【摘要】高校傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程存在諸多弊病，不能滿(mǎn)足信息化環(huán)境下高校財(cái)務(wù)管理的需要。本文提出運(yùn)用業(yè)務(wù)流程再造理論，借助數(shù)字校園的信息技術(shù)平臺(tái)，通過(guò)微觀信息的集成共享和組織結(jié)構(gòu)的重組來(lái)實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造。
【關(guān)鍵詞】業(yè)務(wù)流程再造 數(shù)字校園 財(cái)務(wù)報(bào)賬 信息化
一、引言
數(shù)字校園是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的高校管理信息化體系，能夠全面地集成、管理大學(xué)的所有資源信息，實(shí)現(xiàn)從環(huán)境（包括設(shè)備、教室等）、資源（如圖書(shū)、講義、課件等）到教學(xué)、管理、服務(wù)的全部數(shù)字化。
業(yè)務(wù)流程再造（BPR）理論由美國(guó)麻省理工學(xué)院的麥克爾·哈默博士于1990年提出。BPR理論突出強(qiáng)調(diào)流程的“再造”和“創(chuàng)新”，而不是局部的“修補(bǔ)”。其基本思想是必須改變傳統(tǒng)工作方式，把工作任務(wù)重新組合到首尾一貫的工作流程中去。同時(shí)，該理論強(qiáng)調(diào)有效地運(yùn)用信息技術(shù)協(xié)調(diào)分散與集中的矛盾，盡可能實(shí)現(xiàn)信息的一次處理與信息共享目標(biāo)。
近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)活動(dòng)已經(jīng)滲透和貫穿到學(xué)校的一切業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中，需要業(yè)務(wù)流程各個(gè)環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)與融合，實(shí)現(xiàn)一體化管理。為此，必須從技術(shù)和管理兩方面入手，通過(guò)微觀信息的集成共享和組織結(jié)構(gòu)的重組，以實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造的目標(biāo)。
二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程存在的問(wèn)題
1. 當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的現(xiàn)狀。報(bào)賬業(yè)務(wù)是高校財(cái)務(wù)工作中最基礎(chǔ)的部分。目前全國(guó)規(guī)模較大的高校一般設(shè)有二級(jí)單位財(cái)務(wù)報(bào)賬員制度。報(bào)賬員負(fù)責(zé)辦理本單位公用經(jīng)費(fèi)的報(bào)賬?？蒲薪?jīng)費(fèi)和個(gè)人業(yè)務(wù)的報(bào)賬，則由報(bào)銷(xiāo)人本人辦理。各高校的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程趨同，見(jiàn)下圖：
上圖流程有以下五個(gè)步驟：第一步：報(bào)銷(xiāo)人把在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中取得的發(fā)票等原始憑證交本單位報(bào)賬員審核。第二步：部分業(yè)務(wù)須先到科研處、人事處、設(shè)備處等管理部門(mén)辦理相關(guān)確認(rèn)手續(xù)。第三步：將原始憑證報(bào)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核并簽批。第四步：將已簽批的所有單據(jù)提交財(cái)務(wù)處，經(jīng)財(cái)務(wù)處內(nèi)部業(yè)務(wù)處理流程（審核→編制記賬憑證→復(fù)核→出納）后，辦理小額現(xiàn)金收付或簽領(lǐng)支票。第五步：銀行轉(zhuǎn)賬和大額現(xiàn)金業(yè)務(wù)，憑在財(cái)務(wù)處簽領(lǐng)的支票再去銀行辦理相關(guān)手續(xù)。
2. 存在的問(wèn)題。
