通過財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化建設(shè)，使企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動(dòng)傳向財(cái)務(wù)系統(tǒng)，減少人為干預(yù)，做到數(shù)出一門、數(shù)據(jù)共享，從而加強(qiáng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門工作的及時(shí)反映和監(jiān)控，減少財(cái)務(wù)工作人員的重復(fù)勞動(dòng)，是提高企業(yè)管理水平和工作效率的有效途徑。
煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)的基本現(xiàn)狀
由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)在開發(fā)先后、觀念認(rèn)同、部門建制、軟件開放等方面的差異，煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)一直進(jìn)展緩慢。以卷煙進(jìn)銷存的核算為例，通過對(duì)煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)情況進(jìn)行考察得知，目前財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合一般通過以下兩種方式實(shí)現(xiàn)：
方式一：財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)分離，財(cái)務(wù)把從業(yè)務(wù)部門和倉庫獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核、匯總后錄入到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，企業(yè)成本和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)以財(cái)務(wù)系統(tǒng)的核算結(jié)果為準(zhǔn)。
方式二：財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)分立，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中建立存貨核算系統(tǒng)，定時(shí)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)按照約定的接口標(biāo)準(zhǔn)傳遞到中間表，財(cái)務(wù)存貨核算系統(tǒng)從中間表中提取數(shù)據(jù)后進(jìn)行單據(jù)的審核。
煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)中存在的問題
由于以上兩種方式中煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自獨(dú)立運(yùn)行，資金流、物流和信息流難以協(xié)同，難免出現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí)、不一致的現(xiàn)象，無法真正實(shí)現(xiàn)過程控制，容易導(dǎo)致企業(yè)決策延遲或失當(dāng)。具體來說，煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)主要存在以下問題：
編碼的不一致性。由于財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)都是獨(dú)立運(yùn)行的，各自采用一套編碼。而諸如商品名稱、供應(yīng)商、商品分類等必須統(tǒng)一的編碼如果做不到同步維護(hù)，就會(huì)出現(xiàn)計(jì)算結(jié)果不相符的現(xiàn)象。
規(guī)則的差異性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí)主要考慮業(yè)務(wù)流程的通暢與操作的方便，并要求能夠及時(shí)計(jì)算出經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，所以核算方式相對(duì)簡(jiǎn)單，成本計(jì)算方法也相對(duì)單一。與不同時(shí)期建設(shè)的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的計(jì)算結(jié)果相比，常因成本核算的記價(jià)規(guī)則、統(tǒng)計(jì)粒度等不同出現(xiàn)兩套不同的成本和利潤(rùn)的數(shù)據(jù)。為保持財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)結(jié)果的一致，有的企業(yè)把財(cái)務(wù)系統(tǒng)的計(jì)算結(jié)果反寫到業(yè)務(wù)系統(tǒng)。但這樣做不僅會(huì)破壞業(yè)務(wù)系統(tǒng)自身的平衡，還會(huì)給財(cái)務(wù)審核和對(duì)賬工作帶來不便，也不利于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)職能由核算向精細(xì)管理的轉(zhuǎn)變。
監(jiān)管的滯后性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)要及時(shí)掌握經(jīng)營(yíng)狀況，必須動(dòng)態(tài)反映經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。而財(cái)務(wù)系統(tǒng)要稽核業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，需要對(duì)倉庫和業(yè)務(wù)等方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。然而由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)在時(shí)點(diǎn)認(rèn)同上存在差異，加之財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的分立運(yùn)行，容易造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的不一致。而如果財(cái)務(wù)工作仍然沿用習(xí)慣的以周或旬為周期的分時(shí)段核算方式，就會(huì)因?yàn)榉从称髽I(yè)經(jīng)營(yíng)情況速度的減慢削弱了對(duì)業(yè)務(wù)工作的及時(shí)監(jiān)管。
維護(hù)的復(fù)雜性。財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的分立，勢(shì)必導(dǎo)致同一數(shù)據(jù)源的重復(fù)設(shè)置。由于大量的數(shù)據(jù)重置，增加了系統(tǒng)存儲(chǔ)和備份資源的耗用，加大了系統(tǒng)建設(shè)的工作量；同時(shí)，無論是財(cái)務(wù)系統(tǒng)還是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的需求發(fā)生了變化，另一個(gè)系統(tǒng)也必須同時(shí)對(duì)接口進(jìn)行修改，無形中就增加了系統(tǒng)維護(hù)和協(xié)調(diào)的難度。
