摘要：本文通過對(duì)三甲醫(yī)院付款業(yè)務(wù)流程的分析，提出醫(yī)院付款管理的關(guān)鍵應(yīng)從對(duì)付款單據(jù)、付款審批、付款方式、付款金額、退貨、折扣與折讓等多方面進(jìn)行審核，同時(shí)要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部控制，避免或減少由于付款管理不當(dāng)給醫(yī)院帶來(lái)?yè)p失。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 付款 內(nèi)部控制
付款是指醫(yī)院在對(duì)采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無(wú)誤后，按照采購(gòu)合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)的過程。以衛(wèi)生材料為例，三甲醫(yī)院由于業(yè)務(wù)量大，對(duì)材料的需求也大，購(gòu)入頻繁，加上供應(yīng)商眾多，材料本身規(guī)格型號(hào)復(fù)雜，金額相差懸殊，一般采用采購(gòu)入庫(kù)后1-3個(gè)月付款的管理模式，該模式能夠充分利用商業(yè)信用緩解醫(yī)院流動(dòng)資金緊張的矛盾，節(jié)約資金成本，在日常工作中加強(qiáng)付款管理，完善付款流程，將各項(xiàng)措施落到實(shí)處，對(duì)醫(yī)院健康發(fā)展有重要意義。
一、三甲醫(yī)院材料采購(gòu)與付款的一般流程
三甲醫(yī)院材料采購(gòu)與付款的一般流程是：臨床科室根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出采購(gòu)申請(qǐng)→采購(gòu)部門區(qū)分采購(gòu)類型，匯總審核采購(gòu)申請(qǐng)單→采購(gòu)部門選擇供應(yīng)商，訂立合同，發(fā)出采購(gòu)訂單→供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)訂單提供材料物資并附送貨單、發(fā)票等資料→倉(cāng)管部門根據(jù)合同、采購(gòu)訂單、送貨單、發(fā)票等驗(yàn)收入庫(kù)，編制入庫(kù)單→采購(gòu)部門匯總整理發(fā)票、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單等單據(jù)，辦理相關(guān)審批手續(xù)→財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)部門上報(bào)的付款申請(qǐng)資料→醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)部門已審的付款資料進(jìn)行重點(diǎn)審核→財(cái)務(wù)部門對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)同意付款的業(yè)務(wù)選擇合適的付款方式，支付貨款→與供應(yīng)商定期對(duì)賬，進(jìn)行跟蹤管理。
二、三甲醫(yī)院付款管理的關(guān)鍵點(diǎn)
（一）對(duì)付款單據(jù)的審核
付款必須以真實(shí)發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù)為依據(jù)，驗(yàn)證應(yīng)付款是否可以支付的關(guān)鍵憑證有采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、發(fā)票。財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)照采購(gòu)預(yù)算、合同、審批程序進(jìn)行審核，以確認(rèn)應(yīng)支付貨款的金額和時(shí)間，如果三者不能相互核對(duì)，就要對(duì)差異進(jìn)行追查。
1.采購(gòu)訂單要以使用科室的申請(qǐng)為依據(jù)，記錄采購(gòu)日期、品名、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、供應(yīng)商等信息，要連續(xù)編號(hào)并進(jìn)行登記，同時(shí)注明對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)，以便核查。
2.審核入庫(kù)單。倉(cāng)管部門要根據(jù)驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的合同等采購(gòu)文件對(duì)品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量及其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，保證所購(gòu)入的材料在質(zhì)量、數(shù)量和品種上都與合同上訂明的條件相符。對(duì)于采購(gòu)過程中的免費(fèi)贈(zèng)品，如1 000送1，或者免費(fèi)的配套附件等，由于其價(jià)值已經(jīng)體現(xiàn)在采購(gòu)總價(jià)中，也必須辦理入庫(kù)手續(xù)。所有物資必須經(jīng)過驗(yàn)收入庫(kù)后才能領(lǐng)用，不經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)不得辦理資金結(jié)算手續(xù)。
3.審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。如發(fā)票的抬頭、時(shí)間、數(shù)量、單價(jià)、金額是否填寫齊全；材料名稱是否具體、正確、清楚等。
（二）對(duì)付款審批程序的審核
對(duì)貨幣資金的支付，可以采用采購(gòu)部門——財(cái)務(wù)部門——醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的審批流程。每次支付材料物資款項(xiàng)時(shí)，都要經(jīng)采購(gòu)部門申請(qǐng)、財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批后才能付款。
