【摘要】在用友軟件中，憑證數(shù)據(jù)庫既是數(shù)據(jù)歸集的“信息倉庫”，又是后續(xù)業(yè)務(wù)處理的“信息源泉”。因此，憑證填制數(shù)據(jù)的正確無誤是保證后續(xù)賬表及相關(guān)業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確性的關(guān)鍵。本文以用友ERP-U8.72軟件為例，總結(jié)了憑證填制環(huán)節(jié)的常見問題，并結(jié)合典型案例，追根尋源，剖析其產(chǎn)生的原因，進(jìn)而理清問題的解決思路，找到解決的對(duì)策。
【關(guān)鍵詞】用友軟件 憑證管理 憑證填制 常見問題
用友軟件的賬務(wù)處理采用放射式數(shù)據(jù)處理流程，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法，憑證數(shù)據(jù)庫既是數(shù)據(jù)歸集的“信息倉庫”，又是后續(xù)業(yè)務(wù)處理的“信息源泉”。因此，憑證填制數(shù)據(jù)的正確與否直接關(guān)系到后續(xù)賬表及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性。
在用友軟件中，其基礎(chǔ)設(shè)置及憑證管理模塊為我們提供了憑證類別控制、受控科目控制、制單序時(shí)控制、支票控制、制單權(quán)限控制等功能，加強(qiáng)了對(duì)發(fā)生業(yè)務(wù)的及時(shí)管理和控制，通過嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。然而在實(shí)際應(yīng)用中，卻常因用戶不理解各項(xiàng)控制參數(shù)的含義，以及對(duì)后續(xù)操作的影響；沒有準(zhǔn)確無誤地設(shè)置相關(guān)控制參數(shù)及基礎(chǔ)信息；沒有正確完整地錄入憑證輔助信息等原因，使先進(jìn)的控制工具無法充分發(fā)揮效用，損失了部分?jǐn)?shù)據(jù)信息，降低了軟件的使用效能。對(duì)此，筆者將以用友ERP-U8.72軟件為例，總結(jié)憑證填制環(huán)節(jié)的常見問題，結(jié)合典型案例，追根尋源，深入剖析其產(chǎn)生的原因，以便對(duì)癥解決。一、憑證類別設(shè)置時(shí)常見問題
出錯(cuò)信息描述：“不滿足借方必有條件”，“不滿足貸方必有條件”，“不滿足借貸必?zé)o條件”，“不滿足憑證必有條件”。
典型案例剖析：2009年8月16日，總經(jīng)理辦公室支付業(yè)務(wù)招待費(fèi)1 200元，轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZZR003。憑證內(nèi)容如下：
借：管理費(fèi)用/招待費(fèi)（660205）1 200
貸：銀行存款/工行存款（100201）1 200
當(dāng)憑證保存時(shí)，彈出出錯(cuò)信息框，提示“不滿足借貸必?zé)o條件”。此信息說明用戶之前為不同類別的憑證設(shè)置了限制條件，指定了相應(yīng)的限制類型和限制科目。這樣，當(dāng)憑證填制時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)所設(shè)置的憑證類別判斷憑證內(nèi)容是否符合限制條件，不相符時(shí)就會(huì)出現(xiàn)類似的出錯(cuò)信息。對(duì)于此類問題，用戶首先應(yīng)根據(jù)提示信息，認(rèn)真查對(duì)所選憑證類別與所錄入的業(yè)務(wù)內(nèi)容是否相符，然后進(jìn)一步判斷究竟是憑證類別設(shè)置錯(cuò)誤，還是會(huì)計(jì)科目選擇錯(cuò)誤？
