【摘要】當(dāng)前很多企業(yè)采用的是由軟件公司開發(fā)的“通用”商品化財(cái)務(wù)軟件，而實(shí)際中每個(gè)企業(yè)核算和管理的要求都不一樣，所以軟件在首次使用時(shí)必須結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行初始化工作。本文對占市場份額比較大的用友U8與金蝶K3的初始化進(jìn)行比較，以幫助讀者更加全面深入地理解“通用”財(cái)務(wù)軟件的初始化過程。
【關(guān)鍵詞】初始化 用友U8 金蝶K3
初始化實(shí)際上是將財(cái)務(wù)軟件由“通用”轉(zhuǎn)換成“專用”的過程。無論一個(gè)企業(yè)由手工轉(zhuǎn)向電算化，還是更換新的財(cái)務(wù)軟件，都需要進(jìn)行初始化工作，而且初始化的成敗關(guān)系到整個(gè)電算化信息系統(tǒng)運(yùn)行的成敗，所以初始化是企業(yè)信息化的關(guān)鍵步驟。作為市場定位相類似的用友公司U8系列產(chǎn)品（簡稱U8）和金蝶公司K3系列產(chǎn)品（簡稱K3），在初始化中既有相同之處，也有不同的地方。本文擬對其從賬套的建立、參數(shù)的設(shè)置、基礎(chǔ)檔案的設(shè)置及期初數(shù)據(jù)的錄入等方面進(jìn)行比較分析。
一、賬套的建立和維護(hù)
每個(gè)獨(dú)立核算的單位都要為其建立一套賬簿體系，而將其建在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中則稱之為建立“賬套”，賬套實(shí)際上就是一系列相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)庫文件。
U8中有一個(gè)專門模塊“系統(tǒng)管理”，通過此模塊可以進(jìn)行賬套管理、年度賬管理、操作員及權(quán)限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)和運(yùn)行安全的管理等。K3中也有一個(gè)相似的模塊“賬套管理”，而此模塊也包括賬套的管理、操作員及權(quán)限管理及數(shù)據(jù)管理的功能。
建賬的過程兩者也是類似的，都是先設(shè)置相關(guān)信息，然后在后臺(tái)建立一系列數(shù)據(jù)庫。建賬過程中賬套號(hào)是區(qū)分不同賬套的唯一標(biāo)志，不可重復(fù)。在U8中，賬套號(hào)必須是3位數(shù)字，系統(tǒng)中最多可以建立999個(gè)賬套。而K3中賬套號(hào)既可以用字母也可以用數(shù)字，個(gè)數(shù)也沒有限制。另外在K3中還可以建立組織機(jī)構(gòu)，其作用是對系統(tǒng)中的多個(gè)賬套進(jìn)行分類管理。出于數(shù)據(jù)安全考慮，兩模塊中都具有賬套備份、恢復(fù)（U8稱為引入、輸出）功能，操作過程相同。
對于賬套的修改，兩者也有所區(qū)別。U8中必須由該賬套的賬套主管登陸系統(tǒng)管理后才能進(jìn)行參數(shù)的修改，并且賬套號(hào)等一些是不可修改的，而K3可直接由Admin修改賬套屬性，并且賬套號(hào)是可以修改的。
對于賬套的刪除，U8中隱藏在賬套輸出功能中，也就是輸出時(shí)可同時(shí)選擇從系統(tǒng)中刪除，可保證刪除前必經(jīng)過備份。K3菜單中直接有刪除選項(xiàng)，但刪除前也會(huì)提示“是否確認(rèn)刪除”及“是否要進(jìn)行備份”的提示對話框。
對于備份生成的文件，每一個(gè)賬套備份兩者都會(huì)生成兩個(gè)文件：一個(gè)是數(shù)據(jù)備份文件，后綴名都是“bak”；另一個(gè)是賬套的信息文件，U8后綴是“l(fā)st”，K3中是“dbb”。其中，U8的備份文件名是不可修改的，K3的備份文件名可自行修改。在備份方式上兩者都可以設(shè)置備份計(jì)劃自動(dòng)備份，K3可分為完全備份、增量備份、日志備份，U8中輸出同時(shí)可以“同步輸出文件服務(wù)器上相關(guān)文件”。
二、信息設(shè)置
在整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，有很多不同模塊都需要共享一些基礎(chǔ)檔案，如職員信息、客商信息等。在設(shè)置這些具體信息時(shí)都必須指定一個(gè)唯一的編碼，所以初始化中有個(gè)重要工作就是設(shè)置編碼。
