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 申報單位：南開大學

案例作者：羅敏 安佰花 尹玲生 李鳳煥

摘要：隨著信息技術(shù)和電子政務(wù)的發(fā)展，財政票據(jù)電子化也是大勢所趨，如何使用好財政電子票據(jù)也成為高校會計關(guān)注的焦點之一。南開大學作為財政電子票據(jù)的試點單位，在財政電子票據(jù)替代手寫票據(jù)、機打票據(jù)，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，票據(jù)入賬，財政電子票據(jù)報銷等方面做了很多有益的探索，積累了大量的經(jīng)驗。

南開大學在接到試點任務(wù)后，對業(yè)務(wù)進行分析，確定了“先易后難，穩(wěn)步推進”的策略。首先在2018年初按照要求，使用電子票據(jù)取代了手寫票據(jù)；然后分析收費業(yè)務(wù)流程，將電子票據(jù)系統(tǒng)與收費系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了電子票據(jù)替代機打票據(jù)，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)了自助繳費與自動開票的銜接，從而徹底解決了紙質(zhì)票據(jù)帶來的低效問題。與此同時，財務(wù)處設(shè)計開發(fā)了綜合票據(jù)管理系統(tǒng)，將電子票據(jù)納入統(tǒng)一管理，在資金入賬的同時，建立電子票據(jù)與憑證的勾稽關(guān)系，做到通過電子票據(jù)號可查詢憑證，通過憑證號可反查電子票據(jù)。

按照財政部票據(jù)中心的要求，南開大學又進行了財政電子票據(jù)報銷的試點工作。經(jīng)過對報銷流程的規(guī)劃設(shè)計，設(shè)計了電子票據(jù)原件上傳、查驗、記錄等一系列處理環(huán)節(jié)，開發(fā)相關(guān)系統(tǒng)，完成了電子票據(jù)報銷的試點工作。

一、背景介紹

為適應加快現(xiàn)代財政制度改革和信息化發(fā)展的需要，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)財政票據(jù)開具效率低下、管理不規(guī)范等問題，2017年6月，財政部印發(fā)《關(guān)于穩(wěn)步推進財政電子票據(jù)管理改革的試點方案》（財綜[2017]32號），推進財政電子票據(jù)管理改革。2017年8月，財政部印發(fā)《關(guān)于進一步加強中央單位財政票據(jù)核銷管理的通知》（財辦綜[2017]77號），要求中央單位和直屬高校全面推行財政票據(jù)電子化改革。

2018年12月，《關(guān)于開展財政電子票據(jù)入賬試點工作的通知》（財辦綜[2018]63號），將我校列為財政電子票據(jù)入賬試點單位，要求以財政電子票據(jù)數(shù)據(jù)文件為依據(jù)進行會計處理，并及時反饋入賬結(jié)果。

這些文件對財政電子票據(jù)的使用做了具體的說明，同時也提出了更高的要求。根據(jù)這些要求，南開大學積極組織力量，對業(yè)務(wù)進行分析，規(guī)劃業(yè)務(wù)流程，與軟件公司保持溝通，最終順利完成了任務(wù)。

二、總體計劃

（一）工作目標

按照財政部文件要求，結(jié)合財政票據(jù)管理特點，我校在系統(tǒng)實施方面主要開展完成以下幾項工作目標：完成高校電子票據(jù)系統(tǒng)的實施；開發(fā)實施綜合票據(jù)管理系統(tǒng)；完成綜合票據(jù)管理系統(tǒng)與收費系統(tǒng)、高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)的對接、測試工作；建立制度實現(xiàn)票據(jù)開具、管理、入賬、查詢、報銷入賬、結(jié)果反饋等功能。

（二）實施策略

財政電子票據(jù)牽扯業(yè)務(wù)多，涉及資金量大，為確保改革能夠順利進行，我校制定了“先易后難，穩(wěn)步推進”的總體實施策略。根據(jù)這個策略，首先將比較簡單容易替換的手寫票據(jù)，通過系統(tǒng)規(guī)范成為電子票據(jù)；然后在用電子票據(jù)替換機打票據(jù)；最后根據(jù)實際收費的數(shù)據(jù)，來完善對賬、入賬流程，建立相關(guān)制度；最后通過相關(guān)接口，完成入賬憑證信息上傳的工作。

（三）工作流程

根據(jù)業(yè)務(wù)活動涉及的范圍和資金量，我校確定先使用電子票據(jù)替換原有存量的手工票據(jù)，首先上線高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)。這部分手工票據(jù)使用量少，常見場景是現(xiàn)場收費現(xiàn)場開票，缺乏相應的系統(tǒng)支撐，使用高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)，恰好能夠規(guī)范相關(guān)開票行為；而且電子票據(jù)直接替代手工票據(jù)，操作比較簡單，減少了工作量，面臨的阻力也比較小。