（1）信息不能共享造成重復(fù)性勞動(dòng)多。①重復(fù)審核。二級(jí)單位把在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中取得的發(fā)票等原始憑證，交本單位報(bào)賬員審核。報(bào)賬員審核完單據(jù)并經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核簽批之后，再將單據(jù)交財(cái)務(wù)處審核人員。這時(shí)財(cái)務(wù)處審核人員還須再次對(duì)票據(jù)的真實(shí)合法性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。原始憑證的審核工作繁瑣細(xì)致，非常耗時(shí)，且已由報(bào)賬員處理過(guò)，并經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核簽批過(guò)，屬重復(fù)勞動(dòng)。②重復(fù)交單。財(cái)務(wù)部門(mén)與其他職能部門(mén)之間沒(méi)有建立業(yè)務(wù)信息的有機(jī)聯(lián)系，由此形成了“信息孤島”現(xiàn)象。比如，科研處的科研項(xiàng)目管理與財(cái)務(wù)處的科研經(jīng)費(fèi)核算、學(xué)生處的學(xué)生學(xué)籍管理與財(cái)務(wù)處的學(xué)費(fèi)收取、人事處的人事管理與財(cái)務(wù)處的薪酬發(fā)放等各自獨(dú)立。報(bào)賬時(shí)，報(bào)銷(xiāo)人須先到學(xué)校相關(guān)職能部門(mén)辦理手續(xù)后才能到財(cái)務(wù)處報(bào)賬。比如，人員經(jīng)費(fèi)和科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)賬須先到人事處、科研處辦理手續(xù)，經(jīng)該部門(mén)簽字確認(rèn)后，才能憑已簽名的單據(jù)到財(cái)務(wù)處報(bào)賬。再如，固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)賬，報(bào)賬員須先到設(shè)備處辦理固定資產(chǎn)報(bào)增手續(xù)，然后憑設(shè)備處出具的報(bào)增單據(jù)到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)賬。③重復(fù)排隊(duì)。要完成一次報(bào)賬流程，至少須通過(guò)相關(guān)部門(mén)、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處、銀行四個(gè)環(huán)節(jié)。由于需要“面簽”，前兩個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)人員“不在”辦公室的情況常有。后兩個(gè)環(huán)節(jié)“人多”擁擠的現(xiàn)象很普遍。
（2）手工傳遞造成低質(zhì)低效。①簽字難。由于采用手工傳遞報(bào)賬，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)均須領(lǐng)導(dǎo)面簽，金額越大的業(yè)務(wù)須面簽的領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)越多，而領(lǐng)導(dǎo)由于會(huì)議、差旅等原因不在辦公室的情況常有（某一位領(lǐng)導(dǎo)不在，流程便不能繼續(xù)），給報(bào)賬工作帶來(lái)很多不確定的因素。②核對(duì)難。高校傳統(tǒng)上采用垂直縱深式的行政管理結(jié)構(gòu)，各部門(mén)為完成各自的工作任務(wù)而采用和生成的數(shù)據(jù)缺乏關(guān)聯(lián)性，需要花費(fèi)大量的資源查找原因、調(diào)整差異。③取數(shù)難。由于信息傳遞手段的落后、校內(nèi)各單位缺乏一個(gè)可以共享的信息平臺(tái)，必須等到報(bào)賬流程結(jié)束后，經(jīng)過(guò)若干后臺(tái)加工處理、形成財(cái)務(wù)報(bào)告后才能提交到?jīng)Q策者手中，決策者由此獲取的信息是滯后的。
三、基于數(shù)字校園的高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的構(gòu)建
1. 數(shù)字校園的平臺(tái)作用。①橫向集成。BPR理論強(qiáng)調(diào)有效運(yùn)用信息技術(shù)協(xié)調(diào)分散與集中的矛盾，盡可能建立起信息一次處理與信息共享機(jī)制。利用數(shù)字校園技術(shù)再造高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，就是要將財(cái)務(wù)內(nèi)部系統(tǒng)與各部門(mén)相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)接起來(lái)，設(shè)計(jì)出在同一平臺(tái)上操作的電子財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，以實(shí)現(xiàn)信息共享與合作溝通。②單點(diǎn)接觸師生，單庫(kù)提供信息。數(shù)字校園流程可以單點(diǎn)接觸顧客，當(dāng)業(yè)務(wù)信息由一個(gè)入口進(jìn)入系統(tǒng)后立即被儲(chǔ)存在指定字段，經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)碼的源數(shù)據(jù)信息，所有被“授權(quán)”的工作人員均可調(diào)用。