財務(wù)出身的信息化管理者有何不同之處，請看邢鋼副總經(jīng)理戴鶴翔的故事。
鄔佳瑋 | 文
乘車沿著邢臺市鋼鐵南路向南行兩公里，便來到這家擁有十年信息化建設(shè)歷史的鋼鐵企業(yè)——邢臺鋼鐵有限責(zé)任公司（下稱邢鋼）。透過一排整齊的樹木，可以看到邢鋼正在建設(shè)中的新辦公大樓，這里也是邢鋼未來公司整體ERP系統(tǒng)的信息中心所在。邢鋼副總經(jīng)理戴鶴祥每每望向這棟樓，眼中總會流露出無限欣慰。
作為邢鋼信息化建設(shè)的負(fù)責(zé)人，戴鶴祥在這十年間是公司信息化發(fā)展的布道者，更是邢鋼信息化從無到有這一變化歷程的見證人。
提起這項由自己一手帶起的信息化工作，戴鶴祥的臉上流露出一絲慚愧。在他看來，負(fù)責(zé)一家公司信息化這個領(lǐng)域，至少要在IT技術(shù)方面具備相關(guān)的知識。然而1949年出生的戴鶴祥，如今已年過花甲，那個歷史年代注定了他無法出身于正規(guī)的學(xué)校和專業(yè)，更遑論接受IT方面的專業(yè)培訓(xùn)。
緣起
上個世紀(jì)60年代末，老家在上海的戴鶴祥加入了“上山下鄉(xiāng)”的隊伍。1975年下鄉(xiāng)結(jié)束后，被分配到石家莊的一家焦化廠工作，廠子讓他負(fù)責(zé)工廠里面的財務(wù)工作。也正因為做財務(wù)出身，對電算化的了解比較多，因此接觸信息化還比較早。此后，戴鶴祥還曾在河北省冶金廳從事了十年的財務(wù)管理工作。直到1999年調(diào)到邢鋼，任總會計師一職。
那時，邢鋼對信息化的理解已經(jīng)從大多數(shù)企業(yè)的財務(wù)電算化水平，上升到了財務(wù)管理層面。“邢鋼的信息化起步還是比較早的，”戴鶴祥回憶道，“我到邢鋼那會兒，公司總部與下屬14家生產(chǎn)分廠之間依靠電話撥號和數(shù)據(jù)備份的方式，將各財務(wù)部門連接到一起，進(jìn)行統(tǒng)一的財務(wù)管理?！?br />
雖然當(dāng)時的環(huán)境簡陋，既沒有成熟的網(wǎng)絡(luò)條件，也沒有大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫管理，但邢鋼各財務(wù)部門之間還是實現(xiàn)了包括財務(wù)核算、成本管理、預(yù)算管理在內(nèi)的財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化集中管理，并且能夠保證將每月的財務(wù)報表在下月的2日或者3日全部報出。
財務(wù)部門的信息化實踐效果讓董事長袁世臻頗為滿意，因此在2002年邢鋼開始大規(guī)模施行信息化戰(zhàn)略時，決定由財務(wù)部門牽頭，著手開展信息化建設(shè)。
這項工作由袁世臻親自掛帥，而具體的企業(yè)各部門的信息化任務(wù)則是直接落到了戴鶴祥身上。雖然戴鶴祥對于信息化的技術(shù)層面并不了解，但他在財務(wù)管理工作上有多年經(jīng)驗，并且能夠參與到邢鋼日常的經(jīng)營決策中，因此對下屬的各業(yè)務(wù)部門比較了解，同時也可以深刻地理解企業(yè)實施信息化的戰(zhàn)略期望。
由財務(wù)部門負(fù)責(zé)信息化建設(shè)，這樣的做法在企業(yè)里并不多見。大部分企業(yè)在實施信息化過程中會由自動化部門或是IT部門牽頭負(fù)責(zé)，但在戴鶴祥看來，技術(shù)部門與財務(wù)部門各有優(yōu)勢。
