一、內(nèi)部會計控制的定義及作用
鐵道部部長劉志軍同志在全路財務(wù)工作會議上指出:“鐵路73000公里的營業(yè)線,這么大的網(wǎng)絡(luò),200多萬人,花錢的地方很多,手稍微松一松,10個億、8個億可以說扔到大海一樣。從另外一個層面講,手稍微緊一緊,堵住跑冒滴漏,把管理上的要素優(yōu)化組合,把資源優(yōu)化配置,那省下的錢也不是小數(shù)?！睆倪@段形象的講話中我們可以看到兩點:第一點說明了鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)具有“設(shè)備聯(lián)網(wǎng)、生產(chǎn)聯(lián)動、統(tǒng)一指揮、部門聯(lián)勞”等關(guān)聯(lián)性和整體性強(qiáng)的特點,鐵路運(yùn)輸企業(yè)具有線長、點多、面廣的特點;第二點指出鐵路企業(yè)必須加強(qiáng)內(nèi)部管理,規(guī)范財務(wù)會計行為,確保國有資產(chǎn)保值增值,建立健全單位內(nèi)部會計控制。那么內(nèi)部會計控制指什么呢?2001年6月22日財政部財會[2001]41號發(fā)布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》第二條稱,內(nèi)部會計控制是指單位為了提高會計信息質(zhì)量,保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整,確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。良好的內(nèi)部會計控制有利于鐵路企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的完善,防止國有資產(chǎn)的流失,有利于更好地執(zhí)行《企業(yè)會計制度》,保證鐵路企業(yè)會計報表的合法性和公允性,為將來從社會上吸收資金和引進(jìn)外資奠定扎實的基礎(chǔ)。由于財會工作的特點,決定了其作用將滲透到運(yùn)輸生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié),財務(wù)人員起到了舉足輕重的作用。
二、內(nèi)部會計控制的方法
企業(yè)內(nèi)部會計控制是一個巨大的管理系統(tǒng),那么,財務(wù)人員在以下內(nèi)部會計控制的方法中究竟能做些什么呢?
1.授權(quán)批準(zhǔn)控制。授權(quán)批準(zhǔn)控制指對單位內(nèi)部部門或人員處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)限控制。單位內(nèi)部某個部門或人員在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時,必須經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)才能進(jìn)行,否則就不能進(jìn)行。從財務(wù)的角度,授權(quán)批準(zhǔn)控制主要針對資金的控制。資金是企業(yè)的血液,沒有資金,企業(yè)也就成了無源之水,無本之木,用不了多長時間就會枯竭。財務(wù)人員應(yīng)明確貨幣資金的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序,在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時按權(quán)力等級和批準(zhǔn)條件的規(guī)定控制支出,以保證單位既定方針的執(zhí)行和限制濫用職權(quán)。全國注冊會計師考試有一道關(guān)于內(nèi)控的簡答題:為加強(qiáng)貨幣支付管理,貨幣資金支付審批實行分級管理辦法,單筆付款金額在10萬元以下的,由財務(wù)部經(jīng)理審批;單筆付款金額在10萬元以上、50萬元以下的,由財務(wù)總監(jiān)審核;單筆付款金額在50萬元以上的,由總經(jīng)理審批。很多考生都判斷這項授權(quán)批準(zhǔn)控制是正確的,說明他們還沒有理解授權(quán)批準(zhǔn)的實質(zhì),“單筆付款金額在50萬元以上的,由總經(jīng)理審批”不恰當(dāng),財政部《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金(試行)》明確規(guī)定,單位對于重要貨幣資金支付業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)實行集體決策和審批。因此,對公司總經(jīng)理的貨幣資金支付審批,也應(yīng)設(shè)定上限,超過設(shè)定審批權(quán)限的,應(yīng)由通過集體決策和審批進(jìn)行“特殊授權(quán)”,甚至由公司董事會集體決策和審批,總經(jīng)理、董事長等也不能例外。鐵路企業(yè)對資金的管理采用收支兩條線,現(xiàn)在鐵路局直管的站段規(guī)模都比較大,每個基層單位基本上實行了“一支筆”簽字審批制度,在處理一般經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是可以的。但單位領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力不是無限的,為企業(yè)資金安全考慮,對預(yù)算內(nèi)大額資金和預(yù)算外資金均應(yīng)實行集體審批,由鐵路局財務(wù)處實行全過程控制,鐵路資金結(jié)算所嚴(yán)格把關(guān),監(jiān)督資金的支付,最大限度地降低資金風(fēng)險。