在設(shè)置編碼上，U8必須先定義好編碼規(guī)則，即定義編碼的級數(shù)和級位，后續(xù)在編碼時(shí)必須按規(guī)則來編寫，否則系統(tǒng)不允許保存。例如部門編碼規(guī)則若設(shè)置為2-2，則表示部門編碼最多有兩級，一級兩位，二級也是兩位，在設(shè)置具體部門編碼時(shí)必須按這個(gè)規(guī)則來設(shè)置。但在K3中不需要設(shè)置編碼規(guī)則，無級數(shù)與級位的限制，也無分類編碼長度一致性的要求，但有級別的設(shè)置，不同級別間用“.”標(biāo)志分隔，對于每一級的位數(shù)沒有限制，如部門編碼01.11表示此部門處于二級。至于每級多少位，在編碼時(shí)可以自行定義，這樣會(huì)導(dǎo)致相同級別編碼位數(shù)不一樣。
由此可見，K3的編碼設(shè)置比較靈活，但U8在編碼規(guī)則方面則比較嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，同一級別全碼長度一致，并且編碼一旦用過就不能隨意改變編碼規(guī)則，因此在事前必須做好規(guī)劃，編碼時(shí)必須有預(yù)見性，預(yù)留編碼位數(shù)。U8中一些基礎(chǔ)檔案，如人員檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案等需要單獨(dú)設(shè)置。而在K3中這些都是結(jié)合核算項(xiàng)目設(shè)置的，在核算項(xiàng)目中設(shè)置如職員、客戶、供應(yīng)商等，每增加一個(gè)核算項(xiàng)目，就需要做具體的項(xiàng)目檔案。另外，K3會(huì)計(jì)科目在按部門和職員核算時(shí)，部門和職員之間不需要建立對應(yīng)關(guān)系，即按部門、職員核算的科目錄入做證時(shí)，同一職員可任意選擇部門。其優(yōu)點(diǎn)是方便費(fèi)用的分?jǐn)偅秉c(diǎn)是輸入錯(cuò)誤不能提示。U8科目按職員核算自動(dòng)帶出對應(yīng)部門，職員與部門必須相關(guān)聯(lián)使用，可以避免出錯(cuò)。
基礎(chǔ)檔案中計(jì)量單位的確立對于存貨數(shù)量的管理、計(jì)價(jià)與成本的計(jì)算都非常重要，U8和K3中都有計(jì)量單位設(shè)置的功能。在設(shè)置上兩者類似，都要先建立計(jì)量單位組，然后在組內(nèi)設(shè)置具體計(jì)量單位。但兩者在具體設(shè)置上又有所區(qū)別：K3的計(jì)量單位組并沒有要求區(qū)分開無換算率、固定換算率、浮動(dòng)換算率，而是在具體建立某計(jì)量單位時(shí)進(jìn)行區(qū)分；U8首先需要區(qū)分為是無換算率的還是固定的或是浮動(dòng)的計(jì)量單位組。對于K3而言，一個(gè)計(jì)量單位組只能有一個(gè)默認(rèn)單位，而對于U8而言，如果是無換算的計(jì)量單位組，則這個(gè)組中的計(jì)量單位是獨(dú)立的，不相互影響。K3的基本計(jì)量單位和常用計(jì)量單位之間只能是固定換算率的，對于浮動(dòng)換算率的單位，則需要放在輔助計(jì)量單位中。U8不一樣的地方在于，主計(jì)量單位與常用計(jì)量單位之間，要么是固定換算率，要么是浮動(dòng)換算率。
對于憑證的分類（K3中稱作憑證字），U8中分了五大類：通用，收、付、轉(zhuǎn)，現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)，現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)，自定義。而K3中雖然沒有嚴(yán)格地分大類，但具體到每一類別憑證的定義，兩者完全一樣，對每一類憑證的限制條件都用到了限制類型和限制科目，并且原理一致。
三、用戶設(shè)置及權(quán)限的分配
能夠操作系統(tǒng)的人員稱為操作員或用戶，他們只能在授予的權(quán)限范圍內(nèi)執(zhí)行相關(guān)操作，出于內(nèi)部控制及系統(tǒng)安全的需要，針對不同用戶會(huì)授予不同權(quán)限。U8和K3中都有相同的設(shè)置操作員及為操作員授權(quán)的功能。
