摘要：對(duì)“會(huì)計(jì)軟件云”這一新興的會(huì)計(jì)軟件服務(wù)業(yè)態(tài)進(jìn)行專門的規(guī)范，主要是考慮到會(huì)計(jì)軟件云服務(wù)的特殊性，要求會(huì)計(jì)軟件具有與會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度相符合的科目分類和編碼方式。
一、有關(guān)背景
信息化時(shí)代，企業(yè)相當(dāng)一部分會(huì)計(jì)工作是通過會(huì)計(jì)軟件完成。會(huì)計(jì)記錄與報(bào)告由會(huì)計(jì)軟件自動(dòng)實(shí)現(xiàn)已經(jīng)不足為奇，在會(huì)計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接集成，估值模型與控制規(guī)則內(nèi)嵌入會(huì)計(jì)軟件的情況下，部分會(huì)計(jì)確認(rèn)與計(jì)量工作甚至已經(jīng)由會(huì)計(jì)軟件自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。信息化不再僅僅是會(huì)計(jì)工作的工具和手段，而是成為企業(yè)會(huì)計(jì)工作的基礎(chǔ)環(huán)境，帶來了會(huì)計(jì)工作、會(huì)計(jì)監(jiān)督理念與模式的變革。而會(huì)計(jì)軟件功能，也已成為會(huì)計(jì)職能的重要組成部分。對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能的規(guī)范，也就成為財(cái)政部門對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)管理和監(jiān)督的必要一環(huán)。否則，會(huì)計(jì)處理過程就成了“黑匣子”，會(huì)計(jì)信息質(zhì)量監(jiān)督也就無從談起。
1994年，財(cái)政部建立了商品化會(huì)計(jì)軟件評(píng)審制度，對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能通過事前控制進(jìn)行規(guī)范。隨著行政審批制度改革，軟件評(píng)審取消，由于監(jiān)督管理沒跟上，對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能的管理一度成為空白，導(dǎo)致會(huì)計(jì)軟件領(lǐng)域出現(xiàn)一些亂象：有的軟件缺乏基本的會(huì)計(jì)控制手段，使得企業(yè)可以隨意改變會(huì)計(jì)核算結(jié)果而不留下任何痕跡；有的軟件不按照會(huì)計(jì)行業(yè)約定俗成的方式組織和輸出會(huì)計(jì)資料，導(dǎo)致監(jiān)督人員無法理解和判定核算過程的合規(guī)性；還有的軟件完全采用外國(guó)語言文字，對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督工作帶來障礙，等等。
因此，為會(huì)計(jì)軟件功能重新劃定規(guī)矩方圓，明確哪些功能是會(huì)計(jì)軟件必須具備的，哪些功能是會(huì)計(jì)軟件不得提供的，并通過一定的手段確保這些規(guī)定落到實(shí)處，就成為《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱工作規(guī)范）的重要考慮之一。
對(duì)于會(huì)計(jì)軟件功能，過去的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》（財(cái)會(huì)字〔1994〕27號(hào)）規(guī)定得比較細(xì)。例如，會(huì)計(jì)軟件要具備初始化功能，要根據(jù)輸入的科目代碼提示科目名稱，要自動(dòng)校驗(yàn)借貸平衡等，這些規(guī)定在會(huì)計(jì)軟件市場(chǎng)發(fā)展還不完善的情況下，起到了引導(dǎo)會(huì)計(jì)軟件供應(yīng)商（以下簡(jiǎn)稱供應(yīng)商）完善軟件功能的作用。而工作規(guī)范制定遵循的一項(xiàng)重要原則是：市場(chǎng)能夠解決的問題不再強(qiáng)制規(guī)定。提高軟件易用性、便利性，減少差錯(cuò)的功能設(shè)計(jì)，市場(chǎng)已經(jīng)可以解決，而且考慮得比政策規(guī)定更多、更細(xì)，工作規(guī)范也就沒有必要再做規(guī)定。因此，工作規(guī)范對(duì)軟件功能的要求，比較過去文件縮減了很多。
二、條文解讀
工作規(guī)范第二章“會(huì)計(jì)軟件和服務(wù)”明確了會(huì)計(jì)軟件的功能要求。下面逐條予以說明：
第六條 會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)保障企業(yè)按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度開展會(huì)計(jì)核算，不得有違背國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的功能設(shè)計(jì)。
工作規(guī)范對(duì)于會(huì)計(jì)軟件的功能做了許多具體規(guī)定，但隨著實(shí)踐發(fā)展，可能會(huì)出現(xiàn)這些規(guī)定沒有考慮到的新問題，這就需要對(duì)軟件功能有原則性要求。該條就是對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能提出的總的原則性要求，目的是保障國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的執(zhí)行，有效應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的所有問題。