此案例中的憑證類別選擇的是“轉(zhuǎn)賬憑證”，轉(zhuǎn)賬憑證的限制類型應(yīng)為“憑證必?zé)o”,限制科目為“1001，100201，100202”，即在憑證借貸方不能出現(xiàn)這三個(gè)科目。而該憑證的貸方卻出現(xiàn)了100201科目，顯然違背了所設(shè)置的限制條件。進(jìn)一步判斷可知，此問題是因憑證類別設(shè)置錯(cuò)誤所致的。根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容該憑證類別應(yīng)為“付款憑證”，而非“轉(zhuǎn)賬憑證”。當(dāng)更正憑證類別后，問題即得到解決。經(jīng)進(jìn)一步分析得知，用戶在填制憑證時(shí)，因?yàn)榭吹皆跇I(yè)務(wù)中用到了轉(zhuǎn)賬支票，就認(rèn)為這應(yīng)該是一張轉(zhuǎn)賬憑證，從而導(dǎo)致憑證類別判斷錯(cuò)誤。而追根尋源是由于用戶對(duì)業(yè)務(wù)的憑證類別判斷不準(zhǔn)，不明白憑證類別的限制條件，甚至于不清楚什么是收、付、轉(zhuǎn)憑證。當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，就會(huì)因不理解憑證類別限制條件的含義而找不到問題解決的方向和方法。
此外，對(duì)于此類問題，如果用戶在認(rèn)真查對(duì)后，發(fā)現(xiàn)憑證類別與憑證內(nèi)容匹配，但仍出現(xiàn)出錯(cuò)信息，則應(yīng)考慮可能是因用戶粗心將憑證類別的限制條件設(shè)置有誤。常見的錯(cuò)誤有將收款憑證和付款憑證的限制類型設(shè)反了，或?qū)⑥D(zhuǎn)賬憑證的限制類型設(shè)為“憑證必有”，或未寫全限制科目。
二、制單日期錄入時(shí)常見問題
出錯(cuò)信息描述：情況一：“日期不序時(shí)，［付］類憑證已制單到［2009.08.03］”；情況二：“日期不能滯后系統(tǒng)日期”；情況三：“日期不能超前建賬日期”。
典型案例剖析：2009年8月2日，企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)一筆，填制付款憑證一張，當(dāng)填寫憑證制單日期時(shí)，彈出如情況一所述的出錯(cuò)信息。此信息說明用戶之前在進(jìn)行總賬控制參數(shù)設(shè)置時(shí)，選擇了“制單序時(shí)控制”選項(xiàng)，這樣在填制憑證時(shí)就必須按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序進(jìn)行制單。出錯(cuò)信息提示系統(tǒng)中的付款憑證已填至8月3日，因此，8月3日之前的付款憑證就不允許填寫。在分析得知是因參數(shù)控制所導(dǎo)致的問題后，如果此時(shí)確需錄入此張憑證，就臨時(shí)取消“制單序時(shí)控制”參數(shù)即可。
但對(duì)于此案例，當(dāng)用戶取消了“制單序時(shí)控制”參數(shù)，重填憑證，填寫到制單日期時(shí)，又彈出如情況二所述的出錯(cuò)信息。經(jīng)查看發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期為2009年8月1日，而所填憑證的制單日期為2009年8月2日，滯后了系統(tǒng)日期，相當(dāng)于在填未來發(fā)生的憑證，因此不允許填寫。此時(shí)，只需將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期調(diào)整為8月2日或之后日期即可。需要說明的是，對(duì)于這種情況一般只在進(jìn)行模擬練習(xí)時(shí)出現(xiàn)，實(shí)際工作中因計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期一般和現(xiàn)實(shí)日期一致，而所填憑證日期肯定是在當(dāng)前現(xiàn)實(shí)日期之前已發(fā)生的業(yè)務(wù)日期，所以一般不可能出現(xiàn)“日期不能滯后系統(tǒng)日期”的情況。而對(duì)于上述兩種情況，追根尋源主要還是由于用戶對(duì)“制單序時(shí)控制”參數(shù)的含義，以及對(duì)模擬練習(xí)階段計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期所代表的含義理解不透所致。制單序時(shí)控制是按不同的憑證類別分別進(jìn)行序時(shí)控制，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期代表現(xiàn)實(shí)日期，因此，憑證制單日期應(yīng)大于等于該類憑證的最后一張憑證的制單日期，小于等于當(dāng)前計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期。
