1. 引言
近幾年來(lái),我國(guó)的集團(tuán)公司在蓬勃發(fā)展,業(yè)務(wù)區(qū)域及業(yè)務(wù)范圍越來(lái)越廣。但我國(guó)集團(tuán)公司的資金管理幅度、監(jiān)控能力和時(shí)效性并不盡如人意。企業(yè)的資金管理出現(xiàn)了如下弊端和不合理的情況:
1) 資金運(yùn)動(dòng)不透明,違規(guī)操作多。集團(tuán)資金分散存放在不同商業(yè)銀行幾十個(gè)或更多的結(jié)算賬戶上,使集團(tuán)資金在途數(shù)量極大、極度分散,部分資金甚至被違法存放在小金庫(kù)中,使資金出現(xiàn)浪費(fèi)與流失;
2) 監(jiān)管力度和時(shí)效性不足。集團(tuán)公司的決策者無(wú)法實(shí)時(shí)收集資金信息,不能隨時(shí)掌握集團(tuán)整體資金狀況,造成決策延誤,控制失效;
3) 集團(tuán)公司內(nèi)部上下游企業(yè)之間容易形成內(nèi)部拖欠“三角債”;
4) 資金短缺與閑置并存。經(jīng)常出現(xiàn)在集團(tuán)整體資金充足的情況下部分集團(tuán)下屬成員單位由于局部資金短缺仍向商業(yè)銀行借款的現(xiàn)象,從而加大了集團(tuán)整體財(cái)務(wù)費(fèi)用的支出;
5) 很多大中型公司的預(yù)算是不完整或者不準(zhǔn)確的,因?yàn)闆](méi)有先進(jìn)的工具和方法,導(dǎo)致預(yù)算管理非常困難、復(fù)雜,一些公司甚至放棄了預(yù)算這一重要的管理控制方法;
6) 信息不對(duì)稱。走向集團(tuán)化的大企業(yè),子公司散布世界各地,母公司對(duì)子公司的管理或多或少地存在管理者無(wú)法全面真實(shí)地掌握經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的問(wèn)題,使決策信息數(shù)據(jù)的收集出現(xiàn)高成本和信任風(fēng)險(xiǎn)。
針對(duì)以上種種困境,為提高集團(tuán)公司資金管理效率,集團(tuán)公司往往在自身ERP建設(shè)完成的基礎(chǔ)上構(gòu)建基于銀企直聯(lián)系統(tǒng)之上的資金管理系統(tǒng),設(shè)計(jì)中的資金管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持集團(tuán)公司根據(jù)管理需要設(shè)計(jì)的整套資金管理模型,為資金預(yù)算編制、資金的監(jiān)控、資金調(diào)撥、上繳提供IT控制平臺(tái)。通過(guò)資金管理建設(shè),為集團(tuán)公司提供一個(gè)高效、便捷、安全、數(shù)據(jù)集中的資金管理和監(jiān)控的軟件環(huán)境,使用戶能方便、及時(shí)、跨地域的操作查詢資金流數(shù)據(jù)。以期達(dá)到以下目標(biāo):
2. 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo):
1) 集團(tuán)公司與銀行統(tǒng)一建立銀企結(jié)算網(wǎng)絡(luò),通過(guò)資金管理系統(tǒng)對(duì)銀行賬戶進(jìn)行管理、監(jiān)督和賬戶資金的監(jiān)控。
2) 通過(guò)銀企結(jié)算網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)收入賬戶資金發(fā)生的自動(dòng)上繳,對(duì)支出賬戶資金的實(shí)時(shí)查詢,完成資金監(jiān)控的工作。
3) 對(duì)所管理的銀行賬戶進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,獲得監(jiān)控賬戶交易數(shù)據(jù),進(jìn)行分析、分解,對(duì)現(xiàn)金流量、凈收益質(zhì)量、現(xiàn)金流量趨勢(shì)進(jìn)行評(píng)比、考核。
4) 通過(guò)資金管理系統(tǒng)對(duì)賬戶資金進(jìn)行監(jiān)控、管理,嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行分解,按照計(jì)劃,控制資金支出額度,構(gòu)造資金的良性循環(huán)。
