一、存貨管理的重要性
存貨是指企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中持有的以備出售的產(chǎn)成品、生產(chǎn)過程中的再產(chǎn)品、以及為生產(chǎn)而儲備的原材料和物料等。存貨對一個企業(yè)來說有利也有弊。一方面，存貨滿足了企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動需要，也滿足了市場的需要，使企業(yè)運營、周轉(zhuǎn)順暢，鞏固了企業(yè)的市場占有率。另一方面，存貨占用企業(yè)資金，影響資金流的周轉(zhuǎn)，造成大量機會成本，而且存貨掩蓋了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)品質(zhì)量問題，管理漏洞等，這些接踵而來的問題使企業(yè)需要承擔較大的經(jīng)濟負擔。如何加強存貨管理控制，平衡存貨儲備的成本和收益，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營風險最小化和企業(yè)價值最大化，這對企業(yè)在競爭激烈的大潮中，博得一席之地，做大做強尤為重要。
二、內(nèi)部控制視角下存貨管理模式
由于存貨是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的產(chǎn)物，其存在于企業(yè)整體運營系統(tǒng)中，與該系統(tǒng)相互影響相互牽制，企業(yè)管理當局應運用系統(tǒng)思考的方式來審視、管理存貨，而非對存貨這單一事項獨立進行考慮。
為能更好地進行存貨管理，在保持生產(chǎn)過程連續(xù)性的前提下，盡可能降低存貨占用資金的機會成本，加快資產(chǎn)流動速度，提高運營效率，基于內(nèi)控視角可采取“線”、“點”結(jié)合的存貨管理模式。所謂“線”的存貨管理，即采用科學的業(yè)務(wù)流程來規(guī)范和完善企業(yè)存貨的進出存?！包c”的存貨管理，即對某一時期庫存應有的存貨數(shù)量、金額進行科學的測算管理。
?。ㄒ唬熬€”的存貨管理 加強內(nèi)部控制制度建設(shè)，規(guī)范存貨的收發(fā)存管理。一是請購階段。倉庫部門對需采購的存貨項目填寫請購單，其他部門也可對所需購買的未列入存貨清單的項目編制請購單，同時請購單必須經(jīng)這類支出預算負責的主管人員簽字審核批準才可進入采購階段。二是訂貨階段。采購部門收到請購單后，只對經(jīng)過批準的請購單發(fā)出訂購單，對每張訂購單，采購部門應隨時關(guān)注市場動態(tài)來確定最佳的供應源。對一些大宗型的采購項目，采購部門應采取招標競價的方式，杜絕采購的暗箱操作，選擇性價比最好的供應商。訂購單應正確填寫產(chǎn)品相關(guān)信息，并且該訂購單需預先連續(xù)編號。三是驗收入庫階段。當供應商通知采購中心貨到時，采購中心需通知質(zhì)檢部門到庫房，按照訂購單上要求進行檢驗，在入庫單上簽字。庫管理員根據(jù)訂購單上注明的數(shù)量清點入庫，并在倉庫所保管的購單上簽字。入庫單需預先連續(xù)編號。財務(wù)部門只有在嚴格審核入庫單、相關(guān)人員的簽字及購貨發(fā)票無誤后，才可進行付款結(jié)算，若月末貨到發(fā)票未到，則應及時辦理暫估入賬，等下月初將暫估沖回。四是存貨存儲階段。物料存放要切實做到分類有序、安全牢固、料簽齊全、標志明顯，固定貨位存放的物質(zhì)實行“五五堆碼”、“四號定位”。倉庫管理人員對庫存物質(zhì)必須按照“六查”內(nèi)容，即查質(zhì)量、查數(shù)量、查計量工具、查保管方法、查技術(shù)、查安全。存貨要進行定期和不定期相結(jié)合的盤點方式，財務(wù)人員也要參與盤點，保證賬實相符。五是存貨發(fā)出階段。