摘 要：辦公室作為一個單位中的重要組成部分，在單位中發(fā)揮了重要的作用。隨著單位部門之間分工不斷的細化，辦公室的功能和職責也更加清晰，辦公室工作的性質(zhì)得到辦公室工作人員自身的素質(zhì)要求也有了一定的提高。為了進一步強化辦公室的職能，應(yīng)該采取措施改進辦公室檔案管理工作的效率。
關(guān)鍵詞：辦公室、檔案管理、工作效率
一、 辦公室檔案管理現(xiàn)存的問題
1、 檔案管理的意識不強，管理方式有待更新
由于我國檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來從事，這就導致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責任心有待進一步加強。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒有跟上時代發(fā)展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認識。
2、 辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高
由于我國教育體制培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現(xiàn)代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對缺乏、專業(yè)水平相對較低、缺乏足夠的運用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。因此，認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。
3、 辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強
現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類是比較繁雜的，也對給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次,是國家的檔案行政機構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)范,使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài),有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中,有些被定期銷毀,有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統(tǒng)型的管理模式。
二、 如何改進辦公室檔案管理工作，提供工作效率
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室的各項業(yè)務(wù)的工作的開展具有直接的聯(lián)系， 辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。 所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1、 完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系
現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應(yīng)該講其結(jié)合在一起進行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進行，促進單位檔案管理的體系建設(shè)。
2、 增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念
由于我國現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標，應(yīng)該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識樹立，都需要飽含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識，強化單位單位檔案管理體系建設(shè)。
3、 加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能
由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓工作是十分重要的。筆者認為應(yīng)該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進行專業(yè)技能的培訓，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專業(yè)技能的培訓的，其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責任心，再次就是要認真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進行專業(yè)的技能培訓，以提高工作人員的檔案管理技能。
4、強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。 首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管； 然后， 要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。
