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 ■ 本報記者 李嘉亮
國資委近期發(fā)布《關(guān)于中央企業(yè)加 快建設(shè)世界一流財務(wù)管理體系的指導(dǎo) 意見》，明確提出央企要加快建設(shè)世界 一流財務(wù)管理體系，更加突出“支撐戰(zhàn) 略、支持決策、服務(wù)業(yè)務(wù)、創(chuàng)造價值、防 控風(fēng)險”功能作用，以“規(guī)范、精益、集 約、穩(wěn)健、高效、智慧”為標(biāo)準(zhǔn)，以數(shù)字技 術(shù)與財務(wù)管理深度融合為抓手，固根 基、強職能、優(yōu)保障。
隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、 人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的日趨成熟，多 數(shù)企業(yè)尤其大型企業(yè)在財務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型 過程中，商旅、費控、支付已成為數(shù)智化 時代增長最快的財務(wù)領(lǐng)域云服務(wù)，并成 為全員財務(wù)服務(wù)的第一入口。商旅及費 控服務(wù)已經(jīng)成為企業(yè)實現(xiàn)智能財務(wù)的第 一先鋒。
商旅及費控業(yè)務(wù)提出新要求
商旅報銷和企業(yè)費控管理在過去 更多地被應(yīng)用于服務(wù)單一組織網(wǎng)上報 銷，并且聚焦員工費用與借款支出。在 數(shù)字化缺失的情況下，員工、財務(wù)、管理 者不同角色在這一業(yè)務(wù)鏈中面臨著一 定困擾。
河南農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院教 授陳素云分析，企業(yè)員工往往困擾于 各 項 繁 雜 的 費 用 標(biāo) 準(zhǔn) 和 費 用 報 銷 憑 證，以及復(fù)雜的報銷流程和漫長的報 銷周期；企業(yè)財務(wù)人員往往陷于日常 的費用報銷事務(wù)，費用報銷效率低下， 且面臨費用報銷不合規(guī)的風(fēng)險；企業(yè) 管理者面臨如何控制無效費用支出，節(jié) 約費用支出，合理配置資金，提升資源 配置效率等問題。 因此，在會計數(shù)字化 建設(shè)中，商旅及費控體系是多數(shù)企業(yè)首 先考慮的問題。
“在數(shù)字化浪潮下，企業(yè)商旅及費 控業(yè)務(wù)開始發(fā)生一些變化。 一是很多 企業(yè)尤其大型企業(yè)的費控環(huán)節(jié)已經(jīng)從 報銷向預(yù)算管控、專業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)延伸。 二是報銷服務(wù)向前端消費領(lǐng)域擴展，不 斷拓展消費端資源。”財政部管理會計 咨詢專家、用友網(wǎng)絡(luò)高端BG 智能財務(wù) 事業(yè)部總經(jīng)理付建華認為，在此背景 下，企業(yè)需要通過智能的商旅及費控 服務(wù)平臺，實現(xiàn)費用管控與效率的最 佳平衡，以及內(nèi)外資源與系統(tǒng)的全面 整合。
具體而言，企業(yè)需要建立費用預(yù)算 體系，實現(xiàn)事前、事中、事后控制與分析； 通過智能稽核規(guī)則，輔助業(yè)務(wù)智能審批 與財務(wù)智能審核；應(yīng)用業(yè)務(wù)規(guī)則自動計 算與控制標(biāo)準(zhǔn)，減少人工判斷；從紙質(zhì) 檔案歸檔，逐步過渡到電子檔案歸檔。
破除信息“孤島”難題 洞察數(shù)據(jù)價值
毫無疑問，商旅及費控體系將極大 提升財務(wù)管理的質(zhì)效，尤其是針對信息 抓取、智慧稅務(wù)、審核、結(jié)算、費用分析 等方面具有實用性。
在陳素云看來，一個合格的商旅及費 控體系不僅應(yīng)該能夠提高員工和財務(wù)人 員的報銷效率、降低費用報銷風(fēng)險，而且 為管理層和監(jiān)管部門提供決策有用信 息。 因此，商旅及費控體系應(yīng)具備以下4 個要素。
一是覆蓋費控全類型和全流程。 費控系統(tǒng)應(yīng)涵蓋各類費用，并實現(xiàn)費用 全流程在線職能處理。 以商旅報銷系 統(tǒng)為例，該系統(tǒng)應(yīng)覆蓋員工差旅全流 程，實現(xiàn)出差智能審批，預(yù)訂免墊付、出 行免取票、報銷免貼票，差旅費用憑證 直接生成記賬憑證等功能。
二是對接企業(yè)內(nèi)外部信息系統(tǒng)。 費用控制系統(tǒng)需要企業(yè)內(nèi)外部多個系 統(tǒng)集成，因此企業(yè)內(nèi)部的辦公系統(tǒng)、人 力資源系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等，以及企業(yè)外 部的差旅采購平臺、銀行系統(tǒng)、稅務(wù)系 統(tǒng)等應(yīng)能夠完美對接。
