一、內(nèi)部會(huì)計(jì)控制弱化的原因
通過(guò)對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的現(xiàn)狀分析,我們可以看出很多單位沒(méi)有很好的進(jìn)行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制,即使進(jìn)行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制也是有選擇的進(jìn)行。造成這種現(xiàn)象的原因是什么?
1.內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)方面的原因。主要是控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、控制活動(dòng)、信息通暢、內(nèi)部監(jiān)督等方面做的不夠好,建立現(xiàn)代企業(yè)制度,不能僅僅停留在制度的條文里,真正現(xiàn)代企業(yè)制度的建立,還任重而道遠(yuǎn)。另外,企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)。企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),標(biāo)志著企業(yè)的市場(chǎng)適應(yīng)能力。企業(yè)求得生存,求得發(fā)展,就必須增強(qiáng)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。企業(yè)的應(yīng)變能力,來(lái)自企業(yè)的厚重文化基礎(chǔ)和企業(yè)行為哲學(xué)積淀。如果對(duì)市場(chǎng)認(rèn)識(shí)不足,一旦遇到?jīng)_擊,特別是加入WTO后國(guó)外企業(yè)的紛紛登場(chǎng),沒(méi)有應(yīng)變能力,就會(huì)被沖擊的體無(wú)完膚。
2.造成內(nèi)部會(huì)計(jì)控制不佳的人為因素。人是最根本的因素,如果將目前的現(xiàn)狀找出責(zé)任人的話,單位的負(fù)責(zé)人一定是首選。單位的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理單位財(cái)務(wù)人員的任免、職務(wù)調(diào)動(dòng),對(duì)單位財(cái)務(wù)人員的后期教育負(fù)有一定的責(zé)任。
3.造成內(nèi)部會(huì)計(jì)控制不佳的外部因素。造成內(nèi)部會(huì)計(jì)控制不佳的外部環(huán)境主要包括法規(guī)、違規(guī)處罰、監(jiān)督等政策因素。違規(guī)成本低,處罰不力是其主要原因;另外,統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度執(zhí)行過(guò)程中受到多方面的阻撓,特別是國(guó)有企業(yè),在績(jī)效考核、凈資產(chǎn)數(shù)額、各種“準(zhǔn)備”計(jì)提等方面顧慮重重,直接影響企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作,外加法規(guī)制定落后,造成企業(yè)間無(wú)法橫向相比,嚴(yán)重挫傷部分企業(yè)的積極性。
二、完善企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的對(duì)策
1.職務(wù)分離。不相容職務(wù)相互分離控制要求單位按照不相容職務(wù)相分離的原則,合理設(shè)置會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位,明確職責(zé)權(quán)限,形成相互制衡機(jī)制。不相容職務(wù)分離主要包括:授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦分離,業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄分離,會(huì)計(jì)記錄與財(cái)產(chǎn)保管分離,業(yè)務(wù)經(jīng)辦與業(yè)務(wù)稽核分離,授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查分離等。授予一個(gè)部門(mén)或某一個(gè)人去擔(dān)任一項(xiàng)具體職責(zé)時(shí),必須相應(yīng)地?cái)U(kuò)大在其進(jìn)行活動(dòng)中的權(quán)力。授有權(quán)力和負(fù)有責(zé)任的人員承擔(dān)著經(jīng)營(yíng)和保管的職務(wù),不能同時(shí)擔(dān)任記賬的職務(wù)。一個(gè)處于可犯錯(cuò)誤或容易發(fā)生不軌行為職位的人,不應(yīng)同時(shí)又給予他擔(dān)任可以隱匿這些錯(cuò)誤或不軌行為的職位。良好的控制應(yīng)是一個(gè)人從客戶(hù)處收取貨款,而有另一個(gè)人在應(yīng)收賬款賬簿中進(jìn)行登記。把記賬職務(wù)與經(jīng)營(yíng)和保管的職務(wù)分隔開(kāi)來(lái),可以防止那些接近資產(chǎn)的人挪用部分資產(chǎn),并用錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)記錄來(lái)隱匿這些活動(dòng)。在公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,有些活動(dòng)的性質(zhì)使記賬與經(jīng)營(yíng)和保管職能自然而然地分隔開(kāi),如生產(chǎn)工人既無(wú)記賬的訓(xùn)練,也沒(méi)有從事記賬工作的必要。但在另一些情況下,職能的區(qū)別是很難區(qū)分的。從事現(xiàn)金收支、借入和償還貸款、擴(kuò)大賒賬、收取應(yīng)收賬款等資產(chǎn)管理方面的職能,對(duì)于掌管會(huì)計(jì)職能的人來(lái)說(shuō),并不是完全分隔得開(kāi)的。所以只要有可能,應(yīng)把這些不相容的職務(wù)進(jìn)行分隔。