這樣既使得信息得以適時(shí)、適地傳送，又保證了數(shù)據(jù)庫(kù)信息的統(tǒng)一，使得傳統(tǒng)流程中需要向不同部門(mén)重復(fù)交單的現(xiàn)象自動(dòng)消除。③為報(bào)銷(xiāo)人提供了在授權(quán)范圍內(nèi)可適時(shí)查詢(xún)自己的報(bào)賬進(jìn)展情況的機(jī)會(huì)；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可及時(shí)掌握第一手財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，無(wú)需等待事后的統(tǒng)計(jì)報(bào)告；超預(yù)算開(kāi)支無(wú)法提交，而經(jīng)費(fèi)使用可全程實(shí)施實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)管；原始報(bào)賬信息的全方位錄入，便于財(cái)務(wù)監(jiān)督，財(cái)務(wù)報(bào)賬流程由封閉走向開(kāi)放。
2. 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造須特別注意的兩個(gè)方面。一是財(cái)務(wù)報(bào)賬流程必須設(shè)計(jì)控制程序。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)與資金收付直接相關(guān)，其安全風(fēng)險(xiǎn)很大，必須強(qiáng)化全員的安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，結(jié)合電子化流程的特點(diǎn)重新審視原有的管理制度，將控制程序貫穿整個(gè)流程，以確保系統(tǒng)運(yùn)行的保密性、安全性、完整性。二是以流程為導(dǎo)向，建立扁平化組織結(jié)構(gòu)。BPR理論的核心思想是利用信息技術(shù)對(duì)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)組織績(jī)效的改善。而先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用必須配有組織管理的變革，這樣才能真正發(fā)揮效益。
3. 財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造設(shè)計(jì)?；跀?shù)字校園的高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程包括二級(jí)報(bào)賬員分散審核、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在線(xiàn)審批、財(cái)會(huì)人員集中復(fù)核、銀校互聯(lián)平臺(tái)四個(gè)環(huán)節(jié)，如下圖所示：
（1）二級(jí)報(bào)賬員分散審核。①取消財(cái)務(wù)處對(duì)原始憑證的重復(fù)審核。擁有經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目使用授權(quán)的報(bào)銷(xiāo)人員均可在數(shù)字校園平臺(tái)上按照財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)提示的信息與要求，進(jìn)行報(bào)賬明細(xì)信息錄入。信息錄入后，報(bào)賬人員將系統(tǒng)生成的明細(xì)報(bào)賬單和發(fā)票等原始憑證一并交付本單位報(bào)賬員。新流程要求信息錄入者必須對(duì)信息的真實(shí)合法性和及時(shí)準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，因此，對(duì)錄入信息和原始憑證的審核責(zé)任落到了二級(jí)報(bào)賬員和二級(jí)單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人身上。這樣的流程設(shè)計(jì)既剔除了傳統(tǒng)流程中財(cái)會(huì)人員對(duì)原始憑證的重復(fù)審核部分，又避免了傳統(tǒng)流程中一旦差錯(cuò)產(chǎn)生，出現(xiàn)互相推諉、無(wú)人負(fù)責(zé)的局面。②下放財(cái)務(wù)處集中編制記賬憑證的權(quán)限。經(jīng)二級(jí)單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核并簽批后，常規(guī)性的業(yè)務(wù)如差旅費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)等，由二級(jí)報(bào)賬員驅(qū)動(dòng)相關(guān)憑證模板，自動(dòng)生成實(shí)時(shí)記賬憑證；非常規(guī)性業(yè)務(wù)的記賬憑證的在線(xiàn)編制工作由二級(jí)報(bào)賬員完成。