1.由采購(gòu)部門提出付款申請(qǐng)。采購(gòu)人員首先核對(duì)相關(guān)單據(jù)，如發(fā)票、送貨單是否與倉(cāng)管部門的入庫(kù)單一致，是否到達(dá)合同規(guī)定的付款期限，發(fā)票的折扣是否與合同相符，有關(guān)人員在單據(jù)上的簽名是否齊全等；采購(gòu)部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，對(duì)采購(gòu)單據(jù)內(nèi)容的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)，上報(bào)財(cái)務(wù)部門審批。
2.財(cái)務(wù)部門對(duì)照采購(gòu)預(yù)算、合同等資料對(duì)采購(gòu)部門提交的付款申請(qǐng)材料進(jìn)行全面審核，如審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)價(jià)格、付款時(shí)間等，上報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批。
3.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)職責(zé)、權(quán)限和程序?qū)Σ少?gòu)部門的付款申請(qǐng)進(jìn)行重點(diǎn)審核，符合支付條件的進(jìn)行審批，通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行支付。
（三）對(duì)付款方式的審核
醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況選擇合理的付款方式，防范因付款方式不當(dāng)帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全，除不足轉(zhuǎn)賬起點(diǎn)金額的款項(xiàng)可以支付現(xiàn)金外應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。可采用的方式有轉(zhuǎn)賬支票、電匯、銀行匯票等。其中采用電匯的方式具有無(wú)金額起點(diǎn)限制，同城異地均可使用，能確?？铐?xiàng)直接付至供應(yīng)商的銀行賬戶避免舞弊等明顯優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際工作中應(yīng)用較廣泛。醫(yī)院應(yīng)建立采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門共享的詳細(xì)的供應(yīng)商信息庫(kù)，包括單位名稱、單位地址、聯(lián)系人、開戶銀行、銀行賬戶等內(nèi)容。如果出現(xiàn)供應(yīng)商更改名稱、更改銀行賬戶等事項(xiàng)，必須提供有關(guān)的變更登記證明、變更后的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、經(jīng)辦人員的身份證及委托書等證明材料。在供應(yīng)商提出變更申請(qǐng)后，經(jīng)采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門共同審核批準(zhǔn)后才可以變更供應(yīng)商檔案，防范因管理不嚴(yán)出現(xiàn)的資金問題和經(jīng)濟(jì)糾紛。
（四）對(duì)付款金額的審核
在付款金額的審核中，首先要審核材料的價(jià)格，凡是經(jīng)過國(guó)家、省招標(biāo)過的一次性用品、高值及低值耗材，醫(yī)院必須按其招標(biāo)的品種及價(jià)格采購(gòu)，采購(gòu)價(jià)格不得高于招標(biāo)價(jià)格，如有違反，應(yīng)追查原因。
其次要留意預(yù)付款問題。預(yù)付賬款是指醫(yī)院預(yù)付給商品供應(yīng)單位或者服務(wù)提供單位的款項(xiàng)。在采購(gòu)部門提出支付預(yù)付款時(shí)應(yīng)進(jìn)行審核，特別要關(guān)注款項(xiàng)支付的必要性和合理性，對(duì)于已經(jīng)支付的預(yù)付款應(yīng)定期追蹤核查，關(guān)注供應(yīng)商履約交貨的情況，分析款項(xiàng)支付的期限，評(píng)估不可回收性的風(fēng)險(xiǎn)等。由于供應(yīng)商數(shù)量眾多，財(cái)務(wù)人員不可能每筆業(yè)務(wù)付款時(shí)都核查是否有預(yù)付款項(xiàng)，因此采購(gòu)人員要做好預(yù)付款信息備查登記，在提出付款申請(qǐng)時(shí)在付款發(fā)票上注明“部分貨款已預(yù)付”字樣提醒財(cái)務(wù)人員，防止雙重付款，避免給醫(yī)院造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失和經(jīng)濟(jì)糾紛。
此外還要通過函證等方式定期與供應(yīng)商對(duì)賬。如果不考慮買賣雙方在收發(fā)貨上可能存在的時(shí)間差等因素，醫(yī)院應(yīng)付賬款的期末余額應(yīng)與供應(yīng)商的應(yīng)收賬款余額一致。財(cái)務(wù)部門從供應(yīng)商取得對(duì)賬單后，與應(yīng)付賬款明細(xì)賬相核對(duì)（應(yīng)減去對(duì)應(yīng)的預(yù)付款項(xiàng)），如有差異應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因。
（五）對(duì)退貨、折扣與折讓的審核
醫(yī)院的采購(gòu)部門與倉(cāng)管部門應(yīng)建立退貨管理制度，在簽訂采購(gòu)合同時(shí)應(yīng)對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫(kù)、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，維護(hù)醫(yī)院的自身權(quán)益。倉(cāng)管部門如對(duì)貨物驗(yàn)收不合格應(yīng)立即報(bào)告記錄，采購(gòu)管理部門向供應(yīng)商提出退貨、折扣與折讓的要求后，編制相關(guān)的明細(xì)表上報(bào)財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門復(fù)核并經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后對(duì)應(yīng)付賬款的金額進(jìn)行調(diào)整。
