隨著科學(xué)化管理水平的不斷提高以及信息化的不斷進(jìn)步，內(nèi)部控制的作用在每個企業(yè)中得到體現(xiàn)。良好的內(nèi)部控制，可使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動有序高效地進(jìn)行，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營管理目標(biāo)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。反之，如果一個企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)問題，可能導(dǎo)致企業(yè)管理出現(xiàn)無秩序狀態(tài)，導(dǎo)致工作效率低下，甚至造成更嚴(yán)重的管理問題。特別是電算化環(huán)境下的會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制則面臨更加復(fù)雜的應(yīng)用環(huán)境，不僅僅要求有一個較高的管理水平，而且對信息化技術(shù)的依賴顯得更加嚴(yán)重。
一、電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制
內(nèi)部控制的作用在企業(yè)管理活動中逐漸得到人們的重視，特別是在電算化環(huán)境下，內(nèi)部控制顯得尤為重要，這不僅僅是企業(yè)良好經(jīng)營秩序的保障，而且是企業(yè)保持旺盛生命力的根本。內(nèi)部控制良好，就可使生產(chǎn)經(jīng)營活動有秩序、高效率地進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)其既定的經(jīng)營管理目標(biāo)；反之，則會使整個企業(yè)管理陷于混亂、效率低下和造成不必要的損失，這樣的計(jì)算機(jī)環(huán)境就不能被認(rèn)為是處于安全性和可靠性之中。根據(jù)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的生命周期和應(yīng)用場合，可以將電算化會計(jì)信息信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制分為：一般控制與應(yīng)用控制。這兩類控制均是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的信息安全控制方法，目的在于預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)所產(chǎn)生的錯誤、舞弊和故障，使系統(tǒng)能正常運(yùn)行。并提供及時、可靠的會計(jì)信息。針對兩種控制的不同范疇，以下就其應(yīng)用和具體控制方法進(jìn)行探討。
(一)一般控制的基本方法
一般控制是指對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的研制開發(fā)、組織、鑒定、應(yīng)用環(huán)境等方面進(jìn)行的控制。一般控制所采用的控制措施普遍適用于某一單位的會計(jì)和其它管理系統(tǒng)，也為每一個應(yīng)用系統(tǒng)提供了環(huán)境。一般控制的強(qiáng)弱，直接影響到每項(xiàng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的成敗，可以說，一般控制是應(yīng)用控制的基礎(chǔ)。一般控制主要包括以下幾方面的內(nèi)部控制：1、組織控制；2、系統(tǒng)開發(fā)控制；3、系統(tǒng)文件控制；4、工作環(huán)境控制；5、系統(tǒng)操作控制；6、會計(jì)數(shù)據(jù)存取控制。針對一般控制的研究相對比較成熟，這里由于篇幅所限，主要討論系統(tǒng)操作控制方法。操作控制的目的在于通過標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)操作來保證會計(jì)信息處理的準(zhǔn)確可靠，防止舞弊和犯罪行為，避免和減少差錯。操作控制是通過制定和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程來實(shí)現(xiàn)的。標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)程其主要內(nèi)容包括：操作計(jì)劃、機(jī)器操作規(guī)程、作業(yè)運(yùn)行規(guī)程、控制臺記錄規(guī)程、用機(jī)時間記錄規(guī)程、數(shù)據(jù)文件控制標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)察和檢查措施以及應(yīng)急措施等。
(二)應(yīng)用控制的基本方法
應(yīng)用控制
主要是從信息處理的角度來說的，一般是指對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能的控制。應(yīng)用控制因?yàn)槠湟蕾囉诓煌膽?yīng)用系統(tǒng)，因此其控制難度相對復(fù)雜，要求的技術(shù)水平較高。針對電算化環(huán)境下的數(shù)據(jù)處理要求，應(yīng)用控制可以從信息處理模型的角度來考慮其內(nèi)部控制的方法：數(shù)據(jù)輸入控制；數(shù)據(jù)處理控制；數(shù)據(jù)輸出控制。下面分別進(jìn)行探討。
1、 數(shù)據(jù)輸入控制
電算化會計(jì)信息處理系統(tǒng)的內(nèi)部處理過程依賴數(shù)據(jù)的輸入，如果輸入數(shù)據(jù)有問題，那么會造成處理結(jié)果的錯誤，給企業(yè)帶來損失。在許多電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)輸入可以把原始憑證作為直接輸入的數(shù)據(jù)，也可以把記賬憑證作為直接依據(jù)，或者以兩者作為直接依據(jù)。
2、 數(shù)據(jù)處理控制
數(shù)據(jù)處理控制是電算化信息處理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性、可靠性方面的控制。其目的是要使數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，這個過程主要依賴兩個方面的控制：其一是軟件邏輯設(shè)計(jì)；其二，硬件系統(tǒng)的正常運(yùn)行以及可靠服務(wù)。
3、 數(shù)據(jù)輸出控制
電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的輸出也是一個非常關(guān)鍵的功能，其處理的是否合理與內(nèi)部控制的成功有很大關(guān)系。一般可考慮從這幾個方面進(jìn)行控制：首先，輸出設(shè)備的物理安全管理，保證數(shù)據(jù)的正常輸出；其次，確保保密數(shù)據(jù)的機(jī)密性，特別對于磁盤輸出來說，對重要數(shù)據(jù)的密碼保護(hù)是及其重要的，可以通過信息加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)。
二、電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的一些局限性
電算化會計(jì)信息系統(tǒng)為會計(jì)系統(tǒng)的信息化做出了巨大貢獻(xiàn)，其數(shù)據(jù)自動處理的能力也是傳統(tǒng)會計(jì)中無法實(shí)現(xiàn)的，但由于其高度依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因此，也存在一些新的問題。主要表現(xiàn)在這幾方面：首先，企業(yè)管理部門制定內(nèi)部控制制度要考慮成本效益原則。如果建立或?qū)嵤┠稠?xiàng)內(nèi)部控制的成本過大，而取得的效益相對較小時，管理部門可能就會放棄設(shè)置或?qū)嵤┻@項(xiàng)內(nèi)部控制。其次，對會計(jì)信息的安全提出了新的挑戰(zhàn)。另外，一旦負(fù)有不同責(zé)任的職員忽視控制程序、錯誤判斷、甚至相互勾結(jié)共謀串通舞弊，也會使內(nèi)部控制失效。