經(jīng)過系統(tǒng)測試和業(yè)務(wù)測試，高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)于2018年1月初正式上線，會計人員經(jīng)過簡單培訓后，就能操作開票，完全替代了原來使用的手工票據(jù)。

學生收費是高校財務(wù)一項重要工作，具有人數(shù)多、資金量大的特點。為了穩(wěn)妥推進，我校避開春季開學用票高峰期，采用小量分批的策略，完成了高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)與收費系統(tǒng)的對接。

經(jīng)過反復測試，2018年6月底財政電子票據(jù)正式替代原有的機打票據(jù)，在2018年秋季學期的應用中，反應良好。使用電子票據(jù)收取學費，無需再打印紙質(zhì)票據(jù)，也不存在寄送遺失的問題。這種方式對我校收取學生學費，尤其是大批量的遠程學生學費，在工作上帶來了極大的便利，也有利于學生在線繳費的推廣。

同時對收費入賬也進行相關(guān)的流程規(guī)范，從系統(tǒng)和制度都做了相應的規(guī)范。在綜合票據(jù)系統(tǒng)中，我們設(shè)計了專用對賬的報表，可以方便的查詢收費系統(tǒng)和高校票據(jù)管理系統(tǒng)中各自的票據(jù)數(shù)據(jù)，并建立對應關(guān)系。通過這張報表對賬，票據(jù)開具是否有問題一目了然；同時規(guī)定，對賬后電子票據(jù)數(shù)據(jù)入賬必須通過綜合票據(jù)系統(tǒng)完成，這樣就可以建立票據(jù)數(shù)據(jù)和憑證數(shù)據(jù)的對應關(guān)系。

在接到財政電子票據(jù)報銷入賬試點文件后，我校積極分析報銷業(yè)務(wù)特點，結(jié)合“放管服”的要求，設(shè)計了財政電子票據(jù)報銷及數(shù)據(jù)上傳的業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程利用現(xiàn)有的報銷系統(tǒng)上傳相關(guān)數(shù)據(jù)，在報銷完成后，系統(tǒng)定時上傳相關(guān)數(shù)據(jù)。這樣在確保報銷基本流程不變的前提下，實現(xiàn)了報銷入賬數(shù)據(jù)的處理和上傳。在順利完成任務(wù)的同時，也讓師生順利接受這種報銷方式，系統(tǒng)于2019年2月正式上線投入使用。

三、實施過程

（一）高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)的實施

   我校實際情況是，開票數(shù)量最多的是學費，有專門的系統(tǒng)進行管理，主要運行在財務(wù)處內(nèi)部局域網(wǎng)中；而開票情況最復雜的是校園網(wǎng)，以手寫票據(jù)為主，基本沒有使用系統(tǒng)進行管理。所以建設(shè)高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)，首先確定的目標是解決校園網(wǎng)上手寫票據(jù)的問題，將手寫票據(jù)替換為電子票據(jù)；其次是將高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)與收費系統(tǒng)對接，完成機打票據(jù)的替換工作。

   通過高校電子票據(jù)系統(tǒng)自帶的權(quán)限角色機制，我們完成了校園網(wǎng)上的開票、沖紅等權(quán)限設(shè)置，從而徹底解決了手寫票據(jù)的問題。通過高校電子票據(jù)系統(tǒng)提供的相關(guān)接口，我們完成了收費系統(tǒng)與其的對接工作。最終通過高校電子票據(jù)系統(tǒng)，能夠完成校內(nèi)所有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的開票工作。

（二）收費開票的系統(tǒng)對接

該項工作主要目標是實現(xiàn)在學生自助繳費后，票據(jù)系統(tǒng)能夠接受繳費信息，自動開具財政電子票據(jù)的功能。根據(jù)這個目標，原有系統(tǒng)架構(gòu)必須從適應機打票據(jù)的需要，轉(zhuǎn)變成適應電子票據(jù)的模式。

如圖1所示，學生通過在線繳費平臺完成繳費后，收費系統(tǒng)將接收的繳費信息推送給到綜合票據(jù)管理系統(tǒng)的開票隊列里；綜合票據(jù)系統(tǒng)按照“先進先出”的隊列規(guī)則，調(diào)用開票接口，向高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)發(fā)送開票數(shù)據(jù)；在開票成功后，綜合票據(jù)管理系統(tǒng)將接受到的電子票據(jù)的信息保存在自己的數(shù)據(jù)中，并通過接口推送給收費系統(tǒng)備查。