財務(wù)部門有其特殊的運(yùn)行體系，在建立起良好的資金管理與預(yù)算管理機(jī)制的前提下，經(jīng)營管理的各項細(xì)節(jié)，包括投入與產(chǎn)出的比例、能源與原材料的耗費(fèi)等，都可以從財務(wù)數(shù)據(jù)上得以顯現(xiàn)，而身為總會計師的戴鶴祥可以從財務(wù)視角上，對企業(yè)的運(yùn)行狀況進(jìn)行全局把控。
此外，在信息化建設(shè)過程中所需的信息數(shù)據(jù)中，財務(wù)信息所占的比重是最大的。實施ERP系統(tǒng)之前，所有的信息都是各自獨(dú)立的，一個部門將相關(guān)數(shù)據(jù)整理好后再逐一傳遞到后續(xù)部門手中。這樣的信息交接雖然浪費(fèi)時間，但卻可以減少差錯率，上一個部門整理的數(shù)據(jù)若有問題，下一個部門能夠及時發(fā)現(xiàn)。然而信息化系統(tǒng)一上線，每一項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入大家都同時實現(xiàn)共享，這樣一來，數(shù)據(jù)一旦出錯便很難追根溯源。
戴鶴祥無奈地說：“在財務(wù)部門里，類似這樣的煩瑣事情很多。若信息化建設(shè)的任務(wù)交給其他部門來做，出了問題，財務(wù)部門的員工少不了會抱怨。這還是其次，若是因為這些差錯而延誤了公司財報公布的時間，豈不因小失大，難免會影響到信息化的整體推進(jìn)。所以，倒不如由財務(wù)部牽頭實施信息化，在保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性之余，還可以調(diào)動財務(wù)部門對信息化建設(shè)的積極性。”在財務(wù)系統(tǒng)有著30余年工作經(jīng)驗的戴鶴祥深諳此道。
相比之下，在部分由技術(shù)部門牽頭的信息化項目推進(jìn)過程中，財務(wù)部門本身作為被服務(wù)的對象，難免對信息化工作不夠上心。信息部門提供一個系統(tǒng)作為財務(wù)工具，運(yùn)行順暢則罷，若運(yùn)行不暢，員工一定不會反思是自己操作不當(dāng)，而是反過頭來指責(zé)信息部提供的工具不好。這樣的抱怨若是出在其他部門也就算了，但財務(wù)部門在企業(yè)里的地位向來比較高，這樣的聲音若是傳到高層耳朵里，勢必會對這家企業(yè)的信息化建設(shè)帶來消極影響。
然而讓戴鶴祥決心擔(dān)下這一重任，并立志把這個項目做好的背后還有另外一層原因。據(jù)戴鶴祥透露，國內(nèi)鋼鐵企業(yè)在實施信息化建設(shè)過程中大多使用的是國外軟件，由于國內(nèi)和國際財務(wù)制度不同、報表格式不一致，這些企業(yè)的財務(wù)部門使用國外軟件最終都無法運(yùn)行出一個合格的財務(wù)報表。
“據(jù)我所知，邯鄲鋼鐵、石家莊鋼鐵，甚至是比較著名的濟(jì)南鋼鐵，都沒有走出這個怪圈，”戴鶴祥說，“既然邢鋼信息化的責(zé)任落在了我身上，我自然要盡力選擇一個能夠適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的供應(yīng)商，避免可能會出現(xiàn)的系統(tǒng)故障?！?br />
嘗試
2002年，當(dāng)邢鋼決定啟動信息化戰(zhàn)略時，有數(shù)十家管理軟件和管理咨詢公司與邢鋼聯(lián)系，參加信息化項目的競標(biāo)。為了從中選出適合邢鋼的供應(yīng)商，戴鶴祥帶領(lǐng)手下工作人員對各個供應(yīng)商展開了詳細(xì)的調(diào)研。
