摘要：本文通過對事業(yè)單位會計(jì)電算化的實(shí)踐和相關(guān)理論進(jìn)行研究，試圖對自動(dòng)轉(zhuǎn)賬進(jìn)行定義，對實(shí)施自動(dòng)轉(zhuǎn)賬核算的事前、事中和事后事項(xiàng)進(jìn)行了初步探討，并對自動(dòng)轉(zhuǎn)賬核算實(shí)踐中遇到的相關(guān)問題進(jìn)行了討論。
關(guān)鍵詞：自動(dòng)轉(zhuǎn)賬核算 會計(jì)科目 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證 分錄號
眾所周知，無論在手工記賬環(huán)境還是在會計(jì)電算化條件下，各核算單位在月底均需要制作轉(zhuǎn)賬憑證，此類轉(zhuǎn)賬憑證在各月之間大致相同。目前，國內(nèi)許多財(cái)務(wù)軟件基本上都提供了自動(dòng)編制轉(zhuǎn)賬憑證的功能，并且能夠自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，這不僅使月末、季末或年末的轉(zhuǎn)賬速度得到了提高，還能在很大程度上減少財(cái)會人員的工作量。
一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的基本特征
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是財(cái)務(wù)軟件研制人員為財(cái)會人員特別設(shè)計(jì)的一種功能。目前，我國幾大知名財(cái)務(wù)軟件中均設(shè)有自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能。只有當(dāng)核算單位真正實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化，并將財(cái)務(wù)軟件安裝至電子計(jì)算機(jī)上時(shí)，財(cái)務(wù)軟件才能發(fā)揮作用，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬才具有可操作性。在會計(jì)電算化過程中，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬核算必須由單位熟悉會計(jì)制度、懂得電算化知識、具有實(shí)踐操作能力的財(cái)會人員進(jìn)行設(shè)置。一般地，首次設(shè)置時(shí)間應(yīng)選在年終決算之后，新年建賬之時(shí)。但這并不排除日常核算時(shí)新增明細(xì)科目的情況，并非不能針對這些核算內(nèi)容設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。可以通過“輔助管理”中的“更改會計(jì)科目”或“記賬憑證錄入”中“增加”一個(gè)或幾個(gè)明細(xì)會計(jì)科目，再到“憑證設(shè)置”中“設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證”新增一筆會計(jì)分錄或?qū)⑵錃w集到原有的某個(gè)科目中。經(jīng)過保存，在企業(yè)未來日常核算中再出現(xiàn)這類業(yè)務(wù)，便可自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證。生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證是實(shí)施自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的最終目標(biāo)。手工轉(zhuǎn)賬條件下，需要針對每筆憑證中的摘要、科目、金額等項(xiàng)內(nèi)容逐一進(jìn)行填寫，工作量較大。而在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬條件下，只需對分錄號、摘要、科目對應(yīng)關(guān)系等進(jìn)行事先設(shè)定，需要編制轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)，只要按需要對計(jì)算機(jī)下指令，便可立即自動(dòng)生成一張從文字到數(shù)字均十分完整的記賬憑證。
二、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的應(yīng)用
國內(nèi)的財(cái)務(wù)軟件一般都會在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能中提供直接選擇科目法、公式定義法和對等結(jié)轉(zhuǎn)法三種自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的生成方法。本文對第一種和第三種方法的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行詳細(xì)介紹。
（一）直接選擇科目法
直接選擇科目法指財(cái)會人員隨意從科目表中直接找出需要轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出的“一轉(zhuǎn)一”或“多轉(zhuǎn)一”科目。通過這種方法轉(zhuǎn)出的科目內(nèi)容主要包括：借方期初余額、貸方期初余額、借方期末余額、貸方期末余額、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、借方凈額、貸方凈額。如果核算單位采用部門核算方式，那么在制作過程中可以不考慮部門因素，在之后自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證的過程中，財(cái)務(wù)軟件會在同一張憑證中按照部門據(jù)此生成相應(yīng)部門的會計(jì)業(yè)務(wù)憑證。結(jié)轉(zhuǎn)事業(yè)收入的具體設(shè)置如表1所示。
