2007年1月16日,財政部、教育部印發(fā)《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》中規(guī)定:“高等學校應全面推進財務管理的信息化和網絡化,充分利用現(xiàn)代信息技術,實現(xiàn)統(tǒng)一核算和實時監(jiān)控,提高財務管理水平和會計信息質量。高等學校應逐步改變傳統(tǒng)的資金收付方式,借助銀行卡、網上銀行等先進手段,大力推進資金收支業(yè)務的電子劃轉,最大限度地減少現(xiàn)金流動”。規(guī)定對高校的財務管理和會計核算工作提出了更高的要求。隨著部門預算、國庫集中支付、預算外資金收支兩條線管理等財政體制改革的不斷深入,高校規(guī)模不斷擴大,高校資源日益增加,高校財務環(huán)境也日趨復雜。高校傳統(tǒng)的資金結算方式已滯后于高校財務管理工作。如何借助發(fā)達的網絡技術,通過網上銀行支付系統(tǒng)與會計電算化財務系統(tǒng)的無縫對接實現(xiàn)無現(xiàn)金報銷,減少現(xiàn)金流,規(guī)避現(xiàn)金風險,提高財務工作效率,已經成為各高校急需研究的重要課題。蘇州大學自1991年實施會計電算化,邁出了會計信息化的第一步。之后,學校以會計電算化為平臺,不斷進行無現(xiàn)金結算改革,先后在教工工資和學生補助發(fā)放、學生學費收繳、校園“一卡通”、零星收費、“報賬通”無現(xiàn)金報賬等方面實現(xiàn)無現(xiàn)金結算,尤其是“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)在國內屬首創(chuàng)。
一、“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)的研發(fā)背景
(一)現(xiàn)金安全問題凸現(xiàn)
1.現(xiàn)金流量日益增加。隨著學校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,蘇州大學教育事業(yè)經費不斷增加,2004年教育事業(yè)經費達5.4億元,全年庫存現(xiàn)金流量2.72億元;2005年教育事業(yè)經費達6.3億元,全年庫存現(xiàn)金流量3.30億元,現(xiàn)金流量較上年增長21.32%;2006年教育事業(yè)經費達6.9億元,新校區(qū)建設貸款資金14.33億元,日均現(xiàn)金流量達幾十萬元?，F(xiàn)金出納崗位風險巨大,財務工作面臨如何降低出納崗位風險,確保現(xiàn)金收付安全問題。
2.多校區(qū)辦學現(xiàn)金問題。2005年8月,學校正式啟用新校區(qū),隨著8個學院1.5萬名師生入住新校區(qū),學校要求財務處在新校區(qū)設立報銷點。由于學校只有一套印鑒章,首先面臨如何解決新校區(qū)每天現(xiàn)金備用金及現(xiàn)金安全問題,其次,轉賬業(yè)務也無法及時辦理,影響了教學和科研的開展。
(二)財務人員緊缺
學校核定財務處編制數為32人,與同規(guī)模高校相比,校財務人員較少,在學校教育事業(yè)費日益增長及多校區(qū)辦學的情況下,財務人員編制數與需求數的矛盾日益突出,如何合理設置崗位,提高財務人員工作效率,節(jié)省人力資源,成為財務部門面臨的現(xiàn)實問題。
隨著銀行網銀支付系統(tǒng)及公務卡的推行,許多高校利用銀行網銀系統(tǒng)、公務卡來實現(xiàn)無現(xiàn)金結算,規(guī)避現(xiàn)金風險,但數據需二次輸入,會增加財務人員的工作量,為了使數據不重復錄入,提高數據準確性,節(jié)省財務人員的勞動力,只要學校財務系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)直接無縫對接,使各項付款業(yè)務不需二次錄入,就能完成學校銀行賬戶與其他單位或個人銀行卡之間的資金劃轉,實現(xiàn)無現(xiàn)金結算。2005年初,校財務處、交通銀行、上海復旦天翼公司三家單位合作,經過反復論證,研發(fā)、完成了“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)的開發(fā)。2005年該系統(tǒng)在新校區(qū)試行,2006年在本部全面推開。
二、“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)功能及特點
“報賬通”系統(tǒng)主要依托學校財務系統(tǒng)和銀行網銀支付系統(tǒng)完成付款,財務審核人員憑用戶名和密碼登錄財務系統(tǒng),編制記賬憑證后交出納員,出納員憑鑰匙盤和密碼登錄“報賬通”系統(tǒng),核對每筆付款業(yè)務的相關信息,按記賬憑證編號實施支付,從而完成學校銀行賬戶與其他單位或個人銀行卡之間的資金劃轉,實現(xiàn)無現(xiàn)金支付。由于記賬憑證編號的唯一性,避免了該系統(tǒng)發(fā)生重復付款的可能。若審核、出納人員各司其職,相互配合,實時處理報銷業(yè)務,則每筆付款業(yè)務由單位賬戶支付到同行個人賬戶只需5分鐘就能完成。
