什么樣的酒店可以稱得上好酒店？在消費者看來，好的酒店一定要具備熱情周到的服務(wù)、豐富可口的食物、舒適安全的房間以及依山傍水的風(fēng)景。而對于管理者來說，好的酒店除了要有優(yōu)質(zhì)的財務(wù)報表，更應(yīng)該建立一套完整科學(xué)的內(nèi)控體系。
四方簽字的憑證
如今，現(xiàn)代的酒店經(jīng)營管理中最核心的內(nèi)容便是酒店財務(wù)的內(nèi)部控制，也正是酒店這種集餐飲、娛樂、居住、購物于一體的綜合性特點，讓酒店行業(yè)的內(nèi)部管理與其他行業(yè)相比增添了更多流程和細(xì)節(jié)。
天津天保國際大酒店[10.44 -1.14%]（下稱“天保酒店”）財務(wù)總監(jiān)李淑萍表示：“酒店內(nèi)部控制中全面的流程管理是關(guān)鍵步驟，物資采購更是核心環(huán)節(jié)?！本频晷袠I(yè)中，物資采購主要分為大宗采購和日常采購。
在天保酒店，大宗采購采用的是公開招標(biāo)的形式。招標(biāo)確定后，三方報價，比質(zhì)、比價、公開評標(biāo)，酒店總經(jīng)理、使用部門、采購部門多方一同把握大宗采購的關(guān)鍵。這種分工合理、互相制約的內(nèi)部控制體系，確保了采購的公平、公正、公開。
對于酒店來說，日常采購所涉及的柴米油鹽醬醋茶等零碎物品才是消費者衡量判斷一個酒店是否優(yōu)秀的標(biāo)準(zhǔn)之一。
在日常采購方面，天保酒店同樣有自己的內(nèi)控流程心得體會。天保酒店的日常采購，需要使用部門先遞交申請，采購部門再報價，然后使用部門再次進(jìn)行質(zhì)量確認(rèn)。
據(jù)李淑萍介紹，在采購內(nèi)控流程中，天保酒店明確規(guī)定：使用部門不采購，采購部門不使用，并且有第三方獨立部門進(jìn)行物資數(shù)量上的驗收及質(zhì)量上的確認(rèn)。同時，財務(wù)根據(jù)驗收憑證來付款，這個憑證上必須有四方的簽字才可以生效，使用、采購、驗收、供貨商四方簽字認(rèn)可，財務(wù)部門才最終履行付款程序。
在整個采購內(nèi)控流程中，天保酒店還設(shè)置了一個特殊的環(huán)節(jié)，就是專職“打收貨單的人”，把驗收這個環(huán)節(jié)再拆分成兩部分，一個是審核檢查，一個負(fù)責(zé)打收貨單，避免了驗收者和供貨商聯(lián)系，保障了企業(yè)的利益。
對于酒店這類營業(yè)部門多、收入金額大、財產(chǎn)物資分散的企業(yè)來說，物資采購就如同新鮮血液一樣，為企業(yè)的各個部門提供保障。
更重要的是，做好采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，對流程進(jìn)行梳理和調(diào)整，意味著對企業(yè)的血液做好充足保障。
精心挑選供貨商
李淑萍告訴《中國會計報》記者，我們酒店的供貨商都是通過招標(biāo)程序?qū)訉舆x拔后脫穎而出的。
天保酒店邀請相關(guān)的招標(biāo)公司，同時，邀請同類酒店對供貨商進(jìn)行評估，他們共同出具名單后，酒店再通過比對和衡量，做出最后的決定。與此同時，每個月都會做一定的市場調(diào)研，根據(jù)價格和質(zhì)量，隨時更換供貨商。
李淑萍強(qiáng)調(diào)：“涉及的環(huán)節(jié)越多，對流程的建設(shè)和監(jiān)管越要嚴(yán)格?！碧毂＞频甑呢攧?wù)部門為供貨商設(shè)立一個應(yīng)付賬戶。物資到貨時，必須先驗收，走完一套完整的內(nèi)控流程后，財務(wù)部門會按照供貨商來確立應(yīng)付賬項的細(xì)目。這樣既杜絕了貪污舞弊的問題發(fā)生，又和供貨商建立了良好有效的互動。
“供貨鏈的積極調(diào)整，規(guī)避了一人決策的巨大風(fēng)險、也幫助企業(yè)更好地節(jié)約成本，同時，我們也逐步優(yōu)化了內(nèi)控建設(shè)中的流程管理。”李淑萍表示。
雖然酒店行業(yè)的內(nèi)控制度相對于其他行業(yè)的摸索前進(jìn)是較為成熟的，然而，如今的酒店業(yè)，進(jìn)入了全面微利時期，酒店的管理者更多把精力投入到如何降低成本上，對內(nèi)部管理和流程建設(shè)態(tài)度并不積極，致使許多內(nèi)控制度變成了厚厚的手冊和文件。
“酒店內(nèi)控體系建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，只有在不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程中，內(nèi)控建設(shè)才能不斷完善，企業(yè)的管理才能更上一層樓。”李淑萍表示。
