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浙江義烏教育系統(tǒng)探索內(nèi)部控制數(shù)字化建設側(cè)記高標準構(gòu)建“一站辦”智慧財務 如何將數(shù)字化、一體化、現(xiàn)代化貫 穿教育部門財務規(guī)范化建設的全過 程,是浙江省義烏市教育局一直以來 的探索方向。
2021 年 9 月,義烏市教育局經(jīng)濟 活動內(nèi)部控制管理平臺全面上線運 行。平臺涵蓋義烏市教育局及全額預 算撥款的所有公辦直屬機構(gòu)、中小學 校和幼兒園。
該平臺于 2021 年年初規(guī)劃建設, 致力于打造基層財務管理標準化體系, 通過數(shù)字化平臺實現(xiàn)流程固化與規(guī)則 內(nèi)嵌,實現(xiàn)財務事項“一站辦”,助推基 層教育財務管理制度體系革新,全面提 升財務服務水平。
搭建標準體系
近年來,義烏市教育局不斷對該 市各中小學校財務管理體系進行調(diào) 研。調(diào)研結(jié)果顯示,一線教育部門與 中小學校的財務治理體系呈現(xiàn)出“學 校數(shù)量多、資金規(guī)模大、社會關注度 高、一線財務力量弱”的特點。
基于這一現(xiàn)狀,義烏市教育局以 內(nèi)部控制制度建設與數(shù)字化落地作為 切入點,努力創(chuàng)新思路、革新管理模 式,構(gòu)建具有義烏特色的教育智慧財 務體系。
平臺項目相關負責人說:“數(shù)字化 的目的是推動制度與管理的革新,而 業(yè)務標準的建設是數(shù)字化落地的基 礎。運用數(shù)字化思維,設計標準化體 系,才能依托數(shù)字化實現(xiàn)管理創(chuàng)新。”
據(jù)介紹,在標準建設方面,義烏市 教育局針對調(diào)研發(fā)現(xiàn)的風險點,逐一 設計管控措施與程序,并通過制度予
以固化。為了確保各學校單位尤其是 一線教職工能夠準確掌握制度要求, 降低學習成本,該局還將制度中的操 作程序提煉繪制成流程圖,將學校內(nèi) 部必須設置的崗位、必須執(zhí)行的環(huán)節(jié) 明確下來,“看圖操作”,高效執(zhí)行。
在此基礎上,義烏市教育局印發(fā) 《義烏市教育系統(tǒng)內(nèi)部控制指引》,涵 蓋內(nèi)部控制基本理念、風險點與防控 策略、學校內(nèi)控組織建設、決策體系與 崗位職責體系、各業(yè)務領域的法律法 規(guī)與操作標準、評價與監(jiān)督機制、各類 表單等,為各學校單位提供規(guī)范化管 理的標準指引。
隨后,各學校單位根據(jù)標準指引 和試點單位的成果,結(jié)合自身實際, 自行梳理,將標準程序的各個環(huán)節(jié)分 解到學校的各個部門與崗位,與流程 圖逐一對應、與制度要求逐一對標,
形成各學校單位本地化改造的制度 體系。
夯實信息化建設
在構(gòu)建好標準體系的基礎上,進 一步夯實推進信息化建設成為重點。
義烏市教育系統(tǒng)智慧財務改革的 關鍵詞是“一站辦”,其基礎是業(yè)務數(shù) 據(jù)化和管控自動化。
業(yè)務數(shù)據(jù)化是指將過去以紙質(zhì) 單據(jù)、報告為載體的信息,轉(zhuǎn)換成數(shù) 字化平臺中可重復使用、隨時調(diào)用的 數(shù)據(jù)。
“此前,無論是經(jīng)費報銷還是項 目管理,一張張單據(jù)、一份份報告、一 箱 箱 檔 案 ,從 操 作 和 監(jiān) 管 角 度 兩 方 面,在一定程度上制約了管理信息的 傳遞和利用。”上述相關負責人說,因 此,平臺的首要功能,是讓業(yè)務數(shù)據(jù)