在組織業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí),要使每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)至少有兩個(gè)人或兩個(gè)部門(mén)參與,這樣就能用一個(gè)人的工作去證實(shí)另一個(gè)人工作的準(zhǔn)確性。只要有關(guān)人員之間沒(méi)有相互勾結(jié),差錯(cuò)和不軌行為就很可能被發(fā)現(xiàn)。安排人員時(shí)應(yīng)做到人盡其用,幾個(gè)人同時(shí)從事一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),要利用各自的專(zhuān)長(zhǎng),而不應(yīng)造成工作的重復(fù)。如交付一筆銷(xiāo)售定貨,會(huì)涉及到有人在銷(xiāo)售部門(mén)取得定單,有人在信貸部門(mén)檢驗(yàn)信貸批準(zhǔn)情況,有人在倉(cāng)庫(kù)挑選貨物,會(huì)計(jì)部門(mén)有人作出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄,運(yùn)輸人員要檢驗(yàn)發(fā)貨項(xiàng)目的正確性,并準(zhǔn)備發(fā)貨。這種一項(xiàng)活動(dòng)由幾個(gè)不相容的部門(mén)和人員來(lái)共同完成,不但能提高作業(yè)效率,而且也使內(nèi)部會(huì)計(jì)控制得到實(shí)施。為了使所有有關(guān)人員可以了解內(nèi)部控制制度,尤其是那些委派給各人的任務(wù)、職權(quán)和責(zé)任的界限以及所有的方針程序,都應(yīng)明確地以書(shū)面形式進(jìn)行闡述。如為了反映擔(dān)任某職務(wù)的人應(yīng)予履行的任務(wù)及權(quán)責(zé),就應(yīng)有一份工作說(shuō)明書(shū),以幫助職工熟悉新工作的要求。職工的上級(jí)要經(jīng)常注意工作說(shuō)明中有無(wú)故意、誤解、疏忽而與規(guī)定的程序發(fā)生出入,必要之處應(yīng)采取糾正的措施。管理當(dāng)局的指令只有為職工所了解才能得到執(zhí)行,而使人們了解的最有效的方法之一就是把指令準(zhǔn)確地以書(shū)面方式加以闡述。為了保證同類(lèi)項(xiàng)目的統(tǒng)一處理,就要對(duì)各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)處理方法加以說(shuō)明,對(duì)有關(guān)事務(wù)還必須規(guī)定處理方針,如固定資產(chǎn)賬戶(hù)的資本支出的最低數(shù)額;采購(gòu)部門(mén)無(wú)須經(jīng)過(guò)上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)就可發(fā)出定貨單的最高數(shù)額或工作一年可獲得休假的日數(shù)。為了反映公司業(yè)務(wù)中的不同職能之間的相互關(guān)系,還必須有系統(tǒng)流程圖。
記賬職務(wù)與經(jīng)營(yíng)保管的職務(wù)相分隔,可以有效防止那些接近資產(chǎn)的人挪用資產(chǎn),并采取涂改會(huì)計(jì)記錄的辦法隱匿這些行為。不相容的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)至少有兩個(gè)或兩個(gè)以上的個(gè)人和部門(mén)參加,只要這些人員和部門(mén)不互相勾結(jié),差錯(cuò)和不軌行為就很容易被發(fā)現(xiàn),通過(guò)職務(wù)分離不但能提高作業(yè)效率,而且也使內(nèi)部會(huì)計(jì)控制得到實(shí)施,有效保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整。
2.授權(quán)批準(zhǔn)。授權(quán)批準(zhǔn)要求單位明確規(guī)定涉及會(huì)計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容,單位內(nèi)部的各級(jí)管理者必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任,經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。
審批人應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限,經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理業(yè)務(wù),對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的事項(xiàng),經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門(mén)報(bào)告。
3.有效的會(huì)計(jì)系統(tǒng)。會(huì)計(jì)系統(tǒng)是指企業(yè)為了匯總、分析、分類(lèi)、記錄、報(bào)告企業(yè)交易,并保持對(duì)相關(guān)資產(chǎn)與負(fù)債的受托責(zé)任而建立的方法和記錄,一個(gè)有效的會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)能做到以下幾點(diǎn):確認(rèn)并記錄企業(yè)所有真實(shí)的交易;及時(shí)且充分詳細(xì)地描述交易,以便在會(huì)計(jì)報(bào)表上對(duì)交易作適當(dāng)?shù)姆诸?lèi);正確計(jì)量交易的價(jià)值,以便在會(huì)計(jì)報(bào)表上記錄其適當(dāng)?shù)呢泿艃r(jià)值;確定交易發(fā)生的期間;在會(huì)計(jì)報(bào)表上公允披露交易及相關(guān)事項(xiàng)。