第三種情況說明制單日期早于總賬系統(tǒng)的啟用日期。經(jīng)查看，是由于用戶在啟用總賬系統(tǒng)時(shí)，將總賬系統(tǒng)啟用日期設(shè)置為某月月末所致。如總賬系統(tǒng)正確的啟用日期應(yīng)為2009年8月1日，而用戶卻設(shè)置為2009年8月31日，這樣用戶就只能錄入8月31日及其之后發(fā)生的業(yè)務(wù)憑證。而用戶之所以將總賬系統(tǒng)的啟用日期設(shè)置為8月31日，又往往是由于在模擬練習(xí)階段，用戶將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期調(diào)整為8月31日，所以登錄進(jìn)入軟件系統(tǒng)的操作日期自動(dòng)識(shí)別為8月31日，進(jìn)行總賬系統(tǒng)啟用時(shí)也自動(dòng)識(shí)別為8月31日，如果此時(shí)用戶粗心沒有做更改就會(huì)出現(xiàn)此類錯(cuò)誤。并且，此時(shí)當(dāng)用戶想去調(diào)整總賬系統(tǒng)的啟用日期時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)界面為灰色，已不能更改。這是因?yàn)橛脩粢话愦藭r(shí)已在填制憑證，說明已進(jìn)入了總賬系統(tǒng)，即總賬系統(tǒng)已被使用，所以就不允許再調(diào)整總賬系統(tǒng)的啟用日期。此類問題的出現(xiàn)，一方面是由于用戶粗心所致，另一方面也說明用戶不理解出錯(cuò)信息中出現(xiàn)的“建賬日期”指的是總賬系統(tǒng)啟用日期，而對(duì)于“總賬系統(tǒng)已使用將不能更改其啟用日期”這一規(guī)則也不清楚。因此，提醒用戶在設(shè)置總賬系統(tǒng)的啟用日期時(shí)一定要認(rèn)真仔細(xì)，否則將會(huì)面臨較大的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。
三、憑證摘要錄入時(shí)常見問題
出錯(cuò)信息描述：制單人點(diǎn)擊摘要欄右下角的參考按鈕，出現(xiàn)提示信息“該操作員無此功能權(quán)限”。
典型案例剖析：案例中要求以馬方的身份填制憑證，而之前在用戶權(quán)限設(shè)置時(shí)，已為馬方賦予了總賬系統(tǒng)的全部操作權(quán)限，但為何在點(diǎn)擊摘要欄右下角的參考按鈕時(shí)又出現(xiàn)此出錯(cuò)信息而無法錄入摘要。
對(duì)于此問題，首先應(yīng)明確“該操作員無此功能權(quán)限”說明馬方?jīng)]有進(jìn)行此項(xiàng)操作的權(quán)限，進(jìn)一步思考出錯(cuò)信息中所說的功能權(quán)限到底指哪一項(xiàng)功能權(quán)限？點(diǎn)擊摘要欄右下角的參考按鈕是要進(jìn)行常用摘要的選擇調(diào)用，因此，此處所說的功能權(quán)限并不是指馬方?jīng)]有錄入摘要的權(quán)限，而是指沒有調(diào)用常用摘要的權(quán)限。
在此案例中，一是之前并未進(jìn)行常用摘要的設(shè)置，二是“常用摘要”的功能權(quán)限是在“公用目錄設(shè)置——其他——常用摘要”中，而非在“總賬”中，因此，馬方雖然擁有總賬系統(tǒng)的全部操作權(quán)限，但卻無法調(diào)用常用摘要。尤其是在本案例中，即便給馬方賦予了此項(xiàng)功能權(quán)限，也會(huì)因之前未設(shè)置任何常用摘要，而無內(nèi)容可選。而此類問題產(chǎn)生的原因常源于用戶不理解功能權(quán)限的具體含義，特別是將其與數(shù)據(jù)權(quán)限混淆，誤認(rèn)為是沒有為馬方設(shè)置某項(xiàng)數(shù)據(jù)權(quán)限所致。同時(shí)，又因不熟悉用友軟件中功能權(quán)限的內(nèi)容及設(shè)置位置，找不到問題解決的方向，不知如何解決。而具體解決的方法可以采用以下兩種：一是用戶直接在摘要欄中輸入摘要內(nèi)容即可；二是先給馬方賦予常用摘要的功能權(quán)限，然后利用“常用摘要”功能錄入常用摘要，這樣就可以通過點(diǎn)擊參考按鈕進(jìn)行常用摘要的調(diào)用了。
