【推薦老師：張弘】財務(wù)部門如何可以用數(shù)據(jù)說話？雖然我們最終擁有數(shù)據(jù)，但已是“明日黃花”，如何讓數(shù)據(jù)真實、及時、有效地傳達信息，這是一個問題。隨著IT技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)人員有了“利器”，借助信息系統(tǒng)，可以幫助財務(wù)部門解決真實、全面、及時、有效性。實施信息系統(tǒng)，不僅僅是考慮系統(tǒng)選型，更要求企業(yè)的組織架構(gòu)、流程、績效、人力資源合理搭建。歸根到底，內(nèi)部管理決定系統(tǒng)是否可以發(fā)揮作用。
2008年花偉程離開花旗銀行回國加入博華教育集團擔(dān)任常務(wù)副總裁兼首席財務(wù)官，在沒有獲得投資之前，博華是個徹徹底底的民企。創(chuàng)立于2001年的博華教育集團，總資產(chǎn)35億元，是一家專業(yè)的民辦高等教育投資和管理集團公司。主營業(yè)務(wù)為民辦高等學(xué)校投資、院校管理服務(wù)、后勤社會化服務(wù)、教育產(chǎn)品研發(fā)和教育咨詢等。然而業(yè)務(wù)越多、學(xué)校越多，隨之而來的是：潛在風(fēng)險也就越大，而最初的花偉程面對各個下屬學(xué)校提交上來的五花八門的財務(wù)報表，著實有點焦頭爛額。
不能說的秘密
加入博華之前花偉程在美國花旗銀行工作，一般來說，美國大多數(shù)企業(yè)信息化系統(tǒng)都比較完善和規(guī)范?！熬拓攧?wù)管理系統(tǒng)，小到一筆費用的報銷，大到公司預(yù)算的制定，都是通過軟件系統(tǒng)流程進行的。很多時候，企業(yè)一些財務(wù)上的漏洞和錯誤，是要通過軟件才能監(jiān)測出來的，一些合同簽署和風(fēng)險管控，也是通過財務(wù)系統(tǒng)完成的?！被▊コ贪l(fā)現(xiàn)一個沒有現(xiàn)代化管理軟件輔助的企業(yè)，很難做大做強，有時候連最基本的“事實真相”都很難了解到。
據(jù)花偉程當(dāng)時發(fā)現(xiàn)，博華下屬的各個學(xué)校，財務(wù)制度不統(tǒng)一，各用各的，收入的確認、費用的劃分等都不統(tǒng)一。比如同樣一筆費用，在A單位被認作招待費，在B單位可能就會認作市場開拓費用之類的。這樣從集團公司層面，對下屬單位根本就沒辦法做橫向的比較，這種不對稱的信息，集團公司財務(wù)拿過來幾乎一點用都沒有?；▊コ逃X得這樣下來，幾乎每一張報表都隱藏著巨大的秘密，但是好是壞自己卻無從所知，而且在沒有信息化系統(tǒng)支持的情況下，信息的傳遞非常慢。
博華集團當(dāng)時定期向下屬學(xué)校要財務(wù)報表，本身報表的制作過程就很慢，而且報表上的數(shù)據(jù)根本無法追蹤，尤其是一些數(shù)據(jù)的變化由什么因素產(chǎn)生，根本無從查證?；▊コ淘僖膊幌朊鎸@些似乎有著“不能說的秘密”的遲到的財務(wù)報表了，“從財務(wù)分析和風(fēng)險管控的角度，這樣的財務(wù)報表是沒有價值的。所以想要有一個健全的財務(wù)體系，就需要一個完整的信息系統(tǒng)做保障?！?br />
重整組織結(jié)構(gòu)
當(dāng)時我來博華第一件事就是要做一個完整的財務(wù)信息系統(tǒng)?！盎▊コ陶J為博華這樣的企業(yè)要想做大做強，必須借助信息管理系統(tǒng)的支持：但他當(dāng)時簡單的以為只要在市場上找一套最好的ERP軟件，然后培訓(xùn)員工使用就可以了，而真正執(zhí)行的時候，由于上系統(tǒng)會涉及到諸如績效考核制度的修改，個人權(quán)限的劃分等等，必須對公司的組織結(jié)構(gòu)做出調(diào)整才能合乎系統(tǒng)要求。
事情遠沒想象的那么簡單。
