1.編制采購(gòu)計(jì)劃和制定采購(gòu)預(yù)算
1.1采購(gòu)計(jì)劃的定義
項(xiàng)目采購(gòu)工作計(jì)劃是以項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃為依據(jù)的一個(gè)有關(guān)項(xiàng)目具體采購(gòu)工作安排的細(xì)化文件，描述了項(xiàng)目采購(gòu)有關(guān)工作的具體實(shí)施方案.比如確定各種貨物的采購(gòu)方式，何時(shí)招標(biāo)、何時(shí)詢價(jià)、何時(shí)定貨、何時(shí)簽訂合同、何時(shí)提貨、何時(shí)付款等具體安排.以確保項(xiàng)目需要采購(gòu)的各種資源能夠在需要的時(shí)候準(zhǔn)確到位。
1.2采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)容
（1）采購(gòu)的設(shè)備、貨物或服務(wù)的數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、參數(shù)和要求。
（2）所采購(gòu)的設(shè)備、貨物或服務(wù)在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的哪一階段投入使用。
（3）所采購(gòu)的每一種產(chǎn)品間彼此的聯(lián)系。
（4）全部產(chǎn)品采購(gòu)如何分別捆包，每個(gè)捆包應(yīng)包括哪些類目。
（5）每個(gè)捆包從開(kāi)始采購(gòu)到到貨需要多少時(shí)間，從而制定出每個(gè)捆包采購(gòu)過(guò)程各階段的時(shí)間表，并根據(jù)每個(gè)捆包采購(gòu)時(shí)間表制定出項(xiàng)目全部采購(gòu)的時(shí)間表。
（6）對(duì)整個(gè)采購(gòu)工作協(xié)調(diào)管理。
1.3項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃編制的目的
編制采購(gòu)計(jì)劃是整個(gè)采購(gòu)管理進(jìn)行運(yùn)作的第一步，采購(gòu)計(jì)劃制定得是否合理、完善，直接關(guān)系到整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)運(yùn)作的成敗。
因此，一項(xiàng)合理、完善的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)達(dá)到以下幾個(gè)目的：
（1）預(yù)計(jì)材料需用時(shí)間與數(shù)量，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動(dòng)。
（2）避免材料擠壓過(guò)多，擠壓資金，以及占用存放的空間。
（3）配合企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃與資金調(diào)度。
（4）使采購(gòu)部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時(shí)機(jī)購(gòu)入材料。
（5）確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管制材料采購(gòu)數(shù)量及成本。
1.4采購(gòu)計(jì)劃制定的結(jié)果
1.4.1采購(gòu)管理計(jì)劃
采購(gòu)管理計(jì)劃應(yīng)當(dāng)說(shuō)明其余的采購(gòu)過(guò)程將如何進(jìn)行管理。包括：
A.應(yīng)當(dāng)使用何種類型的合同？
B.是否需要有獨(dú)立的估算作為評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，由誰(shuí)負(fù)責(zé)，以及何時(shí)編制這些估算？
C.項(xiàng)目實(shí)施組織是否有采購(gòu)部門，項(xiàng)目管理組織在采購(gòu)過(guò)程中自己能采取何種行動(dòng)？
D.是否需要使用標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)文件，從哪里找到這些標(biāo)準(zhǔn)文件？
1.4.2要求說(shuō)明
要求說(shuō)明，它相當(dāng)詳細(xì)地說(shuō)明了采購(gòu)項(xiàng)目，以便潛在的承包商確定他們是否能夠提供該采購(gòu)項(xiàng)目的貨物或服務(wù)。要求說(shuō)明的詳細(xì)程度可以視采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)、買主的要求或者預(yù)計(jì)的合同形式而異。要求說(shuō)明在采購(gòu)過(guò)程中可能被修改和細(xì)化。
1.5項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)解決好的幾個(gè)問(wèn)題
（1）為更好地組織好采購(gòu)工作，要建立強(qiáng)有力的管理機(jī)構(gòu)，并保持領(lǐng)導(dǎo)班子的穩(wěn)定性和連續(xù)性。切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。
（2）根據(jù)市場(chǎng)結(jié)構(gòu)、供貨能力或施工力量，以及潛在的競(jìng)爭(zhēng)性來(lái)確定采購(gòu)的批量安排、打捆分包及合同段劃分。
（3）在確定采購(gòu)時(shí)間表時(shí)，要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施安排，權(quán)衡貸款成本，采購(gòu)過(guò)早、提前用款，要支付利息；過(guò)遲會(huì)影響項(xiàng)目執(zhí)行。因此，要權(quán)衡利弊，統(tǒng)籌安排。
（4）及早做好采購(gòu)準(zhǔn)備工作。
1.6制定采購(gòu)預(yù)算
制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
制定采購(gòu)預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)行為之前對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過(guò)程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購(gòu)成本的目的。