5) 通過(guò)統(tǒng)一的資金管理平臺(tái),以集團(tuán)公司為集中,加強(qiáng)資金的管控力度,為集團(tuán)公司資金管理提供操作平臺(tái),完成對(duì)各子公司查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等業(yè)務(wù)。
6) 完善對(duì)銀行賬戶、付息債務(wù)、融資租賃、票據(jù)等業(yè)務(wù)的審請(qǐng)、報(bào)批流程,通過(guò)銀行賬戶、信貸、票據(jù)、融資租賃等幾個(gè)方面管理。
7) 提高資金計(jì)劃管理的時(shí)效性,通過(guò)對(duì)各級(jí)子公司資金流動(dòng)狀況數(shù)據(jù)的分析,形成資金配置的閉環(huán)決策信息支持,使資金計(jì)劃符合實(shí)際狀況,并且真正對(duì)資金管理具有指導(dǎo)性意義。
8) 對(duì)未來(lái)預(yù)期支付壓力能夠進(jìn)行深入分析,對(duì)付息債務(wù)根據(jù)不同年限進(jìn)行預(yù)測(cè),并提供預(yù)警信息,避開(kāi)因集中付息所引起的現(xiàn)金流短缺。
9) 通過(guò)與ERP的有效集成,提高資金管理人員與財(cái)務(wù)管理人員的工作效率,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
為了便于對(duì)資金管理系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)及相關(guān)內(nèi)容的理解.我們需要闡明“銀企直聯(lián)”基本概念:
2.1. 銀企直聯(lián)的基本概念:
所謂 “銀企直聯(lián)”,就是集團(tuán)公司在集團(tuán)內(nèi)部建立自己的資金管理系統(tǒng),并與商業(yè)銀行共同開(kāi)發(fā)內(nèi)部資金管理系統(tǒng)與商業(yè)銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口,通過(guò)數(shù)據(jù)接口將內(nèi)部資金管理系統(tǒng)與商業(yè)銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)接。因?yàn)榇四Ｊ降你y企聯(lián)接一經(jīng)啟動(dòng)就無(wú)需人工干預(yù),所以被稱為“銀企直聯(lián)”?！般y企直聯(lián)”的應(yīng)用特點(diǎn)是連接手段不限,公網(wǎng)、專線均可;一點(diǎn)介入、集團(tuán)所有成員單位都可使用;采用“銀企直聯(lián)”后,企業(yè)在自己內(nèi)部的資金管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行結(jié)算、投資、融資、預(yù)算、審批、核算等各種業(yè)務(wù)管理,所有個(gè)性化管理全部不再涉及商業(yè)銀行。之后企業(yè)內(nèi)部資金管理系統(tǒng)自動(dòng)將需要商業(yè)銀行服務(wù)的業(yè)務(wù)通過(guò)數(shù)據(jù)接口發(fā)送給商業(yè)銀行,借助商業(yè)銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的各種產(chǎn)品功能得以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作。
從上述所看,集團(tuán)公司借助商業(yè)銀行系統(tǒng)提供的銀企直聯(lián)可以給企業(yè)帶來(lái)更強(qiáng)的業(yè)務(wù)管理技術(shù)支撐。通過(guò)以上資金業(yè)務(wù)管理需求的理解與分析,筆者認(rèn)為集團(tuán)型公司的資金管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)如下:
3. 資金管理系總體設(shè)計(jì):
3.1. 系統(tǒng)功能框架