原材料領(lǐng)用，可采取二級終審核制，生產(chǎn)計劃部根據(jù)產(chǎn)品的市場需求預測或客戶訂單分析下生產(chǎn)計劃，即簽發(fā)預先順序編號的生產(chǎn)通知單，并將其信息錄入相應的ERP系統(tǒng)中，各生產(chǎn)車間根據(jù)實際生產(chǎn)需要在ERP系統(tǒng)中編制領(lǐng)料單，由財務(wù)的物流主辦依照生產(chǎn)計劃在ERP系統(tǒng)中對該領(lǐng)料單核查，只有經(jīng)核查的領(lǐng)料單才可去庫房領(lǐng)料。產(chǎn)成品的出庫，倉庫部門需根據(jù)已批準的銷售單供貨，以及預先順序編號的出庫單。
（二）“點”的存貨管理 企業(yè)管理者應加強存貨需求的預測，合理安排存貨，加速資產(chǎn)流轉(zhuǎn)，減少資金占用造成的機會成本。存貨按功能可分為周期存貨、安全庫存、在途庫存、投機庫存、季節(jié)性庫存。周期庫存也稱基本庫存，即在滿足維持日常生產(chǎn)經(jīng)營狀況下所需的庫存。安全庫存是指除周期庫存外的一種安全儲備，其是為防止出現(xiàn)突發(fā)事件。投機庫存是指企業(yè)在日常運營中為可預見的物料價格上漲或物料短缺等現(xiàn)象而囤積的存貨。季節(jié)性庫存則是針對一些企業(yè)產(chǎn)品具有季節(jié)性特征而儲備的存貨。
不同的行業(yè)生產(chǎn)、不同的經(jīng)營環(huán)境孕育出了不同的企業(yè)生產(chǎn)運營模式，可把不同行業(yè)特征的企業(yè)大致分為兩類。第一類企業(yè)是指只有在接了訂單的情形下才進行生產(chǎn)，即在生產(chǎn)開始前先要找到買家。這類企業(yè)的生產(chǎn)周期一般較長，成本造價也高，時常簽訂合同時需對方預支一部分合同款，合同訂單一旦簽訂就必須履行，中途任一方違約將帶來巨大損失，如火車、飛機、輪船等大型制造業(yè)。第二類企業(yè)是指根據(jù)市場需求先將產(chǎn)品生產(chǎn)出來或采購進來，接著再找買家將其銷售出去。這類企業(yè)整個生產(chǎn)運營周期短，成本造價也不是很高。因為這兩類企業(yè)在生產(chǎn)周期、成本結(jié)構(gòu)、銷售模式等方面大相徑庭，所以這兩類企業(yè)確定最佳存貨量的方式也不應該一概而論，而需要區(qū)別對待。第一類企業(yè)是根據(jù)訂單量來決定生產(chǎn)的，則企業(yè)項目中心、技術(shù)中心等相關(guān)部門先要對合同分解、處理，分析出特點項目所需的料件、規(guī)格、數(shù)量等信息，再按照企業(yè)日常的生產(chǎn)水平確定庫存日耗用量，最后在充分了解購置存貨的其他相關(guān)信息如送貨時間、數(shù)量折扣條件、儲存成本、訂貨成本等，參考傳統(tǒng)的最佳存貨量公式，確定經(jīng)濟訂貨量總成本最低的周期庫存量和安全庫存量。對于第二類企業(yè)即不依據(jù)訂單生產(chǎn)，而依據(jù)市場需求進行生產(chǎn)的企業(yè)來說，先需將近二、三年的銷售數(shù)量按月編制成比較分析表，并將其繪制成動態(tài)的曲線圖，歸納分析出自己的銷售經(jīng)驗曲線，結(jié)合本期時間經(jīng)營狀況，預測本期的銷售趨勢圖，企業(yè)相關(guān)部門則根據(jù)趨勢圖來指導生產(chǎn)，同時采購部門需調(diào)研市場，了解生產(chǎn)所需料件的相關(guān)信息，以協(xié)助確定最佳庫存量范圍，該類企業(yè)應將安全庫存量作為下線，將周期庫存量、安全庫存量、投機庫存量以及季節(jié)性庫存量之和作為上線，存貨量在這區(qū)間浮動是合理的，達到下線時倉庫則需通知采購部門采購，達到上線時倉庫則拒收貨物。
三、存貨管理模式完善建議
