教務管理作為高等院校教學管理的核心，它在保障教學秩序的正常、教學計劃的順利實施以及提高教學質量和辦學水平中占有相當重要的地位。我院經(jīng)過多年的教務管理建設，已經(jīng)具備了基本的教務管理制度和工作流程規(guī)范，隨著我院成功升格為本科院校后，辦學層次的提高，辦學規(guī)模的不斷擴大，教務管理中出現(xiàn)了許多新的問題。作為新建本科院校，為適應本科學分制管理模式和教務管理的科學化、信息化、網(wǎng)絡化的發(fā)展趨勢，我院引進了杭州正方公司開發(fā)的教務管理信息系統(tǒng)。
?。?教務管理系統(tǒng)基本功能及應用
該系統(tǒng)主要功能模塊包括學生管理、師資管理、教學計劃管理、智能排課管理、選課管理、考試管理、成績管理、實踐教學管理、教學質量評價和畢業(yè)生管理等模塊，貫穿于教務管理的各個環(huán)節(jié)中。我院自引入教務系統(tǒng)以來，教務教學管理模式和水平得到很大提升。
１．１ 實現(xiàn)了教務管理的網(wǎng)絡化
我院教務處下設教研科、教務科、實踐教學科、教材科和學籍科等科室，在傳統(tǒng)的教務管理中，各科室各自為政，安排工作，數(shù)據(jù)也是各自管理，造成二級學院教務管理人員疲于應付，使工作缺乏規(guī)范，效率較低。而教務管理系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)庫技術，基于服務器和客戶端，數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲管理，系統(tǒng)中的每一個模塊和其他的模塊均通過網(wǎng)絡相互聯(lián)系、相互溝通，縮短信息流通渠道，從而減少了管理環(huán)節(jié)，弱化了部門獨立，同時增強了教務處與二級學院間的協(xié)作，大大提高了工作效率。
?。保?促進了教務管理信息的規(guī)范化建設
通過在教務系統(tǒng)內(nèi)建立公共信息代碼集，統(tǒng)一規(guī)范了二級學院代碼、專業(yè)代碼、課程代碼、任課教師代碼等幾十種代碼表，保證了教務系統(tǒng)信息的一致性和規(guī)范性。建立了包括教師信息、教學計劃、學生信息、智能排課、學生成績、學生評教等相互關聯(lián)的數(shù)據(jù)信息，形成了龐大的、涵蓋整個教務教學管理過程的數(shù)據(jù)庫，有效促進了教務教學管理工作的科學化、規(guī)范化。
?。保?實現(xiàn)了教務信息資源的共享和傳遞
教務管理信息系統(tǒng)采用的是數(shù)據(jù)集中存放，網(wǎng)絡共享的模式，我院教務處和各二級學院、教師和學生在教務系統(tǒng)的統(tǒng)一管理下，共用一個數(shù)據(jù)庫，為教務管理人員和師生提供全面的信息服務，教務管理人員、教師、學生均可通過校園網(wǎng)以各自身份登錄系統(tǒng)，進行相應的信息查詢與修改，改變了以往層層傳達和交換數(shù)據(jù)的模式，節(jié)省了大量的人力、物力，同時還可以方便快捷地查詢、提取歷史數(shù)據(jù)，使教務教學管理向著信息化、數(shù)字化、無紙化方向發(fā)展。
２ 教務管理系統(tǒng)運用中出現(xiàn)的問題
我院自使用教務管理系統(tǒng)以來，極大地提高了我院教務管理水平和效率，同時也面臨了一些新的問題。
２．１ 教務系統(tǒng)與我院實際管理體制不完全相符
我院引進的教務系統(tǒng)是由浙江大學與杭州正方電子工程有限公司共同開發(fā)，由于高校之間的教務管理模式不相同，此系統(tǒng)在促進我院向科學化、現(xiàn)代化、信息化的教務管理模式邁進時，又與具有我院特色的管理體制產(chǎn)生了一定的矛盾。隨著教學改革的不斷前進，專業(yè)培養(yǎng)計劃的不斷調(diào)整，教務管理信息系統(tǒng)也需要不斷更新功能模塊。而教務系統(tǒng)的靈活性又較差，缺少一定的可擴充性及開放性，教務系統(tǒng)更新的滯后性，難以適應教務管理工作的新要求，阻礙了教學管理改革的順利推進。
?。玻?缺乏與教務管理系統(tǒng)相適應的規(guī)章制度
我院是在原有的教務處與各二級學院教務管理組織結構基礎上推行的教務管理信息系統(tǒng)，管理工作在一定程度上仍停留在職能化管理的模式上，各部門之間各自為政的情況仍然存在，沒有形成系統(tǒng)的有效管理體系。導致系統(tǒng)操作流程和一些管理制度產(chǎn)生一定矛盾，人為干擾系統(tǒng)流程、職責不明確、隨意性嚴重等問題。在教務系統(tǒng)投入使用后，缺少相應后繼的保障制度，沒有建立與之相適應的業(yè)務規(guī)則、操作流程和管理制度。這些已經(jīng)在一定程度上制約了我院教務管理信息系統(tǒng)的應用，影響了教務管理系統(tǒng)功能的充分發(fā)揮。
?。玻?管理人員隊伍建設未能完全適應教務系統(tǒng)信息化建設的需要
我院教務管理人員大多數(shù)沒有系統(tǒng)學過管理理論與教育理論知識，對教務管理改革不甚了解，缺乏對教務管理規(guī)范化、制度化、信息化管理的認識，知識素質不高，知識結構不合理。在教務管理之中，自我知識更新緩慢、管理理念陳舊和管理手段落后等現(xiàn)象普遍地存在。在實際工作中，教務管理人員一般也是按照慣例，根據(jù)領導指示做事，停留在傳統(tǒng)型、事務型、經(jīng)驗型的管理水平上，制約了教務管理信息化的進程。由于各種原因，教務管理崗位工作人員變換頻繁，同時新員工缺乏一定的培訓，增加了教務工作量。這些不但對教務管理人員的工作效率和質量產(chǎn)生影響，也對我院推進教務管理網(wǎng)絡化、系統(tǒng)化、規(guī)范化產(chǎn)生一定阻礙。
?。?推進教務管理信息系統(tǒng)建設和應用的途徑
教務管理信息系統(tǒng)的建設和應用不僅僅只是這一個系統(tǒng)，作為教務管理信息化建設的一個重要組成部分，還涉及到技術應用以及教務管理組織機構、規(guī)章管理制度、人力等方面，是一項綜合性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性的工程，要從技術、制度、流程、人力等多方面進行綜合考慮。
３．１ 加大資金和技術支持
系統(tǒng)是靜態(tài)的，但是管理流程會隨著教學教務改革而發(fā)生變化，所以教務管理信息系統(tǒng)的建設不可能一次成功。這就需要我院教務管理模式在不斷改革和完善的情況下，對教務系統(tǒng)進行再次開發(fā)，做到管理流程與教務管理系統(tǒng)進行持續(xù)的改進、不斷的完善。在再次開發(fā)中，既可以通過與軟件公司協(xié)商根據(jù)自己的流程來修改軟件，也可以自主開發(fā)輔助系統(tǒng)，把信息從教務系統(tǒng)中導出，利用輔助系統(tǒng)進行處理后，再導入教務系統(tǒng)，以此來解決自身個性化的需要。