2002年10月到11月，邢鋼初步圈定了十家公司到邢鋼現(xiàn)場做深入溝通，每次溝通戴鶴祥都會邀請邢鋼高層領(lǐng)導(dǎo)和各處室領(lǐng)導(dǎo)到場，共同參與討論。在這次為期兩個月、規(guī)模浩大的溝通交流結(jié)束后，戴鶴祥將十家供應(yīng)商的資料，包括各個公司的基本信息、經(jīng)營業(yè)績、發(fā)展情況、同行業(yè)用戶案例與ERP產(chǎn)品和解決方案統(tǒng)統(tǒng)羅列起來，拿到信息化領(lǐng)導(dǎo)小組中進(jìn)行開會討論。
戴鶴祥始終覺得，單憑供應(yīng)商方面提供的資料就選擇信息化合作多少有些倉促。為了能夠最終確認(rèn)這些供應(yīng)商究竟對邢鋼了解多少，是否能夠針對邢鋼發(fā)展的實際狀況提供適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)服務(wù)，戴鶴祥與領(lǐng)導(dǎo)小組成員溝通后，決定挑選Oracle、SAP和用友這三家公司，由他們一同對企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r做調(diào)研，并據(jù)此提供全面的信息化解決方案，然后根據(jù)方案的具體情況確定信息化的合作伙伴。
只是戴鶴祥沒有料到，這三家公司所提供的整體方案各有特色，一時之間，邢鋼的決策層中難以達(dá)成統(tǒng)一選型結(jié)果。
對于已經(jīng)持續(xù)了一年的ERP選型，戴鶴祥并沒有急于給出結(jié)論，而是決定要更加全面地了解這三家信息化供應(yīng)商。為此，2003年1月初，這位項目負(fù)責(zé)人親自帶領(lǐng)項目組成員，依次到Oracle的用戶承德鋼鐵、SAP的用戶石家莊鋼鐵，以及北京用友總部進(jìn)行現(xiàn)場考察。
邢鋼信息化項目小組最終選擇了用友，這里面自然少不了其強(qiáng)大研發(fā)團(tuán)隊的優(yōu)勢，但更重要的是，用友作出了“貼身服務(wù)”承諾。戴鶴祥表示，邢鋼當(dāng)時的信息化戰(zhàn)略非常明確，就是要服務(wù)于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，為邢鋼的“做精、做專、做強(qiáng)”發(fā)展戰(zhàn)略提供貼身服務(wù)。用友的承諾一方面滿足了邢鋼的信息化發(fā)展戰(zhàn)略，另一方面這樣的服務(wù)方案對于當(dāng)時正處在信息化建設(shè)起步階段的邢鋼來說意義非凡。
戴鶴祥同時也承認(rèn)，最初選擇用友的確有些冒險。畢竟當(dāng)時邢鋼對ERP的認(rèn)識尚淺，而那時的用友在全面實施信息化項目方面也沒有經(jīng)驗。
相比之下，在國內(nèi)鋼鐵行業(yè)中，一直應(yīng)用國產(chǎn)ERP軟件并進(jìn)行集團(tuán)化控制的企業(yè)大概只有邢鋼一家。對于邢鋼在經(jīng)歷過ERP上線初期的種種不易后，還能始終堅持與用友合作，最終解決了ERP和財務(wù)軟件協(xié)同問題。戴鶴祥不由得感慨當(dāng)初“貼身服務(wù)”這一承諾對邢鋼信息化建設(shè)的重要意義。
效應(yīng)