2.搞好項(xiàng)目采購(gòu)招標(biāo)、評(píng)標(biāo)，選擇供應(yīng)商
供應(yīng)商是項(xiàng)目采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。
2.1招標(biāo)文件的編制
招標(biāo)文件編制質(zhì)量的好壞直接影響到招標(biāo)工作能否正常進(jìn)行，甚至影響授標(biāo)后能否順利完成合同。因此是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)工作。其內(nèi)容必須力求完整、詳盡，用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，避免招標(biāo)雙方對(duì)文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧，增加評(píng)標(biāo)工作量，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。
2.2評(píng)標(biāo)的原則
俗話說(shuō)“一分錢一分貨”，在滿足投標(biāo)文件要求的前提下，投標(biāo)單位的投標(biāo)價(jià)并非越低越好，合理的價(jià)格才能得到合適的產(chǎn)品。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形勢(shì)下，決定了投標(biāo)單位必然注重經(jīng)濟(jì)效益。作為供貨單位不能無(wú)利可圖，絕不會(huì)做賠本買賣。有些投標(biāo)單位為了中標(biāo)，盡量壓低標(biāo)價(jià)。一旦中標(biāo)后，則在制造過(guò)程中想方設(shè)法追加設(shè)備款或在其他方面想辦法得到補(bǔ)償，形成釣魚(yú)工程。即使采購(gòu)方寄希望與自身加強(qiáng)監(jiān)管來(lái)保證產(chǎn)品質(zhì)量，也會(huì)造成項(xiàng)目延期。這表面上節(jié)約了采購(gòu)成本的行為，實(shí)際上得不償失。因此應(yīng)以標(biāo)底作為基準(zhǔn)價(jià)，中標(biāo)價(jià)應(yīng)以接近基準(zhǔn)價(jià)為宜。
2.3評(píng)標(biāo)價(jià)法
可供選擇的評(píng)標(biāo)價(jià)法有最低標(biāo)記法、綜合評(píng)標(biāo)價(jià)法和以壽命周期成本為基礎(chǔ)的評(píng)標(biāo)價(jià)法。需要在實(shí)際的采購(gòu)中根據(jù)標(biāo)的的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的評(píng)標(biāo)價(jià)法。
2.4資格審核嚴(yán)格把關(guān)
對(duì)投標(biāo)單位的企業(yè)等級(jí)、資質(zhì)、人員、技術(shù)、財(cái)務(wù)、設(shè)備、信譽(yù)及同類產(chǎn)品制造業(yè)績(jī)等情況進(jìn)行資格審核，是招標(biāo)工作中非常重要且必不可少的工作。嚴(yán)格的資格審核可確保參加投標(biāo)的單位均具有履約能力和一定的信譽(yù)，減輕評(píng)標(biāo)、定標(biāo)階段的工作量，加快招標(biāo)工作進(jìn)程，確保了設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)工作順利完成。
2.5選擇供應(yīng)商的數(shù)量
供應(yīng)商數(shù)量的選擇問(wèn)題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問(wèn)題。從采購(gòu)方來(lái)說(shuō)，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購(gòu)成本控制的力度。而從供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)，可以給采購(gòu)方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購(gòu)附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購(gòu)成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購(gòu)成本。這樣既能保證采購(gòu)物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購(gòu)支出。
3.結(jié)論
在探討項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低成本的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該（下轉(zhuǎn)第183頁(yè)）（上接第158頁(yè)）確立采購(gòu)全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)流程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購(gòu)物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無(wú)疑是獲得了成本上的利益。同時(shí)，降低采購(gòu)成本不僅指降低采購(gòu)項(xiàng)目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在項(xiàng)目采購(gòu)管理的利潤(rùn)之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來(lái)達(dá)到對(duì)整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從項(xiàng)目采購(gòu)的全過(guò)程來(lái)衡量成本上的收效，從項(xiàng)目采購(gòu)的全過(guò)程來(lái)探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購(gòu)過(guò)程中發(fā)掘無(wú)處不在的降低成本的機(jī)會(huì)。 [科]
【參考文獻(xiàn)】
[1]陳文暉.項(xiàng)目管理的理論與實(shí)踐，北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2008：145-146.
作者：王曉娟