新流程將報(bào)賬信息的采集與錄入工作前移至流程的最前端，將財(cái)務(wù)處集中編制記賬憑證的權(quán)力下放并分散到二級(jí)單位，實(shí)質(zhì)上是將財(cái)務(wù)處審核人員的工作前移。也就是說(shuō)，這一流程設(shè)計(jì)打破了部門(mén)間的壁壘，在全校范圍內(nèi)面向流程統(tǒng)籌規(guī)劃，建立流程型的會(huì)計(jì)組織。這種設(shè)計(jì)的優(yōu)點(diǎn)是：剔除了大量數(shù)據(jù)核對(duì)的重復(fù)勞動(dòng)，流程簡(jiǎn)單便捷；取消了財(cái)務(wù)處集中審核原始憑證的環(huán)節(jié)，報(bào)賬人員不用集中在財(cái)務(wù)處報(bào)賬。
（2）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在線(xiàn)審批。新流程運(yùn)用信息化的傳遞方式，采取數(shù)字簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)來(lái)完成各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽名審批程序。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)數(shù)字校園輸入個(gè)人ID及密碼進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)賬信息系統(tǒng)后，可以看到待審批的報(bào)銷(xiāo)單和PDF格式的掃描文件，并可根據(jù)項(xiàng)目的預(yù)算范圍和自己的職能權(quán)限進(jìn)行審批。系統(tǒng)按照后臺(tái)配置的功能與審批權(quán)限將單據(jù)依次傳遞到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。主管領(lǐng)導(dǎo)只要在線(xiàn)，就可以實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)審批，這樣報(bào)賬“簽字難”問(wèn)題得以自然解決。
（3）財(cái)會(huì)人員集中復(fù)核。新流程將原始憑證的審核和記賬憑證的編制工作下放給二級(jí)報(bào)賬員的同時(shí)，要求財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)人員擔(dān)負(fù)報(bào)賬業(yè)務(wù)的全部復(fù)核工作。財(cái)務(wù)處復(fù)核人員對(duì)二級(jí)報(bào)賬員的報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行實(shí)時(shí)在線(xiàn)復(fù)核。所有紙質(zhì)的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)（包括原始憑證、報(bào)銷(xiāo)單、記賬憑證等）均由報(bào)賬員分類(lèi)整理交付財(cái)務(wù)處。財(cái)務(wù)處復(fù)核人員可根據(jù)需要查閱紙質(zhì)的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)。這一流程設(shè)計(jì)將傳統(tǒng)的串行工作方式改為并行的工作方式，體現(xiàn)了流程再造對(duì)管理工作扁平化的要求。
（4）建立銀校互聯(lián)平臺(tái)，使學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)與合作銀行網(wǎng)上支付平臺(tái)相連接，可直接實(shí)現(xiàn)資金劃轉(zhuǎn)。報(bào)銷(xiāo)單據(jù)及記賬憑證經(jīng)財(cái)務(wù)處主管人員復(fù)核無(wú)誤后，通過(guò)財(cái)務(wù)處出納的在線(xiàn)審核和主管領(lǐng)導(dǎo)的在線(xiàn)審批，進(jìn)入銀?；ヂ?lián)平臺(tái)，完成資金劃轉(zhuǎn)。銀校互聯(lián)平臺(tái)的建立，使得報(bào)銷(xiāo)人無(wú)需再去銀行排隊(duì)辦理相關(guān)手續(xù)，也減少了現(xiàn)金傳遞風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)人員工作量。
主要參考文獻(xiàn)
Michael Hammer. Reengineering Work：Dont Automate，Obliterate. Harvard Business Review，1990；7
【作 者】
楊 光 藍(lán)宗遂
【作者單位】
（廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)財(cái)務(wù)處 廣州 510420）
