一個(gè)企業(yè)把一些部件送到外部的協(xié)作單位去，讓他們加工好之后再拿回來使用，這種方式一般稱為“外協(xié)加工”。一旦發(fā)生外協(xié)加工，就會(huì)牽涉到計(jì)劃，協(xié)作單位的選擇，外協(xié)價(jià)格的確定，外協(xié)合同的簽訂，外協(xié)產(chǎn)品的驗(yàn)收，圖紙的管理和外協(xié)的付款。其中各個(gè)涉及面都蘊(yùn)藏著巨大的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)該高度重視外協(xié)加工，制定并嚴(yán)格實(shí)施科學(xué)合理的外協(xié)加工流程，明確職責(zé)和權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和流程辦理外協(xié)相關(guān)手續(xù)。本文主要從外協(xié)計(jì)劃的制訂、外協(xié)單位的選擇、外協(xié)價(jià)格的確定、外協(xié)合同的簽訂、外協(xié)產(chǎn)品的驗(yàn)收、圖紙的保密管理及外協(xié)的付款等方面對(duì)企業(yè)面臨的這一風(fēng)險(xiǎn)以及預(yù)防措施進(jìn)行分析。
１ 外協(xié)計(jì)劃制訂的主要風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)防措施
該階段的主要風(fēng)險(xiǎn)是：①計(jì)劃內(nèi)外協(xié)：計(jì)劃安排與實(shí)際需求不符，多生產(chǎn)或少加工。過多生產(chǎn)使產(chǎn)品積壓，浪費(fèi)資源；少生產(chǎn)導(dǎo)致影響企業(yè)正常生產(chǎn)，影響交貨，最終影響信譽(yù)。②計(jì)劃外外協(xié)：日常備品計(jì)劃、預(yù)算沒做好，沒有正確評(píng)估市場需求。
預(yù)防措施：①項(xiàng)目負(fù)責(zé)人正確編寫項(xiàng)目清單，相關(guān)人員仔細(xì)核對(duì)清單，對(duì)于通用件、常用件適當(dāng)放余量外協(xié)加工。②每年統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)需求，做好一年的生產(chǎn)計(jì)劃，結(jié)合庫存，科學(xué)地安排好外協(xié)生產(chǎn)計(jì)劃。③計(jì)劃員應(yīng)時(shí)刻了解外協(xié)產(chǎn)品庫存量及進(jìn)度情況，遇緊急加工情況應(yīng)及時(shí)調(diào)整計(jì)劃。
?。?外協(xié)單位選擇的主要風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)防措施
外協(xié)計(jì)劃制訂后，外協(xié)加工單位的選擇也是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
預(yù)防措施：①建立科學(xué)的外協(xié)單位的評(píng)估和準(zhǔn)入制度，考核外協(xié)單位的資質(zhì)，對(duì)于考核合格的外協(xié)單位報(bào)上級(jí)主管部門，錄入合格供方名單，并每年對(duì)其資質(zhì)和生產(chǎn)場所進(jìn)行考核，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提出并責(zé)令其整改，拒不改正的剔除名單。②對(duì)于臨時(shí)發(fā)生外協(xié)關(guān)系的單位，采用臨時(shí)供方申報(bào)制度，臨時(shí)供方發(fā)生外協(xié)關(guān)系的必須每次提供資質(zhì)證明。③合格供方名錄里的外協(xié)單位，必須定期考核，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)合格供方名單進(jìn)行調(diào)整。
?。?外協(xié)價(jià)格確定的主要風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)防措施
對(duì)于外協(xié)部門外協(xié)價(jià)格的確定也是面臨的一個(gè)重要問題。定價(jià)機(jī)制的缺失，缺乏對(duì)市場的了解，都直接導(dǎo)致價(jià)格確立得不科學(xué)。過低的定價(jià)難以保證外協(xié)加工件的質(zhì)量，過高的定價(jià)使企業(yè)資金損失。
預(yù)防措施：①在確定價(jià)格前，對(duì)于外協(xié)項(xiàng)目應(yīng)充分了解，并了解相關(guān)的市場變化情況。②確定并完善定價(jià)機(jī)制，如有需要可以通過評(píng)審方式定價(jià)。③建立外協(xié)件價(jià)格數(shù)據(jù)庫，根據(jù)市場變化結(jié)合數(shù)據(jù)庫，分析價(jià)格變動(dòng)趨勢。
?。?外協(xié)合同簽訂的主要風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)防措施
外協(xié)合同是根據(jù)企業(yè)自身的外協(xié)需求與外協(xié)單位簽訂的具有法律效力的協(xié)議。其中包括外協(xié)內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量要求等等相關(guān)重要內(nèi)容。該階段風(fēng)險(xiǎn)在于：①合同內(nèi)容不明確，是外協(xié)生產(chǎn)不能順利進(jìn)行，影響交貨。②合同內(nèi)容有重大疏漏或擅自簽訂的合同，使企業(yè)的合法權(quán)益受到損害。