4.建立健全內(nèi)控框架。企業(yè)要有一個(gè)健全有效的內(nèi)控框架,從控制環(huán)境入手,建立符合現(xiàn)代企業(yè)制度的組織結(jié)構(gòu),加強(qiáng)董事會(huì)的職能及其獨(dú)立性;提高管理者素質(zhì),憑借經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng),由市場(chǎng)決定而不是由行政指定管理層;鼓勵(lì)塑造企業(yè)文化,明晰權(quán)責(zé)。
5.加強(qiáng)監(jiān)督系統(tǒng)。強(qiáng)化監(jiān)督系統(tǒng)是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制實(shí)施的保證。首先是會(huì)計(jì)控制監(jiān)督:一是強(qiáng)化會(huì)計(jì)規(guī)章制度監(jiān)督。依照財(cái)經(jīng)紀(jì)律、制度對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查、評(píng)價(jià)和監(jiān)督,糾正和制止違規(guī)現(xiàn)象。二是利用會(huì)計(jì)計(jì)算技術(shù)監(jiān)督。對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)收支活動(dòng)進(jìn)行核算和檢查,糾正偏差。三是利用會(huì)計(jì)信息監(jiān)督。及時(shí)搜集會(huì)計(jì)信息進(jìn)行整理深入分析,對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中存在問(wèn)題及時(shí)反映,并提出改進(jìn)措施。其次是經(jīng)常性的利用內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和中介機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行審計(jì)評(píng)價(jià)。企業(yè)內(nèi)部控制是一個(gè)過(guò)程,這個(gè)過(guò)程必須納入管理制度,為了確保企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度被切實(shí)執(zhí)行、效果良好,內(nèi)部控制必須被監(jiān)督,企業(yè)應(yīng)設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)或建立內(nèi)部控制自我評(píng)估系統(tǒng),加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的監(jiān)督和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的漏洞和隱患,并針對(duì)出現(xiàn)的新問(wèn)題和新情況及內(nèi)部控制執(zhí)行中的薄弱環(huán)節(jié),及時(shí)修正或改進(jìn)控制政策,做到有章可循,違章必究,違規(guī)必罰,以罰促糾,提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,以期更好地完成內(nèi)部控制目標(biāo)。
6.建立內(nèi)控信息的披露機(jī)制。為了提高企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的意識(shí),提高其會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,企業(yè)有必要在進(jìn)行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制自我評(píng)估后,向社會(huì)公開(kāi)披露其內(nèi)部會(huì)計(jì)控制信息。
7.激勵(lì)約束機(jī)制。建立相應(yīng)的激勵(lì)約束機(jī)制,把核心人員及其員工的短期行為長(zhǎng)期化。股票期權(quán)制度可以解決這個(gè)問(wèn)題,重要的是在具體化操作過(guò)程中要掌握好激勵(lì)和約束的度,使激勵(lì)和約束相適應(yīng)。通過(guò)這種激勵(lì)和約束,使公司核心人員更關(guān)注公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,從根源上消除虛假信息的動(dòng)機(jī),建立良好的人力資源管理機(jī)制,提高公司有關(guān)雇傭、訓(xùn)練、待遇、業(yè)績(jī)及晉升等政策和程序的合理程度。
8.提高人員素質(zhì),進(jìn)行崗位輪換。管理的主題始終是人。一個(gè)監(jiān)督者同時(shí)也是被監(jiān)督者。因此,要使內(nèi)部會(huì)計(jì)控制得到有效的執(zhí)行,重要的是解決人——即會(huì)計(jì)人員的問(wèn)題。要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的政治思想品德教育,提高政治素質(zhì),從思想上自覺(jué)抵制違法亂紀(jì)現(xiàn)象。
9.建立良好的信息溝通系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)控制計(jì)算機(jī)化。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天,特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域快速滲透的今天,會(huì)計(jì)的反映職能即將或已經(jīng)為計(jì)算機(jī)取代的情況下,如何更加重視、發(fā)揮會(huì)計(jì)的控制職能就顯得特別重要。自從上世紀(jì)50年代會(huì)計(jì)工作中開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī),直到70年代后數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的普遍應(yīng)用,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算工作已經(jīng)絕大部分被電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)所代替,人們利用計(jì)算機(jī)的記憶功能、數(shù)值計(jì)算和邏輯運(yùn)算功能,以及龐大而且先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù),基本代替了會(huì)計(jì)的手工操作。