第七條 會(huì)計(jì)軟件的界面應(yīng)當(dāng)使用中文并且提供對(duì)中文處理的支持，可以同時(shí)提供外國(guó)或者少數(shù)民族文字界面對(duì)照和處理支持。
關(guān)于會(huì)計(jì)軟件的語言問題，過去相關(guān)文件早有規(guī)定。實(shí)務(wù)中，有的外資企業(yè)使用境外投資者或者母公司指定的會(huì)計(jì)軟件，但在使用前并未進(jìn)行漢化，導(dǎo)致會(huì)計(jì)監(jiān)督人員在履行監(jiān)督職責(zé)時(shí)的障礙。因此工作規(guī)范予以重申。
該條規(guī)定包括兩方面要求：一是軟件界面要使用中文，也就是軟件的功能菜單、操作向?qū)?、表單格式、提示信息、幫助文件等都要使用中文；二是要有?duì)中文處理的支持，也就是要有符合中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的漢字編碼支持能力，使?jié)h字能在系統(tǒng)中正確輸入、顯示和打印。兩者是不同的概念，需要同時(shí)滿足。
第八條 會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的會(huì)計(jì)科目分類和編碼功能。
該條規(guī)定并非強(qiáng)制要求企業(yè)的每個(gè)科目及其代碼都與財(cái)政部發(fā)布的會(huì)計(jì)科目表相一致，而是要求會(huì)計(jì)軟件具有與會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度相符合的科目分類和編碼方式，也就是說，會(huì)計(jì)科目應(yīng)當(dāng)按資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益等項(xiàng)目劃分一級(jí)科目類別，同時(shí)科目編碼也應(yīng)當(dāng)采用數(shù)字，通過首位數(shù)區(qū)分科目所屬會(huì)計(jì)要素類別。
做出該項(xiàng)規(guī)定，主要是要改變現(xiàn)有的部分會(huì)計(jì)軟件僅采用了不同于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的科目分類和編碼的做法，例如，按照采購、銷售等不同業(yè)務(wù)類別設(shè)置一級(jí)分類；按照輔助核算項(xiàng)目設(shè)置一級(jí)科目；科目編碼采用或者參雜英文字母等等。這些做法緣于不同的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)組織方法，盡管其核算的最終結(jié)果可能與按照準(zhǔn)則制度的核算結(jié)果一致，但其過程有其特殊的邏輯，不易被會(huì)計(jì)監(jiān)督人員所理解，也就無法證明其結(jié)果的合規(guī)性。
當(dāng)然，提供符合統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的會(huì)計(jì)科目分類和編碼功能，并不排斥會(huì)計(jì)軟件提供其它分類和編碼功能。會(huì)計(jì)軟件可以在一套基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上按照不同分類方式組織會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
第九條 會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表的顯示和打印功能。
與第八條相類似，該條規(guī)定是保證會(huì)計(jì)軟件按照會(huì)計(jì)監(jiān)督人員易于理解的形式呈現(xiàn)會(huì)計(jì)資料，還原會(huì)計(jì)核算過程。
會(huì)計(jì)制度并未對(duì)憑證和賬簿（這里指分類賬和日記賬）有統(tǒng)一規(guī)定,但《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)字〔1996〕19號(hào)）相關(guān)條款對(duì)憑證、賬簿所必須記載的事項(xiàng)是有規(guī)定的。而在我國(guó)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，憑證和賬簿有約定俗成的格式，市場(chǎng)銷售的空白憑證和賬簿的格式也都大同小異。這種約定俗成的憑證、賬簿格式一直以來得到會(huì)計(jì)制度的默認(rèn)?？梢哉f，這些慣例也是會(huì)計(jì)制度的有機(jī)組成部分。會(huì)計(jì)軟件顯示和打印的憑證、賬簿，應(yīng)當(dāng)符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定的內(nèi)容和行業(yè)約定俗成的格式。
第十條 會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對(duì)同類已記賬憑證的連續(xù)編號(hào)，不得提供對(duì)已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對(duì)已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。