?。ㄒ唬┡c供應商建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系 與供應商建立長期戰(zhàn)略合作的關(guān)系，把其看成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的延伸，形成戰(zhàn)略共贏的格局，一改傳統(tǒng)相互間的爭利現(xiàn)象。需建立供應商庫和供應商檔案，在甑選供應商時，除了考慮與交易相關(guān)的信息外，還需從企業(yè)的當前生產(chǎn)經(jīng)營需求和未來發(fā)展需求出發(fā)，考慮供應商的管理能力、年銷售能力、技術(shù)隊伍的穩(wěn)定性及公司的持續(xù)發(fā)展能力等，把大部分采購訂單集中在少數(shù)幾家性價比較好的供應商手中。一方面這有利于降低與供應商之間的不穩(wěn)定性，長期合作促使供應商更了解企業(yè)的需求，減少供應的不確定性因素。另一方面可加強配送的靈活性，因長期合作關(guān)系的存在，為了實現(xiàn)共贏的格局，企業(yè)在簽訂采購合同時，可與供應商協(xié)商企業(yè)用多少就結(jié)算多少，沒有過的可予以退回。
?。ǘ┏浞挚紤]設(shè)計變更影響 對于大型制造業(yè)，如飛機、火車、輪船制造等行業(yè)，需尤為關(guān)注設(shè)計變更帶來的影響。在設(shè)計更改前由設(shè)計、工藝部門向物流發(fā)出相關(guān)業(yè)聯(lián)，要求物流部門提供已有合同物質(zhì)情況或變更事項庫存，從而了解變更帶來的影響，盡量利用已有的庫存物質(zhì)，減少或避免變更帶來的積壓損失。另外設(shè)計、工藝部門應對物料清單和材料定額精益求精，盡量避免人為失誤、提高其準確性，降低業(yè)聯(lián)更改的頻率，從源頭上降低存貨庫存。
?。ㄈ┘訌娰~銷案存資產(chǎn)管理 對于賬銷案存的物料，在退貨時要編制紅字退料單，一份倉庫留用編制相應的臺賬，另一份由退料員歸集后上交財務(wù)，財務(wù)也需建立相應的臺賬，與此同時對于領(lǐng)料單和退料單應采用類似發(fā)票的管理模式。在加強賬銷案存資產(chǎn)管理的同時，還需盤活該類資產(chǎn)，因該類資產(chǎn)已計入成本，其合理利用或處置將帶來額外的收益，但若長期閑置，會因銹蝕、變質(zhì)而貶值，所以企業(yè)對于賬銷案存的物質(zhì)應盡早通過回收利用、技術(shù)革新等手段充分利用這些實物資產(chǎn)。
（四）建立良好的員工激勵機制 一個企業(yè)的成長、發(fā)展源于每個員工的創(chuàng)造性和主人翁精神，再完善的制度、內(nèi)控體系也需相關(guān)員工層層落實，企業(yè)應對員工加以重視，這不僅包含對上層人員及技術(shù)人員加以重視，還需關(guān)注基層人員，如倉管人員等，因為企業(yè)很多指標方針要真正落到實處，是需要這些基層人員著手參與實施完成的，所以企業(yè)需建立一套理性化的激勵制度，培養(yǎng)員工對工作的熱情和積極性，激發(fā)員工的創(chuàng)造性。
?。ㄎ澹┘訌姌I(yè)務(wù)人員的素質(zhì)培養(yǎng) 讓員工定期參加一些日常不參加的會議，這將增強相關(guān)業(yè)務(wù)人員的協(xié)作精神，同時也可拓展他們視野。如在存貨管理的整個業(yè)務(wù)流程上，相關(guān)控制點上的業(yè)務(wù)人員可相互聽取會議，這有利于他們動態(tài)地觀察整個業(yè)務(wù)流程，而不是孤立地看某一點，在適當?shù)臅r候他們還可提出創(chuàng)造性的改進意見。另外可實行業(yè)務(wù)鏈中相關(guān)崗位的輪崗制度，這可增強員工的實踐經(jīng)驗，為今后順利開展工作，提高感性認識。企業(yè)除了需加強員工的實踐，還需營造良好的學習氛圍，協(xié)助每個員工做好職業(yè)規(guī)劃，鼓勵他們參加各種培訓班、職稱考試、繼續(xù)教育等，并對其制定和實施相應的獎勵制度。員工通過適時的學習補充能量，能較好地提高理性認識，理性認識反過來又能更好地指導實踐，從而形成理論與實踐的良好循環(huán)系統(tǒng)。
