隨著我國會計信息化的持續(xù)推進，現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)不再過多關(guān)注IT投資悖論問題，轉(zhuǎn)而將會計信息化視為支持企業(yè)適應信息化大發(fā)展趨勢的必要手段，進而引發(fā)企業(yè)經(jīng)營管理的深入變革。七匹狼作為我國一家知名上市公司，其會計信息化發(fā)展過程極具代表性。本文通過對該公司會計信息化提升項目實施過程進行梳理，分析其實施效益及相應的啟示。
一、七匹狼會計信息化提升項目背景
七匹狼，創(chuàng)立于1990年，是我國服裝行業(yè)中的知名企業(yè)。目前，七匹狼在全國已經(jīng)擁有了2 000多家加盟商，并且擁有超過3 000家的終端網(wǎng)點。七匹狼公司還在全國設(shè)立了以福建、北京、上海為核心的三大物流與信息中心，并在二十多個省設(shè)立了物流與信息分部，通過信息管理系統(tǒng)對全國各銷售網(wǎng)點進行全方位的管理跟蹤，真正實現(xiàn)了財流、物流、信息流的統(tǒng)一。多年的信息化建設(shè)使七匹狼公司擁有完善的銷售、管理系統(tǒng)，其ERP的實施走在了同類型企業(yè)的前列。
服裝業(yè)不同于傳統(tǒng)的制造業(yè)，它雖然也涉及到生產(chǎn)、設(shè)計、加工等制造環(huán)節(jié)，但作為服裝企業(yè)，最重要的還是對商品的流通渠道和對市場流行趨勢的把握，這就要求企業(yè)建立更為科學、完善的分銷系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)。與國內(nèi)多數(shù)企業(yè)一樣，七匹狼早期的會計信息化建設(shè)并沒有很好地進行總體規(guī)劃和統(tǒng)一建設(shè)，而是各自為政，有的分公司甚至擁有獨立的信息系統(tǒng)，導致公司內(nèi)部各部門，以及總公司與代理商之間信息很難進行溝通，進而形成信息孤島。由于系統(tǒng)間缺乏銜接，信息難以流通、傳遞，從而導致許多數(shù)據(jù)需要員工重復導出、導入。
其次，七匹狼內(nèi)部的數(shù)據(jù)不能及時共享和反饋，其銷售部門往往不能及時掌握商品的庫存信息，這樣就很難及時了解銷售訂單的處理情況，使得他們無法及時知道產(chǎn)品價格變化情況。倉儲部門也很難掌握商品在市場的銷售情況及庫存情況，使之無法確定一個合理的庫存量。同時，七匹狼總部也很難及時了解分公司和代理商的經(jīng)營狀況，不能對企業(yè)資金流轉(zhuǎn)狀況進行很好的監(jiān)督和控制，最終可能導致科學的決策無法形成。
為了適應日益激烈的市場競爭，七匹狼開始著手從總體上提升企業(yè)的會計信息化水平。
二、七匹狼會計信息化提升項目實施過程
相比國內(nèi)其他企業(yè)而言，七匹狼較早就引入了通用型ERP系統(tǒng)來滿足企業(yè)管理信息化的需求，這種通用型的ERP系統(tǒng)雖然可以滿足不同行業(yè)的普遍性需求，但在分銷流程方面做得不夠細致，而這恰好是服裝行業(yè)體現(xiàn)競爭優(yōu)勢的必要手段，隨著企業(yè)的發(fā)展這種普遍性與特殊性的矛盾日漸凸顯。為此，七匹狼公司決定推翻原來的系統(tǒng)重鑄新的ERP分銷系統(tǒng)。
2004年底，新的信息系統(tǒng)規(guī)劃以及需求調(diào)研工作正式開始。2005年，七匹狼總部分銷系統(tǒng)開始正式實施，施工大致分為兩個階段：先是總公司、直營店及分公司實施，而后才對代理商實施。在分公司系統(tǒng)實施過程中，七匹狼公司決定設(shè)立一個“模板”，以防止分公司和代理商在實施時出現(xiàn)偏差，影響實施效果。七匹狼公司最終選擇福建的分公司作為“樣板”公司，這個決定主要考慮了三個因素：第一，該分公司領(lǐng)導、員工的計算機基礎(chǔ)較好；第二，內(nèi)部架構(gòu)也相對清晰；第三，離福建總公司相對較近，方便總公司提供技術(shù)幫助及前往視察實施情況。
