根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》規(guī)定，企業(yè)在采購(gòu)業(yè)務(wù)中至少應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注兩類風(fēng)險(xiǎn)：一是缺乏科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃，可能導(dǎo)致企業(yè)停產(chǎn)；二是采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)舞弊，可能導(dǎo)致采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)次價(jià)高。要想有效防范以上風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，企業(yè)必須全面梳理采購(gòu)流程，確定關(guān)鍵控制點(diǎn)，著重把握好采購(gòu)業(yè)務(wù)的六大環(huán)節(jié)：
一、計(jì)劃管理環(huán)節(jié)
采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)組織采購(gòu)的重要依據(jù)，也是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)。一個(gè)企業(yè)，如果缺乏科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃，可能導(dǎo)致企業(yè)停產(chǎn)待料。
一是建立全面預(yù)算管理制度，根據(jù)全面預(yù)算管理的要求，結(jié)合合理庫(kù)存、生產(chǎn)消耗等情況科學(xué)制定采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃要明確采購(gòu)的項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、用途等主要內(nèi)容；二是建立采購(gòu)計(jì)劃的申請(qǐng)、審核、審批制度，明確不同級(jí)別、不同部門的授權(quán)范圍及審批權(quán)限；三是企業(yè)的采購(gòu)行為必須依據(jù)審批通過(guò)的計(jì)劃執(zhí)行，嚴(yán)禁無(wú)計(jì)劃、超計(jì)劃或超庫(kù)存采購(gòu)等失控現(xiàn)象的發(fā)生。
二、不相容職務(wù)管理環(huán)節(jié)
企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)相互分離、制約和監(jiān)督。關(guān)鍵崗位要定期實(shí)行崗位輪換。
一是采購(gòu)申請(qǐng)部門、采購(gòu)計(jì)劃審批部門要與采購(gòu)執(zhí)行部門分離；二是采購(gòu)人不能同時(shí)擔(dān)任驗(yàn)收入、相關(guān)會(huì)計(jì)記錄人；三是詢價(jià)與確定供應(yīng)商崗位應(yīng)分離；四是采購(gòu)合同的訂立與審核崗位應(yīng)分離；五是付款審批人、執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和詢價(jià)業(yè)務(wù)；六是付款申請(qǐng)、審批與執(zhí)行崗位應(yīng)分離。
三、合格供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)
企業(yè)應(yīng)建立合格供應(yīng)商認(rèn)定制度，并對(duì)合格供應(yīng)商建立完整、真實(shí)、可控的數(shù)據(jù)庫(kù)檔案（包括資質(zhì)資料、經(jīng)營(yíng)狀況、考察情況、審核意見(jiàn)以及相關(guān)業(yè)績(jī)等內(nèi)容），對(duì)供應(yīng)商應(yīng)實(shí)行對(duì)口、分級(jí)、動(dòng)態(tài)管理。
一是合格供應(yīng)商的數(shù)量，應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)需要及采購(gòu)計(jì)劃量合理確定，并保持相對(duì)穩(wěn)定，同時(shí)應(yīng)盡量避免企業(yè)內(nèi)多頭對(duì)同一供應(yīng)商；二是企業(yè)要充分利用ERP信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)合格供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和共享；三是對(duì)合格供應(yīng)商，企業(yè)要建立評(píng)價(jià)制度，實(shí)行優(yōu)勝劣汰，動(dòng)態(tài)、分級(jí)管理；四是對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，企業(yè)可制定相關(guān)的優(yōu)惠政策，并與其建立長(zhǎng)期的合作伙伴關(guān)系，穩(wěn)定供貨主渠道，確保生產(chǎn)平穩(wěn)運(yùn)行。
四、招投標(biāo)管理環(huán)節(jié)
《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》規(guī)定：大宗采購(gòu)應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，規(guī)定最高限價(jià)，實(shí)行比價(jià)采購(gòu)。
