在國際石油項(xiàng)目建設(shè)中，采辦成本占到了建設(shè)總投資的40%~70%左右。由于油氣行業(yè)對安全的特殊要求，業(yè)主往往要求選用世界一流的專業(yè)制造商。國際性采辦涉及諸多因素，采辦方、工程地點(diǎn)和制造商距離遙遠(yuǎn)，運(yùn)輸距離長，法律、語言、文化差異等因素使采辦的質(zhì)量、成本和交貨期風(fēng)險(xiǎn)加大，進(jìn)而影響到項(xiàng)目管理的三大要素:質(zhì)量、成本和工期。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，項(xiàng)目采辦面臨更多的挑戰(zhàn)。
一、關(guān)于國際石油項(xiàng)目采辦管理
1.國際石油項(xiàng)目的概念。國際石油項(xiàng)目是指石油工程項(xiàng)目的咨詢、融資、采辦、承包、管理以及培訓(xùn)等各階段，與不是同一個(gè)國家的參與者遵照國際通用工程項(xiàng)目管理模式所運(yùn)行管理的工程。
國際石油項(xiàng)目屬于國際經(jīng)濟(jì)合作的范疇，它包含國內(nèi)和國外兩個(gè)市場，既包括國內(nèi)公司去海外參與投資和實(shí)施的各項(xiàng)工程，又包括國際組織和國外的公司到本國來投資和實(shí)施的工程。此外，國際工程包括咨詢和承包兩大行業(yè)，既包括對工程項(xiàng)目前期的投資機(jī)會(huì)研究、可行性研究、項(xiàng)目評估、勘測設(shè)計(jì)、招標(biāo)評標(biāo)、工程監(jiān)理、工程管理、后評價(jià)等，又包括對工程項(xiàng)目進(jìn)行投標(biāo)、施工、設(shè)備采辦及安裝調(diào)試、分包、提供勞務(wù)等。
2.國際石油項(xiàng)目采辦管理的內(nèi)涵。國際石油項(xiàng)目采辦管理是國際石油項(xiàng)目管理的一個(gè)分支，主要是指購貨方為獲得貨物（通常指石油設(shè)備和材料）通過招標(biāo)或非招標(biāo)形式選擇合格的供貨商，它包含了貨物的獲得及其整個(gè)獲取方式和過程。
國際石油項(xiàng)目采辦管理和項(xiàng)目管理的目標(biāo)一樣，有三個(gè)最主要的方面：專業(yè)目標(biāo)(功能、質(zhì)量、生產(chǎn)能力等)、工期目標(biāo)和費(fèi)用目標(biāo)(成本、投資)，共同構(gòu)成國際石油項(xiàng)目管理的目標(biāo)體系。
二、國際石油項(xiàng)目采辦管理的業(yè)務(wù)支持
1.建立采辦流程――“為訂單采辦”。在傳統(tǒng)的采辦模式中，采辦的目的是為了補(bǔ)充庫存，即為庫存采辦。而在供應(yīng)鏈管理的環(huán)境下，國際石油項(xiàng)目的臨時(shí)性和突發(fā)性決定了它的采辦活動(dòng)是以訂單驅(qū)動(dòng)方式進(jìn)行的。這種訂單驅(qū)動(dòng)的方式使得采辦能及時(shí)滿足需求，同時(shí)降低了庫存成本。
采辦流程的設(shè)計(jì)采用閉環(huán)方法，實(shí)施、監(jiān)督、反饋、優(yōu)化。具體流程如圖1所示。
2.成立采辦組織。在建立流程的基礎(chǔ)上按照“多權(quán)分立，集中管理”的原則成立采辦組織，形成采辦與其它職能區(qū)域及外部供應(yīng)商的采辦界面。
3.選擇采辦方式――“以招標(biāo)為主”。在采辦具體操作中,國際上流行的以下兩種采辦方式：（1）招標(biāo)采辦。當(dāng)采購的物資、設(shè)備金額較大，技術(shù)要求高，在提供設(shè)備的同時(shí)，還要負(fù)責(zé)安裝、檢測，或者所要求的是勘探、開發(fā)、生產(chǎn)所需的各種專業(yè)性服務(wù)時(shí)，多采用招標(biāo)方式進(jìn)行采辦。在石油合同中,對是否采用這種方式也都有具體的規(guī)定。（2）詢價(jià)采辦。市場詢價(jià)是石油國際合作中的另一種有效采辦方式，它具有迅速和交易成本低等特點(diǎn)。這種方式經(jīng)常用于金額小，內(nèi)容較少，由于不可預(yù)見因素進(jìn)行緊急采辦，或者在過去一年內(nèi)曾經(jīng)以競爭性招標(biāo)方式采辦，而本次價(jià)格未變或下浮重新采辦的，或者招標(biāo)費(fèi)用占采辦合同金額一定百分比以上的采辦項(xiàng)目。通過市場詢價(jià)購買貨物一般可分為4個(gè)環(huán)節(jié)：詢盤，發(fā)盤，還盤以及接受，一旦上述過程完成，采辦工作就進(jìn)入到發(fā)定單或者簽合同等后續(xù)執(zhí)行過程。