2006年，OA系統(tǒng)引入，公司實現(xiàn)無紙化辦公管理，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部各部門信息的快速傳遞，連接了企業(yè)內(nèi)部閉塞的信息。2007年，供應鏈管理系統(tǒng)正式啟用，實現(xiàn)了廠家和客戶的交流，通過發(fā)行股票為ERP的升級、更新募集資金。2008年，七匹狼公司正式與Oracle合作，并花費重金購入該公司的零售規(guī)劃軟件，從而實現(xiàn)了企業(yè)零售分銷以及供應鏈和財務的一體化。
2009年，七匹狼公司銷售網(wǎng)絡(luò)升級項目建設(shè)完成，零售ERP項目計劃系統(tǒng)成功上線，實現(xiàn)了對企業(yè)庫存的控制。2011年8月，ERP系統(tǒng)項目升級成功并投入使用。該項目升級的模塊包含零售模塊和財務管理模塊。各模塊的成功升級，整合了公司的批發(fā)及零售業(yè)務平臺，業(yè)務流程得到了優(yōu)化。
2011年底，全國分銷系統(tǒng)正式上線，七匹狼公司要求全國的代理商和加盟商都使用這個系統(tǒng)，這一舉動將代理商們?nèi)颊系搅艘黄?，很好地解決了企業(yè)原本對銷售信息收集不夠準確、不夠及時的問題。代理商和合作伙伴也能通過數(shù)據(jù)分析平臺，增強自身對銷售數(shù)據(jù)、庫存分析的能力，從而提高銷售商的管理水平。同時也大大提高了七匹狼總公司的管理和決策水平。
七匹狼會計信息化提升項目實施過程詳見圖1。
四、七匹狼會計信息化提升項目的實施效果
七匹狼會計信息化提升項目的成功實施，為公司成功搭建了零售和批發(fā)業(yè)務管理平臺，并且還建立了七匹狼公司資源協(xié)同平臺。企業(yè)通過強化垂直一體化管理，提高了企業(yè)管理控制能力。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
1.提升了企業(yè)內(nèi)部信息共享能力。七匹狼公司通過實施ERP整理、統(tǒng)一了自身的管理體系和管理架構(gòu)，建立起了統(tǒng)一、規(guī)范的商品基礎(chǔ)檔案管理及其維護流程，在不同系統(tǒng)中商品類別、門店、倉庫、供應商、客戶等都有統(tǒng)一的編碼，使七匹狼的總、分公司和代理商的信息能及時共享，擺脫了原來通過手工管理訂單信息時信息不流通、不準確的問題，實現(xiàn)了信息流轉(zhuǎn)高度自動化，提高了效率，大大的減少了人為出錯的可能。
2.提升了企業(yè)的供應鏈管理能力。（1）采購管理方面。通過實施該項目，實現(xiàn)了訂貨單從訂貨系統(tǒng)到生產(chǎn)管理系統(tǒng)——MOM系統(tǒng)一體化流程，擺脫了原來手工管理訂單時信息不通暢、不準確的缺點。（2）售管理方面。公司批發(fā)銷售通過訂貨系統(tǒng)到MOM系統(tǒng)能自動按客戶類別進行整理、分類，然后形成銷售訂單，大大提高了信息流轉(zhuǎn)的自動化，效率得到顯著的提升，大大減少了人為制單發(fā)生的錯誤。（3）倉存管理方面。通過實施該項目，加快了供應鏈上信息傳遞的實效性，使信息能及時在公司內(nèi)部與供應商之間進行快速的傳遞。系統(tǒng)信息能在各部門間及時、快速的傳遞，無疑加強了總部對商品管理和控制的力度，使商品出庫和入庫的過程更加規(guī)范，并且能及時了解商品庫存狀態(tài)。此外，七匹狼實施的Oracle零售規(guī)劃軟件，實現(xiàn)企業(yè)零售分銷及供應鏈財務一體化，將以往各自為政的加盟商統(tǒng)一起來。該系統(tǒng)可以讓七匹狼公司隨時掌握公司全國門店的零售數(shù)據(jù)，以及門店的銷售與庫存情況。這樣，供貨商和七匹狼的信息共享程度高，信息流通速度快，各環(huán)節(jié)決策的速度也大大提高了，讓原來30多天的加單周期減少到10多天，也降低了庫存過高所帶來的風險。
3.提升了企業(yè)的市場響應能力。新的信息系統(tǒng)有助于七匹狼對代理商及公司直營銷售終端的信息進行收集和分析，從而真正了解顧客當時的需求，提升企業(yè)的競爭力。七匹狼公司通過該項目的實施實現(xiàn)了對企業(yè)內(nèi)部各部門業(yè)務流程的監(jiān)控和管理，保證了信息的一致性和準確性。更重要的是，通過實施該項目，七匹狼吸收了國際上先進的服裝開發(fā)理念，推動了公司產(chǎn)品研發(fā)能力的提升。