一是成立由管理層以及來(lái)自請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、內(nèi)部審計(jì)、法律、紀(jì)委等部門人員組成的采購(gòu)價(jià)格委員會(huì)，明確采購(gòu)價(jià)格的形成機(jī)制；二是大宗商品的采購(gòu)必須采取招投標(biāo)方式，來(lái)確定供貨單位、供貨價(jià)格及數(shù)量等內(nèi)容；三是制定物資采購(gòu)招投標(biāo)的相關(guān)制度及操作流程，包括：招標(biāo)預(yù)備會(huì)的主要內(nèi)容-入圍供應(yīng)商的選擇-評(píng)標(biāo)辦法的確定-投標(biāo)文件的要求-中標(biāo)單位的確定及公示-采購(gòu)合同的簽訂要求等內(nèi)容；四是對(duì)單價(jià)高、數(shù)量多的物資采購(gòu)，企業(yè)要建立嚴(yán)格的比價(jià)比質(zhì)制度，做好性價(jià)比分析。
五、買入合同管理環(huán)節(jié)
買入合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)過(guò)程中，用以明確合同雙方權(quán)利和義務(wù)，確保合同有效履行，防范采購(gòu)糾紛的重要依據(jù)。對(duì)于企業(yè)采購(gòu)合同管理來(lái)說(shuō)，至少應(yīng)當(dāng)防范下列風(fēng)險(xiǎn)：一是未簽訂合同或合同內(nèi)容存在重大疏漏，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害，經(jīng)濟(jì)利益受損；二是合同履行不力，可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛或法律訴訟，損害企業(yè)的信譽(yù)好形象。
企業(yè)必須建立合同管理制度，明確合同簽署與履行過(guò)程中的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，例如：合同主體資格、合同訂立依據(jù)、合同主要條款等關(guān)鍵控制點(diǎn)，采取相應(yīng)措施，實(shí)施有效控制。
一是企業(yè)對(duì)外發(fā)生的重要經(jīng)濟(jì)行為，均應(yīng)簽訂相關(guān)合同，尤其是物資采購(gòu)行為，合同一經(jīng)簽署，不得隨意變更；企業(yè)在訂立合同時(shí)，嚴(yán)格按照《合同法》要求，切實(shí)做到條款內(nèi)容完整，表述嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏；二是建立合同審核、內(nèi)部會(huì)簽制度及合同退改重審制度，企業(yè)要充分發(fā)揮內(nèi)審部門、法律事務(wù)部門的作用，對(duì)重大合同的合法性、嚴(yán)密性、可行性、程序性及經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行審核；三是建立合同糾紛處理制度，在買入合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛，企業(yè)應(yīng)根據(jù)《合同法》、《民事訴訟法》等法律規(guī)定解決；四是建立重大合同披露及評(píng)估制度，尤其是上市公司，對(duì)于企業(yè)重大買入合同的主要供應(yīng)商情況、價(jià)格形成機(jī)制、合同的簽訂、履行情況、糾紛及訴訟等情況，應(yīng)予以披露。
六、驗(yàn)收付款管理環(huán)節(jié)
我國(guó)《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》規(guī)定，企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收制度，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門或指定專人，對(duì)所采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，認(rèn)真與經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等文件核對(duì)后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明，辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。
一是采購(gòu)部門與驗(yàn)收部門應(yīng)當(dāng)相互分離；二是驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，查明原因，妥善處理；三是建立退貨管理制度，對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫(kù)、退貨款回收等內(nèi)容做出明確規(guī)定；四是建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)審批制度；五是加強(qiáng)采購(gòu)付款管理，嚴(yán)格審核采購(gòu)預(yù)算、合同、審批程序、驗(yàn)收手續(xù)、發(fā)票等相關(guān)內(nèi)容，審核無(wú)誤后，方可辦理付款，否則，應(yīng)當(dāng)拒絕支付；六是加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等往來(lái)賬款的審計(jì)力度，定期與供應(yīng)商核對(duì)金額，發(fā)現(xiàn)不符，查明原因，及時(shí)處理。
