孫敏
內(nèi)控制度作為一項(xiàng)重要的管理職能和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)工作，是隨著經(jīng)濟(jì)和企業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)。內(nèi)控制度包括內(nèi)部會(huì)計(jì)控制和內(nèi)部管理控制兩個(gè)系統(tǒng)。內(nèi)部控制的基本目標(biāo)是確保單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)營(yíng)信息和財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性。一個(gè)單位要實(shí)行內(nèi)部控制，重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)在組織結(jié)構(gòu)及職責(zé)分工、授權(quán)批準(zhǔn)、會(huì)計(jì)記錄、資產(chǎn)保護(hù)、職工素質(zhì)、預(yù)算管理和報(bào)告制度等重要環(huán)節(jié)組織實(shí)施。本文結(jié)合C區(qū)教育局審計(jì)室對(duì)某單位內(nèi)控制度制定與執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)的案例，思考教育系統(tǒng)基層單位如何加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)。
一、案例描述
C區(qū)教育局內(nèi)部審計(jì)部門(mén)在日常審計(jì)工作中，將對(duì)學(xué)校內(nèi)部控制制度的制訂、執(zhí)行情況的審計(jì)貫穿于整個(gè)審計(jì)過(guò)程中；在對(duì)校(園)長(zhǎng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、學(xué)校財(cái)務(wù)收支審計(jì)時(shí)均納入審計(jì)工作的重要組成部分。在對(duì)某學(xué)校進(jìn)行的三年財(cái)務(wù)收支審計(jì)中，發(fā)現(xiàn)該校在內(nèi)控制度的制定與執(zhí)行中存在著以下幾方面的問(wèn)題:
例如，學(xué)?！敦?cái)務(wù)收支審批制度》規(guī)定:“單位法人代表或授權(quán)主管人，要按規(guī)定的審批權(quán)限，對(duì)給予報(bào)銷(xiāo)的原始憑證簽字認(rèn)可”。但這一制度的制定并未
明確審批權(quán)限的范圍、也未對(duì)何類(lèi)經(jīng)費(fèi)的審批做出規(guī)定，同時(shí)，對(duì)“授權(quán)主管人”也未進(jìn)行認(rèn)定。C區(qū)教育局審計(jì)室在審計(jì)中發(fā)現(xiàn):部分學(xué)校在實(shí)際操作中存在未經(jīng)法人代表授權(quán)即報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用、人員經(jīng)費(fèi)、公用經(jīng)費(fèi)混簽的現(xiàn)象。
再如:在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)，學(xué)校訂立的內(nèi)控制度明確規(guī)定學(xué)校固定資產(chǎn)應(yīng)每年實(shí)行一次實(shí)地清查，并對(duì)清查的方式、方法，參與清查的人員及發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)的處理等方面做了詳細(xì)規(guī)定，而實(shí)際上，由于人手不足、時(shí)間不夠等原因，學(xué)校對(duì)這一制度普遍不重視、執(zhí)行不到位，存在有制度無(wú)執(zhí)行的情況;這樣極易造成資產(chǎn)已經(jīng)流失而學(xué)校卻渾然不覺(jué)，待到審計(jì)發(fā)現(xiàn)時(shí)已為時(shí)晚矣。
再如，學(xué)校20XX年1月與保潔公司簽訂的保潔合同注明保潔公司提供員工6名，費(fèi)用結(jié)算亦以此為計(jì)算依據(jù);實(shí)際上，學(xué)校20XX年2—7月、9月在崗保潔員工5名，而支付給保潔公司的費(fèi)用并未相應(yīng)減少。
對(duì)上述問(wèn)題，審計(jì)室在現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)向校方指出，并就制度執(zhí)行向?qū)W校提出審計(jì)意見(jiàn)，均得到了校方的認(rèn)可與接受，對(duì)學(xué)校多支付的費(fèi)用也及時(shí)予以追回。
二、案例分析