如今，邢鋼的信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入了第十個年頭。要問起戴鶴祥，這些年來信息化為邢鋼帶來了哪些變化，只見他大手一揮，露出自信的笑容，說道：“我不會用經(jīng)營業(yè)績這些數(shù)字來向你說明，只要你到廠區(qū)里面轉(zhuǎn)一轉(zhuǎn)，就什么都明白了。”
據(jù)戴鶴祥介紹，邢鋼總共占地2600多畝，從前只是一家年產(chǎn)量60多萬噸的生鐵制造廠，后來經(jīng)過生產(chǎn)改造，增加了煉鋼廠、軋鋼廠這些后續(xù)的生產(chǎn)工序，因此使得廠區(qū)空間十分緊湊，這便給生產(chǎn)銷售的物流環(huán)節(jié)增添了困難。一方面，邢鋼需要采購原材料，另一方面，客戶又需要到廠區(qū)提貨。一時之間，場地狹窄難以周轉(zhuǎn)。而過去邢鋼的庫房是分散的，客戶來提貨時需要先空車過秤，然后圍著庫區(qū)轉(zhuǎn)，看所需要的貨物存放在哪個庫房。提貨之后還要載重過秤，以此計算貨物重量。一套程序下來，整個提貨時間需要大半天，客戶抱怨連連。
為了有效解決這個問題，邢鋼建立起產(chǎn)品條碼系統(tǒng)，這在行業(yè)中還屬首創(chuàng)。如今邢鋼生產(chǎn)的線材產(chǎn)品一下線便被打上條碼，注明重量、品名，另外，后臺的生產(chǎn)批號、生產(chǎn)過程的信息都包含在條碼上面。將條碼錄入系統(tǒng)，銷售人員就可以直接看到廠里現(xiàn)在有什么貨、數(shù)量是多少、存放在哪個庫房。如今客戶再來提貨只需提前一天電話通知邢鋼的銷售人員，自己所需貨物的鋼種、規(guī)格、數(shù)量以及提貨車輛的車牌號，第二天直接到邢鋼門口，憑借自己手中的客戶卡刷卡進(jìn)門，徑直到庫房提貨裝車，也無需再過秤就可以直接出門離開?，F(xiàn)在提貨，只需二三十分鐘就可以解決。客戶覺得方便了，滿意度自然也就提高了。
此外，如果在使用過程中對產(chǎn)品質(zhì)量有疑義，可以根據(jù)條碼一下子查出產(chǎn)品的生產(chǎn)過程，問題出現(xiàn)在煉鋼工序還是軋鋼工序，一目了然。
“從前提貨的貨車滿廠區(qū)里轉(zhuǎn)，如今公司的面貌可謂發(fā)生了徹底的改變，”戴鶴祥自信地說，“過去每年的產(chǎn)量60萬噸，加上原材料和庫存也就二三百萬噸，如今邢鋼發(fā)展到年產(chǎn)量300萬噸，算上周轉(zhuǎn)的材料和產(chǎn)品足有上千萬噸。如果此時廠區(qū)的物流調(diào)度手段還跟不上，整個企業(yè)都無法運(yùn)轉(zhuǎn)?！?br />
公司經(jīng)營面貌的改善是有目共睹的，這比任何經(jīng)營數(shù)據(jù)都來得有效。眼見著信息化手段帶來的便利，公司上下對信息化的態(tài)度也發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變，從過去的被動接受到如今的主動要求?？吹叫畔⒒墓ぷ鞒晒淮蠹宜邮芎驼J(rèn)可，戴鶴祥喜不自勝。
不過欣喜之余，戴鶴祥也在反思過去信息化推進(jìn)過程中存在的不足。經(jīng)過這十年的信息化實踐，他本人對信息化的認(rèn)識也發(fā)生了改變。戴鶴祥坦承，十年前，公司員工包括他本人在內(nèi)，對信息化的認(rèn)識都很模糊，所以只能被動地跟隨供應(yīng)商提供的方案開展建設(shè)。如果現(xiàn)在有機(jī)會讓他從頭再做一次，他一定會把這個企業(yè)需要什么樣的信息化體系，哪些業(yè)務(wù)在線上、哪些業(yè)務(wù)在線下，做一個充分、細(xì)致的規(guī)劃。