國際石油項(xiàng)目部可以通過對不同的物資、設(shè)備，酌情采取多種采辦方式，合理組合使用來提高采辦效率和質(zhì)量，還有利于控制采辦成本。
三、國際石油項(xiàng)目采辦管理的具體實(shí)施
采辦成本在項(xiàng)目總成本中的比重決定了國際石油項(xiàng)目組要想提高經(jīng)濟(jì)效益，具有競爭優(yōu)勢就必須加強(qiáng)采辦管理，以采辦計(jì)劃、物資設(shè)備采辦為切入點(diǎn)，通過規(guī)范采辦行動(dòng)，實(shí)施科學(xué)決策和有效控制，以質(zhì)量、價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)為依據(jù)，在需要的時(shí)候，按需要的數(shù)量采辦需要的石油物資設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)適時(shí)（Right Time）、適質(zhì)（Right Quality）、適量（Right Quantity）、適價(jià)（Right Price）、適地（Right Place）的“5R”采辦目標(biāo)。
1.建立健全石油物資設(shè)備采辦的組織計(jì)劃及各項(xiàng)采辦管理制度。一般要求國際石油項(xiàng)目中標(biāo)后開工前必須編制項(xiàng)目管理規(guī)劃，其中的項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃必須由項(xiàng)目層組織編制。項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃包括施工部署、資源需求計(jì)劃，施工準(zhǔn)備工作計(jì)劃等多項(xiàng)內(nèi)容，項(xiàng)目層對工程分包策劃和勞動(dòng)力、貨物、石油機(jī)械設(shè)備等資源采辦規(guī)劃是重要的基礎(chǔ)內(nèi)容之一。（1）國際石油項(xiàng)目的采辦分析。項(xiàng)目管理層對需要采辦的產(chǎn)品進(jìn)行細(xì)化分析，確定貨物類采辦、工程類采辦、服務(wù)類采辦各自所占的比重。（2）國際石油項(xiàng)目的采辦規(guī)劃。國際石油項(xiàng)目以石油建設(shè)工程為主，采辦貨物的品種多、數(shù)量大、技術(shù)要求高，是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，要求項(xiàng)目組織在實(shí)施采辦前必須清楚地知道所需采辦產(chǎn)品的各種類目、性能規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量等，必須了解并熟悉市場的價(jià)格和供求情況、所需產(chǎn)品的供求來源及商務(wù)方面相關(guān)的情報(bào)和知識(shí)。在制定采辦規(guī)劃時(shí)，項(xiàng)目部最好聘請專家咨詢指導(dǎo)采辦規(guī)劃編制。（3）國際石油項(xiàng)目的采辦計(jì)劃和采辦進(jìn)度計(jì)劃。采辦計(jì)劃是以技術(shù)文件獲得業(yè)主批準(zhǔn)的時(shí)間為基礎(chǔ)的，技術(shù)文件批準(zhǔn)時(shí)間滯后，必然造成采辦計(jì)劃實(shí)施滯后。對于長周期關(guān)鍵項(xiàng)物資，在設(shè)計(jì)文件未獲得業(yè)主批準(zhǔn)前，有必要根據(jù)未批準(zhǔn)的技術(shù)文件進(jìn)行預(yù)詢價(jià)工作，提前進(jìn)行技術(shù)和商務(wù)澄清工作，待技術(shù)文件批準(zhǔn)后，立即對外發(fā)標(biāo)，縮短供貨商的投標(biāo)時(shí)間和我方評標(biāo)時(shí)間。例如在某項(xiàng)目中，在技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)單滯后的情況下，采辦分部根據(jù)多年的管道工程采辦經(jīng)驗(yàn)，明確關(guān)鍵性物資，在技術(shù)文件批準(zhǔn)以前，按照項(xiàng)目的時(shí)間里程碑計(jì)劃，編制了科學(xué)的采辦計(jì)劃，加強(qiáng)了采辦進(jìn)度的控制。
