一、對會計信息化及其發(fā)展的基本認(rèn)識
(一)會計信息化的內(nèi)涵及其特征
“會計信息化”是指將會計信息作為管理信息資源,全面運用以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信為主的信息技術(shù)對其進(jìn)行獲取、加工、傳輸、應(yīng)用等處理,為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟(jì)運行提供充足、實時、全方位的信息。會計信息化是信息社會的產(chǎn)物,是未來會計的發(fā)展方向。會計信息化不僅僅是將計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等先進(jìn)的信息技術(shù)引入會計學(xué)科,與傳統(tǒng)的會計工作相融合,在業(yè)務(wù)核算、財務(wù)處理等方面發(fā)揮作用,它還包含有更深的內(nèi)容,如會計基本理論信息化、會計實務(wù)信息化、會計教育的信息化、會計管理信息化等。
與傳統(tǒng)的會計模式相比,會計信息化具有以下幾個顯著特征:(1)會計信息的表現(xiàn)形式更加多樣化;(2)提供的會計信息能及時滿足用戶的需求;(3)會計信息的傳輸空間范圍進(jìn)一步拓寬;(4)以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)為技術(shù)手段;(5)依據(jù)會計目標(biāo),按信息管理原理與信息技術(shù)重組會計流程;(6)以實現(xiàn)會計業(yè)務(wù)信息化管理為目標(biāo)。
(二)會計信息化產(chǎn)生和發(fā)展的條件與動力
1.知識經(jīng)濟(jì)是會計信息化產(chǎn)生的外部條件。知識經(jīng)濟(jì)是建立在知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用基礎(chǔ)上的經(jīng)濟(jì)。為了生存和發(fā)展,企業(yè)會計只有順應(yīng)時代潮流,運用先進(jìn)的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、電子商務(wù)等信息技術(shù),改造傳統(tǒng)會計,提高財務(wù)信息處理與輸出的速度,提高財務(wù)信息的質(zhì)量,才能滿足知識經(jīng)濟(jì)對財務(wù)信息的要求。
2.企業(yè)信息化對會計的影響是會計信息化產(chǎn)生的外在動力。企業(yè)信息化首推會計信息化,它是會計信息化產(chǎn)生的外在動力。這主要表現(xiàn)在以下兩方面:其一,會計信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個重要子系統(tǒng),產(chǎn)生了企業(yè)70%以上的信息。因而,會計信息化是企業(yè)信息化的核心內(nèi)容,并在推動企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮極其重要的作用。要進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè),必須進(jìn)行會計信息化建設(shè),不實現(xiàn)會計工作的信息化也就談不上企業(yè)管理的信息化。其二,企業(yè)信息化發(fā)展要求未來的會計信息系統(tǒng)應(yīng)具有開放性,能利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息發(fā)送與接收,達(dá)到內(nèi)外數(shù)據(jù)共享,為其他相關(guān)的部門、行業(yè)提供綜合信息服務(wù)。但現(xiàn)行的大多數(shù)會計信息系統(tǒng)根本無法滿足這些要求,因此,為推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè),必須構(gòu)建信息化會計。
3.會計信息失真等現(xiàn)實問題是會計信息化產(chǎn)生的直接原因。會計信息失真使國家在制定各項經(jīng)濟(jì)政策時缺少真實、可靠的客觀依據(jù),使企業(yè)內(nèi)部管理者對資金總量和財務(wù)成果表現(xiàn)出來的清償能力和變現(xiàn)能力缺乏正確認(rèn)識,使企業(yè)的經(jīng)營行為缺乏針對性和有效性。為解決問題,許多專家把目光投向了會計信息化。
