ISO9001：2000質(zhì)量管理
“ISO9000系列”標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)際上通用的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)體系，是品質(zhì)管理和品質(zhì)保證的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，是經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國(guó)家質(zhì)量管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，具有通用性和指導(dǎo)性。ISO9001：2000(GB/T19001：2000)質(zhì)量管理體系(下稱體系)是“ISO9000系列”標(biāo)準(zhǔn)之一。建立ISO9001質(zhì)量管理體系的過程，實(shí)際上是確立一套組織內(nèi)部運(yùn)作的管理規(guī)則體系的過程。它能實(shí)現(xiàn)組織的系統(tǒng)化管理，優(yōu)化和改善組織的內(nèi)外部工作環(huán)境；建立自我監(jiān)督、評(píng)價(jià)和自我改善的管理機(jī)制，能使組織內(nèi)部各層次人員職責(zé)明確，提高人員綜合素質(zhì)；能夠提高組織的管理效率，增強(qiáng)管理層決策效能。下面就以我院為例，具體闡述如何以體系為標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系。
一、用體系構(gòu)建財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系的原因
(一)缺乏以顧客為中心的服務(wù)意識(shí)。財(cái)務(wù)人員面對(duì)學(xué)生或家長(zhǎng)收取學(xué)雜費(fèi)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)態(tài)度生硬現(xiàn)象；對(duì)外支付各種款項(xiàng)時(shí)常以超出規(guī)定報(bào)銷時(shí)間為由為難對(duì)方：教職工報(bào)銷差旅費(fèi)、實(shí)習(xí)材料費(fèi)時(shí)常以票據(jù)開據(jù)不合規(guī)或粘貼不標(biāo)準(zhǔn)為由拒絕支付。在工作中缺乏服務(wù)意識(shí)、必要的服務(wù)熱情和耐心，雖沒有違反會(huì)計(jì)法規(guī)，但日積月累，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)處在學(xué)院教職工中的形象。
(二)品質(zhì)管理體系欠缺，會(huì)計(jì)信息及服務(wù)質(zhì)量無法提升。多年以來財(cái)務(wù)處一直按照會(huì)計(jì)法規(guī)的基本要求完成財(cái)務(wù)資金收付、會(huì)計(jì)憑證的制作和會(huì)計(jì)核算等工作。對(duì)于會(huì)計(jì)憑證能否制作的更加整潔規(guī)范、會(huì)計(jì)核算能否更加及時(shí)高效，會(huì)計(jì)檔案管理能否更加符合實(shí)際等問題沒有深入分析和探討。針對(duì)不同時(shí)期財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀出臺(tái)制度比較單一，沒有形成整套的綜合管理體系，財(cái)務(wù)工作質(zhì)量無法得到有效提升。
二、構(gòu)建財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系應(yīng)遵循八項(xiàng)管理原則
(一)以顧客為關(guān)注的焦點(diǎn)。讓顧客滿意是一種管理理念。準(zhǔn)確的識(shí)別并不斷滿足顧客需要，通過對(duì)顧客滿意度的測(cè)量來獲取顧客對(duì)財(cái)務(wù)工作的感受，最終提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。
(二)領(lǐng)導(dǎo)作用。領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)組織的中樞，組織質(zhì)量如何，根本在于領(lǐng)導(dǎo)者。財(cái)務(wù)管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)將財(cái)務(wù)工作目標(biāo)、工作方向和內(nèi)外部環(huán)境進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，為財(cái)務(wù)工作人員實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作目標(biāo)創(chuàng)造一個(gè)有利的環(huán)境。
(三)全員參與。體系認(rèn)證不是管理者個(gè)人的事情，是每個(gè)員工共同參與的活動(dòng)。讓各層次員工擁有自己做主并承擔(dān)解決問題的能力，創(chuàng)造機(jī)會(huì)提高員工綜合工作技能。讓員工能實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)，這樣才能實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。
(四)過程方法。過程方法即組織內(nèi)諸過程的系統(tǒng)應(yīng)用，如“PDCA”循環(huán)方法即：計(jì)劃(PLAN)、執(zhí)行(D0)、檢查(CHECK)、改進(jìn)(ACTION)，它適合于系統(tǒng)的每一個(gè)過程，是財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系構(gòu)建過程中的基本方法，它能有效降低偏差、避免失誤、縮短循環(huán)時(shí)間。
(五)管理和系統(tǒng)方法。將質(zhì)量管理體系作為一個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行管理。系統(tǒng)方法和過程方法均以過程為基礎(chǔ)，都要求對(duì)各個(gè)過程之間的相互作用進(jìn)行識(shí)別和管理。但系統(tǒng)方法著眼于整個(gè)系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)；過程方法著眼于過程的控制，對(duì)組織的每個(gè)過程進(jìn)行連續(xù)控制。運(yùn)用系統(tǒng)的方法構(gòu)建財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系能進(jìn)一步執(zhí)行相關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)，讓每一項(xiàng)制度能有機(jī)的運(yùn)用到財(cái)務(wù)管理工作中來。
