一、信息與計(jì)算機(jī)應(yīng)用
(一)問(wèn)題的提出
我國(guó)改革開(kāi)放以來(lái),大批企業(yè)被推向市場(chǎng),每個(gè)企業(yè)由原來(lái)的被動(dòng)執(zhí)行上級(jí)計(jì)劃變?yōu)樽灾鹘?jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我發(fā)展、自我約束的獨(dú)立法人實(shí)體,每個(gè)企業(yè)都要直接面對(duì)市場(chǎng),獨(dú)立自主地進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策。為了保證決策目標(biāo)是科學(xué)的、可實(shí)現(xiàn)的,就必須調(diào)動(dòng)一切可利用的信息資源來(lái)制定企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)計(jì)劃,并在執(zhí)行中不斷的反映計(jì)劃完成情況,分析經(jīng)營(yíng)成果,調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略,同時(shí)為下一步的經(jīng)營(yíng)決策提供可靠的依據(jù)。由此,會(huì)計(jì)工作也必然由原來(lái)單純的事后算賬轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)測(cè),事中控制,事后分析。例如:對(duì)生產(chǎn)費(fèi)用的支出,就需要分別按產(chǎn)品品種、成本項(xiàng)目、管理部門(mén)等不同角度進(jìn)行歸類(lèi)分析;對(duì)銷(xiāo)售收入,就需要分別按不同產(chǎn)品品種、銷(xiāo)售渠道、銷(xiāo)售市場(chǎng)、銷(xiāo)售方式、銷(xiāo)售部門(mén)等進(jìn)行不同標(biāo)準(zhǔn)的歸類(lèi)分析,為進(jìn)一步尋求降低生產(chǎn)成本的途徑,擴(kuò)大有效銷(xiāo)售渠道等提供可靠的信息,滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。
(二)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)
1·目標(biāo)設(shè)計(jì)。會(huì)計(jì)電算化的最終目標(biāo)就是通過(guò)建立電子計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。也就是用計(jì)算機(jī)代替手工來(lái)完成諸如計(jì)算、整理、核對(duì)、分類(lèi)、登記、制表等會(huì)計(jì)核算工作,實(shí)現(xiàn)分析、計(jì)劃、控制、決策之類(lèi)的財(cái)務(wù)管理工作,借以對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行完整、連續(xù)、系統(tǒng)、綜合的核算和控制,提供經(jīng)濟(jì)管理上所需要的各種信息,來(lái)考核過(guò)去、控制目前和預(yù)測(cè)未來(lái)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。柳州市印刷有限責(zé)任公司是一個(gè)綜合性的印刷行業(yè),所需要的材料種類(lèi)規(guī)格繁多,生產(chǎn)品種有十三個(gè)大項(xiàng)一百多個(gè)品種。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作方式,顯然已不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要。在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中,不僅是利用計(jì)算機(jī)來(lái)代替手工勞動(dòng),還需要通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的設(shè)置,來(lái)解決各類(lèi)的存貨控制問(wèn)題,對(duì)短缺、超儲(chǔ)、呆滯、積壓的存貨進(jìn)行儲(chǔ)備分析,以保證生產(chǎn)需要和對(duì)呆滯積壓的材料進(jìn)行處理。
2·功能的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)上述的分析,公司財(cái)務(wù)部根據(jù)需求對(duì)設(shè)備和應(yīng)用軟件進(jìn)行了認(rèn)真調(diào)查、對(duì)比和研究,邁出了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的步伐。為了保證會(huì)計(jì)電算化能順利的實(shí)施,公司決策層高度重視,特別是在公司的行政管理方面提供強(qiáng)有力的支持。同時(shí),做好會(huì)計(jì)規(guī)范的基礎(chǔ)工作,強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn),制定各種會(huì)計(jì)電算化管理制度,以保障會(huì)計(jì)工作從手工方式順利地轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)上來(lái)。經(jīng)過(guò)一年多的努力,1999年柳州市印刷有限責(zé)任公司順利的完成了會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐。整個(gè)財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是以總賬為核心,包含有應(yīng)收、應(yīng)付、購(gòu)銷(xiāo)存、報(bào)表、固定資產(chǎn)、材料管理等六個(gè)子系統(tǒng)的較為完整的會(huì)計(jì)電算化體系。實(shí)現(xiàn)了從憑證輸入開(kāi)始的一切財(cái)務(wù)工作的電算化。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn),使公司的會(huì)計(jì)工作效率提高了30%以上,不僅能為公司的領(lǐng)導(dǎo)決策及時(shí)準(zhǔn)確的提供數(shù)據(jù),而且極大地減輕了財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,財(cái)務(wù)人員的數(shù)量也從原來(lái)的12人減少到8人,并且使得財(cái)務(wù)部門(mén)的主管有更多的時(shí)間去考慮如何做好公司的財(cái)務(wù)管理工作,為公司的決策提供更多更好的服務(wù)。
二、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化
(一)圍繞財(cái)務(wù)構(gòu)造信息網(wǎng)