圖1 收費開票過程

收費開票的系統(tǒng)時序過程，如下圖2所示：

1）在線繳費平臺推送繳費數(shù)據(jù)給收費系統(tǒng)；

2）收費系統(tǒng)生成收費單；

3）收費系統(tǒng)反饋收費成功結(jié)果；

4）收費系統(tǒng)發(fā)送收費數(shù)據(jù)；

5）綜合票據(jù)管理系統(tǒng)將收費數(shù)據(jù)寫入消息隊列；

6）綜合票據(jù)管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)推送給高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)；

7）高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)開具電子票據(jù)；

8）高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)反饋電子票據(jù)信息；

9）綜合票據(jù)管理系統(tǒng)向收費系統(tǒng)回寫電子票據(jù)信息。

圖2 學費收取開票時序圖

（三）收費入賬的設(shè)計實施

收費入賬需要做好兩方面的工作：首先是要實現(xiàn)對賬功能，也就是確保票款相符的同時還要保證各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)相符，這不僅需要通過系統(tǒng)設(shè)計來保證，還需要制度保障；其次要實現(xiàn)票據(jù)系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)會計憑證與電子票據(jù)的勾稽。

各類收費的入賬主要是通過綜合票據(jù)管理系統(tǒng)完成。該系統(tǒng)不僅需要從我校的收費系統(tǒng)中獲取相關(guān)的收費數(shù)據(jù)，還需要調(diào)用財政電子票夾系統(tǒng)的相關(guān)接口，獲取財政系統(tǒng)中的開票數(shù)據(jù)；通過兩方數(shù)據(jù)對賬，確保電子票據(jù)數(shù)據(jù)的準確性。

在完成對賬以后，該系統(tǒng)將需要入賬電子票據(jù)數(shù)據(jù)推送到財務(wù)核算系統(tǒng)，生成財務(wù)憑證；憑證生成以后，憑證信息會反饋給綜合票據(jù)管理系統(tǒng)，憑證號會寫入到入賬電子票據(jù)的記錄中。在入賬完成后系統(tǒng)調(diào)用相關(guān)接口，將憑證信息反寫到財政電子票夾中，反饋給財政部門。

圖3 收費入賬架構(gòu)

收費入賬系統(tǒng)時序過程，描述如下圖4所示：

1）綜合票據(jù)管理系統(tǒng)從收費系統(tǒng)獲取收費數(shù)據(jù)；

2）收費系統(tǒng)檢索相關(guān)數(shù)據(jù)返回給綜合票據(jù)管理系統(tǒng)；

3）綜合票據(jù)管理系統(tǒng)請求獲取財政電子票夾中的電子票據(jù)數(shù)據(jù)；

4）財政電子票夾返回電子票據(jù)數(shù)據(jù)；

5）綜合票據(jù)管理系統(tǒng)向賬務(wù)核算系統(tǒng)推送憑證；

6）賬務(wù)核算系統(tǒng)返回憑證信息；

7）綜合票據(jù)管理系統(tǒng)向財政電子票夾推送憑證信息；

8）財政電子票據(jù)反饋是否成功的結(jié)果信息。

圖4  收費入賬時序圖

（四）財政電子票據(jù)報銷入賬的設(shè)計實施

按照過去的規(guī)定，財政電子票據(jù)是不能夠直接報銷的，如果要報銷，必須換開成為紙質(zhì)票據(jù)；或者能夠保存電子票據(jù)的電子文件。在票據(jù)中心的支持下，財務(wù)處利用財政電子票夾提供的查驗功能，開發(fā)相關(guān)接口，通過讀取上傳的財政電子票據(jù)電子文件，對文件的真實性進行查驗，實現(xiàn)了電子票據(jù)的報銷，并將票據(jù)的電子文件保存在系統(tǒng)中備查。

由于報銷是面向廣大教工的，所以財政電子票據(jù)的報銷，必須與其他報銷流程保持一致，形成統(tǒng)一規(guī)范的操作模式，才能被用戶接受。所以我們將電子票據(jù)融合到報銷流程中，增加了一個用戶上傳入口。這樣用戶只需要上傳財政電子票據(jù)的PDF文件，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)會自動根據(jù)規(guī)范約定，將PDF文件加密上傳到電子票夾，獲取電子票據(jù)的相關(guān)信息，判斷票據(jù)文件的真實性和合法性，并將這些信息寫入到數(shù)據(jù)庫。

