中國(guó)內(nèi)部審計(jì)2001.11
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下內(nèi)部控制的創(chuàng)新
葛曦
傳統(tǒng)的單機(jī)電算化系統(tǒng)在手工系統(tǒng)的基礎(chǔ)上提高了工作效率，但沒(méi)能彌補(bǔ)手工系統(tǒng)下內(nèi)部控制的不足，甚至還帶來(lái)了新的問(wèn)題，而網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用較好地解決了這一問(wèn)題，使電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制更加完善。本文擬就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下內(nèi)部控制的創(chuàng)新作以下幾方面的探討：
一、 網(wǎng)絡(luò)化管理對(duì)控制環(huán)境的變革
我國(guó)目前擁有計(jì)算機(jī)的企業(yè)已不在少數(shù)，但由于缺少總體的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)思與設(shè)計(jì)，各部門(mén)所使用的計(jì)算機(jī)大多各自為政，他們只是借助計(jì)算機(jī)滿(mǎn)足手工狀態(tài)下企業(yè)內(nèi)部控制和信息處理的要求，而很少甚至根本沒(méi)有顧及現(xiàn)代信息技術(shù)自身的特征。這種缺乏信息相互交換的企業(yè)單個(gè)部門(mén)信息系統(tǒng)，我們稱(chēng)其為“信息孤島”。由于各部門(mén)信息系統(tǒng)之間不能有效交換信息，從而使得企業(yè)任何一個(gè)獨(dú)立的信息系統(tǒng)都無(wú)法提供某一決策所需要的全部信息。這不僅可能降低最終所獲數(shù)據(jù)的可靠性，導(dǎo)致決策的失誤，而且搜集這些信息的成本也非常昂貴。
網(wǎng)絡(luò)化管理為消滅“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)信息集成奠定了基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)化管理的任務(wù)首先是要構(gòu)筑覆蓋企業(yè)整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的信息網(wǎng)，其次要應(yīng)用適當(dāng)?shù)能浖到y(tǒng)以保證各部門(mén)分散的。異質(zhì)的信息處理點(diǎn)能相互協(xié)調(diào)、有序、同步地進(jìn)行工作。一般來(lái)說(shuō)，信息集成包括三方面內(nèi)容：與底層過(guò)程控制系統(tǒng)信息集成；與供需鏈即采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等階段的業(yè)務(wù)信息的集成；與專(zhuān)業(yè)信息系統(tǒng)的集成。在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理過(guò)程中，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)和組織管理也隨之發(fā)生了深刻的變化；（l）生產(chǎn)技術(shù)由剛性自動(dòng)化發(fā)展到柔性自動(dòng)化、智能化。（2）組織結(jié)構(gòu)由多階梯狀的塔式結(jié)構(gòu)向扁平化、分散化、交叉化方向轉(zhuǎn)變。（3）打破傳統(tǒng)的部門(mén)分割，各部門(mén)對(duì)自己的業(yè)務(wù)全面負(fù)責(zé)，實(shí)行從頭到尾的全過(guò)程管理。（4）強(qiáng)調(diào)遍布企業(yè)上下的團(tuán)隊(duì)合作和并行工作環(huán)境。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的重組
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)是建立在會(huì)計(jì)循環(huán)和會(huì)計(jì)恒等式的基礎(chǔ)上。它的體系結(jié)構(gòu)是嚴(yán)格按照“填制憑證一登記賬簿一編制報(bào)表”的順序化業(yè)務(wù)流程。這種體系結(jié)構(gòu)雖然在內(nèi)部牽制方面能發(fā)揮一定作用，但是會(huì)重復(fù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、降低會(huì)計(jì)報(bào)告及時(shí)性、單一化會(huì)計(jì)信息的內(nèi)容（如只提供原始成本中表示的貨幣性信息）。許多組織的單機(jī)電算化系統(tǒng)僅僅只是手工系統(tǒng)的翻版，雖然在一定程度上提高了工作效率，但并沒(méi)有改變這種體系結(jié)構(gòu)的本質(zhì)，也沒(méi)能消除它的不足之處。
在信息高度集成的環(huán)境下，保持不變的會(huì)計(jì)系統(tǒng)的相對(duì)地位不可避免地會(huì)隨之下降。為了滿(mǎn)足投資者對(duì)信息的多樣性需求，提高會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性和及時(shí)性，更好地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的要求，迫切需要對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。
