服務熱線
400 180 8892
1X商場內部控制存在的問題及關鍵控制點
在中國市場，X商場不斷摸索內部控制管理方法，期間不可避免地出現一些問題，主要體現在４ 個方面。
企業(yè)治理架構和組織形式滯后
X商場在進入中國市場之初，組織形式是由區(qū)域總裁統(tǒng)管負責銷售和各個功能模塊，包括前線零售、運營，以及后臺行政、人事、財務等職能。在企業(yè)發(fā)展之初，這種組織架構模式可以起到一線帶動全面的作用，確保企業(yè)目標統(tǒng)一、快速行動、高效運作，但隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，從內部環(huán)境看，由前線主導所有功能模塊的模式并不符合內部控制建設的要求。
存貨管理控制和內部監(jiān)督不到位
X商場倉庫存貨及在架商品的監(jiān)督和監(jiān)管存在不到位的地方，例如，某年X商場在年盤時發(fā)現，商場存貨嚴重賬實不符，出現較大盤虧損失。
合作銷售品牌商品管理存在漏洞，部分商品品牌由品牌方派駐專業(yè)銷售人員進行銷售，但經手和管理的存貨所有權歸屬商場，某年年初，財務人員通過突擊盤點發(fā)現，某化妝品品牌貨物賬實不符，盤點損失近百萬元。
采購管理控制和內部監(jiān)督粗放
X商場的商品由中央買手統(tǒng)一采購，根據年初制定的分期預算，大型固定資產、項目實施由指定部門統(tǒng)一進行采買，其他部門根據各自的業(yè)務范圍自行采購商品和服務。從執(zhí)行情況看，預算相對粗放，不夠細致和規(guī)范，主要體現在未制定明確、細致的規(guī)范，如店鋪陳列、裝潢、材料、人工、運輸、拆卸等事項，采購問責制未能實行，財務人員沒有問責的權力。業(yè)務人員報銷采購零星費用時常出現舞弊和違規(guī)現象，如違規(guī)使用發(fā)票，虛假制作采購清單，多報或虛報費用。在供應商管理方面，業(yè)務部門自行選擇供應商，包攬談判、合同簽訂、業(yè)務合作、項目施工和驗收、請款等所有環(huán)節(jié)。在實際操作中，內審部門缺乏業(yè)務方面的專業(yè)性和必要的監(jiān)控，難以判斷供應商選擇的客觀性。
銷售活動和市場活動控制忽略經濟效益
X商場經常舉行各類大型商業(yè)促銷活動，商業(yè)促銷活動主要由市場部門根據當下市場狀況舉辦，工作重心往往圍繞活動的呈現效果，而忽略投入產出比，未引入事前和事后的經濟效益考核。
2X商場完善內部控制體系的對策
建立有效的組織管理架構
首先，X商場改革了組織架構，確保其有效發(fā)揮內部控制機制的作用，由區(qū)域總裁統(tǒng)管各個模塊改為扁平化管理，采取分功能、分模塊的管理方式，明確企業(yè)內部各部門的責任，同時避免冗長和復雜的管理流程，提高員工工作的積極性和創(chuàng)造性。業(yè)務部門(如零售和運營團隊) 和職能部門(如行政、財務、人事等管理部門) 相對獨立，匯報對象不存在交叉和隸屬關系，有效保證了二者內部控制管理和監(jiān)督的可能性。
其次，X商場在戰(zhàn)略目標、預算、績效考核方面加大協(xié)同力度，集團主席和高級管理層在財政年度初始設定總部和各下屬子公司的戰(zhàn)略目標和重點發(fā)展方向，并清晰、透明地傳達至全體員工，使各部門清晰地認識到只有同其他部門相互支持，共同圍繞企業(yè)的經營目標開展各項工作，才能保障企業(yè)實現最終目標。
完善存貨管理的內部控制
風險識別和風險應對策略
Ｘ商場對現有可控和不可控的存貨風險進行評估和擬定應對措施。X商場在充分分析和識別存貨內部控制各個環(huán)節(jié)存在的風險后，對經常性風險采取應對措施，以期降低存貨管理風險，減少企業(yè)損失。
健全存貨管理制度
X商場健全庫存商品管理制度，優(yōu)化庫存控制方法，加快商品周轉速度，運用信息管理系統(tǒng)提高庫存管理效率。
完善盤點制度
X商場加大商場貨物盤點力度，專門建立隸屬財務部門的存貨管理團隊，組織和安排經常性循環(huán)存貨盤點，按照品牌、類別有步驟、有計劃地對各個業(yè)務部門的存貨進行自查盤點和財務部門監(jiān)盤。
提高業(yè)務領導的風險管理意識
X商場提高業(yè)務領導的風險管理意識，繼而提高每位員工的存貨安全管理意識，使他們意識到部門的KPI水平不僅有賴于銷售業(yè)績的高低，還在于存貨管理水平的高低。
不相容崗位相分離
X商場加強存貨業(yè)務不相容崗位相分離制度建設，包括存貨的采購與審批、采購與驗收、采購與付款、保管和監(jiān)督相分離等。工作人員嚴格執(zhí)行不相容崗位相分離制度，并對實際執(zhí)行情況進行審計和檢查。
完善采購管理的內部控制
針對采購管理問題，X商場制定了《非貿易商品和服務采購制度及規(guī)范》，明確非貿易采購業(yè)務流程、供應商資質及審查標準，規(guī)范采購程序、詢價和議價過程、采購業(yè)務審計。在供應商管理方面，業(yè)務部門需要編制供應商花名冊，根據質量、價格、使用反饋度等綜合條件建立評價體系，針對經常性采購，建立采購檔案和議價文本。對年度內經常發(fā)生和金額較大的采購事項采取招投標制度，選擇最優(yōu)供應商，每年末對經常性和大宗采購的供應商進行資格審查和市場考察，保留優(yōu)質供應商，淘汰不合格的供應商，供應商一次行賄即進入黑名單，結算時必須采用公對公付款形式， 規(guī)范供應商三方比價制度，由財務部門參與監(jiān)管。
完善銷售活動和市場活動的內部控制
X商場加強企劃促銷活動內部控制管理的主要措施是加強和健全促銷活動管理制度流程，涵蓋促銷方案的制定、審批、談判、執(zhí)行及活動后評估、總結等主要方面。促銷方案由業(yè)務部門和市場部門共同制定，審批時要由財務部門對投入產出比發(fā)表意見，活動的評估由市場部門和財務部門共同負責，集團營運、內部審計等相關部門對促銷活動執(zhí)行情況進行抽查、稽核。X商場規(guī)范銷售折扣審批，財務部門介入銷售折扣可行性的經濟論證，重點分析未達到預期效果或影響目標實現的因素， 規(guī)范優(yōu)惠券發(fā)放制度，由財務人員參與，對其經濟性進行估算，并建立經濟分析模型，提前將銷售增長率和利潤下降率控制在經濟性范疇內，放棄非經濟性營銷業(yè)務。