財務(wù)審核人員在提取報銷信息的時候，系統(tǒng)提取電子票據(jù)的相關(guān)信息保存到賬務(wù)數(shù)據(jù)庫。當憑證完成復核后，服務(wù)器上運行的定時任務(wù)會把當天所有報銷財政電子票據(jù)的憑證信息檢索出來，調(diào)用相應的接口，把憑證信息寫回財政電子票夾中，反饋給財政部門。過程如圖5所示：

圖5 報銷入賬架構(gòu)

報銷入賬的系統(tǒng)時序過程，基本過程如下圖6所示：

1）網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將版式文件加密后上傳到財政電子票夾系統(tǒng)；

2）財政電子票夾返回財政電子票據(jù)信息；

3）網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將財政電子票據(jù)信息寫入數(shù)據(jù)庫；

4）財務(wù)人員審核時，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)推送預約憑證信息給賬務(wù)核算系統(tǒng)；

5）賬務(wù)核算系統(tǒng)生成憑證并復核；

6）賬務(wù)核算系統(tǒng)將憑證信息返回給網(wǎng)上報銷系統(tǒng)；

7）定時任務(wù)讀取賬務(wù)核算系統(tǒng)中的財政電子票據(jù)入賬憑證信息；

8）賬務(wù)核算系統(tǒng)返回憑證信息；

9）定時任務(wù)向財政電子票夾推送憑證信息；

10）財政電子票夾反饋入賬結(jié)果。

圖6 報銷入賬時序圖

四、取得成效

（一）財政電子票據(jù)全面推廣使用

財政票據(jù)電子化以后，由于推廣得力，很快在南開大學鋪開應用。2018至2019兩年以來共計開具了超過37萬張財政電子票據(jù)，沖紅9000余張電子票據(jù)，涉及金額超過26億元。2020年以來，已經(jīng)開具了8700多張電子票據(jù)，涉及金額超過8000萬元，如下圖所示：

 圖7  2020年電子票據(jù)使用情況

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)“自助繳費，自動開票”

    通過周密的部署和協(xié)調(diào)，財務(wù)處對收費流程進行一系列的優(yōu)化，開放了相關(guān)接口和功能，包括收費系統(tǒng)與電子票據(jù)系統(tǒng)的對接、資金對賬、網(wǎng)上票據(jù)信息查詢等，最大程度保證財政電子票據(jù)能順利開具，并被用戶接受和使用。這樣不僅讓繳費用戶能方便及時收到電子票據(jù)相關(guān)信息，也把會計人員從打印票據(jù)、對賬等繁重而瑣碎的工作中解放出來。

在此次疫情期間，我校全面推廣的電子票據(jù)相關(guān)應用，發(fā)揮了重要作用。通過在線繳費，自動開票的模式，我校既保證試點學分制收費的學生能夠正常繳費，也消除了傳播病毒的風險，同時確保收費工作正常的展開。

（三）簡化財政電子票據(jù)報銷流程

    通過上傳財政電子票據(jù)的電子文件，通過聯(lián)網(wǎng)查驗來確定票據(jù)的真實性和合法性，從而解決了電子票據(jù)報銷的難題，操作上也很便利，在實踐中也獲得師生的好評。同時我們按照票據(jù)中心的要求，將電子票據(jù)入賬后信息反饋給票據(jù)系統(tǒng)，從而完成了電子票據(jù)從開具到報銷入賬整個閉環(huán)的信息共享，極大的方便了電子票據(jù)的使用和監(jiān)控。

圖8 入賬保存的電子票據(jù)文件及對應的上傳入賬信息

五、經(jīng)驗總結(jié)

財政電子票據(jù)屬于新興事物，管理制度和業(yè)務(wù)流程都需要進行摸索和重新設(shè)計。我校針對這些情況，從試點經(jīng)驗總結(jié)、會計人員培訓到制定管理制度規(guī)范工作流程等方面，做了相應的工作。

（一）先易后難，及時總結(jié)經(jīng)驗

高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)完成實施后，我校首先選取了學校后勤保障部作為試點單位，采用人工開具電子票據(jù)方式，進行系統(tǒng)試運行。試運行期間主要關(guān)注系統(tǒng)授權(quán)、開票管理、票據(jù)入賬、沖紅等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)銜接是否順暢。對于試點過程中發(fā)現(xiàn)的新情況、新問題，及時進行解決和完善，為下一步全面鋪開打下了堅實的基礎(chǔ)。