信息化條件下，對(duì)數(shù)據(jù)的增、刪、改前所未有的便利。但便利性是把雙刃劍，它能提高會(huì)計(jì)工作的效率，同時(shí)也對(duì)會(huì)計(jì)核算過程的可信賴、可追溯造成威脅。如會(huì)計(jì)軟件提供反審核、反記賬、反結(jié)賬等各種逆向操作功能，導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算過程失去嚴(yán)肅性，核算結(jié)果隨意可變。這正是當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件亂象中比較突出的一個(gè)問題，也是工作規(guī)范重點(diǎn)治理的領(lǐng)域之一。
當(dāng)然，效率也是要兼顧的目標(biāo)。信息化與手工記賬有不同的環(huán)境變量，不能完全套用手工記賬的舊思維。手工環(huán)境下，對(duì)會(huì)計(jì)處理過程的追溯完全依靠紙面憑證、賬簿、報(bào)表形成的完整證據(jù)鏈。除此之外，沒有其他證據(jù)線索，因此對(duì)憑證、賬簿的修改受到嚴(yán)格禁止。這確保了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，但也降低了工作效率。信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)處理過程除了憑證等證據(jù)外，還可以有用戶操作日志詳細(xì)記錄每項(xiàng)操作。這是會(huì)計(jì)環(huán)境的變化，會(huì)計(jì)控制方法與手段應(yīng)當(dāng)相應(yīng)改變，在不妨礙會(huì)計(jì)處理過程可追溯的前提下，提高會(huì)計(jì)工作效率。
因此，工作規(guī)范并未對(duì)所有逆向操作加以禁止，而是抓住最關(guān)鍵的記賬環(huán)節(jié)。核算流程中，記賬是改變賬戶發(fā)生額和余額、最終決定報(bào)表數(shù)字的一步。因此，對(duì)記賬功能和已記賬憑證進(jìn)行控制，防止對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的隨意篡改，是會(huì)計(jì)軟件必須滿足的要求。而其他情況下的數(shù)據(jù)修改，例如：對(duì)尚未記賬憑證的刪除，重新打開已結(jié)賬會(huì)計(jì)期間補(bǔ)充記賬，在操作日志功能完備的情況下，并不對(duì)會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)肅性造成損害，且能方便企業(yè)更正錯(cuò)誤，工作規(guī)范對(duì)此未做限制。
對(duì)記賬的規(guī)范主要有三個(gè)方面：
一是不可逆的記賬功能。這里的記賬，強(qiáng)調(diào)的是記賬后果，而不是記賬過程，與會(huì)計(jì)軟件對(duì)記賬操作如何進(jìn)行后臺(tái)處理無關(guān)。也就是說，憑證記賬后，該憑證對(duì)相關(guān)科目發(fā)生額和余額的影響就發(fā)生效力，此后不管以任何條件輸出賬簿和報(bào)表，該憑證的影響都應(yīng)當(dāng)予以反映。不可逆的記賬功能，就是說已記賬憑證發(fā)生的后果不可撤銷。當(dāng)然，用紅字憑證更正記賬錯(cuò)誤，則對(duì)沖的兩張憑證都發(fā)生了記賬后果，不屬于這里所說的逆向操作。
之所以強(qiáng)調(diào)記賬后果而非過程，是因?yàn)闀?huì)計(jì)軟件不是手工過程的模擬。信息系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表可能只是一個(gè)邏輯概念，沒有對(duì)應(yīng)的物理文件，而是根據(jù)查詢和輸出需要即時(shí)生成。相應(yīng)地，會(huì)計(jì)軟件的記賬在后臺(tái)處理中也不一定是即刻在相關(guān)賬簿中增加一行記錄、改變科目的發(fā)生額和余額，而是對(duì)記賬憑證數(shù)據(jù)做一個(gè)記賬標(biāo)記。所以，強(qiáng)調(diào)記賬后果，意味著記賬標(biāo)記就不得通過任何操作予以取消，在輸出賬簿和報(bào)表時(shí)，有記賬標(biāo)記的記賬憑證必須參與賬簿和報(bào)表的生成過程，而沒有標(biāo)記的憑證不得參與這一過程。供應(yīng)商也不能以記賬尚未改變賬簿數(shù)據(jù)為由辯稱對(duì)記賬標(biāo)記的取消不是記賬的逆向操作。
二是對(duì)記賬順序的保護(hù)，包括兩方面：對(duì)已記賬憑證的連續(xù)編號(hào)；對(duì)已記賬憑證刪除和插入的禁止。兩者相結(jié)合才能保證記賬原始順序不被篡改。
三是對(duì)記賬內(nèi)容的保護(hù)，禁止對(duì)已記賬憑證關(guān)鍵信息的修改。關(guān)鍵信息指日期、金額、科目和操作人。這里的日期包括記賬憑證上記載的任何日期，例如制單日期、審核日期、記賬日期等。操作人也包括經(jīng)手記賬憑證的所有人員，例如出納、會(huì)計(jì)、審核人等。
會(huì)計(jì)軟件不得提供對(duì)已記賬憑證關(guān)鍵信息的修改功能，同時(shí)也意味著對(duì)尚未記賬憑證的修改和已記賬憑證其他信息的修改不受限制。這是工作規(guī)范適應(yīng)信息化特點(diǎn)，從提高工作效率實(shí)際需求出發(fā)而做出的突破。例如，會(huì)計(jì)分錄摘要經(jīng)常因會(huì)計(jì)人員信息掌握不充分而出現(xiàn)不準(zhǔn)確，需要在記賬后修改的情況。如果不允許直接修改而采取紅字沖銷重新編制憑證的方法，則過于繁瑣也無必要。因?yàn)樵诳颇亢徒痤~都不可修改的情況下，對(duì)摘要的修改也就受到限制，不可能修改為完全不相關(guān)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，而且這種修改也不對(duì)核算結(jié)果形成影響。此外，操作日志也能夠反映摘要的修改過程。因此，限制關(guān)鍵信息的修改，放開其他信息的修改，實(shí)現(xiàn)了信息化條件下會(huì)計(jì)核算可靠性要求與效率性要求的平衡。