與傳統(tǒng)網銀支付系統(tǒng)相比,“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)具有以下特點:
(一)有效整合了兩個系統(tǒng)的業(yè)務流程
由于學校財務系統(tǒng)和銀行網銀系統(tǒng)是兩套獨立的系統(tǒng),各個系統(tǒng)都有一套完整獨立的業(yè)務流程,而這些業(yè)務流程之間又存在著密切的聯(lián)系。傳統(tǒng)網銀支付系統(tǒng)要求有數據錄入、數據復核的環(huán)節(jié),學校財務系統(tǒng)中也有同樣的環(huán)節(jié),在“報賬通”系統(tǒng)下,對重復的業(yè)務環(huán)節(jié)進行了有效的整合,使得兩個環(huán)節(jié)只要一次操作,就能夠完成兩個系統(tǒng)的全部業(yè)務流程。
(二)實現(xiàn)了數據共享,保證了數據的一致性
學校財務系統(tǒng)數據庫與銀行網銀系統(tǒng)數據庫存在大量重復的數據信息,通過“報賬通”系統(tǒng),可以把財務系統(tǒng)中的電子數據由系統(tǒng)自動提交給網銀支付服務器,既減少了二次錄入工作量,又規(guī)避了因二次錄入而產生的差錯,實現(xiàn)了數據共享,保證了網銀支付系統(tǒng)提交的電子數據與財務系統(tǒng)數據的一致性。
三、“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)的優(yōu)點
(一)規(guī)避了現(xiàn)金風險
在實施無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)之前,學校每天現(xiàn)金流量高達數十萬元。在無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)下,報銷款通過無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)直接轉入個人銀行卡,現(xiàn)金收款業(yè)務通過POS機刷卡轉賬收取,收、付款業(yè)務都不涉及現(xiàn)金,實現(xiàn)了零庫存現(xiàn)金核算、管理,徹底避免了現(xiàn)金保管和周轉過程中不可預見的風險,確保了現(xiàn)金安全。
(二)保證了付款信息準確
每筆付款業(yè)務先由審核人員登錄財務系統(tǒng)填制記賬憑證,再由出納人員登錄“報賬通”系統(tǒng),根據復核后的記賬憑證,按憑證號核對付款金額、用戶名、卡號及開戶行等付款信息,核對無誤后進行支付操作。這樣,一筆業(yè)務經過兩人核對,避免了現(xiàn)金付款時,只有出納一人付款操作可能帶來的差錯,確保了付款信息準確無誤。
(三)極大提高了工作效率
首先,在無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)下,每日終了無需盤點庫存現(xiàn)金。其次,銀行出納人員可以隨時從無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)中下載標準格式的對賬單,導入財務系統(tǒng)的銀行對賬模塊實現(xiàn)自動對賬,從而減輕工作量。再次,“報賬通”系統(tǒng)付款信息只需審核人員一次錄入,如對個人報銷業(yè)務,審核人員可直接從工資系統(tǒng)中獲取收款人和卡號等信息;對單位付款業(yè)務,第一次發(fā)生支付業(yè)務時,審核人員要將該收款單位的戶名、開戶行及賬號完整輸入財務系統(tǒng)中,以后發(fā)生同一單位轉賬業(yè)務時,只要輸入其單位全稱或賬號,財務系統(tǒng)就會自動跳出相關信息,減少了錄入工作量,大大提高了工作效率。
(四)加強了內部會計控制
銀企端通訊機系統(tǒng)和財務無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)有很好的內控機制,分別設置專用鑰匙盤及系統(tǒng)口令。鑰匙盤和系統(tǒng)口令兩者缺一不可,否則將無法進入財務無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)。每個操作人員都有USBKEY客戶證書和各自的操作密碼,操作指令系統(tǒng)中都留有記錄,安全可靠。出納付款時無法修改付款信息,發(fā)現(xiàn)信息有誤只能提請原審核人員修改,進一步加強了內部會計控制,確保了網上資金的安全。
(五)提升了財務服務質量