（二）加強培訓提高認識

在總結(jié)試點經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，我校針對使用中出現(xiàn)的各種疑問進行總結(jié)。在2018年初由財務(wù)處召開全校范圍的財政電子票據(jù)使用專題培訓會，對電子票據(jù)填開、票據(jù)日常使用管理等具體內(nèi)容進行培訓，重點介紹新增開票點業(yè)務(wù)流程，開票點管理職責、票據(jù)使用要求、入賬流程等，同時現(xiàn)場解答各種疑問。

（三）規(guī)范對賬入賬流程

在完成電子票據(jù)系統(tǒng)及相關(guān)系統(tǒng)對接的工作以后，我校積極梳理財政電子票據(jù)在財務(wù)對賬和入賬等方面存在的薄弱環(huán)節(jié)，建立相應的內(nèi)控規(guī)范。

我校規(guī)定在使用電子票據(jù)收費入賬之前，必須進行對賬工作。對賬不僅要確保收費系統(tǒng)和綜合票據(jù)管理系統(tǒng)中當期的票款能對應；同時要求收費系統(tǒng)中當期的票款數(shù)據(jù)能夠與服務(wù)器部署在財政部的財政電子票據(jù)管理系統(tǒng)中當期數(shù)據(jù)核對無誤，并且將對賬數(shù)據(jù)作為原始入賬憑證保管。這樣就從根本上解決了“單邊賬”的問題。

根據(jù)財政電子票據(jù)數(shù)據(jù)化的特點，在研發(fā)綜合票據(jù)管理系統(tǒng)時，要求會計憑證必須和財政電子票據(jù)相互關(guān)聯(lián)，相互間可查詢可追溯。這樣就是實現(xiàn)了會計憑證與財政電子票據(jù)相關(guān)勾稽的關(guān)系，實現(xiàn)了對電子票據(jù)的內(nèi)部管控。

六、工作創(chuàng)新點

結(jié)合“放管服”改革的要求，我校根據(jù)“提升服務(wù)，提高效率”的原則，我們進行多種創(chuàng)新，取得了初步成效。

（一）積極引入電子票據(jù)全面替代紙質(zhì)票據(jù)

在接到財政電子票據(jù)有關(guān)通知后，結(jié)合我校的財務(wù)業(yè)務(wù)特點，充分了解電子票據(jù)優(yōu)勢后，我校決定全面使用電子票據(jù)替代紙質(zhì)票據(jù)，并根據(jù)這一決定制定相關(guān)方案，確定系統(tǒng)實施策略和時間節(jié)點。在實施和使用過程中，發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題及時上報，促進了電子票據(jù)相關(guān)系統(tǒng)的改進。

（二）研發(fā)完善多個系統(tǒng)及相關(guān)接口

為配合財政電子票據(jù)改革，我校先后實施了“高校電子票據(jù)管理系統(tǒng)”、“財政電子票夾系統(tǒng)”，研發(fā)了“綜合票據(jù)管理系統(tǒng)”，并開發(fā)了收費系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與這些系統(tǒng)對接的接口，設(shè)計相關(guān)報表和業(yè)務(wù)流程。

這些系統(tǒng)和接口確保了電子票據(jù)能夠與現(xiàn)有系統(tǒng)及業(yè)務(wù)無縫銜接，讓各個系統(tǒng)成為一個有機的整體，成為電子票據(jù)成功應用的基礎(chǔ)保障。

（三）探索電子票據(jù)內(nèi)控模式

財政電子票據(jù)的基本特征是以數(shù)字信息代替紙質(zhì)文件、以電子簽名代替手工簽章，通過網(wǎng)絡(luò)手段進行傳輸。我校根據(jù)電子票據(jù)這一特點，吸收紙質(zhì)票據(jù)業(yè)務(wù)的管理經(jīng)驗，進行了電子票據(jù)內(nèi)控工作的探索。

首先將票據(jù)管理和使用進行拆分，開票業(yè)務(wù)與沖紅業(yè)務(wù)進行拆分，設(shè)置不相容崗位。同時將對賬業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來源拆分為內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和外部財政票據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，兩個不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源進行對賬，從而實現(xiàn)內(nèi)外部獨立數(shù)據(jù)來源對賬。

其次是將票據(jù)綜合管理系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)、收費系統(tǒng)的數(shù)據(jù)建立勾稽關(guān)系，電子票據(jù)開具后自動生成財務(wù)憑證，電子票據(jù)與財務(wù)憑證形成完整勾稽對應關(guān)系，完成了款、票、賬的勾稽，做到電子票據(jù)從開具到入賬全流程可追溯，從而實現(xiàn)了電子票據(jù)的全流程管理。