2.不相容職務(wù)相互分離控制。不相容職務(wù)相互分離控制也就是分工控制。《會計法》第二十七條對單位財務(wù)人員工作規(guī)定,記賬人員與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項和會計事項的審批人員、經(jīng)辦人員、財物保管人員的職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)明確,并相互分離、相互制約。各單位財務(wù)科應(yīng)制定明確的人員分工制度,根據(jù)財務(wù)會計業(yè)務(wù)需要設(shè)置財會崗位,根據(jù)崗位職責(zé)制定崗位責(zé)任制度,并可實行定期輪崗,各崗位分工明確,要進(jìn)行定期或不定期考核。如果人員分工不明確,容易互相扯皮,加大了管理成本,也可能使犯罪分子有機(jī)可乘。
3.會計系統(tǒng)控制。《會計法》規(guī)定,各單位應(yīng)根據(jù)財務(wù)會計業(yè)務(wù)需要,設(shè)置財會機(jī)構(gòu),或在有關(guān)機(jī)構(gòu)中設(shè)置財會人員,不具備設(shè)置條件的,應(yīng)委托經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)立從事會計代理記賬業(yè)務(wù)的中介機(jī)構(gòu)代理記賬。會計系統(tǒng)控制要求會計人員依據(jù)《會計法》制定本單位的會計制度,財會機(jī)構(gòu)要做到相對獨立,有明確的職責(zé)權(quán)限和業(yè)務(wù)范圍,單位必須有一名副段長以上領(lǐng)導(dǎo)主管財務(wù),財會機(jī)構(gòu)對單位業(yè)務(wù)活動能實施管理和控制,財會機(jī)構(gòu)和其他機(jī)構(gòu)之間有明確分工,從而完善會計的核算和監(jiān)督兩大功能,任務(wù)最艱巨,責(zé)任最重大,是對自身的控制,它幾乎包含了所有內(nèi)部會計控制。
4.預(yù)算控制。對鐵路財務(wù)人員而言,這項控制主要針對企業(yè)的成本費用的控制。鐵路運(yùn)輸成本是指企業(yè)直接為運(yùn)輸旅客、貨物發(fā)生的耗費,費用是指企業(yè)一定期間運(yùn)輸生產(chǎn)經(jīng)營管理活動所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)利益的流出。企業(yè)應(yīng)實行全面預(yù)算管理,財務(wù)人員應(yīng)及時向企業(yè)報送成本,費用預(yù)算建議,層層設(shè)立成本費用中心,將成本、費用預(yù)算落實到各部門、車間、班組、科目負(fù)責(zé)人,根據(jù)重要性原則,對成本支出大戶進(jìn)行重點考核,對成本支出大項加大監(jiān)督、檢查的力度。預(yù)算控制也有對資金運(yùn)用的控制,每個財務(wù)人員要根據(jù)本單位資金運(yùn)用情況,量入而出,根據(jù)上級資金撥付情況,統(tǒng)籌安排,做出現(xiàn)金預(yù)算,運(yùn)用財務(wù)管理中的早收晚付觀念,把好鋼用在刀刃上。
5.財產(chǎn)保全控制。財產(chǎn)保全控制也就是對各項資產(chǎn)的控制?！镀髽I(yè)財務(wù)會計報告條例》定義資產(chǎn)為“過去的交易、事項形成并由企業(yè)擁有或控制的資源,該資源預(yù)期會給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益?！睂Y產(chǎn)的控制應(yīng)從正反兩方面理解,一方面會計人員不能僵化地保全企業(yè)資產(chǎn),為保護(hù)資產(chǎn)而保護(hù)資產(chǎn)。資產(chǎn)最重要的特征是預(yù)期會給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益,在實務(wù)工作中,有許多企業(yè)擁有或控制的資源已不能再給企業(yè)帶來未來經(jīng)濟(jì)利益,但仍然作為企業(yè)的資產(chǎn)在資產(chǎn)負(fù)債表上列示。例如,由于技術(shù)進(jìn)步,原有設(shè)備已經(jīng)被淘汰或長期閑置不用,無法收回的應(yīng)收款項等,造成了企業(yè)虛增資產(chǎn),虛增利潤,會計人員應(yīng)及時對這些資產(chǎn)清理,盤活資產(chǎn),加速資金流轉(zhuǎn),保證會計信息的真實。另一方面,會計人員不能認(rèn)為鐵路企業(yè)“家大業(yè)大,浪費點沒啥”,對企業(yè)的資產(chǎn)要做到心中有數(shù),了如指掌。鐵路估計每年僅固定資產(chǎn)就有1600億上下的投資,資產(chǎn)總額龐大,這么多的資產(chǎn)沒有一個好管家,后果將是不堪設(shè)想的。財務(wù)人員要能夠及時了解各項資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)率,建立健全企業(yè)的固定資產(chǎn)臺賬,定期核對,加強(qiáng)各項資產(chǎn)的核算,摸清自己的家底,杜絕國有資產(chǎn)流失,努力做到賬賬相符、賬實相符、賬證相符。
三、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部會計控制的對策
企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計的再完美,也可能由于執(zhí)行人員的粗心大意、判斷失誤,或有關(guān)人員內(nèi)外串通而失敗,財務(wù)人員應(yīng)采取哪些對策呢?