第十一條 鼓勵(lì)軟件供應(yīng)商在會(huì)計(jì)軟件中集成可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言（XBRL）功能，便于企業(yè)生成符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的XBRL財(cái)務(wù)報(bào)告。
XBRL（eXtensible Business Reporting Language）是一種新興的電子財(cái)務(wù)報(bào)告格式，它以XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語言）為基礎(chǔ)，統(tǒng)一了描述財(cái)務(wù)報(bào)告的語義和語法，可以解決財(cái)務(wù)報(bào)告的重復(fù)編報(bào)、重復(fù)錄入等問題，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告的自動(dòng)分析和跨系統(tǒng)的信息交換，能有效降低會(huì)計(jì)信息生產(chǎn)和使用成本，深度挖掘會(huì)計(jì)信息價(jià)值，因而在全球得以廣泛采用。
2010年10月，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了《可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言技術(shù)規(guī)范》系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)政部同時(shí)發(fā)布了《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則通用分類標(biāo)準(zhǔn)》，分別在技術(shù)和業(yè)務(wù)層面建立了我國(guó)XBRL應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)體系。此后，財(cái)政部組織了《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則通用分類標(biāo)準(zhǔn)》實(shí)施工作，要求實(shí)施企業(yè)向財(cái)政部報(bào)送XBRL格式年度財(cái)務(wù)報(bào)告。至2013年，實(shí)施企業(yè)包括大型中央企業(yè)、銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)公司、地方大中型企業(yè)共計(jì)206家。
隨著XBRL應(yīng)用的深入發(fā)展，更多的企業(yè)將采用“嵌入式”的編報(bào)方式，通過會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接生成XBRL實(shí)例文檔。因此，工作規(guī)范鼓勵(lì)供應(yīng)商在會(huì)計(jì)軟件中集成XBRL功能。
當(dāng)然，這一功能應(yīng)當(dāng)符合上述國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，確保生成的XBRL財(cái)務(wù)報(bào)告在技術(shù)上滿足質(zhì)量要求。為幫助供應(yīng)商開發(fā)出合格的XBRL軟件產(chǎn)品，國(guó)家認(rèn)監(jiān)委、財(cái)政部設(shè)立了XBRL軟件認(rèn)證制度，由獨(dú)立第三方機(jī)構(gòu)對(duì)軟件是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)。供應(yīng)商可以根據(jù)自身情況，為相關(guān)會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品申請(qǐng)認(rèn)證。
第十二條 會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)具有符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，滿足外部會(huì)計(jì)監(jiān)督需要。
隨著會(huì)計(jì)信息化發(fā)展，會(huì)計(jì)監(jiān)督也在不斷邁向信息化。一種新的檢查方式就是監(jiān)督人員從企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中直接調(diào)取電子會(huì)計(jì)資料，通過審計(jì)軟件查閱、分析會(huì)計(jì)資料并找出問題。但是，由于各種會(huì)計(jì)軟件沒有統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，調(diào)取不同軟件中的數(shù)據(jù)需要不同的工具，各政府部門、會(huì)計(jì)師事務(wù)所都各自開發(fā)自己的工具，造成資源的極大浪費(fèi)，監(jiān)督的效果也未必好。
除會(huì)計(jì)監(jiān)督外，企業(yè)更換、升級(jí)會(huì)計(jì)軟件，也面臨著前后兩種軟件數(shù)據(jù)格式不一致問題，無法進(jìn)行安全、有效的數(shù)據(jù)遷移，造成電子會(huì)計(jì)資料在遷移中的損失。