四、會(huì)計(jì)科目錄入時(shí)常見問題
（一）銀行科目的錄入
出錯(cuò)信息描述：情況一：當(dāng)使用銀行科目制單時(shí)，系統(tǒng)未彈出要求輸入結(jié)算方式、票號(hào)等銀行賬輔助項(xiàng)內(nèi)容的信息框；情況二：憑證保存時(shí)未彈出要求處理支票的相關(guān)信息框。
典型案例剖析：2009年8月3日，財(cái)務(wù)部王晶從工行提取現(xiàn)金10 000元，作為備用金，現(xiàn)金支票號(hào)XJ001。憑證內(nèi)容如下：
借：庫存現(xiàn)金（1001）10 000
貸：銀行存款/工行存款（100201）10 000
憑證填制時(shí)，當(dāng)錄入100201科目后，未出現(xiàn)如情況一所述的信息框。對(duì)此，應(yīng)首先了解信息框?yàn)楹螒?yīng)該出現(xiàn)？即明確信息框能夠彈出的前提條件是什么？在憑證填制時(shí)，如果使用了銀行科目制單，系統(tǒng)就會(huì)彈出要求輸入結(jié)算方式、票號(hào)等銀行賬輔助項(xiàng)內(nèi)容的信息框。而此案例中的100201科目是否為銀行科目，則取決于之前在進(jìn)行“指定科目”設(shè)置時(shí)，是否將“銀行存款”指定為銀行科目，否則系統(tǒng)將不會(huì)自動(dòng)將其當(dāng)作銀行科目來處理，相關(guān)的輔助信息框也就不會(huì)彈出。在實(shí)際應(yīng)用中，用戶經(jīng)常會(huì)忘記進(jìn)行“指定科目”的設(shè)置，而此項(xiàng)設(shè)置不僅是保證銀行賬輔助信息能否有效錄入的前提，也是保證后續(xù)出納管理工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。
對(duì)于第二種情況，也應(yīng)首先明確信息框能夠彈出的前提條件是什么？此處信息框所起的作用相當(dāng)于出納的“支票登記簿”功能，如果同時(shí)滿足以下三個(gè)條件，就可以在憑證填制的同時(shí)進(jìn)行相關(guān)支票信息的處理：一是憑證正在使用銀行科目制單；二是業(yè)務(wù)采用的結(jié)算方式設(shè)置了“票據(jù)管理”選項(xiàng)；三是在總賬控制參數(shù)中選擇了“支票控制”選項(xiàng)。而在實(shí)際操作時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)根據(jù)“支票登記簿”中已錄入支票信息的狀態(tài)，判斷應(yīng)如何進(jìn)行支票管理。具體來說，會(huì)出現(xiàn)下面三種情況：一是如果在“支票登記簿”中未錄入此支票信息，系統(tǒng)就會(huì)詢問“此支票尚未登記，是否登記？”；如果已登記此支票信息但未報(bào)銷，則會(huì)詢問“此支票已登記過，是否報(bào)銷？”；如果支票已登記又已報(bào)銷，則當(dāng)重新填制與此支票相關(guān)的憑證時(shí)，則會(huì)詢問“此支票已報(bào)銷，是否正確？”需要說明的是，上述三種情況所處理后的支票信息將同步反映到出納的“支票登記簿”中，如果在填制憑證時(shí)支票信息處理有誤，就需到“支票登記簿”中進(jìn)行修改，而在填制憑證界面將無法再次調(diào)出支票信息框。當(dāng)梳理清楚信息框彈出的原因后，仔細(xì)檢查相關(guān)設(shè)置，發(fā)現(xiàn)此案例問題產(chǎn)生的原因是因?yàn)闆]有進(jìn)行“指定科目”的設(shè)置，也沒有在總賬控制參數(shù)中選擇“支票控制”選項(xiàng)所致，修改并調(diào)整相關(guān)設(shè)置后，問題得到解決。