化、可視化,按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準,讓 業(yè)務以數(shù)據(jù)的形式在數(shù)字化平臺中 存儲,并隨著業(yè)務流轉(zhuǎn)傳遞,讓系統(tǒng) 代替人跑。
管控自動化改變過去以制度形式 進行規(guī)范,通過專業(yè)財務人員進行把 控的模式,交由數(shù)字化平臺去管控,讓 平臺把好第一道關口。
“這需要將制度和管理經(jīng)驗轉(zhuǎn)換 成明確的控制規(guī)則和程序,當平臺識 別到經(jīng)濟事項時,自動抓取規(guī)則,并通 過計算、比對,將不符合的經(jīng)濟事項進 行制止和預警,即需要將標準轉(zhuǎn)換成 計算機可識別的語言,內(nèi)嵌其中,實現(xiàn) 人機交互、業(yè)財融合、操作與管控相互 匹配。”該負責人說。
按照全覆蓋、樹典型的標準,義 烏市教育局共選擇 7 個不同類型的學 校單位作為試點,深入建設,將預算 管理、支出管理、合同管理等各類經(jīng) 濟事項通過數(shù)字化平臺一次性辦理, 少跑腿、少詢問、少犯錯,逐步緩解基 層教育財務管理工作的痛點和堵點, 為規(guī)范化、科學化、智能化管理夯實 基礎。
保障常態(tài)化落實
通 過 構(gòu) 建 智 慧 財 務 體 系 ,義 烏 市 教 育 局 逐 步 實 現(xiàn) 100% 管 理 全 覆 蓋、過程全覆蓋 。 辦事效率、審批效 率提升80%以上。
總結(jié)經(jīng)驗,上述相關負責人認為, 管理模式的革新真正為教育一線減 負,搭建起自上而下風險防范體系,以 及由內(nèi)而外全程高效監(jiān)管新局面。她 同時認為,智慧財務是大勢所趨,但非 完美之策。
一方面,數(shù)字化無法完全取代專
業(yè)判斷。關鍵信息的面對面溝通必不
可少,在線上提速的同時,執(zhí)行主體責
任意識不能淡化。 因此,重大事項的
線上報批、關鍵崗位的職業(yè)判斷仍舊
需要在審批時充分發(fā)揮出來,確保事
項信息完整、決策科學。
另一方面,內(nèi)部控制建設并不是
一蹴而就的。完善的內(nèi)部控制和治理
體系,除了靠制度和信息化的落地保
障,還應有不斷審視調(diào)整、優(yōu)化提升的
機制,最終形成制度構(gòu)建、信息化落
地、線上留痕、大數(shù)據(jù)分析、評價與審
計、制度再優(yōu)化再落地的良性循環(huán)。
風險防控意識在各主體的執(zhí)行中應不
斷得到深化。
對此,義烏市教育局依托數(shù)字化
平 臺 建 立 良 好 的 政 策傳遞機 制,將
剛性要求轉(zhuǎn)化成基于單據(jù)要素的約
束,實現(xiàn)常態(tài)化的規(guī)范管理 。 同時,
通 過 強 化 培 訓 ,加 深 各 方 對 制 度 的
理解。
2021 年 12 月 28 日,義烏市教育
局組織各校校長、總務主任、辦公室
主任、財務聯(lián)絡員等 752 人舉辦了線
上直播培訓,主題為“義烏教育數(shù)字
內(nèi)控建設應用場景解讀”,內(nèi)容圍繞
“建設歷程與定位、數(shù)字內(nèi)控應用場
景、數(shù)字內(nèi)控場景延伸、構(gòu)建持續(xù)提
升循環(huán)”4 個方面展開 。參與者們紛
紛表示:“理論聯(lián)絡實操,很受用!”
“看似財務軟件,實際是管理的革新,
受益匪淺”。
“我們還設立了‘預約上門培訓服
務’,邀請專業(yè)財會老師及內(nèi)控管理平
臺項目實施專家進行現(xiàn)場指導,不斷
提升教育系統(tǒng)財務管理團隊依法理
財、科學理財?shù)哪芰?,切實推進教育系
統(tǒng)財務工作科學化、精細化、規(guī)范化發(fā)
展。”上述相關負責人說。