對外經(jīng)貿(mào)財會2001.8
調(diào)整集成賬務(wù)中會計科目的方法
浙江金發(fā)股份有限公司 葉長發(fā)
實(shí)行會計電算化的企業(yè)需要對某些已使用、但與《企業(yè)會計制度》統(tǒng)一規(guī)定編號不同的會計科目進(jìn)行調(diào)整，并且要對會計報表進(jìn)行修改。各企業(yè)要順利完成此項調(diào)整工作，有必要采取以下操作順序和方法：
一、務(wù)必先作好賬務(wù)數(shù)據(jù)備份，以防意外。
二、打印出2001年的年初余額表，供重新輸入有變動會計科目的余額時使用。
三、由主管人員進(jìn)行取消2001年各月份的結(jié)賬，從最后月份開始逐月恢復(fù)記賬前狀態(tài)，這樣才能進(jìn)入“期初余額”進(jìn)行修改數(shù)據(jù)。
四、取消審核（可成批取消）、取消月末轉(zhuǎn)賬定義（注意事先打印1份備用）、取消常用憑證定義、取消多欄賬格式定義等。這些定義不取消，將會遇上不能刪除會計科目等問題。
五、增添新的會計科目。若遇到有的會計科目暫時不能增加的，暫緩處理。對“壞賬準(zhǔn)備”科目要設(shè)置“應(yīng)收賬款的壞賬準(zhǔn)備”和“其他應(yīng)收款的壞賬準(zhǔn)備”二級科目；“累計折舊”原來未分類的，要進(jìn)行分類，增設(shè)下級科目；對“主營業(yè)務(wù)收入”與“主營業(yè)務(wù)成本”要分設(shè)對外銷售與內(nèi)部銷售的下級科目。要注意《企業(yè)會計制度》中報表與披露表格的項目內(nèi)容要求。
六、修改編號繼續(xù)使用、但會計科目名稱變動的部分，以新會計科目替換原會計科目。例如，將原來的“5501存貨跌價損失”直接改為“5501營業(yè)費(fèi)用”；將原來的“5502營業(yè)費(fèi)用”直接改為“5502管理費(fèi)用”；將原來的“5503管理費(fèi)用”直接改為“5503財務(wù)費(fèi)用”。
七、刪除不用的、舊的、未經(jīng)使用的會計科目。例如，刪除原來的“5504財務(wù)費(fèi)用”。對于已經(jīng)使用的、或有余額的會計科目暫時不能刪除的，暫緩處理。例如，將原來的“5503管理費(fèi)用”直接改為“5503財務(wù)費(fèi)用”后，一些子細(xì)目暫時無法刪除，可以先通過修改方法在這些子細(xì)目后面加上“X”，給下一步修改會計憑證時提供明確的“提示”。值得注意的是，已設(shè)置往來核算的原“ 1191其他應(yīng)收款”等年初有余額的，因年初數(shù)是由財務(wù)軟件自動結(jié)轉(zhuǎn)生成的，無法刪除。新會計科目“1133其他應(yīng)收款”可以設(shè)置，但應(yīng)將“ 1191其他應(yīng)收款”取消“往來核算”，并將“1191其他應(yīng)收款”及其下級科目改為“1191××××”類型的形式，以示與正常使用的會計科目有區(qū)別。有能力修改數(shù)據(jù)庫的，要在保證不影響軟件程序正常運(yùn)行的前提下進(jìn)行，若沒有把握的就不要隨意修改。
八、修改“期初余額”，同時將要準(zhǔn)備刪除的會計科目的余額改為“0”，并“刷新”。此時“期初余額”不平衡。對“環(huán)賬準(zhǔn)備”科目要分別輸入“應(yīng)收賬款的壞賬準(zhǔn)備”和“其他應(yīng)收款的壞賬準(zhǔn)備”的期初余額；“累計折舊”要按分類輸入期初余額。
九、刪除尚未刪除的、未經(jīng)使用的會計科目。
十、修改會計憑證，使之符合原會計科目名稱。這是因?yàn)闀嬁颇烤幪柊l(fā)生變化，在會計憑證中就會出現(xiàn)會計科目錯誤的情況，必須進(jìn)行調(diào)整。檢查要認(rèn)真仔細(xì)。對含有“X”符號的會計科目一律替換成正確的會計科目。對在增加下級會計科目時不能添加的子細(xì)目，在修改會計憑證時先用相近的會計科目暫時頂替（最好作出記錄）。例如，此時的“財務(wù)費(fèi)用／利息支出／銀行借款利息支出”在會計科目中還未能設(shè)置完成，先以“財務(wù)費(fèi)用／金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)”頂替在會計憑證內(nèi)。
十一、刪除含有“x”符號的會計科目與其他尚未刪除的會計科目。這時，可以添加尚未增加的會計科目（例如，“財務(wù)費(fèi)用／利息支出／銀行借款利息支出”）。
十二、再次修改憑證，將此前修改會計憑證時先暫時頂替的會計科目進(jìn)行糾正。
十三、補(bǔ)充調(diào)整“期初余額”，并試算平衡。
十四、進(jìn)入賬簿（應(yīng)包含末記賬憑證）進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后，再進(jìn)行審核、記賬、結(jié)賬等工作。
十五、重新定義自動轉(zhuǎn)賬公式、多欄賬格式等需要使用的功能。
十六、將原會計報表另存為“新報表”，在新報表內(nèi)修改報表格式與單元公式定義，并進(jìn)行試算，發(fā)現(xiàn)運(yùn)算錯誤，應(yīng)繼續(xù)修改至完全正確為止。同時，必須注意對“應(yīng)收賬款”等項目的年初數(shù)要作出相應(yīng)調(diào)整。
至此，會計科目調(diào)整與報表修改工作已經(jīng)完成。
需要一提的是，對某些特殊情況的處理問題?！镀髽I(yè)會計制度》中未將房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)運(yùn)用的“開發(fā)產(chǎn)品”、“出租開發(fā)產(chǎn)品”、“開發(fā)成本”、“開發(fā)費(fèi)用”以及“內(nèi)部往來”等會計科目列入“會計科目名稱與編號”內(nèi)，對此可繼續(xù)沿用原編號，不作調(diào)整。會計報表格式修改后，對財務(wù)分析用的數(shù)據(jù)對比產(chǎn)生了極大影響，原來可以整列取數(shù)的，現(xiàn)在不能方便地使用這些數(shù)據(jù)了。對新老會計報表由于格式不同難以對比問題的解決辦法，可以運(yùn)用Excel電子表格來進(jìn)行技術(shù)處理。將 UFO中的新老報表分別運(yùn)用“數(shù)據(jù)輸出”功能導(dǎo)入Excel，然后新建一個分析表，設(shè)置從前述兩個文件表中取數(shù)的公式定義，問題還是可以解決的。
