摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類已進(jìn)入了信息社會(huì)和知識(shí)時(shí)代。面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的新形勢(shì)，秘書的工作重點(diǎn)也由比較單一的事務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槭聞?wù)與參謀并重，工作方式由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。傳統(tǒng)的工作觀念、工作方式已經(jīng)適應(yīng)不了新形勢(shì)的發(fā)展需求。本文主要針對(duì)如何提升秘書人員自身的職業(yè)能力進(jìn)行論述，希望能進(jìn)一步提高我們秘書人員的辦事效率。
關(guān)鍵詞：秘書；職業(yè)能力；企業(yè)；學(xué)習(xí)能力
改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)模式已經(jīng)逐漸從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)，我們企事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人（黨政機(jī)關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）所肩負(fù)的責(zé)任要比過(guò)去大很多。這就無(wú)形中要求秘書人員也應(yīng)跟上領(lǐng)導(dǎo)工作的相應(yīng)變化，把協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮、決策、控制、協(xié)調(diào)作為自己的主要職責(zé)。那么，究竟如何提高秘書人員的自身職業(yè)能力呢？筆者總結(jié)如下。
一、合理安排上司的日常工作
合理并且有效協(xié)助上司安排工作是對(duì)秘書的要求；任何事情都有主次、輕重、緩急之分；做好秘書工作的學(xué)問(wèn)很多。上司的工作很忙，事情很多，有時(shí)候甚至可能會(huì)很繁雜。但是每個(gè)人的精力是有限的。上司的工作不可能做到事無(wú)巨細(xì)、面面俱到；因此，在領(lǐng)導(dǎo)的工作安排上應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則。作為一個(gè)優(yōu)秀的秘書，就應(yīng)該合理安排事情的順序。讓上司能夠先處理重要的、著急的事情；后處理相對(duì)不重要和相對(duì)不著急的事情；這樣可以使上司將有限的精力放在處理重要的問(wèn)題上。對(duì)于同等重要的事情又可以先處理簡(jiǎn)單好處理的，后處理復(fù)雜不好處理的事情，等等。對(duì)于上司每天工作安排的數(shù)量的多少，順序的先后，不是一個(gè)簡(jiǎn)單、隨意的累加和排序，而是一個(gè)既嚴(yán)肅又講究藝術(shù)的問(wèn)題。在什么時(shí)間、什么情況、什么條件下、處理什么樣的事情都是件很講究的事情。在不同時(shí)間、情況和條件下處理同一件事情的結(jié)果可能就不一樣，效率也不同，甚至差別很大；所以對(duì)于同類緊急重要的問(wèn)題處理上，甚至對(duì)不同種類緊急重要的問(wèn)題處理上，選擇的時(shí)機(jī)和先后順序也是各不相同的；這實(shí)際上是對(duì)秘書能力上更高層的要求。
二、具備再次學(xué)習(xí)的能力
要成為一個(gè)合格的秘書，應(yīng)積極主動(dòng)地發(fā)展自己的專業(yè)知識(shí)，獲取與工作有關(guān)的信息，更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。不滿足現(xiàn)狀:不會(huì)在新知識(shí)的獲取上存在惰性或?qū)I(yè)的新動(dòng)態(tài)缺乏關(guān)注。豐富專業(yè)知識(shí):有求知欲，不滿足于現(xiàn)有的知識(shí)儲(chǔ)備，不斷吸取新信息保持與專業(yè)知識(shí)同步發(fā)展。愿意并且善于向他人學(xué)習(xí)，能主動(dòng)向他人請(qǐng)教或借鑒他人有效的工作方法和技能，并以此解決問(wèn)題、指導(dǎo)工作。拓展知識(shí)面:鉆研新領(lǐng)域，掌握新技能，主動(dòng)學(xué)習(xí)其他專業(yè)的知識(shí)和技能，拓寬自己的知識(shí)面，利用本專業(yè)范圍外知識(shí)來(lái)提升業(yè)務(wù)水平，使本職工作完成得更為出色。傳播新知識(shí):在公司工作范圍外尋找機(jī)會(huì)以提高自己的知識(shí)水平，并通過(guò)在專業(yè)雜志上出版自己的文章來(lái)展現(xiàn)自己這方面的能力。充當(dāng)起新技術(shù)的倡導(dǎo)者與傳教士的角色，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。