會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，可以解決上述問題。會(huì)計(jì)、審計(jì)軟件只要都遵循這一標(biāo)準(zhǔn)，不需要開發(fā)繁雜的接口工具，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換，滿足會(huì)計(jì)監(jiān)督以及其他需求。
配合這一規(guī)定的貫徹落實(shí)，全國(guó)會(huì)計(jì)信息化標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)正著手開展會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定工作。
第十三條 會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)具有會(huì)計(jì)資料歸檔功能，提供導(dǎo)出會(huì)計(jì)檔案的接口，在會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)采集、真實(shí)性與完整性保障方面，符合國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。
國(guó)內(nèi)外經(jīng)驗(yàn)表明，由于技術(shù)進(jìn)步，電子會(huì)計(jì)資料依賴原生軟硬件系統(tǒng)有可能由于升級(jí)換代而造成在一定時(shí)期之后不可讀。這就決定了電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)離開原生信息系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存。電子會(huì)計(jì)資料歸檔功能應(yīng)是會(huì)計(jì)管理軟件的一項(xiàng)重要功能。值得澄清的是，因系統(tǒng)運(yùn)維需要而通過備份系統(tǒng)進(jìn)行的備份，無論是在線的還是離線，都不是真正意義上的歸檔保存。
歸檔應(yīng)是對(duì)電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行鑒別、整理加工和移送檔案管理職能部門進(jìn)行保存的過程。歸檔時(shí)，首先要進(jìn)行鑒定，區(qū)分需歸檔和不需歸檔的部分，去除不需歸檔數(shù)據(jù)和冗余數(shù)據(jù)，對(duì)準(zhǔn)備歸檔電子會(huì)計(jì)資料鑒定其真實(shí)性、完整性和有效性，并按重要程度區(qū)分保管期限，組成保管單位。在這個(gè)過程中，需將歸檔的電子會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)換成符合歸檔要求的存儲(chǔ)格式，與其元數(shù)據(jù)一起按要求封裝打包，從會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中導(dǎo)出，傳送至檔案管理信息系統(tǒng)或歸檔指定的存儲(chǔ)位置，然后對(duì)已完成歸檔的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行標(biāo)記，以防止重復(fù)歸檔。這些功能需要在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)完成，即所謂的歸檔功能。歸檔功能最好還具有定期刪除已歸檔數(shù)據(jù)，以釋放存儲(chǔ)空間的功能。
電子會(huì)計(jì)資料歸檔過程中的有關(guān)要求可參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/18894-2002）；元數(shù)據(jù)項(xiàng)的要求參見檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46—2009）；歸檔時(shí)電子會(huì)計(jì)資料的封裝格式可參見檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）。為使歸檔后的電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期可讀，電子會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)的存儲(chǔ)格式應(yīng)選擇有利于長(zhǎng)期保存的格式，具體要求可參見檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）。
企業(yè)在購買、實(shí)施會(huì)計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)充分聽取本企業(yè)檔案部門對(duì)于電子會(huì)計(jì)資料的歸檔范圍、元數(shù)據(jù)項(xiàng)、歸檔后的存儲(chǔ)位置、歸檔儲(chǔ)存格式等方面的意見，使電子會(huì)計(jì)資料能夠順利歸檔。
第十四條 會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志，確保日志的安全、完整，提供按操作人員、操作時(shí)間和操作內(nèi)容查詢?nèi)罩镜墓δ埽⒛芤院?jiǎn)單易懂的形式輸出。
前面提到，用戶操作日志是信息化帶來的重要環(huán)境變量，也是工作規(guī)范制定中的重要考慮因素。在提高會(huì)計(jì)工作便利性、效率性的同時(shí)，日志就承擔(dān)起更多的記錄和還原核算過程的責(zé)任。
