第一次評(píng)估，內(nèi)控缺陷率24%；第二次評(píng)估，內(nèi)控缺陷率10%；……第八次評(píng)估（2011年上半年），內(nèi)控缺陷率2.55%。
看著屏幕上展示的這張表格，上海汽車集團(tuán)股份有限公司（下稱“上海汽車”）財(cái)務(wù)總監(jiān)谷峰語(yǔ)氣中充滿著自信。
從24%到2.55%，谷峰及其帶領(lǐng)的上海汽車內(nèi)控團(tuán)隊(duì)到底是如何做到的呢？
建立測(cè)評(píng)管理系統(tǒng)
“由于內(nèi)控自我評(píng)估和檢查涉及面廣（600個(gè)關(guān)鍵控制活動(dòng)測(cè)評(píng)涉及700名以上的各級(jí)員工）、時(shí)間緊（每次評(píng)估在10天內(nèi)完成，審計(jì)測(cè)評(píng)和匯總評(píng)價(jià)在30天內(nèi)完成），內(nèi)控評(píng)測(cè)工作的檢查、匯總、缺陷的確認(rèn)等，靠人工組織實(shí)施要耗費(fèi)大量的協(xié)調(diào)時(shí)間，難以在規(guī)定的期限內(nèi)完成，從2008年第二次內(nèi)控評(píng)估開(kāi)始，上海汽車根據(jù)測(cè)評(píng)流程，自行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了一套計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，用以輔助開(kāi)展每半年一次的內(nèi)部控制自我評(píng)估活動(dòng)?！惫确逭f(shuō)。
據(jù)了解，這套系統(tǒng)主要具備4大功能：任務(wù)提醒。在每一項(xiàng)測(cè)評(píng)任務(wù)開(kāi)始前，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送郵件通知相關(guān)人員，以確保測(cè)評(píng)人員及時(shí)獲知相關(guān)任務(wù)。
在線評(píng)估。該系統(tǒng)提供了在線測(cè)評(píng)頁(yè)面，實(shí)現(xiàn)了自我評(píng)估人員和審 計(jì)測(cè)評(píng)人員全過(guò)程的實(shí)時(shí)在線操作。
任務(wù)狀態(tài)顯示。對(duì)于已啟動(dòng)的測(cè)評(píng)項(xiàng)目，該系統(tǒng)會(huì)顯示其停留狀態(tài)，以便適時(shí)跟蹤工作進(jìn)度。
自動(dòng)匯總評(píng)估結(jié)果。使用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)統(tǒng)計(jì)和歸集大量數(shù)據(jù)，大大提高了測(cè)評(píng)效率。
“該系統(tǒng)的成功開(kāi)發(fā)和實(shí)施，確保了內(nèi)控評(píng)價(jià)工作的及時(shí)性、全面性和有效性，也便于今后對(duì)相關(guān)資料的跟蹤和復(fù)查?！惫确灞硎?。
落實(shí)整改行動(dòng)計(jì)劃
依托計(jì)算機(jī)，上海汽車建立了內(nèi)控的輔助測(cè)評(píng)系統(tǒng)，并從內(nèi)控手冊(cè)中選擇一定的關(guān)鍵控制活動(dòng)每半年組織一次內(nèi)控測(cè)評(píng)，從2007年下半年啟動(dòng)至今已開(kāi)展了8次?！霸诮y(tǒng)一安排下，自我測(cè)評(píng)由各業(yè)務(wù)部門自己開(kāi)展，并由審計(jì)部門對(duì)內(nèi)控自我測(cè)評(píng)的實(shí)施過(guò)程及結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督和復(fù)查?！惫确逭f(shuō)。
據(jù)谷峰介紹，每次內(nèi)控自我測(cè)評(píng)包括啟動(dòng)、自評(píng)、內(nèi)審測(cè)評(píng)、結(jié)果溝通及測(cè)評(píng)報(bào)告。具體來(lái)說(shuō)，審計(jì)部門在內(nèi)部控制系統(tǒng)中啟動(dòng)測(cè)評(píng)項(xiàng)目；之后，相關(guān)職能部門對(duì)測(cè)試期間發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)執(zhí)行情況和規(guī)范業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)控流程是否合理進(jìn)行判斷，并形成自評(píng)工作底稿；緊接著，審計(jì)部門在部門自評(píng)的基礎(chǔ)上，通過(guò)訪談、檢查、抽樣等審計(jì)方式來(lái)進(jìn)行測(cè)評(píng)工作，形成審計(jì)底稿，并做出審計(jì)判斷；然后，審計(jì)部門將審計(jì)結(jié)果與部門的測(cè)評(píng)結(jié)果進(jìn)行比較，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控缺陷，尤其是與業(yè)務(wù)部門判斷不一致 的缺陷與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行充分的溝通，對(duì)于缺陷的整改行動(dòng)計(jì)劃達(dá)成一致，最終形成結(jié)果溝通單作為最終評(píng)價(jià)的依據(jù)；最后，根據(jù)測(cè)評(píng)活動(dòng)的重要性和缺陷程度，上海汽車建立了一套評(píng)分體系，從而能對(duì)測(cè)評(píng)結(jié)果進(jìn)行直觀反映和比較。