（二）外幣科目的錄入
出錯(cuò)信息描述：情況一：當(dāng)使用外幣科目制單時(shí)，憑證界面未出現(xiàn)有關(guān)外幣信息錄入欄；情況二：出現(xiàn)了外幣信息錄入欄，但在匯率欄中無匯率可選。
典型案例剖析：2009年8月5日，收到興華集團(tuán)投資資金10 000美元，匯率1∶8.275，轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZZW001。憑證內(nèi)容如下：
借：銀行存款/中行存款（100202）82 750
貸：實(shí)收資本（4001）82 750
憑證填制時(shí)，首先出現(xiàn)了情況一所述狀況：錄入100202科目后，未出現(xiàn)外幣信息錄入欄，說明系統(tǒng)未能識(shí)別出100202為外幣核算科目。查看會(huì)計(jì)科目設(shè)置界面，發(fā)現(xiàn)的確未給100202科目選擇“外幣核算”選項(xiàng)框。當(dāng)設(shè)置完畢，重填憑證時(shí)，外幣信息錄入欄自動(dòng)出現(xiàn)，但隨即又出現(xiàn)了情況二所述狀況：匯率欄中無匯率可選，說明之前在外幣設(shè)置時(shí)可能沒有設(shè)置匯率或設(shè)置錯(cuò)誤。查看外幣設(shè)置界面，發(fā)現(xiàn)是把匯率8.275誤錄入7月份的記賬匯率欄，因此，填制8月份憑證時(shí)就無法查看到有關(guān)匯率信息。調(diào)整匯率錄入位置后，問題得到了解決。
而在實(shí)際應(yīng)用中，對(duì)于第一種情況，還有可能出現(xiàn)以下狀況：當(dāng)用戶查看會(huì)計(jì)科目設(shè)置界面時(shí)，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)“外幣核算”的選項(xiàng)是灰色的，不可選。這時(shí)就應(yīng)考慮之前在建立賬套的“基礎(chǔ)信息”設(shè)置界面，是否選擇了“有無外幣核算”的選項(xiàng)。如果未選，說明該會(huì)計(jì)主體無外幣業(yè)務(wù)，后續(xù)的外幣設(shè)置選項(xiàng)就將無法選擇。
（三）往來科目的錄入
出錯(cuò)信息描述：情況一：當(dāng)使用客戶往來科目或供應(yīng)商往來科目制單時(shí)，系統(tǒng)彈出信息框要求錄入有關(guān)客戶或供應(yīng)商信息，手工直接錄入后，提示“輸入的客戶不合法”或“輸入的供應(yīng)商不合法”；情況二：當(dāng)憑證保存時(shí)，系統(tǒng)彈出“不能使用［應(yīng)收系統(tǒng)］受控科目”或“不能使用［應(yīng)付系統(tǒng)］受控科目”信息框。
典型案例剖析：2009年8月12日，銷售部王麗收到華宏公司一張轉(zhuǎn)賬支票，金額99 600元，用以償還前欠貨款，轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZZR002。憑證內(nèi)容如下：
借：銀行存款/工行存款（100201）99 600
貸：應(yīng)收賬款（1122）99 600 此案例涉及的是客戶往來科目。對(duì)于第一種情況，說明系統(tǒng)識(shí)別不出用戶錄入的客戶名稱，即在客戶檔案中找不到該客戶的信息。經(jīng)查看，發(fā)現(xiàn)是由于用戶所錄的客戶名稱與客戶檔案中的客戶名稱不一致造成的，用戶錄入的是客戶的全稱，而直接選擇時(shí)則會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)顯示的是客戶的簡稱。因此，直接錄入簡稱或利用參考按鈕直接選擇客戶信息，問題即可解決。