三是形成費用數(shù)據(jù)分析圖譜。企 業(yè)管理者可以通過費用數(shù)據(jù)分析圖譜， 了解各主體和業(yè)務(wù)的費用變化趨勢和 費用支出整體情況，從而制定合理的費 用標(biāo)準(zhǔn)和費用控制方案。
四是保障費用信息安全。費控體 系涉及企業(yè)內(nèi)外部系統(tǒng)對接，既包括企 業(yè)業(yè)務(wù)、財務(wù)信息，也包括個人信息。 系統(tǒng)的安全認證、監(jiān)控系統(tǒng)及故障恢復(fù) 等也需要安全保障。
從實踐來看，網(wǎng)絡(luò)高端BG 商旅及 費控服務(wù)負責(zé)人呂華新認為，商旅及費 控體系要實現(xiàn)數(shù)據(jù)全面連接、內(nèi)外共 享，簡捷便利、提質(zhì)增效，數(shù)據(jù)決策、智 慧運營，合規(guī)管控、控制有道。
“例如系統(tǒng)應(yīng)打通從‘消費— 報銷 — 支付—核算’流程閉關(guān)，全面覆蓋對 公對私費用精細化管控。對內(nèi)融合專 業(yè)系統(tǒng)，對外接入消費端的資源，深入 結(jié)合業(yè)務(wù)、財務(wù)、管理人員等多方工作 場景，將復(fù)雜、重復(fù)、低附加值的工作通 過智能化實現(xiàn)，從而提高企業(yè)的運營效 率與管理水平。 同時，基于新一代數(shù)智 化 ICT 技術(shù)，讓產(chǎn)品底座更快更穩(wěn)更安 全；廣泛連接生態(tài)資源，無縫接入業(yè)務(wù) 領(lǐng)域，讓數(shù)據(jù)不再是‘孤島’；通過費控 新模式與數(shù)智技術(shù)相結(jié)合，讓報銷更簡 捷。”呂華新表示，“實時可視數(shù)據(jù)分析， 實現(xiàn)多維度精細化的費用與預(yù)算執(zhí)行 圖表展示，對差旅數(shù)據(jù)進行快速處理和 可視化分析，提供直觀、即時、準(zhǔn)確的費 用報告，為管理決策提供充足的數(shù)據(jù)依 據(jù)，以推動管理提升。”
報銷更便捷 管控更合規(guī)
新一代的企業(yè)智能商旅及費控服 務(wù)平臺，通過將最佳費用業(yè)務(wù)管理實踐 與最新的數(shù)字技術(shù)結(jié)合，可以產(chǎn)生更多 創(chuàng)新的財務(wù)管理場景。
“例如通過月結(jié)新模式，可實現(xiàn)員 工免貼票、免報銷、免墊資，為企業(yè)節(jié)省 10%—30%的費用采購成本。 同時，支持 智能報銷、智能審批、快速結(jié)算，最快可 實現(xiàn)差旅補助20 分鐘到賬。”呂華新說。
事實上，商旅及費控體系的建設(shè)，對 于企業(yè)內(nèi)部控制也有很大的幫助。如系 統(tǒng)上線前的資金審批環(huán)節(jié)風(fēng)險控制，事 前、事中、事后的資金預(yù)警提示等。
在國家強調(diào)預(yù)算管控和業(yè)財融合 的當(dāng)下，陳素云認為，會計數(shù)字化不僅 需要運用數(shù)智技術(shù)，更需要通過數(shù)智技 術(shù)運用推動會計信息提供模式、財務(wù) 組織結(jié)構(gòu)以及與其他領(lǐng)域協(xié)作模式的 變革，以更好地實現(xiàn)會計資源配置職 能。 因此，構(gòu)建商旅及費控體系，不僅 要提高費用報銷效率，打造便捷費控 體驗，更要發(fā)揮費控體系的內(nèi)外部治 理功能。
他建議，在費控體系建設(shè)中，一是要 嵌入內(nèi)部控制系統(tǒng)，實現(xiàn)預(yù)算及審核等 規(guī)則的智能化，保障費用報銷的合規(guī)性。
二是要嵌入風(fēng)險控制系統(tǒng)，通過多 維度費用分析，實時監(jiān)控開支預(yù)算，控 制費用超支及不合理風(fēng)險。
三是提升費用的價值創(chuàng)造能力，借 助費用云圖可視化費用數(shù)據(jù)，進行費 用數(shù)據(jù)的深度挖掘，降低企業(yè)運營成 本；運用費控體系中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過 機器算法和知識圖譜技術(shù)，分析每類 乃至每項費用支出所產(chǎn)生的收益，以更 精準(zhǔn)地配置資源，支撐經(jīng)營決策和創(chuàng) 造價值。
四是滿足國家宏觀經(jīng)濟管理的需 求，通過費用控制系統(tǒng)與稅務(wù)、銀行等部 門的對接，為國家提供更為精準(zhǔn)的費用 數(shù)據(jù)。
除了縮短報銷周期、減少員工墊付 差旅資金、大幅提高員工滿意度外，商 旅及費控體系的應(yīng)用應(yīng)實現(xiàn)企業(yè)費用 的全程控制。
“結(jié)合企業(yè)費用預(yù)算控制策略和費 用政策控制策略，可實現(xiàn)各種費用的自 動控制。 以此規(guī)范差旅行為，保障企業(yè) 差旅政策的執(zhí)行，增強企業(yè)集中管控能 力，做到風(fēng)險管控有抓手，領(lǐng)導(dǎo)審批有依 據(jù)，業(yè)務(wù)真實可驗證，成本費用透明化。” 呂華新說，商旅及費控服務(wù)將全面助力 以中央企業(yè)為代表的大型企業(yè)推進財務(wù) 數(shù)智化轉(zhuǎn)型，為企業(yè)加快建設(shè)世界一流 財務(wù)管理體系提供有效解決方案。