1·傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化面臨的問(wèn)題。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作開(kāi)展已近二十年了,成就是有目共睹的。但是,會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程只是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)模擬手工會(huì)計(jì)核算方法,只能完成事后記賬、算賬和報(bào)賬以及提供初級(jí)管理功能,提供的數(shù)據(jù)相對(duì)滯后,不完全具有事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析決策等財(cái)務(wù)管理功能。對(duì)決策管理的支持也不理想,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化在更大的程度上是幫助企業(yè)解放了勞動(dòng)力,也未能與采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、庫(kù)存等系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái),從而造成數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)之間不能共享。信息不能通暢,極大地影響財(cái)務(wù)管理功能在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮作用。
2·會(huì)計(jì)電算網(wǎng)絡(luò)化。即不僅具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化的基本功能,而且還能夠支持遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)處理財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)。這是會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的必然。它在空間上不受地域的限制,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下構(gòu)建的企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),可以有效降低投資和運(yùn)行成本,快捷便利地獲取企業(yè)信息系統(tǒng)中的各種財(cái)務(wù)信息,保持企業(yè)內(nèi)財(cái)務(wù)信息的一致性和準(zhǔn)確性,提高管理效率,在時(shí)間上使會(huì)計(jì)核算從事后達(dá)到實(shí)時(shí)。財(cái)務(wù)管理由此從靜態(tài)管理走向動(dòng)態(tài)管理,大大地豐富了會(huì)計(jì)信息內(nèi)容并提高了會(huì)計(jì)信息的價(jià)值。企業(yè)的決策機(jī)構(gòu)也能夠基于網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)提供的動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)信息,及時(shí)做出反應(yīng)、部署經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和做出財(cái)務(wù)安排。因此,該公司在實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化后,緊接著又成功的進(jìn)行了會(huì)計(jì)電算網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)踐,完成了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)電算化的重要突破。
(二)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化
1·網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的局限性。雖然“網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)”解決了財(cái)務(wù)管理方面的空間問(wèn)題和時(shí)間問(wèn)題,但對(duì)于其他的企業(yè)的信息系統(tǒng)還是相對(duì)獨(dú)立和封閉的。企業(yè)里的信息70%來(lái)自于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的核心組成部分?，F(xiàn)代的企業(yè)為了提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,必須最大限度地整合企業(yè)資源,實(shí)現(xiàn)信息資源的高度集成和共享。這就要求企業(yè)內(nèi)部形成完整、統(tǒng)一、開(kāi)放的信息系統(tǒng)。
2·“一體化”分析。雖然柳州市印刷有限責(zé)任公司成功的實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù),但是,網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)是一個(gè)相對(duì)封閉的“孤島”,整個(gè)企業(yè)的信息不暢,使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致依然困擾著企業(yè)。這里以成品庫(kù)為例,成品庫(kù)的賬本數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)的賬本數(shù)據(jù)之差曾高達(dá)400萬(wàn)元人民幣之巨。財(cái)務(wù)系統(tǒng)不僅應(yīng)該能從企業(yè)的其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)中獲取信息,還應(yīng)該對(duì)企業(yè)其他各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行信息支持。整個(gè)企業(yè)的原始數(shù)據(jù)的輸入,要做到一個(gè)原始數(shù)據(jù)在企業(yè)的信息系統(tǒng)中只有一次輸入,多次使用,這樣才能保證整個(gè)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一致性、準(zhǔn)確性和完整性。否則,從一個(gè)系統(tǒng)中獲得信息數(shù)據(jù),到另一個(gè)系統(tǒng)時(shí)卻變成原始數(shù)據(jù)的輸入。數(shù)據(jù)的多次重復(fù)輸入,非常容易造成整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不一致、不準(zhǔn)確和不完整。從客觀上柳州市印刷有限責(zé)任公司已提出了必須建立企業(yè)信息系統(tǒng)的要求。但是,針對(duì)柳州市印刷有限責(zé)任公司的實(shí)際情況進(jìn)行分析,認(rèn)為建立一套完整的企業(yè)信息系統(tǒng),不論是從人才上來(lái)說(shuō),還是從投資上來(lái)說(shuō),條件都尚未具備。但將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)與網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的建設(shè)結(jié)合起來(lái),完成財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同則是完全可行的。
3·系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)?；谏鲜龅姆治?針對(duì)公司的倉(cāng)儲(chǔ)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等信息資源共設(shè)計(jì)了包含四十多種相互關(guān)聯(lián)的各項(xiàng)管理信息表格及經(jīng)濟(jì)指標(biāo)處理系統(tǒng)。