第二種情況，說明系統(tǒng)識(shí)別出此業(yè)務(wù)正在使用受控科目制單，而為何應(yīng)收賬款會(huì)成為受控科目，則是由于在會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)，為應(yīng)收賬款科目選擇了“客戶往來”的輔助信息框，這樣應(yīng)收賬款就自動(dòng)成為應(yīng)收系統(tǒng)受控科目。如果啟用了應(yīng)收系統(tǒng)，則有關(guān)應(yīng)收賬款的業(yè)務(wù)就應(yīng)在應(yīng)收系統(tǒng)中進(jìn)行處理，生成的業(yè)務(wù)憑證將會(huì)自動(dòng)傳遞到總賬系統(tǒng)。但此案例中并未啟用應(yīng)收系統(tǒng)，而又想在總賬系統(tǒng)中使用這些受控科目，就應(yīng)在總賬控制參數(shù)中選擇“可以使用應(yīng)收受控科目”的選項(xiàng)。如果不選，系統(tǒng)就會(huì)出現(xiàn)情況二所述狀況。而類似的選項(xiàng)在總賬控制參數(shù)中還包括“可以使用應(yīng)收受控科目”和“可以使用存貨受控科目”，處理的方法也是相同的。
（四）項(xiàng)目核算科目的錄入
出錯(cuò)信息描述：情況一：當(dāng)使用項(xiàng)目核算科目制單時(shí)，系統(tǒng)未彈出要求錄入項(xiàng)目輔助項(xiàng)信息的對(duì)話框；情況二：出現(xiàn)了項(xiàng)目輔助項(xiàng)信息框，但當(dāng)利用參考按鈕選擇項(xiàng)目名稱時(shí)，提示“此項(xiàng)目核算科目沒有指定項(xiàng)目大類，是否需要現(xiàn)在指定項(xiàng)目大類？”情況三：當(dāng)選擇項(xiàng)目名稱時(shí)，在“參照”界面中所顯示的非該科目所定義的項(xiàng)目大類的內(nèi)容，而是系統(tǒng)自帶的“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”大類的內(nèi)容；情況四：選擇項(xiàng)目名稱時(shí)，“參照”界面的左側(cè)欄中顯示有該項(xiàng)目大類的分類信息，但右側(cè)欄為空，無內(nèi)容可選；情況五：找到對(duì)應(yīng)項(xiàng)目名稱，當(dāng)進(jìn)行選擇時(shí)，提示“項(xiàng)目已結(jié)算”，無法選擇。
典型案例剖析：2009年8月20日，一車間領(lǐng)用原紙5噸，單價(jià)5 000元，用于生產(chǎn)普通打印紙——A4。憑證內(nèi)容如下：
借：生產(chǎn)成本/直接材料（500101）25 000
貸：原材料/生產(chǎn)用原材料（140301）25 000
此案例中的500101科目應(yīng)為項(xiàng)目核算科目，所定義的項(xiàng)目大類為“生產(chǎn)成本”；項(xiàng)目分類為：1—自行開發(fā)項(xiàng)目，2—委托開發(fā)項(xiàng)目；項(xiàng)目目錄名稱為：普通打印紙——A4，憑證套打紙——8X，所屬分類碼均為1。
第一種情況，說明之前在會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)未給500101科目選擇“項(xiàng)目核算”輔助選項(xiàng)，非項(xiàng)目核算科目自然不會(huì)提示錄入有關(guān)項(xiàng)目核算信息。
第二種情況，說明500101科目雖然被設(shè)置為項(xiàng)目核算科目，但如果在進(jìn)行項(xiàng)目目錄設(shè)置時(shí)，沒有為項(xiàng)目大類指定核算科目，即沒有將核算科目與項(xiàng)目大類之間建立聯(lián)系，則利用項(xiàng)目核算科目制單時(shí)就會(huì)找不到此科目對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目大類。