值得供應(yīng)商關(guān)注的是，該條規(guī)定的日志功能，不是傳統(tǒng)的系統(tǒng)日志概念，而是為會(huì)計(jì)監(jiān)督服務(wù)的用戶操作日志。兩者的區(qū)別在于：前者主要供技術(shù)人員使用，而后者直接供會(huì)計(jì)監(jiān)督人員使用；前者主要采用技術(shù)術(shù)語描述，而后者應(yīng)當(dāng)采用自然語言以及會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)術(shù)語描述。具體來說，用戶操作日志應(yīng)當(dāng)滿足以下要求：
一是完整性。會(huì)計(jì)軟件必須能保證日志記錄的完整，將所有對(duì)會(huì)計(jì)核算結(jié)果可能形成影響的用戶操作記錄下來，包括對(duì)核算結(jié)果有直接影響的數(shù)據(jù)錄入、修改、插入、刪除，對(duì)核算工作所依賴的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如會(huì)計(jì)科目表、銀行賬戶信息、輔助核算項(xiàng)目信息、人員信息）的維護(hù)。
二是安全性。會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)采取技術(shù)手段，保證用戶操作日志中的任何信息不被用戶以任何手段修改和刪除。
三是可查詢性。用戶操作日志必須提供對(duì)各類操作的查詢，以便會(huì)計(jì)監(jiān)督人員篩選出想要的信息。否則，龐大的記錄數(shù)據(jù)就是信息垃圾，沒有實(shí)用價(jià)值。查詢應(yīng)當(dāng)可以按照操作人員姓名或者用戶名、操作的時(shí)間范圍、操作內(nèi)容等各種條件分別或者組合進(jìn)行。這里的操作，是業(yè)務(wù)層面的概念，例如，記賬憑證的錄入、修改，記賬會(huì)計(jì)期間的打開、關(guān)閉，會(huì)計(jì)科目的增加，尚未記賬憑證的刪除，對(duì)憑證審核的取消等等。
日志功能應(yīng)當(dāng)記錄具體操作內(nèi)容、操作人以及精確到分秒的操作時(shí)間。對(duì)于不同的操作，需要記錄的操作內(nèi)容是不一樣的。例如，對(duì)于科目的增加，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)記錄增加的科目名稱、代碼以及屬性。對(duì)于記賬憑證的修改，應(yīng)當(dāng)記錄修改的項(xiàng)目以及修改前后的內(nèi)容。對(duì)于已結(jié)賬期間的重新開啟，應(yīng)當(dāng)記錄開啟期間的起止日期。
供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)在詳細(xì)梳理會(huì)計(jì)軟件功能菜單基礎(chǔ)上，以會(huì)計(jì)監(jiān)督需求為導(dǎo)向，逐項(xiàng)確定應(yīng)當(dāng)進(jìn)行日志記錄的用戶操作種類和相應(yīng)操作內(nèi)容，設(shè)計(jì)開發(fā)完善的日志功能。
第十五條 以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式提供會(huì)計(jì)軟件的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)在技術(shù)上保證客戶會(huì)計(jì)資料的安全、完整。對(duì)于因供應(yīng)商原因造成客戶會(huì)計(jì)資料泄露、毀損的，客戶可以要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任。
第十六條 客戶以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式使用會(huì)計(jì)軟件生成的電子會(huì)計(jì)資料歸客戶所有。
軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)提供符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口供客戶導(dǎo)出電子會(huì)計(jì)資料，不得以任何理由拒絕客戶導(dǎo)出電子會(huì)計(jì)資料的請(qǐng)求。
第十七條 以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式提供會(huì)計(jì)軟件的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)做好本供應(yīng)商不能維持服務(wù)情況下，保障企業(yè)電子會(huì)計(jì)資料安全以及企業(yè)會(huì)計(jì)工作持續(xù)進(jìn)行的預(yù)案，并在相關(guān)服務(wù)合同中與客戶就該預(yù)案做出約定。
“會(huì)計(jì)軟件云”是依托于高速互聯(lián)網(wǎng)的一種全新會(huì)計(jì)軟件服務(wù)和使用模式。它是指會(huì)計(jì)軟件未安裝在企業(yè)本地，而是運(yùn)行于供應(yīng)商的遠(yuǎn)端服務(wù)器，用戶通過互聯(lián)網(wǎng)使用軟件，會(huì)計(jì)資料也存儲(chǔ)在遠(yuǎn)端服務(wù)器中。其本質(zhì)是會(huì)計(jì)軟件和服務(wù)器資源的租用。目前，主流供應(yīng)商都看好這一服務(wù)發(fā)展前景，推出了自己的會(huì)計(jì)軟件云服務(wù)，其中一些是免費(fèi)服務(wù)（例如試用版）。