表1 通過直接選擇科目法定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證會計(jì)分錄
分 錄 號：×××× 轉(zhuǎn)出方 轉(zhuǎn)入方
分錄名稱：××××
憑證類型：不分類
憑證摘要：月末結(jié)算××××收入
憑證借方：轉(zhuǎn)出方
結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容：貸方期末余額 科目代碼 科目名稱 科目代碼 科目名稱
405 科研收入 306 事業(yè)結(jié)余
40501 生物質(zhì)能研究室 30601 生物質(zhì)能研究室
40502 熱能研究室 30602 熱能研究室
40503 太陽能研究室 30603 太陽能研究室
406 技術(shù)收入 ××× ×××
40601 生物質(zhì)能研究室 ××× ×××
40602 熱能研究室 ××× ×××
40603 太陽能研究室 ××× ×××
由表1生成的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬會計(jì)分錄為：借記“科研收入——生物質(zhì)能研究室”、“技術(shù)收入——生物質(zhì)能研究室”等科目，貸記“事業(yè)結(jié)余——生物質(zhì)能研究室”科目；借記“科研收入——熱能研究室”、“技術(shù)收入——熱能研究室”等科目，貸記“事業(yè)結(jié)余——熱能研究室”科目；借記“科研收入——太陽能研究室”、“技術(shù)收入——太陽能研究室”等科目，貸記“事業(yè)結(jié)余——太陽能研究室”科目。
可見，表1是一張經(jīng)過設(shè)置的收入類自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證中的一部分，在月底或下月初時(shí)，通過點(diǎn)擊“憑證錄入”下“生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證”功能時(shí)便可自動(dòng)生成。由于在“定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證會計(jì)分錄”中可以設(shè)置多種分錄，所以點(diǎn)擊菜單條后首先出現(xiàn)分錄號選擇界面，可選擇其中的一條或多條。至此，軟件將開始進(jìn)行自動(dòng)生成憑證的處理，憑證生成后屏幕將出現(xiàn)和“憑證錄入”一致的窗口，操作方法也與憑證錄入相一致。
（二）對等結(jié)轉(zhuǎn)法
對等結(jié)轉(zhuǎn)法指任何一個(gè)轉(zhuǎn)出方科目和轉(zhuǎn)入方科目均具有相同的子科目，轉(zhuǎn)賬時(shí)軟件將按照子科目一一對應(yīng)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。具體設(shè)置如表2所示。
表2 用對等結(jié)轉(zhuǎn)法定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證會計(jì)分錄
分 錄 號：××× 轉(zhuǎn)出方 轉(zhuǎn)入方
分錄名稱：×××
憑證類型：不分類
憑證摘要：月末結(jié)轉(zhuǎn)×××費(fèi)用
憑證借方：轉(zhuǎn)入方
結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容：借方期末余額 科目代碼 科目名稱 科目代碼 科目名稱
535 管理費(fèi)用 504 事業(yè)支出
53501 基本工資 50401 基本工資
53502 補(bǔ)助工資 50402 補(bǔ)助工作
53503 職工福利費(fèi) 50403 職工福利費(fèi)
53504 社會保障費(fèi) 50404 社會保障費(fèi)
53505 辦公費(fèi) 50405 辦公費(fèi)
53506 水費(fèi) 50406 水費(fèi)
53507 電費(fèi) 50407 電費(fèi)
以工資、辦公費(fèi)及離休費(fèi)為例，由表2生成的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬會計(jì)分錄為：借記“事業(yè)支出——基本工資”科目，貸記“管理費(fèi)用——基本工資”科目；借記“事業(yè)支出——辦公費(fèi)”科目，貸記“管理費(fèi)用——辦公費(fèi)”科目；借記“事業(yè)支出——離休費(fèi)”科目，貸記“管理費(fèi)用——離休費(fèi)”科目。
從表2可以看出，該單位財(cái)務(wù)核算以科室、車間、課題為核算對象，采取月結(jié)的核算形式。所以，單位每月的一切收入、支出及成本費(fèi)用最終均應(yīng)歸集到各個(gè)部門、科室或車間，以便隨時(shí)隨地的把握各科室的科研、開發(fā)和生產(chǎn)的進(jìn)度，隨時(shí)隨地的掌握資金的使用情況，其準(zhǔn)確性、時(shí)效性、風(fēng)險(xiǎn)可控性非常明顯。特別地，在年終結(jié)賬之后，單位領(lǐng)導(dǎo)可一目了然的看出各科室、各課題的收支情況，便于進(jìn)行年終考核及評比。
當(dāng)不以部門、科室、車間、課題、產(chǎn)品為核算對象時(shí)，一般賦予每筆分錄一個(gè)分錄號，可將單位整體視為一個(gè)核算對象定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，便可直接選擇會計(jì)科目中的總賬科目，而不必選擇明細(xì)科目。這種設(shè)定下生成的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證內(nèi)容較為簡單且數(shù)量較少。具體設(shè)置如表3所示。
表3 利用直接選擇科目法定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證會計(jì)分錄