2.充分運(yùn)用科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)石油物資設(shè)備采辦過程的管理。（1）在確保采辦質(zhì)量的同時(shí)，努力降低采辦成本。進(jìn)行全過程采辦成本分析，統(tǒng)計(jì)采辦實(shí)際發(fā)生的成本，并與采辦計(jì)劃成本比較，查找分析出現(xiàn)差異的原因，并及時(shí)采取對策糾正偏差。采取競價(jià)的方式獲得較低的采辦價(jià)格，以最低成本取得符合要求的工程或貨物；應(yīng)用多種采辦方式的組合，提高采辦效率和質(zhì)量，從而有利于控制采辦成本。制定嚴(yán)密的合同條款，認(rèn)真履行合同，保證所采辦的工程、貨物和服務(wù)滿足工程項(xiàng)目需要，避免對工程項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量和安全的不利影響，從而減少合同執(zhí)行成本。改進(jìn)貨物的采辦、運(yùn)輸、收發(fā)、保管等方面的工作，合理堆置現(xiàn)場貨物，避免和減少二次搬運(yùn)，減少各個(gè)環(huán)節(jié)的損耗，節(jié)約采辦費(fèi)用。（2）加強(qiáng)對采辦人員的監(jiān)督。許多國際石油合作的《標(biāo)準(zhǔn)合同》都對采辦的工作程序作出了明確規(guī)定。目的就是為采辦人員和涉及到的此類事宜提供一個(gè)準(zhǔn)則，同時(shí)在適當(dāng)?shù)牡胤?，提供一種特殊的行動(dòng)次序，用來確保所有與政策有關(guān)的活動(dòng)的統(tǒng)一、服從及得到控制。根據(jù)采辦工作程序，對作業(yè)者進(jìn)行采辦監(jiān)督是執(zhí)行石油合同、保護(hù)資源國利益的一個(gè)重要的方面。明確采辦人員的權(quán)限范圍，即給予采辦人員一定的自主權(quán)，以提高其積極性，提高工作效率。但是，對權(quán)限范圍也要予以限制，反之采辦人員濫用權(quán)力，假公濟(jì)私，貪污受賄，給項(xiàng)目組帶來經(jīng)濟(jì)損失。建立請示匯報(bào)制度，如果出現(xiàn)超越權(quán)限范圍的情況，要及時(shí)請示采辦主管，特別是對采辦的一些關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，如簽訂合同、改變作業(yè)程序、指標(biāo)等，一定要請示匯報(bào)。建立對采辦人員的評價(jià)制度，評定其業(yè)績，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，糾正缺點(diǎn)，改進(jìn)采辦工作，以實(shí)現(xiàn)有效的監(jiān)督和控制。（3）精心做好供應(yīng)商管理、訂單跟蹤和檢驗(yàn)工作。供應(yīng)商的技術(shù)評審。在實(shí)行國際石油項(xiàng)目的招標(biāo)采辦時(shí)，石油工程項(xiàng)目采辦招標(biāo)文件一般都明確規(guī)定招標(biāo)委員會(huì)由技術(shù)和商務(wù)兩個(gè)委員會(huì)組成，分別對技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)組織評審和答辯，并根據(jù)投標(biāo)書的技術(shù)和價(jià)格水平打出相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，然后計(jì)算出最終當(dāng)量分值，最終當(dāng)量分值最小者為中標(biāo)商。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的資源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢，對降低項(xiàng)目采購成本有很大的益處。
3.加強(qiáng)國際石油項(xiàng)目的采辦風(fēng)險(xiǎn)管理。（1）采辦風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。在國際石油項(xiàng)目的采辦中，除了面臨采辦需求和進(jìn)度計(jì)劃不合理，采辦人力物力資源不足、工作時(shí)間不夠充裕，招投標(biāo)過程耗時(shí)過長，供應(yīng)商不能夠按時(shí)交貨，供應(yīng)商供貨質(zhì)量不合格等風(fēng)險(xiǎn)外，還面臨匯率波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、政治經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、政策法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等，必須根據(jù)政治、經(jīng)濟(jì)、法律以及其他因素慎重對待。