財務(wù)管理水平。

（一）多家對比選擇JD云ERP系統(tǒng)，滿足多元化財務(wù)管理需求。

考慮HN院組織機構(gòu)復(fù)雜，財務(wù)業(yè)務(wù)量巨大，財務(wù)人員配備緊張等現(xiàn)實情況，經(jīng)多輪前期調(diào)研和招標(biāo)選型，最終選取了JD云ERP軟件，軟件采用B/S架構(gòu)，一是數(shù)據(jù)庫服務(wù)器可以設(shè)置在HN院本部機房，支持任何地方遠程登陸操作，極大地方便用戶使用，二是支持多組織、多賬簿、多業(yè)態(tài)數(shù)據(jù)一體化，同時可查詢多年度和多分子公司賬務(wù)且無需切換重復(fù)登錄，三是支持統(tǒng)一的會計核算政策與科目體系，具備財務(wù)報表的快速合并與自動抵消分錄功能，四是系統(tǒng)可開發(fā)性強，適用于業(yè)務(wù)端定制性開發(fā)，以滿足業(yè)財一體化的個性化需求。

（二）建設(shè)網(wǎng)上報銷、智能會計平臺，提升財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率。

通過建設(shè)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、智能會計平臺等模塊，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)流程重塑，有效減少不必要的流程節(jié)點，如業(yè)務(wù)人員填寫相關(guān)報銷信息后，財務(wù)人員即可直接利用單據(jù)信息自動生成憑證，無需重復(fù)輸入，財務(wù)人員審核報銷單據(jù)后可一鍵推送報銷單中的銀行賬號等付款信息至銀企直連系統(tǒng)支付，無需出納手工輸入賬號信息，根據(jù)發(fā)票申請單中的開票信息則可直接推送至金稅系統(tǒng)開具增值稅普通、專用發(fā)票，實現(xiàn)無縫銜接。通過以上基礎(chǔ)業(yè)務(wù)模塊建設(shè)，搭建起連接財務(wù)與業(yè)務(wù)的橋梁，有效減少了重復(fù)勞動，大大提高了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)處理效率和準(zhǔn)確度。

（三）對接打通財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)財一體化。

通過與項目管理系統(tǒng)進行對接，將項目管理系統(tǒng)中的項目編號、名稱、進度信息、合同金額和付款信息等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)接入JD云ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)按項目進行財務(wù)收支數(shù)據(jù)歸集，根據(jù)項目管理系統(tǒng)中獲取的外部節(jié)點來確認相關(guān)項目進度，進而與項目會計收入確認相掛鉤。同時，通過建設(shè)預(yù)算管理系統(tǒng)，將各業(yè)務(wù)部門、分子公司填寫的年度預(yù)算數(shù)據(jù)、專項預(yù)算數(shù)據(jù)與費用報銷系統(tǒng)、資產(chǎn)采購系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)在費用報銷過程中按照成本費用預(yù)算進行控制，固定資產(chǎn)采購申請時按照固定資產(chǎn)采購預(yù)算進行控制。

（四）建設(shè)財務(wù)經(jīng)營分析平臺，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)分析智能化。

通過建設(shè)財務(wù)經(jīng)營分析平臺，根據(jù)JD云ERP系統(tǒng)報表、單據(jù)數(shù)據(jù)等信息，對不同使用群體設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，可以為不同受眾群體實時動態(tài)圖表化分析展示其所需的當(dāng)天、當(dāng)月、當(dāng)年業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)，如財務(wù)負責(zé)人可以查看全院實時財務(wù)收支情況、現(xiàn)金流狀況、各預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行情況等；業(yè)務(wù)部門負責(zé)人可以查詢部門實時項目收入情況、費用開支情況以及預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行情況等，公司領(lǐng)導(dǎo)則可以實時查看省國資委考核指標(biāo)完成情況、各項重點財務(wù)指標(biāo)同比、環(huán)比分析結(jié)果等，實現(xiàn)了財務(wù)數(shù)據(jù)及時處理、傳遞與展示，有利于挖掘和提升財務(wù)數(shù)據(jù)價值。

（五）加強財務(wù)制度建設(shè)及財務(wù)人員培訓(xùn)，統(tǒng)一作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

財務(wù)信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，一是梳理和規(guī)范財務(wù)業(yè)務(wù)流程，HN院主要通過加強對財務(wù)人員的培訓(xùn)力度，盡量避免同一業(yè)務(wù)不同人員理解和處理不一致的情況出現(xiàn)，二是加強財務(wù)制度建設(shè)，HY院財務(wù)部門組織對現(xiàn)有財務(wù)制度進行了全面梳理和重新修訂，并將財務(wù)管理關(guān)鍵控制點通過JD云ERP系統(tǒng)進行設(shè)置并固化，如根據(jù)HN院財務(wù)制度要求對公務(wù)用車開支單獨建立臺賬管理，通過在費用報銷中設(shè)置公車運行費用等項目，并在報銷單據(jù)中增加公車車牌和名稱字段并設(shè)置為必填項，從而實現(xiàn)公車費用臺賬的自動歸集；根據(jù)個人所得稅法要求，需要對外聘勞務(wù)人員代扣代繳個人所得稅，通過在報銷單據(jù)中增加代扣人員姓名、身份證號碼、費用金額和代扣個稅金額等字段，把計算公式設(shè)置到報銷單據(jù)中實現(xiàn)自動計算，每月財務(wù)人員只需將當(dāng)月的代扣信息引出即可輕松完成個人所得稅申報工作。