一、概述
2008年5月，財政部發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，2010年4月26日，財政部會同證監(jiān)會、審計署、國資委、銀監(jiān)會、保監(jiān)會等部門聯(lián)合發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，鼓勵非上市大中型企業(yè)、單位提前執(zhí)行，高校等事業(yè)單位參照執(zhí)行。高等學(xué)校作為教育事業(yè)單位，經(jīng)過1989年以來的連續(xù)擴(kuò)招，無論在校生規(guī)模、學(xué)校資產(chǎn)總值、學(xué)校資金總量都有很大的增長。據(jù)統(tǒng)計顯示，高校經(jīng)過20多年的快速發(fā)展，無論人員數(shù)量還是經(jīng)濟(jì)總量，與20年前已經(jīng)不可同日而語。1989年實施高校擴(kuò)招以來，在校大學(xué)生從208.2萬達(dá)到2979萬，2009年高校教職工達(dá)到211萬人，全國教育經(jīng)費達(dá)到16502.7億元，其中高校財政撥款經(jīng)費總額2544.7億元。高校會計如何為社會提供準(zhǔn)確、完整、有用的會計信息，會計內(nèi)部控制的構(gòu)建與應(yīng)用就顯得非常迫切。
到現(xiàn)在為止還沒有一套針對性很強(qiáng)、操作性很強(qiáng)的解決高校內(nèi)部會計控制的制度設(shè)計。本文試圖通過對高校實際運(yùn)行的研究、分析歸納高等學(xué)校內(nèi)部控制采購業(yè)務(wù)、合同管理的流程再造。
二、高校采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程再造
高校采購與付款的業(yè)務(wù)是指高校支付貨幣資金獲得貨物或享受勞務(wù)的過程，業(yè)務(wù)發(fā)生較為頻繁，工作量較大，容易產(chǎn)生漏洞，是高校財務(wù)管理的重要一環(huán)。設(shè)計采購與付款控制程序目的就是要規(guī)范采購與付款行為，防范業(yè)務(wù)過程中的舞弊或疏漏，防止采購環(huán)節(jié)中違法亂紀(jì)行為的發(fā)生。
第一，采購與付款業(yè)務(wù)控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)的特點，結(jié)合高校實際，可以把采購與付款業(yè)務(wù)概括為以下幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：一是采購崗位責(zé)任制，明確職責(zé)、權(quán)限、不相容崗位分離；二是確定歸口管理部門，明確請購程序；三是明確采購方式，供貨商的確定，采購過程透明；四是明確付款方式，按規(guī)定流程辦理付款手續(xù)。
第二，采購與付款的職責(zé)分工與崗位設(shè)置。采購與付款業(yè)務(wù)的崗位設(shè)置，必須保證不相容的職責(zé)權(quán)限相互分離，確保相互制約和監(jiān)督。一般包括：物品需要部門，不能同時擔(dān)任采購職務(wù)；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理招標(biāo)和詢價的業(yè)務(wù)；采購人不能擔(dān)任驗收人；付款審批人與付款人職務(wù)分離；不得由同一部門或人員辦理采購與付款的全過程。
第三，請購審批制度。提出物品采購申請是采購環(huán)節(jié)的開始步驟，高校可以根據(jù)不同的需要制定不同的請購制度，但一般應(yīng)該包括以下環(huán)節(jié)，見圖1。
第四，采購詢價、招標(biāo)采購制度。采購與付款業(yè)務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是招標(biāo)、詢價環(huán)節(jié)。供應(yīng)商的選擇、貨物價款的確定都是在此環(huán)節(jié)產(chǎn)生，此環(huán)節(jié)也是最容易產(chǎn)生腐敗和問題的環(huán)節(jié)。見圖2。
高校應(yīng)加大對該環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，成立招標(biāo)委員會、設(shè)置招標(biāo)專家?guī)?、制定開標(biāo)程序，確保招標(biāo)環(huán)節(jié)的公開、公正和透明，使招標(biāo)工作在陽光下運(yùn)作。