建設(shè)的重復(fù)性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)目前分為卷煙、煙葉、物資等并存的應(yīng)用系統(tǒng)，隨著業(yè)務(wù)的拓展和管理的延伸，將來還可能增加其他系統(tǒng)（如圖1所示）。如果每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都對(duì)應(yīng)一個(gè)財(cái)務(wù)進(jìn)銷存系統(tǒng)，不但會(huì)增加財(cái)務(wù)系統(tǒng)的負(fù)荷，而且每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)都不可避免地會(huì)遇到上述的問題。
煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)的思考
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使得企業(yè)內(nèi)外部信息可以在各環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)快速流動(dòng)，這就為企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化建設(shè)帶來了良好契機(jī)。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的成本核算環(huán)節(jié)，選擇合適的成本計(jì)價(jià)方式，動(dòng)態(tài)地反映業(yè)務(wù)系統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，定時(shí)按照財(cái)務(wù)的規(guī)范要求將業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加工成財(cái)務(wù)要素和會(huì)計(jì)憑證的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，并及時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，由其自動(dòng)生成相關(guān)的記賬憑證。這樣不但減少了重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)也保證了業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性和及時(shí)性。由于財(cái)務(wù)工作人員直接參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核算操作，使財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠由原來的事后審查向事中控制轉(zhuǎn)變，同時(shí)可以進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的監(jiān)督職能，提高財(cái)務(wù)監(jiān)管工作的效率。
以卷煙購(gòu)進(jìn)為例，在實(shí)行財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化后，卷煙到貨后由倉庫工作人員在業(yè)務(wù)系統(tǒng)做驗(yàn)收估價(jià)入庫，財(cái)務(wù)工作人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中錄入各供應(yīng)商的明細(xì)發(fā)票信息及企業(yè)付款記錄，并將發(fā)票信息與倉庫驗(yàn)收入庫信息進(jìn)行財(cái)務(wù)采購(gòu)過賬比對(duì)。如貨到票未到，記入“暫估商品”；票到貨未到，記入“在途商品”（即借記“在途商品”，貸記“應(yīng)付賬款”）；貨到票到，記入“庫存商品”。當(dāng)票到部分大于預(yù)付賬款時(shí)，記“應(yīng)付賬款”；當(dāng)票到部分小于預(yù)付賬款時(shí)，沖減預(yù)付賬款。這樣，就改變了由于財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)分立，財(cái)務(wù)分時(shí)段提取業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)致的資金流、物流和信息流難以協(xié)同，不能實(shí)現(xiàn)過程控制的弊端。（如圖2所示）
我們認(rèn)為，要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化，可以在對(duì)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行流程梳理和整合的基礎(chǔ)上，建立一個(gè)支持財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化的動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)流程的有機(jī)融合：當(dāng)一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)（事件）發(fā)生時(shí)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)入信息系統(tǒng)后，立即保存到指定的數(shù)據(jù)庫中；同時(shí)，該事件通過動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)可以自動(dòng)生成實(shí)時(shí)憑證，雖然實(shí)時(shí)憑證只是一種虛擬憑證，不是實(shí)際的會(huì)計(jì)憑證，但可以定期或不定期地將實(shí)時(shí)憑證匯總生成實(shí)際的會(huì)計(jì)憑證。實(shí)時(shí)憑證一經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)，立即就可以反映到所有相關(guān)的賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表上，不需要再經(jīng)其他部門工作人員另行錄入。另外，通過動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)，分類款項(xiàng)、部門、往來等輔助信息也均能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)傳遞，從而真正做到前后臺(tái)的無縫連接（如圖3所示）。
由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)在核算口徑和統(tǒng)計(jì)粒度方面存在差異，動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)應(yīng)該針對(duì)財(cái)務(wù)核算的具體要求，對(duì)實(shí)時(shí)憑證進(jìn)行適當(dāng)處理，以保證實(shí)時(shí)憑證在核算原則、統(tǒng)計(jì)口徑、展現(xiàn)方式上滿足財(cái)務(wù)管理的具體要求。同時(shí)，為了保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，應(yīng)該建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼手冊(cè)，內(nèi)含倉庫目錄、業(yè)務(wù)部門目錄、采購(gòu)/銷售人員目錄、往來單位類別、地區(qū)目錄、往來單位目錄、商品類別目錄、商品目錄、入出庫業(yè)務(wù)類別目錄等內(nèi)容，以此保證財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)在公共基礎(chǔ)信息上能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)更新和同步維護(hù)。除此之外，可擴(kuò)展性也是財(cái)物系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)時(shí)需要考慮的，以滿足企業(yè)業(yè)務(wù)拓展和延伸的需求。（作者單位：湖南省煙草公司）
徐智/文