另外，簽訂《避免雙重征稅協(xié)議》是跨國建設(shè)項(xiàng)目不可忽視的環(huán)節(jié)，是項(xiàng)目方制定合理避稅政策、正確評估項(xiàng)目可行性以及項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益的非常重要的依據(jù)，同時(shí)，還可以指導(dǎo)項(xiàng)目所有者以適當(dāng)?shù)拿x簽訂合同，以避免雙重關(guān)稅。當(dāng)?shù)刈匀画h(huán)境和風(fēng)俗習(xí)慣等條件。在采辦工作中，要重點(diǎn)考慮的問題還有當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、風(fēng)土人情因素。（2）采辦風(fēng)險(xiǎn)控制。按風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值分析方法，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)大小和價(jià)值高低，把所采購的工程、貨物和服務(wù)劃分為四類。第一類為戰(zhàn)略采購，即采購的工程、貨物和服務(wù)是風(fēng)險(xiǎn)大價(jià)值高的；第二類為風(fēng)險(xiǎn)采購，即采購的工程、貨物和服務(wù)是風(fēng)險(xiǎn)大價(jià)值低的；第三類價(jià)值采購，即采購的工程、貨物和服務(wù)是風(fēng)險(xiǎn)小價(jià)值高的；第四類是普通采購，即采購的工程、貨物和服務(wù)是風(fēng)險(xiǎn)小價(jià)值低的。
項(xiàng)目部通過風(fēng)險(xiǎn)管理程序，認(rèn)真辨析工程、貨物和服務(wù)的采購風(fēng)險(xiǎn)，確定其風(fēng)險(xiǎn)類型和大小，從而進(jìn)行采購。
四、我國國際石油項(xiàng)目采辦管理任重而道遠(yuǎn)
1.采辦管理認(rèn)識(shí)不到位，管理不嚴(yán)。一些領(lǐng)導(dǎo)對國際石油項(xiàng)目采辦管理的難度認(rèn)識(shí)不夠，沒有做好應(yīng)有的思想和物質(zhì)準(zhǔn)備，對可能遇到的各種困難估計(jì)不足，應(yīng)對措施不得力，導(dǎo)致項(xiàng)目目標(biāo)難以得到全面落實(shí)。
2.采辦管理方法落后，以分散采辦為主。目前，我國海外石油項(xiàng)目所需物資設(shè)備大多以分散采辦為主。分散采辦的最主要特點(diǎn)是以項(xiàng)目為主，根據(jù)項(xiàng)目合同的規(guī)定和資源國政策來制定采辦策略。分散采辦的優(yōu)點(diǎn)是反應(yīng)相對靈活，針對性比較強(qiáng)；但是，其缺點(diǎn)同樣也很明顯：比如采辦能力、經(jīng)濟(jì)規(guī)模、對供應(yīng)商的態(tài)度、市場調(diào)查都處于分散狀態(tài)，屬于單打獨(dú)斗型，在采辦和物料方面形成專業(yè)技能的可能性有限，同時(shí)沉淀了相當(dāng)驚人的“采辦成本”。
3.采辦專業(yè)人才缺乏，效率低下。目前，我國海外石油項(xiàng)目在不同程度上存在采辦效率低下的問題，這與采辦人才的缺乏有一定關(guān)系。我國石油行業(yè)專業(yè)采辦人才本已非常短缺，隨著區(qū)塊的增加就越發(fā)捉襟見肘，常常不得不臨時(shí)指派非專業(yè)人員辦理采辦；石油物資采辦對采辦管理人員的素質(zhì)要求一般比較苛刻，需要同時(shí)具備豐富的商務(wù)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)知識(shí)，臨時(shí)指派的非專業(yè)采辦人員由于文化背景、知識(shí)結(jié)構(gòu)、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的欠缺，難以勝任，以致出現(xiàn)很多管理上的漏洞甚至混亂，從而影響到采辦和供應(yīng)的全局。
五、我國國際石油項(xiàng)目采辦管理面臨的挑戰(zhàn)