三、三甲醫(yī)院付款管理的內(nèi)部控制
（一）根據(jù)實(shí)際情況建立有效的內(nèi)部控制制度
明確劃分各崗位的職責(zé)和權(quán)限范圍，每一環(huán)節(jié)都應(yīng)有兩名或以上人員分工負(fù)責(zé)，實(shí)行定期崗位輪換，建立從申購(gòu)到付款環(huán)環(huán)相扣、監(jiān)督制約的動(dòng)態(tài)機(jī)制。根據(jù)各司其職、各負(fù)其責(zé)的原則，對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦、授權(quán)批準(zhǔn)、財(cái)產(chǎn)保管、會(huì)計(jì)記錄、稽核檢查等崗位建立相互牽制的工作制度。實(shí)行崗位分離，如采購(gòu)申請(qǐng)與審批、合同訂立與審核、采購(gòu)與驗(yàn)收、驗(yàn)收與會(huì)計(jì)記錄、付款審批與付款執(zhí)行等不相容職務(wù)相互分離，使關(guān)鍵崗位的工作受到監(jiān)督，防止串通舞弊。
（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理流程
明確授權(quán)與審批程序，規(guī)定付款審批人員及其審批權(quán)限、審批金額額度、審批級(jí)次和流程，避免由于人員變動(dòng)影響內(nèi)部控制制度實(shí)施的效率與效果。采購(gòu)部門、倉(cāng)管部門、財(cái)務(wù)部門、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)對(duì)采購(gòu)、入庫(kù)驗(yàn)收、付款等業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合規(guī)性及資料的完整性進(jìn)行復(fù)核審查，在自身授權(quán)范圍內(nèi)通過在發(fā)票背面簽署意見并簽字或蓋章做出同意或不同意付款的決定。制定應(yīng)付款項(xiàng)定期清理制度，對(duì)長(zhǎng)期無(wú)人追索的款項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查分析，確屬不需支付的款項(xiàng)，報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后從應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)出。
（三）加強(qiáng)對(duì)相關(guān)資料的審計(jì)工作
加強(qiáng)對(duì)合同的審計(jì)，重點(diǎn)在合同的真實(shí)性、合同條款的嚴(yán)密性、合規(guī)性、合法性，如發(fā)現(xiàn)合同有缺陷、遺漏等條款要及時(shí)糾正；監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，防止供應(yīng)商超合同供應(yīng)，防止未到付款期提前付款。定期終止沒有業(yè)務(wù)聯(lián)系的供應(yīng)商，清理供應(yīng)商檔案，防止串戶、錯(cuò)記、弄虛作假等問題的發(fā)生，但不要?jiǎng)h除這些信息，另外備份與這些供應(yīng)商有關(guān)的付款歷史信息。
（四）依托醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的平臺(tái)，建立高效的會(huì)計(jì)系統(tǒng)
將會(huì)計(jì)系統(tǒng)與醫(yī)院的物流管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)時(shí)全面地記錄和反映醫(yī)院從申購(gòu)到付款各環(huán)節(jié)的資金流和實(shí)物流情況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收證明、入庫(kù)單、退換貨情況、供應(yīng)商信息等資料都應(yīng)實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上同步核查，確保會(huì)計(jì)記錄與相關(guān)的采購(gòu)記錄、倉(cāng)管記錄等一致。另外將會(huì)計(jì)系統(tǒng)與醫(yī)院的收費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，通過定期對(duì)材料的購(gòu)入數(shù)量、領(lǐng)用數(shù)量、收費(fèi)數(shù)量的相互核對(duì)確保付款對(duì)應(yīng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生，如果某項(xiàng)材料的購(gòu)入數(shù)量遠(yuǎn)大于領(lǐng)用數(shù)量或收費(fèi)數(shù)量，就需要深入細(xì)致地了解具體原因，看是否存在虛假交易串通舞弊等問題。X
參考文獻(xiàn)：
1.中華人民共和國(guó)財(cái)政部等制定.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范[M].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2010.
(美)瑪麗·S.謝弗，譯者:韓洪靈應(yīng)付款舞弊及其防范[M].大連：大連出版社，2009..2.
3.張慶龍，聶興凱.企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)與評(píng)價(jià)[M].北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2011.
