摘要：“信息革命”是當(dāng)今社會發(fā)展的首要特點，這個以計算機為核心的發(fā)展模式已經(jīng)覆蓋了社會發(fā)展的各個行業(yè)，電子計算機作為一種現(xiàn)代化管理工具已經(jīng)被越來越多地應(yīng)用到企業(yè)管理的各個方面，尤其在企業(yè)財務(wù)管理方面應(yīng)用計算機實現(xiàn)會計信息化就是一個很好的例子，會計信息化就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)整合和優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，融物流、資金流、信息流與業(yè)務(wù)流為一體。企業(yè)要實現(xiàn)會計信息化，就必須先會計電算化，會計電算化是會計信息化發(fā)展的基礎(chǔ)。會計電算化就是用電子計算機逐步替代傳統(tǒng)的手工會計，這使得企業(yè)的會計電算化管理的發(fā)展也面臨著重大的機遇和挑戰(zhàn)。建立合理的、行之有效的會計電算化管理體系，有助于提升企業(yè)管理效率，提高企業(yè)的核心競爭力。本文就從企業(yè)實現(xiàn)會計電算化中如何做好會計基礎(chǔ)管理工作這一問題作一些探討，為企業(yè)實施會計信息化奠定良好的基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：計算機應(yīng)用；會計信息化；會計電算化
一、會計基礎(chǔ)工作在電算化核算下的重要性
會計電算化核算和原始的手工核算相比，從工作量、準(zhǔn)確性和時效性等方面，都有大幅度的改進(jìn)和提高，使會計人員有更多精力從事管理和監(jiān)督工作。但是會計基礎(chǔ)工作的源頭也顯得尤為重要，因為電算化系統(tǒng)完全按會計人員填制的會計憑證，根據(jù)設(shè)定的程序由計算機及時抽取數(shù)據(jù)，不厭其煩地計算，自動生成記賬憑證，并自動對賬，生成會計報表，所有工作都在此基礎(chǔ)上自動完
成，使復(fù)雜的會計核算工作不僅變的簡單，迅速，而且大大提高了會計資料的準(zhǔn)確性，它可以采用手工條件下無法采用的復(fù)雜，精確的計算方法，從而使會計核算工作做得更細(xì)、更深、更精確，能更好的為企業(yè)服務(wù)。但同時也突出了基礎(chǔ)工作的重要性。
二、電算化下，會計基礎(chǔ)工作在內(nèi)部控制方面的新要求
會計電算化后，手工條件下的一些糾錯方法都被取消，如對賬簿記錄錯誤的劃線更正法將不再適應(yīng)，取而代之的是修改權(quán)限，修改標(biāo)志，憑證沖銷等方法，對于經(jīng)過審核，記賬，甚至結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)的錯誤記錄，還可以利用電算化系統(tǒng)提供的反結(jié)賬，反過賬，取消審核等功能進(jìn)行修正，它將手工條件下的一部分內(nèi)控制度轉(zhuǎn)化為計算機程序控制，因此電算化也給內(nèi)控制度提出了新的要求。
1、確保原始票據(jù)的審核及核算后操作的準(zhǔn)確性
在電算化核算中，最初的工作是由會計人員，先審核原始票據(jù)的合法性和業(yè)務(wù)的真實性后，對其業(yè)務(wù)按會計要素進(jìn)行會計處理，也就是會計憑證的錄入，這個過程完全由人工操作，對數(shù)字的準(zhǔn)確性和會計科目使用及現(xiàn)金流向都要求仔細(xì)、認(rèn)真處理，因為會計記賬、對賬、分析及編制報表等工作均在計算機程序控制下自動進(jìn)行完成，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入時發(fā)生錯誤，計算機無法識別，因此要確保原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，加強原始數(shù)據(jù)的復(fù)核力度，才能保證會計信息的質(zhì)量，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。
2、加強會計人員職能的控制，并按會計人員的工作崗位合理的設(shè)置權(quán)限
在手工操作會計中，對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了很大的變化，業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，會計人員的職能開始從核算型轉(zhuǎn)向管理型，操作人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送，如不加強內(nèi)控管理，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險，因此必須要加強操作人員職能的控制。我們必須制定相應(yīng)的組織和管理制度，明確職責(zé)分工，加強組織控制，將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)操作過程中的人員進(jìn)行明確分工，并配以相應(yīng)的規(guī)章制度，其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核，相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實，可靠。如：出納人員不能上機輸入憑證，輸入記賬憑證的人員不能做稽核，每個環(huán)節(jié)都有授權(quán)范圍等，通過內(nèi)部職責(zé)分離，減少發(fā)生錯誤和舞弊的風(fēng)險。