工作規(guī)范對(duì)“會(huì)計(jì)軟件云”這一新興的會(huì)計(jì)軟件服務(wù)業(yè)態(tài)進(jìn)行專門的規(guī)范，主要是考慮到會(huì)計(jì)軟件云服務(wù)的特殊性：一是免費(fèi)服務(wù)情況下，用戶企業(yè)可能忽略自身權(quán)利的保護(hù)；二是會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)在遠(yuǎn)端，用戶企業(yè)只具有訪問能力而不具有控制能力，可能因權(quán)屬關(guān)系不明而產(chǎn)生糾紛；三是作為企業(yè)內(nèi)部職能的會(huì)計(jì)核算，其運(yùn)行依賴于外部企業(yè)（供應(yīng)商）的正常運(yùn)營(yíng)，存在著用戶企業(yè)不能掌控的風(fēng)險(xiǎn)因素；四是大量用戶企業(yè)的會(huì)計(jì)核算和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)集中于供應(yīng)商的服務(wù)器上，業(yè)務(wù)異常的風(fēng)險(xiǎn)高度聚集。
會(huì)計(jì)工作不僅是企業(yè)管理活動(dòng)，由此形成的會(huì)計(jì)資料也不僅是企業(yè)財(cái)產(chǎn)。會(huì)計(jì)工作還是國(guó)家經(jīng)濟(jì)管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，企業(yè)會(huì)計(jì)資料也是政府對(duì)企業(yè)監(jiān)管的重要依據(jù)。企業(yè)與供應(yīng)商之間的服務(wù)模式不應(yīng)妨礙國(guó)家經(jīng)濟(jì)管理工作的正常開展，會(huì)計(jì)軟件云服務(wù)的相關(guān)權(quán)利義務(wù)關(guān)系必須明確。正是出于這一考慮，工作規(guī)范從保護(hù)會(huì)計(jì)資料的安全完整和企業(yè)會(huì)計(jì)工作持續(xù)進(jìn)行的角度出發(fā)，明確了云服務(wù)供應(yīng)商的相關(guān)責(zé)任。其中：
第十五條規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)從技術(shù)上確保客戶會(huì)計(jì)資料的安全和完整，這一責(zé)任不以客戶是否支付服務(wù)費(fèi)為前提。對(duì)于自身原因（技術(shù)上的原因以及技術(shù)以外的原因）造成的客戶會(huì)計(jì)資料泄露、毀損，由客戶決定是否追究供應(yīng)商責(zé)任。當(dāng)然，因客戶原因（例如密碼管理不善）造成的會(huì)計(jì)資料損失，供應(yīng)商不承擔(dān)責(zé)任。
第十六條明確了云服務(wù)形成的會(huì)計(jì)資料所有權(quán)歸客戶，并要求供應(yīng)商確?？蛻魰?huì)計(jì)資料的正常導(dǎo)出。這一方面是落實(shí)單位會(huì)計(jì)責(zé)任的需要——如果客戶對(duì)自己的會(huì)計(jì)資料沒有所有權(quán)，就會(huì)出現(xiàn)會(huì)計(jì)責(zé)任不清的情況；另一方面也是保證企業(yè)會(huì)計(jì)工作持續(xù)進(jìn)行的需要——客戶從一種云服務(wù)切換到本地會(huì)計(jì)軟件或者另一供應(yīng)商的云服務(wù)時(shí)，就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。因此，云會(huì)計(jì)軟件也應(yīng)當(dāng)與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)軟件一樣，提供符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，供客戶導(dǎo)出會(huì)計(jì)資料，供應(yīng)商不得以任何理由拒絕。例如，在用戶不再支付服務(wù)費(fèi)的情況下，該用戶也應(yīng)能通過賬戶登錄服務(wù)并導(dǎo)出全部會(huì)計(jì)資料。
第十七條要求供應(yīng)商對(duì)云服務(wù)中斷的情況做好預(yù)案。由于商業(yè)的、管理的、技術(shù)的或者不可抗力等風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)計(jì)軟件云服務(wù)存在著中斷的可能，如供應(yīng)商解散清算、服務(wù)器遭受攻擊癱瘓等。這種情況下，可能有大量企業(yè)的會(huì)計(jì)資料安全受到威脅，會(huì)計(jì)工作的持續(xù)運(yùn)行受到影響。為避免這一情況的出現(xiàn)，工作規(guī)范要求供應(yīng)商提前做好預(yù)案，保障用戶會(huì)計(jì)資料安全和會(huì)計(jì)工作持續(xù)。同時(shí)，供應(yīng)商還要以適當(dāng)方式將預(yù)案內(nèi)容告知客戶，作為客戶與供應(yīng)商的合同內(nèi)容的一部分。
第十八條 軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)努力提高會(huì)計(jì)軟件相關(guān)服務(wù)質(zhì)量，按照合同約定及時(shí)解決用戶使用中的故障問題。
會(huì)計(jì)軟件存在影響客戶按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度進(jìn)行會(huì)計(jì)核算問題的，軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)為用戶免費(fèi)提供更正程序。