分 錄 號：××× 轉(zhuǎn)出方 轉(zhuǎn)入方
分錄名稱：×××
憑證類型：不分類
憑證摘要：月末結(jié)算×××收入
憑證借方：轉(zhuǎn)出方
結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容：貸方期末余額 科目代碼 科目名稱 科目代碼 科目名稱
401 財(cái)政補(bǔ)助收入 306 事業(yè)結(jié)余
405 科研收入 ××× ×××
406 技術(shù)收入 ××× ×××
407 試制產(chǎn)品收入 ××× ×××
由表3生成的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證會計(jì)分錄為：借記“財(cái)政補(bǔ)助收入”、“科研收入”、“技術(shù)收入”、“試制產(chǎn)品收入”等科目，貸記“事業(yè)結(jié)余”科目。
在上文介紹的兩種方法中，無論選擇哪種方法設(shè)置轉(zhuǎn)賬憑證，均要求使每張轉(zhuǎn)賬憑證具有一個(gè)獨(dú)一無二的分錄號，并且每一個(gè)分錄號在之后均必須對應(yīng)生成一張轉(zhuǎn)賬憑證。需要說明的是，“自動(dòng)憑證分錄管理”中的分錄號，并非生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證后的憑證號碼，該憑證號既可以是連續(xù)的，也可以是不連續(xù)的；既可以按自然數(shù)排序，也可以按會計(jì)科目分類排序。詳見表4。
表4 自動(dòng)憑證分錄管理
分錄號 科目名稱
按自然數(shù)排序 按科目分類排序
001 406 技術(shù)收入
002 40601 技術(shù)咨詢收入
003 40602 技術(shù)服務(wù)收入
010 407 試制產(chǎn)品收入
011 40701 A產(chǎn)品收入
012 40702 B產(chǎn)品收入
雖然在“初始設(shè)置”子模塊中已盡可能仔細(xì)地設(shè)置了單位的科目體系，也不宜針對科目體系進(jìn)行大規(guī)模的調(diào)整，但此處對“輔助管理”中“更改會計(jì)科目”中“增加”科目功能一般不進(jìn)行限制，這就給單位日常需要增加的業(yè)務(wù)內(nèi)容和會計(jì)核算留有一定的空間。因此，在設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)，分錄號的排列應(yīng)留足空間，以便在日常核算時(shí)，隨時(shí)增加總賬科目下的明細(xì)科目，只有這種設(shè)置下生成的憑證才有可能保持在同一總賬科目下明細(xì)科目的連續(xù)性和完整性，避免出現(xiàn)不同會計(jì)科目交錯(cuò)排列的混亂現(xiàn)象。
三、關(guān)于實(shí)施自動(dòng)轉(zhuǎn)賬應(yīng)注意的幾個(gè)問題
（一）做好初次會計(jì)科目初始化（事前）是完成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的基本前提
期末轉(zhuǎn)賬是會計(jì)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是會計(jì)核算系統(tǒng)工程中的收尾工作。特別是利用財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，既要依據(jù)行業(yè)會計(jì)制度中的主體框架，又不能完全拘泥于某種行業(yè)制度的具體細(xì)節(jié)。這便要求廣大財(cái)務(wù)人員勇于大膽探索、實(shí)踐，使其更好地服務(wù)于單位經(jīng)濟(jì)管理的要求。筆者認(rèn)為在年初初始化之前，相關(guān)財(cái)務(wù)人員，特別是財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，至少應(yīng)考慮以下三個(gè)方面的問題：
首先，應(yīng)征詢單位負(fù)責(zé)人的意見，了解單位組織機(jī)構(gòu)、科研開發(fā)項(xiàng)目、試制生產(chǎn)產(chǎn)品與上年相比，有無調(diào)整。如果有調(diào)整，應(yīng)及時(shí)增加或減少會計(jì)核算對象，增加以前年度不存在的內(nèi)容；修改或刪除下年不再使用的相關(guān)會計(jì)科目。
其次，應(yīng)依據(jù)上年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表的要求，適時(shí)調(diào)整支出結(jié)構(gòu)。支出核算是科學(xué)事業(yè)單位會計(jì)核算的重點(diǎn)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)根據(jù)財(cái)政部、科技部和上級主管部門的要求，結(jié)合單位的實(shí)際情況，力求日常支出核算與年終支出決算相匹配，以減輕年終決算工作的壓力。
最后，應(yīng)確保支出及成本費(fèi)用類明細(xì)科目設(shè)置的協(xié)調(diào)性，以便為定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬會計(jì)分錄打下基礎(chǔ)。例如事業(yè)支出與經(jīng)營支出、管理費(fèi)用與研究室或車間費(fèi)用、科研成本與試制成本等同類性質(zhì)的科目，其下設(shè)的明細(xì)科目應(yīng)力求協(xié)調(diào)一致。為了減少工作量，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，可以先設(shè)置一個(gè)總賬科目及其相關(guān)的明細(xì)科目，然后采用復(fù)制方法，將總賬科目或部門下設(shè)的明細(xì)科目，復(fù)制到需要的科目或部門之下。在該種設(shè)置下，科目設(shè)置既顯得整齊一致，又便于事后設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。