4.現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)會計模型之間的矛盾是會計信息化產(chǎn)生的內(nèi)在因素。信息社會里,社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境和信息處理技術(shù)等方面發(fā)生了巨大變化,這要求會計要對此做出相應(yīng)的反應(yīng),否則將會阻礙社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和文明的進(jìn)步。傳統(tǒng)會計模型是工業(yè)社會的產(chǎn)物,是與工業(yè)社會的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和手工的信息處理技術(shù)相適應(yīng)的,其處理程序和規(guī)則與現(xiàn)代信息技術(shù)難以適應(yīng)和協(xié)調(diào),無法滿足信息社會對會計核算、管理、決策的要求。
二、會計信息化的目的
(一)簡化會計流程
由于電子計算機(jī)具有強(qiáng)大的運算功能,網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)執(zhí)行從會計憑證到財務(wù)報告全過程的信息處理,人工干預(yù)大大減少,客觀上消除了手工方式下信息處理過程的諸多環(huán)節(jié)。相對于手工會計而言,網(wǎng)絡(luò)會計的技術(shù)性及其復(fù)雜程度大幅度降低。
(二)收集整理信息
會計信息化集成所有數(shù)據(jù)于一個數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)實時獲取信息、實時處理信息、實時報告信息的新流程。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,信息技術(shù)的發(fā)展使得財務(wù)業(yè)務(wù)的協(xié)同成為可能,企業(yè)的管理信息系統(tǒng)將企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動的每個信息采集點都納入企業(yè)信息網(wǎng)之中,大量的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)從企業(yè)各個管理子系統(tǒng)直接采集,并通過公共接口,與有關(guān)外部系統(tǒng)相聯(lián)接,使會計系統(tǒng)不再是信息的孤島,絕大部分的業(yè)務(wù)信息能夠?qū)崟r轉(zhuǎn)化,直接生成會計信息,會計數(shù)據(jù)處理呈集成化之勢。
(三)共享數(shù)據(jù)
共同使用數(shù)據(jù),各級管理者可以實時動態(tài)地獲取所需的信息,支持決策。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,會計信息將具有更大程度的開放性和公開性。會計部門內(nèi)部與其他部門之間及與外界環(huán)境之間的信息交流也變得十分便捷,財務(wù)部門的許多工作均可由其他部門完成。企業(yè)集團(tuán)可以利用基于信息化的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件對所有分支機(jī)構(gòu)實現(xiàn)集中記賬、遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程審計、集中資金調(diào)配等處理。集團(tuán)企業(yè)總部可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的處理和分析,充分利用集團(tuán)內(nèi)部信息資源,實現(xiàn)真正的信息共享。
(四)動態(tài)反饋
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,各種數(shù)據(jù)實現(xiàn)在線輸入,電子貨幣自動劃轉(zhuǎn),業(yè)務(wù)信息實時轉(zhuǎn)化,自動生成會計信息,省卻了手工方式下將業(yè)務(wù)資料輸入到會計賬簿的過程,使得會計核算從事后核算變?yōu)閷崟r核算,靜態(tài)核算變?yōu)閯討B(tài)核算。這樣,信息使用者可以隨時隨地了解企業(yè)的信息,及時作出決策。
三、我國企業(yè)會計信息化發(fā)展中存在的問題
(一)企業(yè)管理層對會計信息化的重要性認(rèn)識不足,且理論研究嚴(yán)重滯后
目前,相當(dāng)一部分企業(yè)管理者以及會計人員都認(rèn)為實現(xiàn)會計信息化的目的只是為了讓會計人員從復(fù)雜的手工勞動中解放出來,只是為了減輕會計人員的工作量,提高勞動效率, 提高信息輸出的速度。而沒有認(rèn)識到會計信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。還有的企業(yè)只滿足于眼前的現(xiàn)狀,認(rèn)為不加強(qiáng)企業(yè)的會計信息化建設(shè),企業(yè)也能搞好;甚至有的企業(yè)發(fā)展了,但是管理水平仍然停留在原來的水平上,管理手段和措施沒有多大的變化;還有些領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為,企業(yè)實現(xiàn)會計電算化就夠了,沒必要再實現(xiàn)會計信息化,所以對企業(yè)的會計信息化不夠重視,殊不知推進(jìn)會計信息化建設(shè)對進(jìn)一步提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益有著重要的意義。