內(nèi)部控制是人類(lèi)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，也是管理現(xiàn)代化的必然產(chǎn)物。它是一切經(jīng)濟(jì)組織活動(dòng)中不可分離的部分，只要存在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和管理活動(dòng)，就需要有相應(yīng)的內(nèi)部控制。無(wú)論是宏觀(guān)的經(jīng)濟(jì)管理，還是微觀(guān)的單位管理，其實(shí)質(zhì)都是一種有目的的控制行為。內(nèi)部控制可以理解為內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制兩部分。學(xué)校內(nèi)部控制機(jī)制是學(xué)校管理中，對(duì)不同崗位或不同部門(mén)間處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)建立的相互聯(lián)系、相互制約的關(guān)系，并在可能出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方建立其控制手段，以實(shí)現(xiàn)有效控制。它是學(xué)校管理制度現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)學(xué)校資產(chǎn)管理的要求。內(nèi)部控制管理是學(xué)校管理的核心內(nèi)容之一，但上述案例中提到的問(wèn)題卻折射出學(xué)校內(nèi)部控制管理出現(xiàn)的一些不容忽視的問(wèn)題。
1.內(nèi)部控制意識(shí)淡薄，缺乏專(zhuān)業(yè)化管理隊(duì)伍
在基層單位中，許多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)工作不熟悉，對(duì)內(nèi)部控制更不了解，未意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，沒(méi)有采取積極的措施實(shí)施內(nèi)部控制，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理，對(duì)財(cái)務(wù)管理資金、人員等投入較少，導(dǎo)致財(cái)務(wù)內(nèi)部控制未能有效開(kāi)展。
另外，某些基層單位的財(cái)務(wù)管理水平尚未達(dá)到專(zhuān)業(yè)化要求，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，過(guò)度依賴(lài)會(huì)計(jì)、出納;某些管理人員內(nèi)部控制意識(shí)薄弱，對(duì)內(nèi)部控制方法和流程不熟悉，認(rèn)為法定代表人“一支筆審批”就是單位財(cái)務(wù)管理控制的全部，未能切實(shí)履行自身職責(zé)，承擔(dān)相應(yīng)義務(wù)。
2.內(nèi)部控制制度缺失，或雖有制度卻執(zhí)行不力
有些單位沿用以前舊的管理制度，沒(méi)有根據(jù)時(shí)期的變化，與時(shí)俱進(jìn)加以修訂、增訂，即使新任領(lǐng)導(dǎo)上任之后，發(fā)現(xiàn)不妥的地方也沒(méi)有及時(shí)加以修訂，使內(nèi)控制度沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
有些單位相關(guān)部門(mén)的人員長(zhǎng)期大家工作在一起，都已經(jīng)非常熟悉，關(guān)系也相當(dāng)融洽，多少存在你好、我好、大家好的想法，因此造成有些方面程序操作起來(lái)就比較隨意，相關(guān)人員之間就未能實(shí)行相互牽制、相互監(jiān)督，對(duì)已建立的內(nèi)控制度形同虛設(shè)。以上種種，削落了內(nèi)控制度的執(zhí)行力，以致內(nèi)部控制沒(méi)有切實(shí)有效的制度保障，形同虛設(shè)。
3.內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的執(zhí)行力度不夠
內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制不僅包括狹義的會(huì)計(jì)控制，還包括資產(chǎn)控制和為保護(hù)資產(chǎn)安全而實(shí)施的內(nèi)部牽制。因此，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是管理層一項(xiàng)重要的管理手段。
C區(qū)教育系統(tǒng)財(cái)務(wù)核算體系采取由教育局成立會(huì)計(jì)結(jié)算中心，對(duì)各基層單位的教育經(jīng)費(fèi)使用、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行集中核算，統(tǒng)籌管理。在實(shí)際工作中，結(jié)算中心負(fù)責(zé)某一單位的會(huì)計(jì)會(huì)定期與該單位領(lǐng)導(dǎo)溝通，單位出納也定期去結(jié)算中心報(bào)賬，但會(huì)計(jì)結(jié)算中心一般只依據(jù)財(cái)務(wù)制度對(duì)基層單位所提供的原始憑證進(jìn)行真實(shí)性、合規(guī)性和有效性的審核，而無(wú)法參與每一筆具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這樣就使得對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的物質(zhì)運(yùn)動(dòng)和價(jià)值運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程監(jiān)管構(gòu)成一定的脫節(jié)，產(chǎn)生業(yè)務(wù)邊緣化。