預(yù)防措施：①對(duì)于合同額在2萬元以上的采取評(píng)審制度，內(nèi)容可以包括：外協(xié)單位的資質(zhì)、加工風(fēng)險(xiǎn)、交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、金額等等。②可以采用ＥＲＰ系統(tǒng)管理外協(xié)項(xiàng)目的審批，由上級(jí)部門審核外協(xié)項(xiàng)目的申請(qǐng)材料是否齊全，審核無誤后加蓋合同章。③對(duì)于合同額在10萬元以上的必須報(bào)所級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。④對(duì)于技術(shù)服務(wù)類的外協(xié)必須制定嚴(yán)格的審批制度。
?。?外協(xié)產(chǎn)品驗(yàn)收的主要風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)防措施
驗(yàn)收就是需方對(duì)供方所簽訂合同提供的產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)接收，確保其符合合同規(guī)定的質(zhì)量要求。主要風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確，驗(yàn)收程序不規(guī)范，對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的異常情況不做記錄處理，可能造成賬物不一致，給企業(yè)造成損失。
預(yù)防措施：①制定明確詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。②檢驗(yàn)員根據(jù)合同對(duì)外協(xié)件的數(shù)量、型號(hào)、質(zhì)量一一進(jìn)行驗(yàn)收核對(duì)，并通過ＥＲＰ系統(tǒng)打印入庫單，入庫單上內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)，數(shù)量應(yīng)與實(shí)際一致，并加蓋檢驗(yàn)章，入庫單與外協(xié)件一并交予倉庫管理員入庫，入庫單做日后付款憑證。③如驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)與合同或圖紙不符的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)記錄在案，責(zé)令供方整改，并查找原因，對(duì)于不合格品應(yīng)做退貨處理，對(duì)企業(yè)造成損失的應(yīng)依據(jù)合同進(jìn)行索賠。
?。?外協(xié)圖紙保密管理的主要風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)防措施
該階段主要風(fēng)險(xiǎn)在于：對(duì)于涉密圖紙的審批手續(xù)不嚴(yán)格，涉密圖紙隨意復(fù)印，涉密資料隨意刻錄，不按相關(guān)規(guī)定做好銷毀工作等。
措施：對(duì)涉及秘密的外協(xié)加工項(xiàng)目，應(yīng)與供方簽訂保密協(xié)議，對(duì)由于外協(xié)加工需要向供方提供的文件資料，在加工完成后應(yīng)及時(shí)收回或銷毀。
?。?外協(xié)加工付款的主要風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)防措施
付款是指企業(yè)在對(duì)外協(xié)加工預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等進(jìn)行一一審核無誤后，按照合同規(guī)定及時(shí)向供方辦理支付款項(xiàng)的過程。風(fēng)險(xiǎn)：付款審核不嚴(yán)，付款方式不恰當(dāng)，付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。
預(yù)防措施：①加強(qiáng)外協(xié)付款管理，完善相關(guān)流程，嚴(yán)格認(rèn)真審核外協(xié)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序，審核無誤后按合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時(shí)辦理付款手續(xù)。②對(duì)于發(fā)票，應(yīng)審核其真實(shí)性、合法性、有效性。③對(duì)于預(yù)付款合同，應(yīng)充分考慮其風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格考核外協(xié)單位資質(zhì)和信譽(yù)，嚴(yán)格審批程序，并定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，采取措施，收回欠款。
綜上所述，外協(xié)加工關(guān)乎企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)重視外協(xié)加工的日常管理，制定并嚴(yán)格實(shí)施科學(xué)合理的外協(xié)加工流程，明確職責(zé)和權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和流程辦理外協(xié)相關(guān)手續(xù)。