信息化會計理論研究滯后是制約我國會計信息化發(fā)展的又一十分重要的方面。目前的會計理論很少考慮計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入會計領(lǐng)域所引起的變化,嚴(yán)重制約了會計信息化的發(fā)展進(jìn)程。例如,會計假設(shè)作為傳統(tǒng)會計建立的基石,主要劃定會計核算的時空范圍,是建立在時間和空間“二維”坐標(biāo)基礎(chǔ)上的一種“二維平面單向傳遞”會計觀念,但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對會計信息系統(tǒng)支持相對不足。具體表現(xiàn)在:(1)企業(yè)作為會計主體,其外延不斷變化,使會計主體呈現(xiàn)模糊性,這就需要重新認(rèn)識和拓展會計主體假設(shè)的空間界限。(2)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)中不確定因素不斷增加,隨時都可能導(dǎo)致企業(yè)解體,由此而引發(fā)了對持續(xù)經(jīng)營假設(shè)的否定,縮短了會計的時間界限。(3)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境支持下的信息化會計重點突破速度問題,時間上使會計核算從事后達(dá)到實時,財務(wù)管理從靜態(tài)走向動態(tài),使會計分期假設(shè)消除了時間和斷點。此外, 建立在傳統(tǒng)會計假設(shè)基礎(chǔ)上的會計原則也不能適應(yīng)信息化會計的要求,也要在新的會計假設(shè)基礎(chǔ)上進(jìn)行重新設(shè)定。
(二)會計信息化從業(yè)人員綜合素質(zhì)偏低,缺乏復(fù)合型人才
目前我國許多單位、部門的會計人員很多,而且對會計業(yè)務(wù)也很精通,但是精通計算機(jī)知識的人員卻不多。一部分是“半路出家”的信息化會計人員,對計算機(jī)知識了解極其有限,無法將計算機(jī)知識和會計知識有機(jī)結(jié)合起來,造成了會計信息化人員知識的不全面、不均衡、不系統(tǒng);另外一些計算機(jī)專業(yè)人員對會計知識又比較貧乏,對運行會計軟件過程中出現(xiàn)的問題不能及時解決和處理。所以,長期以來,會計信息化復(fù)合型人才的缺乏一直是制約我國會計信息化發(fā)展的關(guān)鍵問題。雖然有不少部門組織各種培訓(xùn),但由于培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、單位事務(wù)及個人精力等因素的制約,會計信息化方面的人才總體素質(zhì)仍然不高。
信息時代會計信息化的應(yīng)用,對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握會計專業(yè)知識,還要掌握相關(guān)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)科學(xué)等知識,了解財務(wù)軟件的使用、保養(yǎng)和維護(hù)。會計信息化從業(yè)人員綜合素質(zhì)偏低的突出表現(xiàn)是對財務(wù)軟件的應(yīng)用方法和技巧掌握得不夠透徹和熟練,對軟件的認(rèn)識有局限性,對軟件運行過程中出現(xiàn)的故障不能及時排除,導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運行。這個問題已成為企業(yè)快速實現(xiàn)、發(fā)展會計信息化的障礙。
(三)財務(wù)數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)共享,其安全性缺乏有力保障
從我國目前的實際情況來看,有一部分企業(yè)由于管理意識不到位、資金短缺、人員缺乏、業(yè)務(wù)鏈脫節(jié)等原因,而不能實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化,這樣就會影響企業(yè)會計信息化實現(xiàn)的進(jìn)程。同時在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,財務(wù)信息的傳遞借助網(wǎng)絡(luò)完成,如何保證信息從傳遞到接受的真實性、可靠性,成為會計信息化發(fā)展過程中的突出問題。尤其是一些集團(tuán)性企業(yè)和跨國公司,利用Internet來傳遞數(shù)據(jù)、溝通信息時,由于Internet的開放性,將不可避免地出現(xiàn)一些問題。另外,對企業(yè)內(nèi)部信息使用者來講,如果使用權(quán)限劃分不當(dāng),內(nèi)部控制不嚴(yán),也容易造成信息濫用和泄密。