(六)持續(xù)改進(jìn)。沒有最好，只有更好。會(huì)計(jì)法規(guī)在變，內(nèi)外部環(huán)境在變，顧客的需求也在變。讓持續(xù)改進(jìn)成為財(cái)務(wù)管理工作的一項(xiàng)制度，目的在于不斷提高其工作質(zhì)量。
(七)基于事實(shí)的決策方法。有效決策的前提是對(duì)信息的充分分析，任何脫離實(shí)際工作環(huán)境(如國(guó)家政策、會(huì)計(jì)法規(guī)等)所作的決策都是與目標(biāo)背道而馳。
(八)與供方互利的關(guān)系。在財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系中，供方主要指學(xué)院資產(chǎn)的供應(yīng)方及取得外部憑證的開具方等。財(cái)務(wù)處支持并協(xié)調(diào)相關(guān)部門處理好與供方的關(guān)系，能夠創(chuàng)造一個(gè)公開的溝通渠道，建立長(zhǎng)期合作機(jī)制，利于減少資產(chǎn)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和票據(jù)規(guī)范性風(fēng)險(xiǎn)等。
三、財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系的主要內(nèi)容闡述
(一)體系中的“顧客”指財(cái)務(wù)管理工作的服務(wù)對(duì)象。包括學(xué)生、教職員工和各級(jí)管理人員；學(xué)院各部門、財(cái)政部門及審計(jì)部門等。
(二)體系中的“產(chǎn)品”指財(cái)務(wù)管理工作過程和結(jié)果。如為各層次人員提供的會(huì)計(jì)服務(wù)；政府采購(gòu)的申報(bào)、符合性審核、會(huì)計(jì)核算等過程；記賬憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)資料。
(三)體系中的“組織”指上級(jí)財(cái)政及行政主管部門、學(xué)院各管理部門、教學(xué)系部、學(xué)生社團(tuán)等。
(四)《質(zhì)量管理手冊(cè)》和《程序文件》是財(cái)務(wù)管理體系構(gòu)建的兩個(gè)主要文件。其中《質(zhì)量管理手冊(cè)》主要闡述學(xué)院財(cái)務(wù)管理工作的目標(biāo)和方針：《程序文件》是指財(cái)務(wù)管理工作所依據(jù)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度，如國(guó)家版布的《會(huì)計(jì)法》和《事業(yè)單位財(cái)務(wù)規(guī)則》等法規(guī)；學(xué)院制定的《固定資產(chǎn)管理辦法》、《財(cái)務(wù)報(bào)銷實(shí)施細(xì)則》等規(guī)定；財(cái)務(wù)工作過程的各項(xiàng)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；財(cái)務(wù)工作所使用的統(tǒng)一格式的表格，如采購(gòu)審批表、固定資產(chǎn)增資表、支票領(lǐng)取單等。
(五)內(nèi)審員和外審員是對(duì)體系建立的全過程進(jìn)行評(píng)審的人員。財(cái)務(wù)處內(nèi)審員負(fù)責(zé)審核編寫人員擬定的《質(zhì)量管理手冊(cè)》和《程序文件》；外審員負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行外部監(jiān)督和評(píng)審。
四、構(gòu)建財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系的過程
(一)調(diào)查分析當(dāng)前的財(cái)務(wù)管理工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題
體系的構(gòu)建認(rèn)證過程其實(shí)就是針對(duì)財(cái)務(wù)管理工作出現(xiàn)的問題進(jìn)行整改的過程。通過在學(xué)院內(nèi)部發(fā)放調(diào)查問卷、建議書等方式收集外部意見；通過財(cái)務(wù)工作人員在會(huì)計(jì)法規(guī)的要求下提出財(cái)務(wù)制度等的修改性建議來收集內(nèi)部意見。將內(nèi)外部意見歸納分析后據(jù)以發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作存在的共性問題。
(二)對(duì)各層次員工有側(cè)重的進(jìn)行體系標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)
體系實(shí)施的關(guān)鍵是培訓(xùn)和溝通。體系的認(rèn)證必須要求財(cái)務(wù)工作人員全員參與，對(duì)體系認(rèn)證中起不同作用的人員要有針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn)，以達(dá)到體系標(biāo)準(zhǔn)要求的能力。財(cái)務(wù)處質(zhì)量管理體系認(rèn)證的編寫人員應(yīng)準(zhǔn)確理解和掌握標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵，具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)和文字水平；財(cái)務(wù)處內(nèi)審員不僅要理解標(biāo)準(zhǔn)更要應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審，找出編寫人員在執(zhí)行體系文件的編寫過程中是否符合會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，是否符合體系標(biāo)準(zhǔn)的要求；其他財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)結(jié)合本職工作，理解并準(zhǔn)確闡述崗位的職責(zé)。在實(shí)施階段，所有程序執(zhí)行人員都要收集記錄以證明：規(guī)定的做到了，做到的符合規(guī)定。
(三)對(duì)財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系進(jìn)行整體設(shè)計(jì)，調(diào)整和優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。合理配置資源