上圖所示在集團(tuán)公司層面可以實(shí)現(xiàn)賬戶管理、賬戶監(jiān)控、計(jì)劃管理及和票據(jù)管理和審批管理。對(duì)子公司層面可以實(shí)現(xiàn)賬戶管理及賬戶監(jiān)控、計(jì)劃管理和劃撥管理,全面實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司對(duì)子公司的資金監(jiān)控及資金調(diào)控。并通過(guò)審批工作流平臺(tái)銜接集團(tuán)公司和子公司,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司與子公司之間資金業(yè)務(wù)的申請(qǐng)與審批功能。通過(guò)搭建銀行接口平臺(tái),與銀行接口通訊交互信息,實(shí)現(xiàn)銀企直聯(lián);通過(guò)外部系統(tǒng)接口平臺(tái),實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)集成。
由圖1可見(jiàn),資金管理系統(tǒng)主要由帳戶管理、帳戶監(jiān)控、資金計(jì)劃、資金調(diào)度、付息債務(wù)、銀企直聯(lián)、接口管理、報(bào)表展現(xiàn)及決策支持等八個(gè)部分組成。其主要功能描述如下
3.1.1. 帳戶管理:實(shí)現(xiàn)對(duì)各分支結(jié)構(gòu)的賬戶情況、開(kāi)戶、銷戶、賬戶頭寸、賬戶狀態(tài)等信息的詳細(xì)管理。賬戶管理必須通過(guò)信息化手段和銀行的配合,規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程,對(duì)所有賬戶的開(kāi)立、變更、撤銷在系統(tǒng)中通過(guò)審批流程取得批復(fù)后方可辦理,保證銀行賬戶信息的準(zhǔn)確性、一致性。實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司對(duì)下屬企業(yè)在銀行的賬戶頭寸和業(yè)務(wù)流水進(jìn)行全面監(jiān)控,及時(shí)掌握所有分子公司在銀行存貸款業(yè)務(wù)的全貌,及時(shí)了解子公司在各家銀行賬戶的開(kāi)立、變更、撤消情況。為后續(xù)的資金劃撥及統(tǒng)籌管理提供支持。
3.1.2. 帳戶監(jiān)控:是在賬戶管理的基礎(chǔ)上所實(shí)現(xiàn)的對(duì)資金流動(dòng)、存量、交易明細(xì)的管理。資金監(jiān)控的管理需要與銀行系統(tǒng)充分集成才能完成,對(duì)各下屬單位資金交易明細(xì)信息的監(jiān)控是對(duì)資金存量和流量管理的基礎(chǔ)。資金交易明細(xì)信息應(yīng)當(dāng)包括交易方向、交易金額、交易單位等多種信息,結(jié)合對(duì)賬戶存量的掌握,就可以清晰的判斷集團(tuán)資金的流向和資金狀態(tài)。同時(shí)對(duì)授信額度、資金狀況、資金關(guān)鍵指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一的監(jiān)控、追蹤、分析,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)公司資金的風(fēng)險(xiǎn)管理。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供交易信息抽樣、分析、預(yù)警功能,對(duì)違背公司資金規(guī)定的交易及時(shí)提示和預(yù)警,便于管理層跟蹤處理及決策支持。
3.1.3. 資金計(jì)劃:資金計(jì)劃管理包括資金計(jì)劃編制審批、計(jì)劃執(zhí)行、計(jì)劃調(diào)整、計(jì)劃控制,計(jì)劃執(zhí)行情況查詢和分析等內(nèi)容。通過(guò)資金計(jì)劃可以預(yù)測(cè)各期間現(xiàn)金流量情況及資金需要,有效平衡整個(gè)集團(tuán)公司的經(jīng)營(yíng)費(fèi)用支出及資金運(yùn)用,做到事前計(jì)劃、事中控制、事后分析。計(jì)劃管理可以根據(jù)管理要求分為:月度計(jì)劃、季度計(jì)劃和年度計(jì)劃等多種計(jì)劃方式,不管是那種計(jì)劃管理方式,重要是要對(duì)計(jì)劃項(xiàng)目進(jìn)行明確規(guī)定,而計(jì)劃項(xiàng)目也必須和銀行賬戶建立關(guān)聯(lián)才能實(shí)現(xiàn)有效控制。
3.1.4. 資金調(diào)度管理:
1) 資金上劃的管理,對(duì)于上劃可以通過(guò)銀行完成自動(dòng)上劃完成,可以逐級(jí)上劃和越級(jí)上劃兩種。其中資金上劃完成后的資金管理指標(biāo)計(jì)算是關(guān)鍵,要實(shí)現(xiàn)資金精細(xì)化管理必須在資金管理系統(tǒng)中建立相應(yīng)的管理指標(biāo),從而支持對(duì)各個(gè)地區(qū)和子公司的量化管理與考核管理。