該條第一款對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)提出一般性要求。會(huì)計(jì)軟件不同于普通零售軟件，它影響著企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)。供應(yīng)商提供的也不僅僅是軟件，服務(wù)是保障軟件正常運(yùn)行必不可少的部分，在很大程度上決定著軟件的使用效果。服務(wù)質(zhì)量成為客戶選擇會(huì)計(jì)軟件越來越重要的考慮因素，也是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的一個(gè)重要方面。
第二款的規(guī)定，是對(duì)第六條規(guī)定的呼應(yīng)，進(jìn)一步明確供應(yīng)商的責(zé)任。會(huì)計(jì)軟件升級(jí)，如果是對(duì)功能的進(jìn)一步完善，提高使用便利性等，應(yīng)按照合同約定收取費(fèi)用。但如果是對(duì)影響客戶按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度核算的問題的修正，則不應(yīng)收取費(fèi)用。這樣規(guī)定出于兩方面考慮：一是出現(xiàn)問題的過錯(cuò)在于供應(yīng)商；二是保障企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的執(zhí)行。
第十九條 鼓勵(lì)軟件供應(yīng)商采用呼叫中心、在線客服等方式為用戶提供實(shí)時(shí)技術(shù)支持。
這是引導(dǎo)軟件供應(yīng)商提高服務(wù)即時(shí)性。信息技術(shù)的發(fā)展，不僅帶來會(huì)計(jì)軟件功能的完善以及性能的提高，也為會(huì)計(jì)軟件相關(guān)服務(wù)水平的提升、服務(wù)模式的創(chuàng)新提供了可能。供應(yīng)商在關(guān)注新技術(shù)對(duì)軟件影響、改進(jìn)軟件的同時(shí)，也可以思考新技術(shù)在改善服務(wù)方面所能發(fā)揮的作用。例如，現(xiàn)在一些即時(shí)通訊軟件中集成了遠(yuǎn)程桌面功能，使得遠(yuǎn)程控制已經(jīng)成為大眾化工具，不再需要專門的客戶端軟件。這為技術(shù)支持人員解決客戶疑難問題提供了一種新的渠道。
第二十條 軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)就如何通過會(huì)計(jì)軟件開展會(huì)計(jì)監(jiān)督工作，提供專門教程和相關(guān)資料。
適應(yīng)信息化環(huán)境，會(huì)計(jì)監(jiān)督工作越來越多地直接通過會(huì)計(jì)軟件查詢資料、發(fā)現(xiàn)線索、分析問題。但是，市面上林林總總的會(huì)計(jì)軟件，不同的功能設(shè)計(jì)和界面風(fēng)格也確實(shí)給監(jiān)督人員帶來挑戰(zhàn)。監(jiān)督人員無法熟練使用會(huì)計(jì)軟件，只能要求企業(yè)提供紙面會(huì)計(jì)資料滿足監(jiān)督需要，給企業(yè)造成負(fù)擔(dān)。
因此，軟件供應(yīng)商提供通過軟件開展會(huì)計(jì)監(jiān)督的專門教程或者手冊(cè)等資料，為會(huì)計(jì)監(jiān)督工作提供便利，也就減輕了客戶企業(yè)的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，也有利于消除會(huì)計(jì)監(jiān)督人員對(duì)軟件功能的誤解，提升會(huì)計(jì)軟件的形象。
供應(yīng)商編寫會(huì)計(jì)監(jiān)督相關(guān)教程、手冊(cè)等資料，要注意專門性要求。對(duì)于會(huì)計(jì)監(jiān)督相關(guān)操作的說明，一般軟件用戶手冊(cè)等資料中都有，但關(guān)鍵在于這些內(nèi)容并沒有根據(jù)監(jiān)督工作的需要定制，而是要在大量?jī)?nèi)容中尋找，這對(duì)于監(jiān)督人員來說是幾乎不可能的。因此，專門教程和相關(guān)資料就是要把監(jiān)督人員可能用到的操作說明單獨(dú)組織起來，要突出重點(diǎn)，根據(jù)使用頻率排序，要有實(shí)用性、操作性，簡(jiǎn)潔明了，直接指明相關(guān)功能的菜單路徑，使監(jiān)督人員在最短的時(shí)間就能上手操作。
建議供應(yīng)商就會(huì)計(jì)監(jiān)督需求進(jìn)行分析研究，在此基礎(chǔ)上編制相關(guān)材料。專門教程和相關(guān)資料應(yīng)當(dāng)連同會(huì)計(jì)軟件的其它手冊(cè)資料一并提供給客戶，以備會(huì)計(jì)監(jiān)督人員查閱。同時(shí)，鼓勵(lì)供應(yīng)商直接為客戶集中的地區(qū)、行業(yè)或者領(lǐng)域的監(jiān)管部門提供相關(guān)資料以及培訓(xùn)服務(wù)，進(jìn)一步提高監(jiān)督人員利用軟件開展監(jiān)督的工作效率和業(yè)務(wù)水平。
總之，對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能和相關(guān)服務(wù)的規(guī)范，既是滿足會(huì)計(jì)監(jiān)督的需要，也是保障企業(yè)會(huì)計(jì)工作正常運(yùn)行的需要。只有這兩個(gè)目的達(dá)到了，企業(yè)會(huì)計(jì)信息化才能擺脫阻礙，不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)軟件服務(wù)行業(yè)才能展示勃勃生機(jī)，蓬勃向上。
作者：會(huì)計(jì)司