4.提升了企業(yè)的財務管理能力。通過實施該項目，公司實現(xiàn)了對企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務管理環(huán)節(jié)都進行有效監(jiān)督和控制的目標，保證了企業(yè)信息的準確和一致。信息在不同模塊間的鏈接，為企業(yè)提供了完整的從業(yè)務到財務的信息視圖。系統(tǒng)內(nèi)部對各模塊之間采用的是直通式的處理方法，這種方法減少了業(yè)務環(huán)節(jié)間信息的重復錄入麻煩，使企業(yè)運營的效率得到了極大的提升，有效降低了企業(yè)運營成本。
五、七匹狼會計信息化提升的幾點啟示
1.審慎選擇會計信息化合作伙伴。在選擇所需軟件產(chǎn)品或者系統(tǒng)解決方案時，必須充分考慮企業(yè)自身的特點和各個軟件的特點。七匹狼就是充分認識到了自身經(jīng)營的業(yè)務非常廣泛，再加上業(yè)務還在持續(xù)的增長，因此在眾多的信息系統(tǒng)產(chǎn)品中選擇了Oracle零售行業(yè)管理軟件。之所以選擇它，其一是因為七匹狼看中了該軟件擁有強大的零售業(yè)務和批發(fā)業(yè)務相結(jié)合的能力；其二是Oracle公司在全球的零售行業(yè)有著豐富而廣泛的實踐經(jīng)驗，Oracle為七匹狼提供的零售業(yè)務解決方案是眾多方案中最完整和伸展性最強的解決方案，這能幫助他們更快、更好地實現(xiàn)公司的增長和業(yè)務目標。
2.要做好會計信息化提升的前期準備工作。首先，會計信息化實施及提升需要大量資金的支持，為此，七匹狼于2007年通過發(fā)行股票的方式募集資金用于ERP的建設(shè)和升級。其次，要得到治理層的支持。七匹狼董事長周少雄掛帥啟動了該項目，并花費了兩年時間與董事會成員進行溝通，并獲得了他們的一致同意，這中間雖然花費了大量的時間，但周少雄認為這是必不可少的環(huán)節(jié)，沒有他們一致同意，該項目很難實施。
3.會計信息化提升是一個長久的過程。七匹狼從2004年決定推倒原有的信息系統(tǒng)，重新建立一個與自身“適配”，能將公司以及代理商進行完全統(tǒng)一的分銷管理系統(tǒng)，到對該系統(tǒng)項目的升級，再到推出、上線供應鏈管理系統(tǒng)，最后直2011年底上線了全國分銷系統(tǒng)，整合、統(tǒng)一了全國代理商、加盟商的信息系統(tǒng)，這個過程整整花費了七年的時間，并且將來還有可能繼續(xù)對該項目進行提升。
4.會計信息化提升不只是系統(tǒng)軟件的實施、更新，更需要有高級專門人才來對這些系統(tǒng)進行操作和管理。為此，七匹狼在實施該項目時，對業(yè)務人員進行了大量的培訓，讓他們能熟悉、適應新的系統(tǒng)，并使用新的系統(tǒng)。不過，由于相關(guān)專業(yè)人才對于實施會計信息化的企業(yè)來說，都是緊缺人才，一些經(jīng)過培訓后的人才，很容易被其他企業(yè)高薪挖走，這對企業(yè)來說本身就是一種損失。為此，軟件的開發(fā)應當立足于管理者和業(yè)務人員專業(yè)技術(shù)水平的現(xiàn)狀，不同企業(yè)應結(jié)合自身實際情況，建立適合企業(yè)內(nèi)外需要的會計信息化系統(tǒng)，從而最大限度地發(fā)揮會計信息化的作用。
5.會計信息化提升實施不能一蹴而就，需由點帶面，逐步鋪開。七匹狼是分兩個階段來實施該項目的，而且，為了保證系統(tǒng)實施時不會“走樣”，七匹狼還專門在福州分公司設(shè)立“樣板”，這樣有助于規(guī)避項目失敗的風險。
【主要參考文獻】
[1] 應里孟.我國會計信息系統(tǒng)審計基本內(nèi)容的探討[J] .商業(yè)會計，2012（11）.
[2] 楊周南.論會計管理信息化的ISCA模型[J] .會計研究，2003（10）.
[3] 彭鳴，朱七光.我國會計信息化發(fā)展研究[J] .財會通訊，2011（3）.
作者：應里孟
