■司瑞斌/文
近年來，行政事業(yè)單位進(jìn)一步推進(jìn)差旅費(fèi)管理。2013 年，財政部印發(fā)了
《中央和國家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法》（下稱《辦法》）。2015 年，又發(fā)布了《關(guān)于調(diào)整中央和國家機(jī)關(guān)差旅住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)問題的通知》（下稱《通知》）。
行政事業(yè)單位差旅費(fèi)管理具有眾多難點(diǎn)和風(fēng)險點(diǎn)。筆者主要針對差旅費(fèi)申請和報銷過程中易出現(xiàn)的一些風(fēng)險及其信息化設(shè)計(jì)進(jìn)行探討。
差旅管理難點(diǎn)及關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)
行政事業(yè)單位差旅費(fèi)與業(yè)務(wù)行為結(jié)合緊密，難以計(jì)劃，事前事后變動大， 審核關(guān)口滯后。同時，差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)復(fù)雜，且會按季節(jié)浮動，票據(jù)數(shù)量、種類多且格式不一，審核信息量大，與公務(wù)車、借款等經(jīng)濟(jì)行為關(guān)聯(lián)度高，是審計(jì)關(guān)注的重點(diǎn)。
因此，行政事業(yè)單位差旅費(fèi)容易引發(fā)先支后請、超預(yù)算、超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)， 借考察名義出游、將因私行程含在公務(wù)差旅費(fèi)中報銷等風(fēng)險。
業(yè)務(wù)分類思路及審批機(jī)制設(shè)計(jì)
在經(jīng)濟(jì)分類中，所有差旅均歸入差旅費(fèi)科目。而對于業(yè)務(wù)行為來說，可分為公務(wù)差旅、業(yè)務(wù)差旅、調(diào)研考察和專項(xiàng)差旅等4 類。
公務(wù)差旅，即有明確會議、培訓(xùn)主辦方的通知的。業(yè)務(wù)差旅，即在公安、
應(yīng)考慮集成關(guān)聯(lián)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)行為在同一張單據(jù)中，避免各經(jīng)辦人為同一事項(xiàng)反復(fù)申請和報銷，提高效率
紀(jì)檢、藥監(jiān)、安監(jiān)、工商等行業(yè)中，由于業(yè)務(wù)職能需要到異地開展公務(wù)活動的。調(diào)研考察，即有明確的目標(biāo)及計(jì)劃，往往以團(tuán)組的方式到異地進(jìn)行調(diào)研考察、交流學(xué)習(xí)的。專項(xiàng)差旅，即部分單位所特有的差旅事項(xiàng)，如監(jiān)獄單位的異地調(diào)犯差旅等。
由于差旅費(fèi)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)結(jié)合十分緊密，在審批制衡設(shè)計(jì)上考慮分級制衡和同級制衡。所謂分級制衡，就是按出差人的級別分級制衡，上一級對下一級的業(yè)務(wù)行為進(jìn)行審批，單位一把手出差由辦公室主任審核并公示。所謂同級制衡，就是業(yè)務(wù)部門確認(rèn)差旅的必要性和合理性，財務(wù)部門確認(rèn)差旅的預(yù)算和標(biāo)準(zhǔn)的合理性，歸口部門確認(rèn)差旅的地點(diǎn)、團(tuán)組等合理性。
針對4 種不同類型的差旅事項(xiàng)，審批的區(qū)別主要在于計(jì)劃屬性和業(yè)務(wù)屬
性而導(dǎo)致的歸口差異。
公務(wù)差旅可由辦公室進(jìn)行歸口審核，以統(tǒng)一協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)行程。業(yè)務(wù)差旅的審批關(guān)鍵，在于業(yè)務(wù)事項(xiàng)的合理性，對于該類差旅可以縮短審批流程，提高效率。調(diào)研考察的審批，需要組織人事部門進(jìn)行歸口審核，以避免行程重復(fù)和全局統(tǒng)籌。專項(xiàng)差旅的審批，需要一個或多個歸口管理部門對差旅計(jì)劃，如科研單位的科技處對科考隊(duì)野外行程、研究方向進(jìn)行把關(guān)，人事處對團(tuán)組成員進(jìn)行把關(guān)等。
信息化設(shè)計(jì)需考慮4 個方面
針對差旅費(fèi)的管控難點(diǎn)及常見風(fēng)險，在控制風(fēng)險的前提下，需要從2 個方面思考設(shè)計(jì)差旅費(fèi)管理的信息化。一是通過系統(tǒng)將差旅的管理思想落地；二是改進(jìn)工作手段，降低管理成本，提高效率。具體包括如下4 個方面。
第一，實(shí)現(xiàn)不同類型差旅單據(jù)的整合，以及差旅、公務(wù)車、借款等關(guān)聯(lián)經(jīng)濟(jì)行為的整合。
對于業(yè)務(wù)人員來說，要完成一項(xiàng)差旅申請及報銷需要涉及的信息量較大， 并且填報和審核都很繁瑣?？煽紤]通過行程單選擇人員和行程，自動計(jì)算差旅天數(shù)及費(fèi)用，減少各經(jīng)辦人的工作量，降低人工審核的風(fēng)險，提高效率。
此外，應(yīng)考慮集成關(guān)聯(lián)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)行為在同一張單據(jù)中，避免各經(jīng)辦人為同一事項(xiàng)反復(fù)申請和報銷，提高效率。
第二，通過系統(tǒng)內(nèi)嵌規(guī)則、事前事后單據(jù)關(guān)聯(lián)、責(zé)任認(rèn)領(lǐng)等規(guī)避風(fēng)險。
單位應(yīng)將預(yù)算、標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)則內(nèi)嵌系統(tǒng)，系統(tǒng)對差旅合規(guī)性進(jìn)行初步把關(guān)， 同時通過審批流設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)差旅按分類走相應(yīng)審批流程。事后報銷單和事前申請單也應(yīng)實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)調(diào)用，并將每個崗位審批責(zé)任落實(shí)到每張申請、報銷單上。這樣才能降低差旅先支后請，超預(yù)算、超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)，虛構(gòu)事項(xiàng)套取資金的風(fēng)險，也減輕了財務(wù)、業(yè)務(wù)人員工作量，減少了責(zé)任。
第三，對接訂票、銀行、核算系統(tǒng)。在差旅申請完成后，單位應(yīng)將過程
中形成的各項(xiàng)數(shù)據(jù)自動接入訂票系統(tǒng)， 直接“拎包走人”，提高效率的同時避免違規(guī)。報銷時應(yīng)將結(jié)算信息與銀行結(jié)算系統(tǒng)、核算系統(tǒng)對接，自動生成支付令和會計(jì)憑證，降低財務(wù)人員誤操作風(fēng)險。
第四，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價值。
對于內(nèi)控系統(tǒng)中的過程數(shù)據(jù)，可根據(jù)不同口徑進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，用于事后分析及統(tǒng)計(jì)。系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)為審計(jì)提供單據(jù)追溯的手段，并為決策提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
（作者單位：真內(nèi)控科技集團(tuán)）
