高職院校二級學院辦公室是學院的主要行政事務(wù)的管理機構(gòu)，行政秘書在辦公室中的作用不可忽視，行政秘書是學院領(lǐng)導(dǎo)的智囊和助手，是學院行政事務(wù)最為主要的執(zhí)行者，具有多橋梁性，通過行政秘書實現(xiàn)學院領(lǐng)導(dǎo)、學校其他部門、師生等多方的有效鏈接，是協(xié)調(diào)各個部門、保證學院正常穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵所在。所以，行政秘書對自身工作的職責和特點、自身的工作存在問題和如何應(yīng)對有所了解，只有切實提升自身素質(zhì)，才能更好地提高學院管理水平，并通過工作效率的提升，促進學校更為健康的發(fā)展。
?。?二級學院行政秘書工作職責分析
二級學院行政秘書的學院辦公室工作中涉及到學院工作的方方面面，通常情況下分為以下5個方面工作。
１．１ 日常工作
高職院校二級學院辦公室管理工作每天都在正常進行，日常工作是二級學院行政秘書工作職責的重點所在，日常工作中行政秘書負責以下3個方面：
?。ǎ保?文件管理：學院辦公室時常有需要上報的文件，行政秘書必須做好本院各類需要上報文件的文字校對、文件呈送及其存檔管理工作；每天都有來自于上級或院內(nèi)各個部門傳輸過來的各類文件，行政秘書必須做好這些文件登記、精神傳達、閱讀反饋及文件歸檔工作。
?。ǎ玻?信息管理：行政秘書在信息管理中應(yīng)做好學院的教職工個人詳細信息的收集、維護和整理工作。
?。ǎ常?資產(chǎn)管理：資產(chǎn)是學院最值得管理和維護的部分，涉及到開源節(jié)流，關(guān)系到學院的可持續(xù)發(fā)展，日常辦公用品的保管、領(lǐng)取和發(fā)放工作需要行政秘書做到位，認真負責好自己所在部門固定資產(chǎn)如辦公設(shè)備、家具等資產(chǎn)的采購申請、日常管理及賬務(wù)存檔工作，積極地配合資產(chǎn)管理職能部門定期對所在部門進行固定資產(chǎn)盤點清查工作，根據(jù)部門資產(chǎn)使用實際提出合理的維護、報廢和更新建議。
?。保?人事工作
人事管理是二級學院又一個管理重點，在具體的人事工作中，行政秘書應(yīng)協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好包括對教職工招聘、考核、考勤、獎懲工作、職稱評定、崗位聘任、人事調(diào)動等等工作。同時應(yīng)將院校的各項規(guī)章制度傳達給新教職員工，如果有必要安排好事務(wù)性培訓幫助新員工盡快地適應(yīng)工作。
?。保?文字工作
在學院工作中，行政秘書應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的指示下負責起草、校對下發(fā)通知、文件和相關(guān)上報材料等等，還要做好學院各類、各級會議的文字準備工作，為了學院工作更為有序，行政秘書應(yīng)協(xié)助好學院領(lǐng)導(dǎo)做好工作規(guī)劃的制訂工作，完成學院有關(guān)的規(guī)章制度的起草和制訂文字工作等等。
?。保?外聯(lián)工作
學院是一個流動、開放的系統(tǒng)，尤其是每年的畢業(yè)和招生階段會有學生家長來院進行相關(guān)問題的咨詢，平時還有其他外單位人員尤其是兄弟院校來學院進行調(diào)研和交流，遇到這些情況，行政秘書要代表學院辦公室做好相關(guān)的接待工作，維持學院良好的外在形象。
?。保?突發(fā)工作
在學院工作中，總有一些突然發(fā)生的事情，例如，領(lǐng)導(dǎo)臨時性的工作安排，或辦公室其他人員因特殊情況缺崗，行政秘書要處理好這種臨時性的突發(fā)替崗到來的份外工作，有時是教職工突然請假，要及時協(xié)調(diào)好其他教職工維持日常教學工作的穩(wěn)定性。
２ 二級學院行政秘書工作特點分析
從行政秘書的工作職責來看，其工作具有如下幾個特點。
?。玻?服務(wù)性的特點
服務(wù)性是行政秘書的重要工作特點。
（１） 服務(wù)于師生，行政秘書崗位的設(shè)置就是為了更好地為師生營造一個和諧教學及工作環(huán)境，保證師生有一種主人翁的感覺，體驗到學院工作生活的舒適感。
?。ǎ玻?服務(wù)于教學與科研，對于一個學院而言，教學與科研是基本職責所在，因此，行政秘書的工作特點要為教學與科研服務(wù)好，將學校的教學科研信息及時地傳達到每一個教職工手上，為教職工的工作盡可能地提供方便。
（３） 服務(wù)于學院決策，這個工作特點包括了及時準確地為領(lǐng)導(dǎo)提供諸如調(diào)查、統(tǒng)計、通知等信息，確保領(lǐng)導(dǎo)的決策科學合理。在一些具體的決策形成過程中，行政秘書還要為了決策的準確性去收集合理化的依據(jù)，包括收集與整理相關(guān)資料，根據(jù)自己的調(diào)查給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供合理化的建議，收集并集中師生關(guān)于某一個決策的觀點等等。
?。玻?輔助性的特點
從二級學院的工作實際來看，院領(lǐng)導(dǎo)除了行政工作以外，還有著較為繁重的教學和科研任務(wù)，因此行政工作難以面面俱到，此時，行政秘書的作用就顯得尤為重要了，學院領(lǐng)導(dǎo)起到宏觀指揮和調(diào)控作用，具體的工作要求行政秘書輔助完成，行政秘書在具體的工作中充當助手這一重要角色，及時地完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，并跟蹤和督促直至工作完滿完成。由于領(lǐng)導(dǎo)的工作繁忙，有些重要的事項和工作安排，行政秘書要及時進行匯報和提醒，對于工作出現(xiàn)的問題要及時地反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時地予以處理和解決。
２．３ 重復(fù)性的特點
由于院內(nèi)的工作具有周期性和日重復(fù)性，所以行政秘書的工作亦是在反復(fù)出現(xiàn)、反復(fù)辦理的過程中完成的。
?。玻?繁瑣性的特點
從行政秘書的工作種類和接觸的人員來看，其工作可謂是千頭百緒、紛繁復(fù)雜，每天大多是見了這個人來了那個人，做完一件事又來一件事，有時是幾件事情一起干，從實際工作量來看，其繁瑣程度使得實際工作任務(wù)遠遠超過了其崗位職責要求。