三、對(duì)策與反思
2012年11月，財(cái)政部印發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）的通知》（財(cái)會(huì)[2012]21號(hào)），明確指出《規(guī)范》將于2014年1月1日起施行?！兑?guī)范》明確，各級(jí)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制，是指單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，通過(guò)制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。
從前述問(wèn)題分析可以看出，由于健全管理制度的缺乏、管理人員管理理念的相對(duì)不重視，造成了單位內(nèi)部控制管理的不完善。根據(jù)財(cái)政部《規(guī)范》的要求，基層單位應(yīng)從以下三方面提升內(nèi)部管理水平:
1.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，重視職業(yè)道德教育
基層單位應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變?cè)杏^(guān)念，樹(shù)立正確的內(nèi)部控制意識(shí)，在單位內(nèi)部加大對(duì)內(nèi)控制度重要性宣傳和學(xué)習(xí)，形成一種領(lǐng)導(dǎo)廉潔奉公、職工敬業(yè)樂(lè)業(yè)，既有上級(jí)的集體領(lǐng)導(dǎo)，又有下級(jí)的充分民主，既有分工，又有協(xié)作，每個(gè)職工責(zé)、權(quán)、利都十分明確的融洽關(guān)系。法定代表人“一支筆審批”是一項(xiàng)內(nèi)部控制措施，但不是內(nèi)部控制的全部，內(nèi)部控制需要更多人員，或者是全體的共同努力。
2.建立健全內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)制度執(zhí)行力
完善的內(nèi)部控制制度是單位的“基本法”，任何人都不能凌駕于“基本法”之上，每個(gè)成員都必須嚴(yán)格遵循。
基層單位內(nèi)部控制制度應(yīng)在事前、事中和事后發(fā)揮相應(yīng)的作用，只有根據(jù)本單位實(shí)際情況建立的內(nèi)部控制制度才能做到。在實(shí)際執(zhí)行中嚴(yán)格遵照制度執(zhí)行，相關(guān)人員之間相互牽制和監(jiān)督，確保單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正常有序開(kāi)展和單位財(cái)產(chǎn)的安全。從源頭上堵塞漏洞，消除隱患，防范風(fēng)險(xiǎn)。
3.明確會(huì)計(jì)控制的內(nèi)容，做好會(huì)計(jì)結(jié)算中心與基層單位內(nèi)控制度的街接
建立一套完善的內(nèi)部控制制度，可以加強(qiáng)資金的管理，確保資金的安全完整、正常運(yùn)轉(zhuǎn)和合理使用，減少和避免損失的產(chǎn)生。會(huì)計(jì)的基本職能是核算與監(jiān)督，教育局會(huì)計(jì)結(jié)算中心的建立使得學(xué)校的會(huì)計(jì)核算更加系統(tǒng)、規(guī)范的進(jìn)行操作。由于會(huì)計(jì)核算中心只負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算，實(shí)行遠(yuǎn)程管理，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)監(jiān)督的脫節(jié)，這就要求在核算中心的內(nèi)控制度和各單位的內(nèi)控制度之間必須做好銜接，核算中心的會(huì)計(jì)人員要了解單位的情況，盡可能多的參與到單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中去。在實(shí)際的操作過(guò)程中找尋并建立一個(gè)合適的平臺(tái)，需要教育局會(huì)計(jì)結(jié)算中心和學(xué)校之間更好的溝通與協(xié)調(diào)，科學(xué)有效的建立內(nèi)部控制制度，并規(guī)范的執(zhí)行，使會(huì)計(jì)發(fā)揮應(yīng)有的作用。
總之，加強(qiáng)基層單位內(nèi)部控制任重道遠(yuǎn)。各單位須在日常管理當(dāng)中強(qiáng)化內(nèi)部控制之實(shí)施，特別是要注重于內(nèi)控制度的相互監(jiān)督。從而讓單位的內(nèi)部控制制度更加有利于提升管理效率，進(jìn)而維護(hù)教育資金的安全與完整。