2) 資金下?lián)芄芾響?yīng)完全依照計(jì)劃申報(bào)情況來(lái)進(jìn)行撥付,撥付管理也可以分為定時(shí)撥付和定額撥付等方式,定時(shí)撥付是參照時(shí)間計(jì)劃一次或多次進(jìn)行撥付,而定額撥付則是通過(guò)充足額度的方式實(shí)現(xiàn),這兩種方式可以根據(jù)管理的要求地區(qū)的差異區(qū)別對(duì)待設(shè)計(jì)。
3.1.5. 付息債務(wù)管理:付息債務(wù)管理主要是對(duì)應(yīng)付票據(jù)的管理功能,付息債務(wù)管理包括:重要空白票據(jù)管理和承兌匯票管理,以及對(duì)這些票據(jù)在不同使用階段狀態(tài)的管理。對(duì)票據(jù)的購(gòu)買、出售、登記、銷號(hào)、注銷、托收、代管等業(yè)務(wù)信息先是以手工形式在系統(tǒng)記錄,以后期間內(nèi)應(yīng)付票據(jù)計(jì)息及償付時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算利息及付款提示管理。從而實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司對(duì)付息票據(jù)的監(jiān)管、控制和有效使用。
3.1.6. 銀行直聯(lián)系統(tǒng)接口:
銀企直連系統(tǒng)的接口機(jī)通過(guò)專線與各銀行接口機(jī)進(jìn)行通信,實(shí)現(xiàn)資金操作的實(shí)時(shí)交易,整個(gè)過(guò)程與數(shù)據(jù)傳遞處于安全控制中。接口管理功能要求如下:
1) 銀行接口: 銀企直連系統(tǒng)與各家銀行的接口工作模式:采用銀企直連系統(tǒng)發(fā)起交易請(qǐng)求->銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理請(qǐng)求->銀行系統(tǒng)返回?cái)?shù)據(jù)->銀企直連系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)進(jìn)行后續(xù)處理
2) ERP接口: 銀企直連系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互主要是:ERP中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步到銀企直連系統(tǒng),如賬戶、子公司等信息。需要實(shí)際對(duì)內(nèi)/外進(jìn)行資金支付的付款憑證數(shù)據(jù)導(dǎo)入銀企直連系統(tǒng)。ERP中的記帳數(shù)據(jù)導(dǎo)入銀企直連系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)帳。存款利息數(shù)據(jù)發(fā)送至ERP自動(dòng)生成財(cái)務(wù)費(fèi)用總帳憑證。所有交易執(zhí)行結(jié)果至ERP系統(tǒng)的傳送。
3.1.7. 與ERP系統(tǒng)接口:
從業(yè)務(wù)角度來(lái)看,要使資金管理系統(tǒng)能夠真正發(fā)揮起資金決策分析功能,ERP系統(tǒng)將是它能夠汲取廣泛信息最好的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺(tái)。而從專業(yè)領(lǐng)域來(lái)看,資金管理系統(tǒng)的及時(shí)而又準(zhǔn)確的基于銀行賬戶的交易信息和廣泛的資金結(jié)算和管理手段,將使ERP系統(tǒng)能夠在其自身的決策分析中獲得來(lái)自資金管理系統(tǒng)的豐富數(shù)據(jù)信息。在ERP系統(tǒng)中,銀行管理模塊、對(duì)賬模塊和資金憑證生成模塊是主要的幾個(gè)與資金系統(tǒng)關(guān)聯(lián)較多的系統(tǒng),而ERP系統(tǒng)中的很多視圖信息也是資金管理系統(tǒng)需要的,例如應(yīng)收、應(yīng)付和工程等模塊的信息將為資金管理系統(tǒng)提供分析來(lái)源,在與ERP系統(tǒng)建立接口后,豐富的數(shù)據(jù)來(lái)源將為資金管理系統(tǒng)帶來(lái)可以預(yù)期的好處。