(四)盲目投資
目前,許多企業(yè)信息化建設(shè)效果并不理想,有些企業(yè)一味強(qiáng)調(diào)一步到位,貪大求全,造成員工素質(zhì)、基礎(chǔ)管理和系統(tǒng)需求之間的“巨大鴻溝”,甚至由于資金問題而使項目難以為繼、中途夭折。究其原因,主要是盲目上馬、缺乏規(guī)劃造成的。信息化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,要根據(jù)企業(yè)自身的實際情況,進(jìn)行統(tǒng)一的整體規(guī)劃,確定信息化的階段性目標(biāo);要根據(jù)企業(yè)自身的承受能力,以及企業(yè)管理中的突出問題和主要矛盾,采取量力而行、循序漸進(jìn)的方法。
四、解決會計信息化發(fā)展中相關(guān)問題的對策
(一)建立信息化會計新理念,提高對會計信息化的認(rèn)識水平
在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時代,需要跨越現(xiàn)行會計的時空觀念,建立適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)下網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的會計信息系統(tǒng)時間、空間和速度“三維觀”新理念。首先,網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中“會計主體”假設(shè)應(yīng)重新解釋,其應(yīng)該是“以經(jīng)濟(jì)利益為紐帶,以項目合作為目標(biāo)的社會組織集合體”。其活動空間范圍可以包括傳統(tǒng)會計系統(tǒng)界定的“實”的物理空間中的公司、企業(yè)、集團(tuán)及其分支機(jī)構(gòu)和內(nèi)部獨立核算組織、責(zé)任中心、行政事業(yè)單位、基金組織、獨資企業(yè)等,也可涵蓋以網(wǎng)絡(luò)“虛”的媒體空間為主的“網(wǎng)絡(luò)公司”、“虛擬企業(yè)”等網(wǎng)絡(luò)化開放式公司、組織、社團(tuán)等臨時性結(jié)盟組織。其次,廢除“持續(xù)經(jīng)營”假設(shè),建立“項目清算”假設(shè)。最后,廢除“會計分期”假設(shè),建立“實時傳遞”假設(shè)?？傊?會計基礎(chǔ)理論的創(chuàng)新,將使會計方法和會計實務(wù)的發(fā)展得到理論上的指導(dǎo)。以網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)、信息化會計為背景而建立“三維”會計假設(shè)新理念,將會是會計理論發(fā)展史上又一次重要的突破。
(二)大力培養(yǎng)合格的信息化人員,提高財務(wù)人員整體素質(zhì)
1. 企業(yè)應(yīng)立足于國際水準(zhǔn),培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才,他們能夠掌握國際先進(jìn)技術(shù),精通信息技術(shù),熟練應(yīng)用會計信息化,推動企業(yè)信息化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“職能型”轉(zhuǎn)變。
2.各單位應(yīng)積極組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計信息化知識,維護(hù)軟件正常運行,掌握計算機(jī)先進(jìn)技術(shù),培養(yǎng)復(fù)合型人才為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造人才條件。
3.培養(yǎng)復(fù)合型人才,可以在院校開設(shè)會計信息化專業(yè)或在財會專業(yè)中增設(shè)計算機(jī)編程、維護(hù)等課程,可以讓財會人員進(jìn)修計算機(jī)課程,還可以讓計算機(jī)人員、在崗人員實習(xí)并進(jìn)修財會知識。
4.加強(qiáng)并制訂實事求是的會計信息化人員培訓(xùn)計劃,要注重實效,不搞一刀切。對會計人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對系統(tǒng)維護(hù)人員,應(yīng)盡量聘用計算機(jī)專業(yè)人員,畢竟計算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作,對這些計算機(jī)專業(yè)人員只要進(jìn)行簡單的會計培訓(xùn)就可以收到良好的效果。