第三種情況，說明雖然在項(xiàng)目目錄設(shè)置時(shí)，將核算科目指定給某個(gè)項(xiàng)目大類，但因指定前未選擇正確的項(xiàng)目大類名稱，因而導(dǎo)致將核算科目選入其他項(xiàng)目大類，從而進(jìn)行項(xiàng)目名稱選擇時(shí)看到的不是正確的項(xiàng)目大類信息。而此案例就屬于這種情況，并且在實(shí)際應(yīng)用中這一問題也非常普遍。經(jīng)常會(huì)有用戶將應(yīng)選入指定項(xiàng)目大類的核算科目，誤選入了系統(tǒng)自帶的“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”中。而造成此問題的原因源于用友軟件在新增項(xiàng)目大類后，并未將新增的項(xiàng)目大類自動(dòng)選為當(dāng)前選項(xiàng)，而還是默認(rèn)的“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”大類。而此時(shí)，用戶如果粗心忘記先選擇正確的項(xiàng)目大類名稱，再進(jìn)行指定核算科目的操作，就會(huì)出現(xiàn)此種情況。對(duì)于這一問題的解決只需將已選入“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”中的核算科目重新選入“生產(chǎn)成本”項(xiàng)目大類中即可。
第四種情況，說明在“項(xiàng)目目錄”設(shè)置界面沒有錄入項(xiàng)目目錄名稱的信息。這一般是由于用戶把項(xiàng)目目錄內(nèi)容誤當(dāng)作項(xiàng)目的二級(jí)分類，將其錄入到“項(xiàng)目分類定義”界面，而“項(xiàng)目目錄”界面則為空所致。以此案例為例，如果用戶在進(jìn)行項(xiàng)目分類定義時(shí)將“普通打印紙——A4”和“憑證套打紙——8X”的信息錄入到“自行開發(fā)項(xiàng)目”分類下面，將其當(dāng)成項(xiàng)目的二級(jí)分類，而在“項(xiàng)目目錄”設(shè)置界面則沒有錄入任何信息，就會(huì)出現(xiàn)此種狀況。
第五種情況，說明用戶將“項(xiàng)目目錄”界面中的“是否結(jié)算”選項(xiàng)選為了“Y”，而已結(jié)算的項(xiàng)目后續(xù)將不能使用。
在實(shí)際應(yīng)用中，項(xiàng)目目錄的設(shè)置是用戶出錯(cuò)最多的一項(xiàng)操作。而追根尋源出錯(cuò)的原因主要在于用戶對(duì)項(xiàng)目目錄設(shè)置的各項(xiàng)步驟不熟悉，對(duì)各項(xiàng)操作的目的不明、含義不清，以及用戶個(gè)人的粗心大意，加之軟件本身設(shè)計(jì)中也有許多不符合操作習(xí)慣之處，才導(dǎo)致此處問題頻出。而解決上述問題時(shí)，只需理清操作思路，找出具體原因，就能使問題迎刃而解。
五、小結(jié)
從以上分析可以看出，在憑證填制環(huán)節(jié)出現(xiàn)的諸多問題，其根源都來自于之前環(huán)節(jié)所設(shè)置的各項(xiàng)控制參數(shù)和相關(guān)基礎(chǔ)信息。如果用戶對(duì)這些控制參數(shù)和基礎(chǔ)信息的含義和作用理解不透，而實(shí)際操作中又設(shè)置有誤，就會(huì)導(dǎo)致問題的出現(xiàn)，并且在問題出現(xiàn)后也將不知如何解決。
因此，建議用戶在實(shí)際應(yīng)用中，應(yīng)重在理解各項(xiàng)控制參數(shù)和基礎(chǔ)信息的含義和作用，明確這些設(shè)置會(huì)對(duì)以后的日常業(yè)務(wù)處理產(chǎn)生何種影響。這樣，在填制憑證時(shí)就能預(yù)測出可能出現(xiàn)的輔助信息框。而當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，則應(yīng)根據(jù)出錯(cuò)信息的提示，認(rèn)真梳理前續(xù)哪些操作與此項(xiàng)內(nèi)容有關(guān)，在理清基本操作思路和先后順序的基礎(chǔ)上，一步步順著源頭就能找到問題解決的方法和對(duì)策。
主要參考文獻(xiàn)
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3. 張渭育.用友軟件出納管理業(yè)務(wù)常見問題與對(duì)策.財(cái)會(huì)月刊，2013；4
【作 者】
張渭育
【作者單位】
（河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系 鄭州 450046）