“一個企業(yè)不同部門的信息化需求是不一樣的，若要在一個平臺上進(jìn)行信息化建設(shè)，其系統(tǒng)性需要很強(qiáng)，”戴鶴祥反思道，“我們過去進(jìn)行的信息化規(guī)劃是很粗淺的，當(dāng)時只考慮到如何以財務(wù)部門為主，把財務(wù)與各個業(yè)務(wù)部門的工作結(jié)合起來。然而企業(yè)的信息化不僅僅是財務(wù)問題，ERP更多的是涉及經(jīng)營層面的問題。”
總結(jié)了過去的信息化實施經(jīng)營，戴鶴祥準(zhǔn)備將新的想法付諸實踐。2011年年底，邢鋼已經(jīng)與用友方面著手進(jìn)行了規(guī)劃。關(guān)于公司接下來的信息化項目如何推進(jìn)，戴鶴祥表示：“今后不能再想起哪一塊需要就上哪一塊，我們已經(jīng)系統(tǒng)地歸納出過去已經(jīng)做過哪些模塊，未來還需要建設(shè)哪些方面，以及在已經(jīng)建成的系統(tǒng)中有哪些還需要做進(jìn)一步投入。除此之外，我們還在籌劃，舊的設(shè)備替換下來能否再應(yīng)用到其他方面，公司的信息化建設(shè)要量力而行，性價比盡量要高一些?！?br />
經(jīng)過反復(fù)的溝通討論，戴鶴祥心中對于新的規(guī)劃已經(jīng)有了一個大致的思路?！罢门赃呍诮ㄐ碌霓k公樓，”戴鶴祥指著那棟建設(shè)中的建筑滿懷希望地說，“這棟樓建成之后，系統(tǒng)也會搬過去，我們正好可以利用這次遷移的機(jī)會對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級。我們之前建立了一個能源管理中心，當(dāng)時在建這個系統(tǒng)時就考慮到它不能單單只管理能源要素，還有把公司里面的物流信息、質(zhì)量控制、設(shè)備控制以及人員管理等都匯集到這個中心里。這樣一來，整個企業(yè)上下的生產(chǎn)運(yùn)營狀況就可以一目了然，對于領(lǐng)導(dǎo)層做出關(guān)于未來發(fā)展的決策也可以提供幫助。隨著我們新辦公樓年底竣工，這一系列規(guī)劃預(yù)計明年就可以建成?！?br />
話沒說完，戴鶴祥還不忘三十年來身為財務(wù)管理人員的本色：“總而言之，一切為了公司的盈利?！?br />
有著十年信息化工作經(jīng)驗的戴鶴祥，對企業(yè)信息化建設(shè)感觸頗多。信息化是隨著時代和科技的進(jìn)步而發(fā)展起來的，今后很可能成為一家企業(yè)最基本的使用工具。如果哪家公司、哪個部門的管理者至今還沒有這樣的思想認(rèn)識，必然是跟不上時代發(fā)展的。然而信息化建設(shè)也不是萬能的，畢竟它只是一個服務(wù)性的工具。有的企業(yè)不上ERP一樣可以運(yùn)轉(zhuǎn)得很好，而有的企業(yè)在信息化建設(shè)方面投入很多，設(shè)計得很復(fù)雜，反而畫蛇添足，沒能發(fā)揮信息化應(yīng)有的作用。這一切都要以企業(yè)自身的實際需要為依據(jù)，沒必要人云亦云。
戴鶴祥同時坦言：“我是一個愿意學(xué)習(xí)，愿意關(guān)注時代進(jìn)步，并接受新鮮事物的人。在我的同齡人里面，大部分有下鄉(xiāng)插隊經(jīng)歷的人已經(jīng)失去了工作機(jī)會。不久的將來我也會退休，但能夠有機(jī)會在這個年紀(jì)上坐在這個位置參與企業(yè)的信息化工作，我十分珍惜，也很欣慰?！?