5.加大對會計信息化人才的培養(yǎng)力度。要針對單位會計人員的特點和工作要求,科學(xué)地確定培訓(xùn)內(nèi)容,做到教育對象層次化、知識結(jié)構(gòu)系統(tǒng)化,更新會計人員的知識,提高會計技能以適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的要求。應(yīng)把會計信息化列入學(xué)歷培訓(xùn)、會計專業(yè)技術(shù)資格考試范圍之內(nèi),以形成必要的外部壓力?？赏ㄟ^建立培訓(xùn)中心,抓好在職會計人員的培訓(xùn),保質(zhì)保量培訓(xùn)合格人才。還可以在各財經(jīng)院校開設(shè)并逐步增加會計信息化課程,保證會計信息化后繼有人。同時,單位會計信息化人員要正確認(rèn)識會計信息化后自己的作用和地位,在實踐中學(xué)習(xí),在實踐中成長,不斷豐富工作經(jīng)驗,提高操作技巧,提高發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力。
(三)進(jìn)一步健全“網(wǎng)絡(luò)財務(wù)”系統(tǒng),加強(qiáng)系統(tǒng)的安全控制
財務(wù)信息是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的重要機(jī)密,不得出錯、泄露和損失。因此,必須要加強(qiáng)“網(wǎng)絡(luò)財務(wù)”實施后財務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)上的安全存取和傳遞。
對網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)的安全問題,應(yīng)從以下幾個方面進(jìn)行防范:(1)建立一套健全的內(nèi)部控制制度。企業(yè)為了保護(hù)資產(chǎn)的安全、會計信息的準(zhǔn)確性和可靠性,應(yīng)在內(nèi)部采取一系列控制措施。完善的內(nèi)部控制可有效減輕由于內(nèi)部人員道德風(fēng)險、系統(tǒng)資源風(fēng)險和計算機(jī)病毒所造成的危害。企業(yè)應(yīng)從軟硬件管理和維護(hù)控制、組織機(jī)構(gòu)和人員的管理控制、系統(tǒng)環(huán)境的管理控制、文檔資料的保護(hù)和控制、計算機(jī)病毒的預(yù)防與消除等方面建立一套行之有效的制度,從制度上保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計系統(tǒng)的安全運行。(2)通過完善網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。在技術(shù)上對會計信息系統(tǒng)的各個層次(通信平臺、網(wǎng)絡(luò)平臺、操作系統(tǒng)平臺、應(yīng)用平臺)都要采取安全防范措施,建立綜合的多層次的安全體系。(3)建立能夠使計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全、健康發(fā)展的法律制度。通過法律給會計信息化提供健康、良好、寬松的發(fā)展環(huán)境,對于利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行犯罪的不法之徒,一經(jīng)證實,一定要繩之以法,懲前毖后。
(四)分階段、分步驟有計劃實施
會計信息化不可能一步到位,這是由會計工作與信息技術(shù)的特點決定的,首先會計理論和會計處理方法是隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化而變化的,軟件只能解決當(dāng)前存在的問題,無法解決未來未知的問題;其次信息技術(shù)在不斷地向前發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、系統(tǒng)軟件每過一段時間就有一次大的發(fā)展,因此,在實施會計信息化時,如果一味地追求技術(shù)上的先進(jìn)性,一方面成本高,另一方面,如果沒有先進(jìn)的管理理論、管理方法、管理工具,也不能充分發(fā)揮軟件應(yīng)有的功能,形成極大浪費。所以企業(yè)要從實際出發(fā),循序漸進(jìn)發(fā)展;應(yīng)從自身情況出發(fā),結(jié)合人力、財力、物力,有計劃、有步驟地實施會計信息化戰(zhàn)略。
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