作為施工承包商在有限的利潤空間中要獲取最大的利益，在國際石油項(xiàng)目采辦管理上應(yīng)加強(qiáng)以下幾方面的工作。
1.加強(qiáng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，健全組織機(jī)構(gòu)。要成立自上而下、自下而上的項(xiàng)目采辦管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)研究、制訂項(xiàng)目采辦的目標(biāo)及措施，督導(dǎo)項(xiàng)目采辦管理。要按照項(xiàng)目規(guī)模，成立項(xiàng)目采辦組，專門負(fù)責(zé)項(xiàng)目采辦需求的調(diào)研、訂單跟蹤、合同執(zhí)行等各項(xiàng)工作。
2.創(chuàng)新采辦管理的方法和手段。要積極引進(jìn)世界先進(jìn)的項(xiàng)目采辦管理方法，對項(xiàng)目規(guī)劃、費(fèi)用、質(zhì)量、組織、風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行全方位的規(guī)劃、實(shí)施、控制。要按照目標(biāo)管理方法要求，對投資(成本)、進(jìn)度和質(zhì)量三大目標(biāo)，實(shí)行“目標(biāo)控制”。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的建設(shè)，結(jié)合ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，大力開發(fā)工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目采辦管理的全過程信息化、現(xiàn)代化。比如，可以建立網(wǎng)上招標(biāo)采購系統(tǒng)，減少物流環(huán)節(jié)，加快采辦節(jié)奏，縮短采辦周期，提高效率，節(jié)約差旅費(fèi)，降低采購管理成本。
3.加強(qiáng)復(fù)合型采辦人員的培養(yǎng)。培養(yǎng)選拔既懂法律法規(guī)、采辦程序，又擅長合同管理與談判；既有相關(guān)專業(yè)技術(shù)、施工管理知識(shí)，又有一定外語和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才承擔(dān)采辦任務(wù)，形成一支高素質(zhì)的采辦隊(duì)伍，以適用和滿足不同工程不同設(shè)備材料采辦的要求，避免因人員素質(zhì)不高而造成費(fèi)用增加或損失。
4.充分發(fā)揮聯(lián)管會(huì)的作用。按照《石油合同》和股份公司國內(nèi)勘探開發(fā)對外合作項(xiàng)目管理暫行辦法的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步落實(shí)聯(lián)管會(huì)在年度計(jì)劃和預(yù)算編制、物資采辦、人員管理等方面的職責(zé)和權(quán)限。同時(shí)，對聯(lián)管會(huì)確定的事項(xiàng)，國內(nèi)對外合作經(jīng)理部和股份公司總部有關(guān)部門，要進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高辦事效率，加快審批速度，以免貽誤生產(chǎn)和運(yùn)營的有利時(shí)機(jī)。
六、結(jié)論和展望
隨著國際石油市場的不斷開放，我國石油企業(yè)將遇到越來越多的國際石油工程項(xiàng)目問題。因此，對我國的石油企業(yè)來說，一方面，盡快建立石油行業(yè)國際合作項(xiàng)目的文件資料庫和人才設(shè)備資料庫，便于在石油石化系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一調(diào)配資源，降低項(xiàng)目的運(yùn)行成本。另一方面，應(yīng)堅(jiān)持理論與實(shí)踐相結(jié)合，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，解決新問題，積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)教訓(xùn)，全面提高我國國際石油項(xiàng)目采辦管理水平，從而提高石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和國際石油合作水平。