作為內(nèi)控測(cè)評(píng)的重要組成部分，對(duì)于測(cè)評(píng)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的各種缺陷必須有明確有效的整改行動(dòng)計(jì)劃。
谷峰對(duì)此做了進(jìn)一步解釋：“如果是執(zhí)行缺陷，我們要求責(zé)任部門明確責(zé)任人從現(xiàn)時(shí)起嚴(yán)格執(zhí)行制度規(guī)定，并對(duì)過(guò)去至少半年的可以糾正的行為進(jìn)行糾正?！薄叭绻窃O(shè)計(jì)缺陷，考慮到需要時(shí)間對(duì)相關(guān)控制流程進(jìn)行修改，有些跨部門流程修改需要多部門協(xié)調(diào)和會(huì)簽，我們一般要求責(zé)任部門3個(gè)月內(nèi)完成流程修訂，超過(guò)3個(gè)月的，則要求再上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，所有整改行動(dòng)計(jì)劃都要落實(shí)時(shí)間、措施、牽頭責(zé)任部門和責(zé)任人，審計(jì)部門定期向公司內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組、管理層和董事會(huì)（審計(jì)委員會(huì)）匯報(bào)整改情況?！彼f(shuō)。
“實(shí)踐證明，在發(fā)現(xiàn)內(nèi)控缺陷時(shí)同步落實(shí)缺陷整改行動(dòng)計(jì)劃的方法，雖然增加了內(nèi)控測(cè)評(píng)階段的工作量和時(shí)間，但總體上有效減少了責(zé)任部門對(duì)缺陷認(rèn)定的推諉，整改時(shí)間確認(rèn)的拖拉，提高了內(nèi)控制度實(shí)施有效性，確保整改計(jì)劃的實(shí)施能防止重大風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生?！惫确蹇偨Y(jié)道。
改進(jìn)測(cè)評(píng)管理辦法
“通過(guò)測(cè)評(píng)工作推動(dòng)和測(cè)評(píng)內(nèi)容的變化，不斷改進(jìn)測(cè)評(píng)管理辦法，加強(qiáng)了業(yè)務(wù)部門執(zhí)行內(nèi)控制度的力度，在減少內(nèi)控缺陷率的同時(shí)提高了內(nèi)控有效性?！惫确逭f(shuō)。
據(jù)谷峰介紹，第一次內(nèi)控測(cè)評(píng)發(fā)現(xiàn)缺陷26項(xiàng)，缺陷率達(dá)24%，其中大部分是由審計(jì)部門查出的執(zhí)行缺陷。這表明內(nèi)控制度建設(shè)的開(kāi)始階段，上海汽車各級(jí)員工對(duì)內(nèi)控制度的認(rèn)識(shí)依然停留在傳統(tǒng)的“形式主義”階段。
之后通過(guò)整改行動(dòng)計(jì)劃和跟蹤檢查，第二次內(nèi)控測(cè)評(píng)缺陷率降到10%，大部分是新發(fā)現(xiàn)的設(shè)計(jì)缺陷，其中部分是自我評(píng)估時(shí)發(fā)現(xiàn)的。這表明，認(rèn)真執(zhí)行內(nèi)控制度已經(jīng)開(kāi)始在上海汽車員工中形成觀念，大家開(kāi)始認(rèn)識(shí)到不及時(shí)改進(jìn)控制流程中的設(shè)計(jì)缺陷，會(huì)給自己公司業(yè)務(wù)帶來(lái)低效和風(fēng)險(xiǎn)。
第三次內(nèi)控測(cè)評(píng)增加了130%的關(guān)鍵控制活動(dòng)測(cè)評(píng)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)的18項(xiàng)缺陷全部來(lái)自新增點(diǎn)。這表明，經(jīng)過(guò)2至3次的內(nèi)控測(cè)評(píng)，這些測(cè)評(píng)點(diǎn)的各級(jí)員工已經(jīng)開(kāi)始形成平時(shí)應(yīng)100%執(zhí)行內(nèi)控制度要求和及時(shí)改進(jìn)內(nèi)控制度有效性的觀念。
從第四次內(nèi)控測(cè)評(píng)開(kāi)始，除了新增測(cè)評(píng)點(diǎn)外，每年都更換了25%左右的關(guān)鍵控制活動(dòng)測(cè)評(píng)點(diǎn)，以擴(kuò)大關(guān)鍵控制點(diǎn)的檢查范圍。2011年上半年，上海汽車內(nèi)控手冊(cè)的關(guān)鍵控制活動(dòng)總量為1612個(gè)，第八次測(cè)評(píng)控制點(diǎn)666個(gè)，8次實(shí)際已測(cè)評(píng)過(guò)的控制點(diǎn)超過(guò)900個(gè)，達(dá)到了總量的56%。