重組后的會(huì)計(jì)部門(mén)根據(jù)事件驅(qū)動(dòng)原理來(lái)構(gòu)建會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程。企業(yè)會(huì)計(jì)部門(mén)主要提供經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單加工的、具有標(biāo)準(zhǔn)編碼的源數(shù)據(jù)信息，類(lèi)似于現(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目的編碼，并將它們集中在Internet網(wǎng)上的一個(gè)存儲(chǔ)源數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)庫(kù)中。與此同時(shí)，設(shè)立一個(gè)加工模型庫(kù)，存儲(chǔ)滿(mǎn)足不同信息需求的多種模型，這些模型的作用類(lèi)似建筑師的建筑物模型，能夠幫助客戶(hù)確定需求，其實(shí)質(zhì)是計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序，能夠從源數(shù)據(jù)信息庫(kù)中讀取信息，進(jìn)行信息輸出。當(dāng)決策者需要某種信息時(shí)，根據(jù)不同事件驅(qū)動(dòng)相應(yīng)處理程序就可以得到相關(guān)的信息。在Internet網(wǎng)上的源數(shù)據(jù)信息庫(kù)基礎(chǔ)上，再應(yīng)用大眾傳播理論，還可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息使用者提取信息與企業(yè)處理信息同步。此外，網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu)和實(shí)體——關(guān)系組織結(jié)構(gòu)，為經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)多維屬性之間的有序組織和聯(lián)系提供了技術(shù)上的支持，使企業(yè)業(yè)務(wù)新流程能夠具有多種計(jì)量屬性，極大提高了會(huì)計(jì)信息相關(guān)性。
三、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對(duì)控制程序的完善
l、交易授權(quán)通過(guò)計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)完成。交易授權(quán)的目標(biāo)就是確保信息系統(tǒng)處理的所有重大交易都是真實(shí)有效的，而且符合管理當(dāng)局的目標(biāo)。在工業(yè)社會(huì)的企業(yè)組織管理架構(gòu)下，交易授權(quán)通?？煞譃槿?lèi)：一是借助于經(jīng)辦人員來(lái)實(shí)現(xiàn)；二是通過(guò)程序（不是計(jì)算機(jī)程序）控制來(lái)實(shí)現(xiàn)，如利用最低存貨水平對(duì)購(gòu)貨的控制；三是通過(guò)對(duì)非正常交易的個(gè)案控制來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)信息處理的高度集成性，幾乎所有交易授權(quán)都可包容到不同的計(jì)算機(jī)軟件模塊中，從而減少人工的介入。例如采購(gòu)系統(tǒng)模塊可以確定應(yīng)當(dāng)在什么時(shí)間、向哪個(gè)供應(yīng)商定貨，以及定多少等，這些交易授權(quán)都可以在完全沒(méi)有人工介入的情形下通過(guò)計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)完成。
2．監(jiān)控與操作的分離實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制。由于計(jì)算機(jī)的自動(dòng)高效使工作人員減少，各種手續(xù)都被合并到一起由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行，從而不能像手工方式那樣相互牽制，成為內(nèi)控隱患。但是從另一個(gè)角度看，手工系統(tǒng)下的“多方牽制”也不是一個(gè)成熟的牽制方法，只是通過(guò)多人的重復(fù)勞動(dòng)實(shí)現(xiàn)“牽制”。因此，必須找到充分利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)高效的特點(diǎn)的方法。一個(gè)比較有效的辦法是在電算化系統(tǒng)內(nèi)分出操作與監(jiān)控兩個(gè)崗位，對(duì)每一筆業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行多方備份，當(dāng)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，其操作和數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機(jī)器上，則監(jiān)控人員進(jìn)行即時(shí)或定期審查，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致便進(jìn)行深入調(diào)查。這樣明確了崗位的劃分，實(shí)現(xiàn)了有效牽制。＊