U8中操作員都有編號(hào)，且不能修改，編號(hào)也可用作登錄系統(tǒng)。而K3操作員無編號(hào)，必須用姓名登錄系統(tǒng)。U8認(rèn)證方式可分為“用戶+口令”、“動(dòng)態(tài)密碼”和“CA認(rèn)證”。K3中可分為“NT安全認(rèn)證”和“密碼認(rèn)證”，“密碼認(rèn)證”中又可分為“傳統(tǒng)密碼認(rèn)證”、“動(dòng)態(tài)密碼鎖認(rèn)證”、“智能鑰匙認(rèn)證”等?？梢?，兩者的認(rèn)證方式比較相似。
另外在U8和K3中都預(yù)置用戶Admin，U8中該用戶主要進(jìn)行系統(tǒng)管理，對整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)及運(yùn)行負(fù)責(zé)，K3中該用戶主要進(jìn)行賬套管理。K3中還有一個(gè)預(yù)置的用戶administrator，在系統(tǒng)中其默認(rèn)屬于系統(tǒng)管理員組，在賬套中有全部的權(quán)限。其他一般用戶都需要先添加再授權(quán)。U8權(quán)限有三層：功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限。而在K3中權(quán)限也有類似三種，分別是功能權(quán)限、字段權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。
為了方便為不同的操作員授予相同的權(quán)限，K3和U8中有一對相似概念：“用戶組”和“角色”。在K3中，如張三、李四都是出納，他們具有相同的權(quán)限，那么可以先設(shè)置一個(gè)用戶組“出納組”，將出納應(yīng)有的權(quán)限分配給出納組，然后只用在設(shè)置用戶張三、李四時(shí)，將其隸屬組中增加“出納組”便可。U8也是一樣，同樣先設(shè)置角色（系統(tǒng)中也預(yù)置了一些），如“出納”，然后給出納這一角色授權(quán)，在設(shè)置用戶時(shí)，同樣在用戶所屬角色處勾選“出納”這一角色，該用戶便擁有“出納”角色對應(yīng)的權(quán)限。
四、科目體系的建立
企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身需要設(shè)計(jì)一套適用的科目體系。現(xiàn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則已經(jīng)統(tǒng)一了一級科目名稱及編號(hào)，初始化時(shí)主要增加明細(xì)科目，設(shè)置一些特殊科目的屬性。
U8建賬時(shí)可選擇行業(yè)，若同時(shí)勾選“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會(huì)計(jì)科目”選項(xiàng)，則建好賬套以后，賬套中便自動(dòng)根據(jù)行業(yè)性質(zhì)預(yù)置一套對應(yīng)行業(yè)的會(huì)計(jì)科目。而K3建賬沒有涉及到科目，賬套建好以后，在科目中按企業(yè)所適用的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及企業(yè)的需要勾選，將模板中的科目“引入”。
在科目屬性上，U8運(yùn)用了一類特殊的核算方法——輔助核算，默認(rèn)的主要有五類：個(gè)人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門和項(xiàng)目。通過給科目設(shè)置輔助核算可以大大減少科目體系數(shù)量，而且可提供立體的會(huì)計(jì)信息。如應(yīng)收賬款若按傳統(tǒng)會(huì)計(jì)要按客戶設(shè)置明細(xì)，有多少客戶就得設(shè)置多少明細(xì)，而給其設(shè)置“客戶往來”輔助核算后，就不用設(shè)置明細(xì)科目，只需要事前設(shè)置好客戶檔案，同樣可以提供按客戶分類的會(huì)計(jì)信息。在K3中也有相同的功能，叫“核算項(xiàng)目”，其與輔助核算的含義相同，但其內(nèi)容更為豐富一些，包括職員、客戶、供應(yīng)商、物料、倉庫、成本對象、費(fèi)用要素等，并且還能根據(jù)需要自行增加，當(dāng)然在U8中，也可以通過“項(xiàng)目”這一輔助核算來實(shí)現(xiàn)。另外在U8中，一個(gè)科目所帶的輔助核算個(gè)數(shù)有限制，而K3中一個(gè)科目所帶的核算項(xiàng)目個(gè)數(shù)沒有限制。