1.提高財務(wù)人員本身素質(zhì)。鐵路企業(yè)會計核算實行分級核算制,在鐵路局直管站段后,站段的管轄區(qū)域也擴(kuò)大了許多,財務(wù)管理出現(xiàn)了許多新情況、新問題。為使單位財務(wù)人員會計人員在企業(yè)內(nèi)控中扮演好自己的角色,具備良好的職業(yè)品德和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力,上級財務(wù)主管部門應(yīng)及時對他們加以指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。同時,會計人員繼續(xù)教育也不能走過場,要雙管齊下,努力提高財務(wù)人員自身知識層面。
2.監(jiān)督他人內(nèi)控制度執(zhí)行情況。單位財務(wù)人員要下大力氣與其他部門相互協(xié)調(diào),建立稽核制度,依制度辦事,對單位建立的各項內(nèi)控制度的執(zhí)行情況反饋回來后記錄和整理,反映給相關(guān)部門和人員,及時補(bǔ)充和完善,也可以充分發(fā)揮單位內(nèi)部審計的作用。所謂“有制度可依,有制度必依”,單位財務(wù)人員在這里就是“鐵算盤”、“黑包公”,不能怕得罪人,在制度面前一律平等,促使內(nèi)部會計控制走上一條良性發(fā)展的軌道。
3.協(xié)助單位管理者建立一套激勵控制系統(tǒng)。激勵控制系統(tǒng)在于使管理者,特別是高層管理者將企業(yè)所有者目標(biāo)與管理者個人目標(biāo)相協(xié)調(diào),根據(jù)不斷變化的社會經(jīng)濟(jì)與技術(shù)環(huán)境,調(diào)整目標(biāo)及戰(zhàn)略,從而為企業(yè)創(chuàng)造更大價值或財富。鐵路財務(wù)人員應(yīng)及時把領(lǐng)導(dǎo)意圖落實到實處,只要是保運(yùn)輸安全,保運(yùn)輸生產(chǎn),在財、物上要大力支持,給予充分保障,充分發(fā)揮人的主觀能動性,建立一個和諧的工作環(huán)境。
四、內(nèi)部會計控制的度
企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)計和運(yùn)行受制于成本與效益原則,不應(yīng)對工作效率和獲利能力有不利影響,離不開控制環(huán)境。鐵路企業(yè)財務(wù)人員也不能只守住內(nèi)控制度的條條框框,鐵路企業(yè)管轄區(qū)域很大,在涉及到鐵路行車安全或事關(guān)鐵路利益的情況下,所謂“將在外,君命有所不受”,根據(jù)“例外管理”的原則,可以先行將業(yè)務(wù)辦理,事后再采取補(bǔ)救措施,這才是真正用活了企業(yè)內(nèi)部控制制度。
五、內(nèi)部會計控制的發(fā)展趨勢
許多人普遍認(rèn)為,鐵路企業(yè)的內(nèi)部控制就是內(nèi)部控制制度,只是為了防止錯誤與舞弊,或者只是應(yīng)付檢查的各項規(guī)章制度。實際上內(nèi)部控制也是一門很強(qiáng)的管理藝術(shù),雖然我國目前內(nèi)部控制管理的法規(guī)不斷完善和進(jìn)步,管理者的水平也在不斷提高,但局限于會計與審計角度,范圍還不夠大。為了實現(xiàn)鐵路跨越式發(fā)展,建立現(xiàn)代企業(yè)制度要求的“產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開,管理科學(xué)”,就必須達(dá)到發(fā)達(dá)國家倡導(dǎo)并行之有效的從會計控制到財務(wù)控制、管理控制、風(fēng)險控制的層次?？傊?財務(wù)人員的工作任重而道遠(yuǎn)。
參考文獻(xiàn):
1.潘秀麗.企業(yè)內(nèi)部控制研究.中國財政經(jīng)濟(jì)出版社,2005
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