首先要進(jìn)行崗位設(shè)置。根據(jù)會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，結(jié)合學(xué)院財(cái)務(wù)工作分布在市區(qū)多處辦公的現(xiàn)狀，共設(shè)置十二個(gè)工作崗位(四個(gè)校區(qū)，其中現(xiàn)場(chǎng)出納人員四名)，進(jìn)一步明晰和確定了各崗位工作人員的職責(zé)權(quán)限。其次要進(jìn)行工作分工。根據(jù)內(nèi)部牽制原則，結(jié)合崗位工作量的大小及關(guān)聯(lián)性的強(qiáng)弱進(jìn)行工作分工。制定輪崗制度，規(guī)定每個(gè)會(huì)計(jì)年度對(duì)不同的崗位進(jìn)行調(diào)整，以利于員工會(huì)計(jì)工作能力的綜合提高。經(jīng)重新調(diào)整后，各崗位工作配合更加密切，工作量相對(duì)均衡，工作積極性明顯提高。
(四)編寫《質(zhì)量管理手冊(cè)》和《程序文件》
1 編寫《質(zhì)量管理手冊(cè)》。手冊(cè)是高級(jí)別的文件，要求列出你對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的總體要求和工作要點(diǎn)(做什么，為什么做，如何做，即“2W1H”)，明確財(cái)務(wù)管理工作的方針。對(duì)財(cái)務(wù)處工作結(jié)構(gòu)和執(zhí)行制度進(jìn)行統(tǒng)一不是我們進(jìn)行體系認(rèn)證的目的，而只是一種手段，目的是通過體系的建立，提高整體財(cái)務(wù)管理水平。因此，體系文件必須結(jié)合學(xué)院財(cái)務(wù)處多校區(qū)財(cái)務(wù)管理的復(fù)雜程度和會(huì)計(jì)人員能力素質(zhì)等綜合考慮。
2 縮寫《程序文件》。程序文件是對(duì)質(zhì)量手冊(cè)的支持，包括財(cái)務(wù)管理制度和作業(yè)指導(dǎo)文件。根據(jù)會(huì)計(jì)法規(guī)要求并結(jié)合學(xué)院財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的每項(xiàng)內(nèi)容盡量以文件的方式予以規(guī)定，形成《程序文件》。對(duì)擬發(fā)布的新財(cái)務(wù)規(guī)定，按照“PDCA”要求，由工作人員起草、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核、分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報(bào)院長(zhǎng)辦公會(huì)討論通過，并以學(xué)院文件方式發(fā)布實(shí)施；對(duì)正在執(zhí)行的財(cái)務(wù)制度，經(jīng)梳理、整理后重新修訂，也要按“PDCA”要求發(fā)布實(shí)施；對(duì)于作業(yè)指導(dǎo)文件，即財(cái)務(wù)處各崗位技術(shù)規(guī)范及操作規(guī)程的發(fā)布同樣要按“PDCA”要求執(zhí)行，因?qū)儇?cái)務(wù)處內(nèi)部工作規(guī)范，只要經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核通過就可發(fā)布實(shí)施。
(五)體系建立后的試運(yùn)行
體系建立后將體系文件發(fā)至各崗位學(xué)習(xí)并執(zhí)行。在執(zhí)行的過程中，由財(cái)務(wù)處內(nèi)審員對(duì)體系運(yùn)行的有效性和相關(guān)性做內(nèi)部評(píng)審，并邀請(qǐng)學(xué)院體系認(rèn)證小組、紀(jì)檢部門等進(jìn)行外部監(jiān)督。如在三個(gè)月內(nèi)未發(fā)現(xiàn)不合格事項(xiàng)，就可以請(qǐng)外審員進(jìn)行外部評(píng)審，找出不合格事項(xiàng)，補(bǔ)充完善。
(六)體系的改進(jìn)完善
經(jīng)內(nèi)審員和外審員內(nèi)外部質(zhì)量審核和管理評(píng)審，對(duì)體系業(yè)績(jī)的監(jiān)視和測(cè)量、過程的監(jiān)視和測(cè)量及產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量，財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系認(rèn)證獲得通過。體系的運(yùn)作基本符合《質(zhì)量管理手冊(cè)》的要求，各工作崗位認(rèn)真按照《程序文件》的要求執(zhí)行。財(cái)務(wù)處內(nèi)審員要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)(通常為一年)對(duì)體系重新進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審，并邀請(qǐng)外審員監(jiān)督評(píng)審，以不斷完善財(cái)務(wù)管理，提高工作質(zhì)量。
五、財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系構(gòu)建后的效果
財(cái)務(wù)處用ISO90001：2000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建財(cái)務(wù)質(zhì)量管理體系以來，財(cái)務(wù)管理工作更加規(guī)范、高效，會(huì)計(jì)信息質(zhì)量穩(wěn)步提高；財(cái)務(wù)工作人員因定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德學(xué)習(xí)并實(shí)行輪崗制度，業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平得到了明顯提升；因引進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)版的財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行賬務(wù)處理，記賬憑證的制作更加規(guī)范、賬簿記錄更加清晰、預(yù)決算編制更加科學(xué)，學(xué)院的財(cái)務(wù)管理工作因此受到了主管局和審計(jì)部門的高度評(píng)價(jià)并作為標(biāo)兵單位在局系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)推廣。