由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快、計(jì)算精度高、提供信息全面,因而大大提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量,改變了會(huì)計(jì)工作的面貌,為會(huì)計(jì)人員參與管理提供了更大的空間。手工會(huì)計(jì)是通過(guò)原始憑證到記賬憑證、到賬簿、再到報(bào)表這樣的流程來(lái)開(kāi)展核算工作的,其中每一過(guò)程都需要專(zhuān)門(mén)人員從事收集、整理、記錄、計(jì)算工作,尤其是記賬過(guò)程避免不了許多重復(fù)轉(zhuǎn)抄工作。而電算化會(huì)計(jì)僅需將數(shù)據(jù)(原始憑證)一次錄入,其他的過(guò)程均可由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理且瞬間即可完成。這樣,在手工會(huì)計(jì)中非常費(fèi)時(shí)、費(fèi)力和繁瑣的工作,變成了電算化會(huì)計(jì)下一個(gè)簡(jiǎn)單的指令或動(dòng)作。過(guò)去需要眾多人員從事的填證、記賬、編表的工作,現(xiàn)在只需要少量的錄入人員進(jìn)行操作就可以了。因此可以說(shuō),電算化會(huì)計(jì)不僅徹底解放了會(huì)計(jì)人員的雙手,同時(shí)也為激活會(huì)計(jì)人員的頭腦創(chuàng)造了條件,使他們有精力、有條件去關(guān)注履行會(huì)計(jì)原本就有的職能,即會(huì)計(jì)控制。另外,20世紀(jì)90年代以后,實(shí)踐中不斷開(kāi)發(fā)出的許多先進(jìn)適用的軟件項(xiàng)目,使電算化會(huì)計(jì)可以完成大量在手工會(huì)計(jì)條件下難以完成的信息處理工作,如各種輔助核算和管理會(huì)計(jì)核算工作。而這些核算正是實(shí)施會(huì)計(jì)控制所必須的,或者說(shuō)是會(huì)計(jì)控制的內(nèi)容之一。 10.正確性檢驗(yàn)。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度應(yīng)采用一切有效的程序來(lái)保證制度的正確實(shí)施,并保證所提供的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的真實(shí)、完整性。常用的方法有:賬戶(hù)控制、復(fù)式記賬控制、分批控制、定額備用制。使用控制賬戶(hù)是檢驗(yàn)正確性的一種簡(jiǎn)單而有效的辦法。如果材料的控制賬戶(hù)是根據(jù)一種資料進(jìn)行登記的,而客戶(hù)明細(xì)賬是別的資料進(jìn)行登記的,控制賬戶(hù)與明細(xì)賬戶(hù)一致,就可以用來(lái)證明這些資料是相互符合的。當(dāng)然,不軌行為依然可能存在,因?yàn)樵趦煞N資料來(lái)源之間,還可能被串通舞弊。應(yīng)用復(fù)式記賬,每發(fā)生一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均在兩個(gè)或兩個(gè)以上的賬戶(hù)中用相等的金額、相反的方向、全面地相互聯(lián)系地進(jìn)行記錄。這樣能全面地反映資產(chǎn)的來(lái)龍去脈和試算平衡。如在生產(chǎn)過(guò)程中,一項(xiàng)資產(chǎn)從一種形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱硪环N形式或從一個(gè)部門(mén)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)部門(mén),采用借貸記賬,便可記錄一方承擔(dān)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任,另一方解除了經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
11.完善制度建設(shè)。(1)完善財(cái)務(wù)管理制度。會(huì)計(jì)工作規(guī)范和《會(huì)計(jì)法》是企業(yè)建章立制的依據(jù),財(cái)務(wù)部門(mén)作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)核算中心,應(yīng)負(fù)責(zé)好企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)利潤(rùn)和目標(biāo)成本的規(guī)劃、分解、考核,并建立科學(xué)、規(guī)范的考核體系,應(yīng)圍繞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)制定和不斷完善費(fèi)用管理等制度。(2)業(yè)務(wù)規(guī)章制度和操作規(guī)程。會(huì)計(jì)人員應(yīng)根據(jù)國(guó)家政策的變動(dòng)和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化,定期審查、補(bǔ)充和修訂業(yè)務(wù)規(guī)章制度和操作規(guī)程,保證內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的全面、完整、有效。各項(xiàng)規(guī)章制度的建立都要本著科學(xué)合理的勞動(dòng)組合和內(nèi)部分工制約機(jī)制。
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(作者單位:河南省建筑工程標(biāo)準(zhǔn)定額站 河南鄭州 450003)