花偉程為了實現(xiàn)財務(wù)管理的信息化，開始一層層地做工作。“先做我們下屬學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作，但是后來發(fā)現(xiàn)，下屬單位的工作很難做通，只能上升到公司董事會層面討論，這也花了將近半年的時間，最后是由董事會拍板決定才落實到執(zhí)行層面的。而且是從上到下先進行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，然后再上系統(tǒng)?！?br />
事實上，想要成功上一套財務(wù)信息管理系統(tǒng)，更多地是需要企業(yè)先建立起來一個符合財務(wù)信息管理系統(tǒng)要求的規(guī)范化、統(tǒng)一化的組織機構(gòu)。一個企業(yè)集團財務(wù)管理體制，涉及到企業(yè)集團管理總部或母公司與其子公司在財務(wù)管理各方面的權(quán)、責(zé)、利關(guān)系，它是規(guī)范集團內(nèi)各成員企業(yè)理財行為的基本制度。企業(yè)集團的財務(wù)戰(zhàn)略、財務(wù)政策與基本財務(wù)目標(biāo)，需要通過建立有效的制度形式，達到強化對子公司及其成員企業(yè)的財務(wù)活動的監(jiān)測、督導(dǎo)與控制的目的。因此在企業(yè)集團內(nèi)部建立起一套控制嚴密、高質(zhì)量、高效率的信息傳遞與處理系統(tǒng)，是提高財務(wù)信息質(zhì)量，發(fā)揮信息決策與控制價值的基礎(chǔ)保障。
實時數(shù)據(jù)的意義
“最終，我們還是順利地上了一套用友的財務(wù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了在任何時間、任何地點，只要進入我們的系統(tǒng)，通過權(quán)限的設(shè)定，隨時可以看到各個下屬學(xué)校的財務(wù)狀況和變化，不需要問誰再去‘要’什么數(shù)據(jù)?！闭勂鹨呀?jīng)運行了兩年的財務(wù)系統(tǒng)，花偉程很自信地認為這不僅僅是在企業(yè)的財務(wù)上實現(xiàn)了一個飛躍，這種信息化系統(tǒng)的支持加上豐富的從業(yè)經(jīng)驗，財務(wù)管理已經(jīng)逐漸從單純的開源節(jié)流上升到業(yè)務(wù)支持和風(fēng)險管控。
他舉例而言，可以從財務(wù)報表中看到下屬某個學(xué)校的某一筆教材費用是x元，而另外一個學(xué)校的同一筆教材費用是y元，那么就可以通過了解是否存在供貨商差異或者采購問題。這些問題其他業(yè)務(wù)部門是無法知道的，從財務(wù)系統(tǒng)角度就能解決，這樣就能走在業(yè)務(wù)的前面?；▊コ陶J為這不過是信息化帶來的好處之一，而對比數(shù)據(jù)，追蹤數(shù)據(jù)的來源則能挖掘更多的秘密。”通過系統(tǒng)我們可以核對每一筆費用產(chǎn)生的原因，可以十分清晰的追蹤數(shù)據(jù)和對比，同時對于團隊的績效考核提供了最準確的數(shù)據(jù)和支持，能清楚地看到人力資源和產(chǎn)生效益的比值，這樣更有利于公司的人事管理和業(yè)務(wù)調(diào)整?！帮@然用數(shù)據(jù)說話是最客觀的，也是最最真實的。
不久之前，博華在原有財務(wù)管理系統(tǒng)之上嫁接了預(yù)算管理系統(tǒng)，現(xiàn)在花偉程能做到的不僅是能看到各種收入、支出的變化，還能看到跟預(yù)算的時時對比情況，花偉程感到對企業(yè)風(fēng)險的掌控能力增強了，非常踏實：“比如跟預(yù)算比，某個月的收入少了100萬元，我們從系統(tǒng)上可以看出來到底是哪個項目發(fā)生的問題，是收入減少還是支出增加，甚至可以將問題細致到到底是哪個二級學(xué)院出的問題上，這樣對我們隨時掌握各個學(xué)校的實際情況有很大的幫助，企業(yè)運營的風(fēng)險就可以實時監(jiān)控?！?