1) 銀行對(duì)帳支持: 系統(tǒng)通過(guò)銀企互連接口等通訊手段從網(wǎng)銀系統(tǒng)接收銀行對(duì)賬數(shù)據(jù),通過(guò)本系統(tǒng)將銀行對(duì)帳單信息按規(guī)定的格式導(dǎo)入ERP系統(tǒng),在ERP中進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)對(duì)帳功能。
3.1.8. 報(bào)表展現(xiàn)及決策支持:系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供便捷的資金數(shù)據(jù)查詢模式以便決策支持。如:1)、按照組織、銀行、賬戶、賬戶屬性等各種維度統(tǒng)計(jì)流量和余額,自動(dòng)生成日?qǐng)?bào)表。2)、為實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)公司資金的集中管理、資金的統(tǒng)一調(diào)度、有效利用,實(shí)現(xiàn)銀行存款、貸款余額查詢監(jiān)控;3)、與財(cái)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合,查詢子公司銀行存款總額,銀行存款分析報(bào)表等
3.2. 系統(tǒng)安全管理:
1) 資金管理系統(tǒng)通過(guò)接口平臺(tái)或接口機(jī)傳輸數(shù)據(jù)到銀企直連系統(tǒng),使用文件接口方式時(shí),需要對(duì)文件傳輸過(guò)程進(jìn)行安全控制,采用的安全技術(shù)要求:要求確保文件在由資金管理系統(tǒng)到銀企直連系統(tǒng)的傳輸過(guò)程中沒(méi)有發(fā)生任何變化,即不能被篡改。為了保證文件傳輸?shù)陌踩?要求系統(tǒng)支持MD5加密技術(shù)。
2) 在銀企直連系統(tǒng)與銀行前置機(jī)通訊過(guò)程中,要求使用對(duì)應(yīng)直連銀行的安全技術(shù)來(lái)保障數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩Ｔ谙到y(tǒng)實(shí)施時(shí),通常會(huì)在企業(yè)接口前置機(jī)上部署銀行方提供的安全加密通訊客戶端軟件,該軟件負(fù)責(zé)將企業(yè)的交易請(qǐng)求數(shù)據(jù)安全的發(fā)送到銀行方的接口前置機(jī)進(jìn)行確認(rèn)身份、解密等操作后發(fā)送銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理并返回結(jié)果
4. 結(jié)束語(yǔ)
資金管理平臺(tái)的打造是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司資金管理關(guān)鍵,平臺(tái)可分為系統(tǒng)平臺(tái)和業(yè)務(wù)平臺(tái),業(yè)務(wù)平臺(tái)是在構(gòu)架于系統(tǒng)平臺(tái)基礎(chǔ)上完成實(shí)現(xiàn)的。其中,對(duì)于業(yè)務(wù)平臺(tái)的搭建關(guān)鍵是要梳理業(yè)務(wù)流程和管理控制要點(diǎn),以及對(duì)原來(lái)業(yè)務(wù)的綜合利用和整合。而系統(tǒng)平臺(tái)的搭建要在充分考慮現(xiàn)有需求基礎(chǔ)來(lái)對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的技術(shù)提出具體要求,例如:系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則、系統(tǒng)拓展性、系統(tǒng)安全性等;現(xiàn)有系統(tǒng)平臺(tái)搭建要考慮未來(lái)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn),盡量控制重復(fù)投資和系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。由此可見(jiàn)無(wú)論是系統(tǒng)平臺(tái)打造還是業(yè)務(wù)平臺(tái)打造兩者又是相輔相成、相互依托的。