三、具有獻(xiàn)身組織的精神
團(tuán)隊(duì)精神是指愿意與他人合作，作為某團(tuán)體的一分子去共同完成一項(xiàng)任務(wù)的精神;獻(xiàn)身組織的精神是指根據(jù)組織的需要、重要性以及目標(biāo)，來(lái)調(diào)節(jié)自己行為的能力和自愿度，與那些能提高組織目標(biāo)或滿足組織需要的行為相關(guān)。
行為描述:表達(dá)出對(duì)團(tuán)隊(duì)的正向期望;表現(xiàn)出理智以及對(duì)他人智慧的尊重;關(guān)注他人的觀點(diǎn)，改善團(tuán)隊(duì)合作;鼓勵(lì)他人;有努力適應(yīng)的行為;表現(xiàn)出忠誠(chéng)的榜樣;表現(xiàn)出支持公司的使命和目標(biāo);愿意為公司犧牲自己個(gè)人的利益。
秘書人員的工作紛繁雜亂，常常要與公司里各個(gè)部門共同協(xié)作，才能完成工作，因此具備高度的團(tuán)隊(duì)精神是秘書人員取得優(yōu)秀績(jī)效的重要素質(zhì)。此外，由于秘書工作的特殊性質(zhì)，自己不能確定自己的時(shí)間安排，往往需要遷就領(lǐng)導(dǎo)或同事的時(shí)間表，因此會(huì)犧牲很多個(gè)人時(shí)間，因此優(yōu)秀的秘書人員一定要具備獻(xiàn)身組織的精神。
四、應(yīng)掌握必要的溝通技巧
秘書人員在日常與人溝通中講究技巧很重要。一般說(shuō)來(lái)，人們?cè)谂c自己同等級(jí)、同層次的人講話時(shí)，表現(xiàn)會(huì)比較正常，行為舉止都會(huì)比較自然。但是，在與比自己地位高的人交往時(shí)，就可能表現(xiàn)比較拘謹(jǐn)，感到緊張甚至自卑；相反，在與社會(huì)地位低于自己的講話時(shí)，又會(huì)表現(xiàn)得比較自如、自信。上下級(jí)間的溝通好壞，不只影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的印象，有時(shí)甚至?xí)绊懸粋€(gè)人的工作和前途。秘書人員跟領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)話應(yīng)在保持獨(dú)立人格的前提下，采取不卑不亢的態(tài)度。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)必要的尊重是需要的，但是一定避免采用過(guò)分拘謹(jǐn)、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的態(tài)度講話，更不要一味附合、阿諛?lè)畛械鹊?。這樣只會(huì)有損自己的人格，既得不到應(yīng)有重視與尊重，又有可能會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)的反感和輕視。在必要的場(chǎng)合，秘書自身也不必害怕表示自己的不同觀點(diǎn)，只要是從工作出發(fā)，擺事實(shí)，講道理，領(lǐng)導(dǎo)一般是予以接受的。此外，與領(lǐng)導(dǎo)談話還要選擇有利時(shí)機(jī)。例如，領(lǐng)導(dǎo)每天要考慮的問(wèn)題很多。所以，如果是個(gè)人瑣事，就不要在他埋頭處理大事時(shí)去打擾他。應(yīng)該根據(jù)自己的問(wèn)題重要與否，去選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)反映。否則，很容易會(huì)招致領(lǐng)導(dǎo)的反感，更別說(shuō)解決問(wèn)題了。在待人接物時(shí)要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，不要擺出官僚的作風(fēng)，樹立良好的形象。秘書實(shí)際上是公司對(duì)外展示形象的一個(gè)窗口。
五、結(jié)語(yǔ)
秘書的工作職責(zé)看似簡(jiǎn)單，要想做好秘書工作確又不是很容易。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，秘書被賦予的內(nèi)涵和角色也在逐漸發(fā)生著改變。我們的秘書人員只有同時(shí)具有良好的廣博的知識(shí)、綜合素質(zhì)、專業(yè)的培訓(xùn)和豐富的工作方法和工作經(jīng)驗(yàn)才能更好的實(shí)現(xiàn)秘書人員的助手和參謀作用。