3、做好帳薄打印裝訂及各種數(shù)據(jù)的備份
在手工操作會計中，會計資料是以賬、證、表等形式存儲在各種紙質(zhì)上的，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任，實行了電算化后，數(shù)據(jù)的載體不同了，信息來源于數(shù)據(jù)庫和程序，并且從一開始就存儲在計算機上，只要依靠計算機才能了解這些數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)改動后又不留任何痕跡，如果計算機故障或受損，就有數(shù)據(jù)丟失或毀損的危險，所以要及時做好數(shù)據(jù)的備份，同時也要將存儲在電腦中的會計憑證、賬簿、報表等按時打印在紙質(zhì)上，以防不測。對會計帳套一般要求每月備份數(shù)據(jù)一次，逐月備份，備份在外存儲器上，如：移動硬盤等，確保數(shù)據(jù)的永久性。帳薄的打印按年度打印，并按會計檔案的要求，裝訂并保管，在移交檔案時，它不僅要移交紙質(zhì)的會計核算資料，而且還要移交，保管好各種備份的會計數(shù)據(jù)以及其他會計資料。
4、做好內(nèi)部控制制度和稽核制度
會計稽核是會計內(nèi)部控制制度的重要組成部分，是會計機構(gòu)本身對于會計核算工作進(jìn)行的一種自我檢查或?qū)徍斯ぷ?。會計機構(gòu)通過會計稽核，可以及時地對日常會計核算工作中出現(xiàn)的疏忽、錯誤等予以糾正或者制止，達(dá)到提高會計核算質(zhì)量的目的。會計稽核是規(guī)范財務(wù)管理和保證會計信息真實、完整、可靠的重要手段。會計稽核與內(nèi)部審計、紀(jì)檢監(jiān)察均為監(jiān)督體系和內(nèi)控體系的重要組成部分，相互既有分工，又有協(xié)調(diào)。因此必須完善并有效執(zhí)行內(nèi)部控制制度和稽核制度及崗位責(zé)任制，及時發(fā)現(xiàn)和糾正會計工作中的錯誤，防止違法亂紀(jì)行為，維護(hù)企業(yè)財產(chǎn)的安全，保證會計信息的真實、會計報表的準(zhǔn)確，以及庫存物資、經(jīng)營成果的真實準(zhǔn)確。而且對稽核工作提倡事前的監(jiān)督稽核，拓展稽核內(nèi)容。因此我們要完善會計稽核制度，以預(yù)防為主，減少企業(yè)經(jīng)營和財務(wù)風(fēng)險。
如本公司在實際操作中，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，權(quán)限中明確地按財務(wù)人員的分工規(guī)定了各操作模塊的用戶權(quán)限。同時系統(tǒng)還明確劃分系統(tǒng)管理員、操作員和信息使用員的職責(zé)。系統(tǒng)管理員不能使用操作員和信息使用者的權(quán)限，操作人員不得隨意更改數(shù)據(jù)庫，也不能自行設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)，而信息使用員則只能進(jìn)行信息的查詢。這樣可以通過崗位間的牽制防止舞弊情況的發(fā)生。其次，要對財務(wù)數(shù)據(jù)輸入輸出的過程進(jìn)行控制。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的權(quán)限，同時還要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的審核。在輸出控制中，要驗證輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出結(jié)果是否正確和是否處于最新狀態(tài)，以便為公司領(lǐng)導(dǎo)隨時提供最新準(zhǔn)確的會計信息作為決策參考。同時，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)也有明確的規(guī)定，建立了標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。此外，還對會計電算化人員進(jìn)行計算機風(fēng)險意識教育，加強防病毒意識，采用有效的殺毒軟件，并指導(dǎo)電算化操作人員及時更新殺毒軟件，按時對電腦進(jìn)行安全掃描。
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展及電算化信息系統(tǒng)的普及和運用，對會計基礎(chǔ)工作提出了更高的要求，我們在切實加強會計基礎(chǔ)工作規(guī)范的落實時，還應(yīng)該加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制，根據(jù)本企業(yè)的情況，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)和制度來保護(hù)計算機系統(tǒng)的安全，使電算化后的會計基礎(chǔ)工作不斷的得到調(diào)整和完善，以確保會計信息的真實性和可靠性。使企業(yè)獲得科學(xué)決策、有效提升企業(yè)管理效率，提高企業(yè)的核心競爭力。
參考文獻(xiàn)
1. 中華人民共和國會計法精講 江建平、陳勝軍 主編 中國商業(yè)出版社 2000年2月
2. 財會制度匯編 常州市財政編印，2002年09月.
作者：王熒