在考慮上述三個(gè)因素后，便可進(jìn)行初始化。為了準(zhǔn)確、完整地完成初始化工作，財(cái)務(wù)人員還應(yīng)將初始會計(jì)科目表打印出來，和其他財(cái)務(wù)人員共同協(xié)商、仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問題以便及時(shí)修正。待所有問題均已解決之后，才可結(jié)束初始化工作。
（二）準(zhǔn)確合理設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬會計(jì)分錄（事中）是順利完成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的關(guān)鍵
在定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬會計(jì)分錄時(shí)，需要特別注意兩個(gè)問題：一方面需要注意設(shè)置轉(zhuǎn)賬會計(jì)分錄的順序問題。月末采用“全選擇”生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證命令時(shí)，計(jì)算機(jī)會自動(dòng)按照事先定義好的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬會計(jì)分錄順序生成會計(jì)記賬憑證。這種操作會導(dǎo)致出現(xiàn)先定義的先生成，后定義的后生成的問題。因此，為了避免不同類科目間交錯(cuò)生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證現(xiàn)象的出現(xiàn)，在定義支出及成本費(fèi)用類科目時(shí)本著“先費(fèi)用、后成本、再支出”的原則，盡量避免出現(xiàn)“先支出、后成本、再費(fèi)用”前后倒置的順序。如果不采用“全選擇”時(shí)便無需考慮這個(gè)問題，但是自動(dòng)轉(zhuǎn)賬操作將變得比較復(fù)雜、結(jié)轉(zhuǎn)速度較慢，且容易出現(xiàn)差錯(cuò)。
另一方面需要注意取值問題。如果單位每月結(jié)轉(zhuǎn)收支賬目，每個(gè)收支及費(fèi)用科目便應(yīng)取當(dāng)月的借方和貸方余額，即收入類科目取期末貸方余額，支出及成本費(fèi)用類科目應(yīng)取期末借方余額。選擇在月末結(jié)轉(zhuǎn)或在年終結(jié)轉(zhuǎn)需要財(cái)務(wù)人員根據(jù)單位的要求來確定，不能盲目采取不切合實(shí)際的做法。結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)間一旦確定，中途便不能隨意改變，以確保結(jié)轉(zhuǎn)會計(jì)期間的一致性。
（三）做好生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證后的查驗(yàn)和審核（事后）是完成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的根本保證
在計(jì)算機(jī)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬過程結(jié)束后，下一步便應(yīng)對計(jì)算機(jī)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的情況進(jìn)行進(jìn)一步的檢驗(yàn)，并對打印出的記賬憑證進(jìn)行認(rèn)真審核。首先對計(jì)算機(jī)的轉(zhuǎn)賬檢查可在計(jì)算機(jī)平臺上進(jìn)行，其具體檢查步驟為：第一步，從日常賬務(wù)菜單中打開“賬簿查詢打印”窗口，雙擊“科目余額表”，再雙擊“全部展開”，從展開的全部科目表中檢查收支及成本費(fèi)用科目是否留有余額，如果存在余額說明結(jié)轉(zhuǎn)還未結(jié)束。第二步，查找有關(guān)科目未結(jié)轉(zhuǎn)完畢的原因。該步驟需要查看哪些明細(xì)科目尚未結(jié)轉(zhuǎn)完畢，在找到?jīng)]有結(jié)轉(zhuǎn)完畢的科目后，應(yīng)立刻返回“設(shè)置憑證”窗口，針對當(dāng)期新增的會計(jì)科目，應(yīng)在“設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證”中直接雙擊“增加”會計(jì)科目，對日常新增加的明細(xì)科目進(jìn)行重新設(shè)置，或?qū)⒙┑舻目颇奎c(diǎn)中后存入，再對此科目進(jìn)行單獨(dú)結(jié)轉(zhuǎn)，直到將應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的所有收支科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)為零為止。
在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檢查的工作結(jié)束后，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證尚未審核之前，還應(yīng)將所有通過自動(dòng)生成的轉(zhuǎn)賬憑證打印出來，以便對自動(dòng)轉(zhuǎn)賬核算的結(jié)果作最后的審查、核對，再核對分錄中的對應(yīng)關(guān)系是否有錯(cuò)誤，部門間的轉(zhuǎn)賬是否錯(cuò)位，結(jié)轉(zhuǎn)分錄方向是否正確等。在確認(rèn)無誤后，計(jì)算機(jī)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬核算工作全部完成。X
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