第五，合同簽署制度。招標(biāo)辦公室根據(jù)招標(biāo)委員會招標(biāo)、詢價的結(jié)果確認(rèn)供貨商，簽訂經(jīng)濟(jì)合同，在權(quán)限范圍內(nèi)審批，合同中列明所購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨日期、交貨方式、售后服務(wù)、付款方式、驗收方式等。超過權(quán)限的有上一級部門或領(lǐng)導(dǎo)審批，重要的經(jīng)濟(jì)合同由院長簽批。經(jīng)濟(jì)合同作為財務(wù)部門支付貨款的重要依據(jù)。
第六，采購驗收制度。為達(dá)到控制的目的，驗收人必須由獨立于請購、采購和會計部門的人員來擔(dān)任。收貨部門的控制主要在收貨的數(shù)量和質(zhì)量上，根據(jù)經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量和質(zhì)量要求，獨立檢驗收到的物品，出具驗收單或檢驗報告，作為入庫、付款的重要依據(jù)。
第七，付款審批制度。付款是采購業(yè)務(wù)的最后環(huán)節(jié)，其控制的主要過程包括審核經(jīng)濟(jì)合同、審核貨物發(fā)票、審核驗收單據(jù)、現(xiàn)金的使用控制等。財務(wù)部門要審核采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的合法性、合規(guī)性、完整性和真實性。嚴(yán)格按照現(xiàn)金管理條例的規(guī)定支付貨款，認(rèn)真核對結(jié)算單位的賬戶和經(jīng)濟(jì)合同相一致。認(rèn)真核對經(jīng)濟(jì)合同規(guī)定條款支付貨款，暫扣的質(zhì)保金、尾款要準(zhǔn)確無誤。付款審批制度可以概括以下幾點，見圖3。
三、高校合同管理內(nèi)部控制流程再造
高校建立合同內(nèi)部控制制度是為了避免或減少因合同管理不當(dāng)給學(xué)校帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失或給學(xué)校的社會聲譽(yù)造成惡劣的影響。高校應(yīng)該高度關(guān)注合同管理制度的制定和落實情況，嚴(yán)格招投標(biāo)制度，對合同條款的真實性、準(zhǔn)確性和可行性的把握，制定合同履行的全面性和責(zé)任追究的規(guī)定，加強(qiáng)合同管理的日常管理等。
第一，合同管理控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。高校在實施合同管理內(nèi)部控制的過程中，應(yīng)把握的關(guān)鍵環(huán)節(jié)可以概括以下：合同訂立授權(quán)分級管理；制定合同管理制度，明確合同訂立的程序、形式；合同履行和變更的開展；合同專用章的保管和使用制度。
第二，合同管理崗位設(shè)置和分工。高校應(yīng)建立合同管理崗位責(zé)任制，明確規(guī)定相關(guān)部門和個人的職責(zé)、權(quán)限，保證辦理經(jīng)濟(jì)合同的不相容崗位相互分離。見圖4。
第三，合同管理的授權(quán)審批制度。為明確合同審批權(quán)限，規(guī)范合同訂立行為，防范和降低因合同的訂立給高校帶來的風(fēng)險，高校應(yīng)該建立合同授權(quán)審批制度。區(qū)分不同合同，采取不同的審批手續(xù)，一般金額較小的合同可授權(quán)校級領(lǐng)導(dǎo)副職履行，重大的經(jīng)濟(jì)合同必須有法人簽批。
第四，合同管理的會簽制度。為防范和控制合同可能的風(fēng)險，加強(qiáng)對合同制定的監(jiān)督，規(guī)范合同的制定行為，必須建立合同的會審制度。會審是在合同擬稿后、正式生效前，由合同關(guān)鍵條款涉及的部門會同紀(jì)委監(jiān)察室對合同文本進(jìn)行最后審核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是高校法人簽署合同前的最后一道關(guān)。合同會簽主要是會審合同的合法性、緊急性、可行性、嚴(yán)密性，不能對高校帶來不安全的影響。
第五，合同專用章使用和合同檔案管理制度。合同專用章是合同生效的關(guān)鍵點，必須指定專人保管。對外簽署的合同必須由法人代表簽署或其授權(quán)的人簽署后，才能加蓋經(jīng)濟(jì)合同專用章。經(jīng)濟(jì)合同專用章僅限經(jīng)濟(jì)合同上使用，不得在其他文件上使用。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人必須持經(jīng)濟(jì)合同會審簽批的程序單方可用印。專用章保管人員必須對用印情況進(jìn)行登記，對合同文本必須留存保管。未經(jīng)審批、未經(jīng)會簽一律不得用印。