在無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)下,報銷人員只需將原始單據交財務審核人員錄入財務系統(tǒng),通過財務處內部傳遞,出納人員將報銷款直接付到報銷人卡上,節(jié)省了教職工二次排隊等候時間,如果教職工開通了手機“銀信通”業(yè)務,就能通過短信及時了解報銷款的到賬時間、到賬金額以及信用卡余額。安全、方便、快捷的支付手段,為教職工提供了更好的服務渠道,提升了服務質量。
(六)有利于科學設置財務崗位
在無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)下,財務崗位設置可在不違背內控制度的前提下,進一步優(yōu)化崗位設置,減少崗位間的流轉環(huán)節(jié),提高工作效率。如可以不設現(xiàn)金出納崗,銀行收款兼收入審核崗,銀行付款兼復核崗等。各個學校可根據實際情況,合理設置出納崗、審核崗、復核崗,明確各崗位的工作職責,從而提高全處的工作效率,提升財務管理水平。
四、實施無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)的體會
(一)學校領導支持是無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)實施的前提
每一項改革措施的出臺,都會有個讓人接受的過程,一開始實施無現(xiàn)金報賬時,人們習慣于報銷后拿到現(xiàn)金,當看不到現(xiàn)金貨幣后,心里總感到不踏實,于是會想出各種理由反映到學校領導層,若得不到學校領導的支持,改革就很難推行。蘇州大學在實施無現(xiàn)金報賬過程中,得到了學校領導的大力支持,校領導帶頭使用無現(xiàn)金結算方式,有力地促進了這項新型支付方式的順利實現(xiàn)。
(二)選擇合作銀行是實現(xiàn)無現(xiàn)金報賬的關鍵
無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)主要是實現(xiàn)學校財務系統(tǒng)與銀行網銀系統(tǒng)的直接對接,因此,一定要選擇一家網銀技術較強的銀行,確保系統(tǒng)安全對接,實現(xiàn)無現(xiàn)金結算。同時,為方便教職工報銷款能及時付到個人信用卡上,一般應選擇教職工工資卡所屬銀行作為合作伙伴,而且,該行應在學校各校區(qū)內設有服務網點或ATM機,方便教職工及時取款或繳款。如蘇州大學學校財務處辦公地附近就有銀行服務網點和ATM機,銀行服務網點還承擔了學校零星解款業(yè)務。
(三)做好宣傳和服務工作是實施無現(xiàn)金報賬的保障
在實施無現(xiàn)金報賬前,先利用校園網進行廣泛的宣傳,宣傳實施無現(xiàn)金報賬的意義及具體運行方案,同時,在啟用初期,經常有教職工忘記帶卡,財務處隨時提供查詢卡號服務,讓廣大教職工親身體會到方便、快捷、優(yōu)質的服務,保證無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)得以順利實施。各個學校可以根據實際情況,廣泛做好實施前的宣傳工作,在實踐中不斷地完善無現(xiàn)金報賬系統(tǒng),為廣大教職工提供更優(yōu)質的服務。
(四)以無現(xiàn)金報賬為契機,不斷探索財務核算新模式
目前,因條件限制,?！皥筚~通”系統(tǒng)還不包括國庫支付系統(tǒng)的業(yè)務。2010年年初,財務處積極與省財政廳聯(lián)系,設想將國庫支付系統(tǒng)納入“報賬通”系統(tǒng),充分發(fā)揮無現(xiàn)金結算優(yōu)勢,減少數據二次錄入,全面實現(xiàn)審核一次錄入、出納核對付款。同時正在研發(fā)將銀行公務卡結算納入“報賬通”系統(tǒng),進一步擴大無現(xiàn)金報賬范圍,實現(xiàn)縱向延伸管理。
(五)進一步探索財務服務途徑,創(chuàng)新財務管理理念
蘇州大學“報賬通”系統(tǒng)已實行了三年多,整個工作運行良好,全校師生普遍滿意。為了進一步提高服務水平,財務處利用“報賬通”系統(tǒng)這個平臺,推出“預約報銷”服務模式,報銷人員只需通過網絡提供必要的信息,報銷單據“打包”后送交財務處即可完成報銷業(yè)務。從而為廣大教職工提供更優(yōu)質的服務,進一步縮短了教職工報銷時間,提高了報銷效率。
總之,開發(fā)無現(xiàn)金報賬系統(tǒng),實現(xiàn)無現(xiàn)金結算,是高校財會電算化的發(fā)展趨勢,對創(chuàng)新財務管理手段、提高財務工作效率,避免現(xiàn)金保管和流通過程中不可預見的風險,提高財務管理水平有著積極的意義。我們將以“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)為契機,進一步推進財務管理的信息化和網絡化建設,創(chuàng)新財務管理理念,不斷提高財務管理水平。