K3中可以設(shè)置是否“科目計(jì)息”，若選擇，則輸入日利率后系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行計(jì)息操作，可以進(jìn)行利息查詢，并自動(dòng)生成佐證。K3中還可以完成預(yù)算設(shè)置，K3在科目設(shè)置時(shí)可以輸入每個(gè)科目的預(yù)算數(shù)，或根據(jù)上年數(shù)據(jù)自動(dòng)編制預(yù)算，在輸入憑證時(shí)提示或控制預(yù)算，可以報(bào)警和控制的預(yù)算包括科目余額、發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額、單筆憑證金額，和U8財(cái)務(wù)預(yù)算控制功能相同。為了能編制現(xiàn)金流量表，需要確定現(xiàn)金流量科目。K3中直接在設(shè)置科目時(shí)勾選現(xiàn)金科目、銀行科目或現(xiàn)金等價(jià)物科目，而U8中有專門指定科目的功能，含義是一致的。
五、期初余額的錄入
為銜接初始化前后兩個(gè)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，“通用”財(cái)務(wù)軟件初始化過程中都必須錄入期初數(shù)據(jù)。U8和K3錄入期初數(shù)據(jù)的方式基本一致，都只用錄入最末級科目余額，非末級科目余額會(huì)自動(dòng)匯總下級算出。若是年初啟用只用錄入期初余額，若是年中啟用還必須錄入累計(jì)發(fā)生額。例如7月啟用系統(tǒng)，除需要錄入7月月初余額，還需輸入1 ~ 6月所有科目累計(jì)借方發(fā)生額和累計(jì)貸方發(fā)生額，然后倒擠出年初余額。另外K3中分了不同幣種分別錄入，在錄入期初數(shù)據(jù)前要先選擇幣種分別錄入，U8中需手動(dòng)折算成本位幣后錄入。
對于U8中的輔助核算以及K3中的核算項(xiàng)目，因?yàn)橐猪?xiàng)目核算，所以要按項(xiàng)目輸入期初數(shù)據(jù)，兩者錄入相似。U8中有輔助核算的科目會(huì)用黃色突出顯示，雙擊后按項(xiàng)目明細(xì)輸入。K3中也突出黃色顯示，并且在末尾會(huì)有“”顯示，雙擊“”便可按項(xiàng)目明細(xì)輸入。為了避免人為輸入錯(cuò)誤的產(chǎn)生，兩者都提供了試算平衡的功能。U8試算的是期初“資產(chǎn)+成本+共同”與“負(fù)債+權(quán)益+損益”。K3試算的是期初余額（原幣及本位幣）和本年累計(jì)（原幣及本位幣）的借貸方，為區(qū)分有差額的情況，單獨(dú)列出差額一列。由此可見，K3不僅試算了期初余額還試算了發(fā)生額，但必須注意若有外幣，要在綜合本位幣下進(jìn)行試算。
最后，在初始化結(jié)束的標(biāo)志上，U8只要啟用的第一個(gè)月未記賬、結(jié)賬，便可以修改期初數(shù)據(jù)，且不會(huì)對日常數(shù)據(jù)造成任何影響。而K3必須專門進(jìn)行結(jié)束初始化工作的操作，稱作“結(jié)束初始化”，一旦結(jié)束便不能修改期初數(shù)據(jù)，若確實(shí)要修改，則需要?jiǎng)h除和取消所有日常處理并執(zhí)行反初始化操作。
總之，初始化是“通用”財(cái)務(wù)軟件必經(jīng)的階段，只需要在系統(tǒng)啟用時(shí)設(shè)置一次，雖然設(shè)置上比較簡單，但內(nèi)容比較多，也是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，設(shè)置時(shí)必須結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)和需求，并且考慮長遠(yuǎn)規(guī)劃。通過比較也可以看出，U8和K3在初始化部分的功能基本一致，只是一些概念和說法不統(tǒng)一，就整體而言，U8初始化設(shè)置比較嚴(yán)謹(jǐn)，而K3比較靈活。
主要參考文獻(xiàn)
1. 張有峰.通用財(cái)務(wù)軟件初始化參數(shù)設(shè)置的方法與技巧.財(cái)會(huì)月刊，2005；5
2. 焦永梅.金蝶K/3ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用解析.財(cái)會(huì)月刊，2012；6
【作 者】
王純杰
【作者單位】
（廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院會(huì)計(jì)與審計(jì)學(xué)院 南寧 530003）
