預(yù)算外事項是指經(jīng)預(yù)算管理委員會批準的各責(zé)任中心預(yù)算中未涉及的，但因內(nèi)部或外部因素導(dǎo)致的、必須執(zhí)行的事項。對于預(yù)算管理委員會批準的各責(zé)任中心預(yù)算中未涉及的，但因下列原因?qū)е碌?、必須?zhí)行的事項，不屬于預(yù)算外事項，應(yīng)作為預(yù)算整體目標調(diào)整事項。主要包括：一是企業(yè)體制改革；二是業(yè)務(wù)經(jīng)營范圍變更；三是國家宏觀政策大幅度調(diào)整；四是市場競爭形勢發(fā)生重大變化、企業(yè)經(jīng)營目標進行調(diào)整；五是國家政治經(jīng)濟生活中不可抗拒事件發(fā)生；六是大型自然災(zāi)害的影響等。
經(jīng)預(yù)算管理委員會批準的各責(zé)任中心預(yù)算中己涉及，但實際執(zhí)行中價值量超出原預(yù)算內(nèi)事項價值量而需要追加價值量的事項，不屬于預(yù)算外事項，應(yīng)作為預(yù)算整體目標內(nèi)局部調(diào)整事項。
預(yù)算一經(jīng)批準，執(zhí)行應(yīng)具有剛性，因此要嚴格控制預(yù)算外事項的發(fā)生。但為保證企業(yè)目標的實現(xiàn)和企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營，各責(zé)任中心確因內(nèi)外部因素的影響，必須執(zhí)行預(yù)算外事項時，應(yīng)嚴格按照一定的申請和審批程序執(zhí)行，并對預(yù)算外事項的執(zhí)行結(jié)果負責(zé)。
1.預(yù)算外事項執(zhí)行的申請
預(yù)算外事項應(yīng)由該事項責(zé)任部門的負責(zé)人提出書面申請，填寫預(yù)算外事項執(zhí)行申請書(見表3)。預(yù)算外事項的執(zhí)行申請包括提出預(yù)算外事項的原因(內(nèi)部原因和外部原因)、預(yù)算外事項的執(zhí)行可以給企業(yè)帶來的利益或影響、預(yù)算外事項涉及的活動及金額、預(yù)算外事項實施的時間和進度、提出申請的責(zé)任單位或責(zé)任人、經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人等內(nèi)容。
表3預(yù)算外事項執(zhí)行申請書
執(zhí)行內(nèi)容 金額 性質(zhì)
預(yù)算外事項執(zhí)行時間
原因及利弊分析
責(zé)任部門 經(jīng)辦部門
責(zé)任人 經(jīng)辦人
預(yù)算管理辦公室 預(yù)算管理委員會
上一級預(yù)算管理辦公室 上一級預(yù)算管理委員會
2.預(yù)算外事項的審核
各責(zé)任中心提出的預(yù)算外事項執(zhí)行申請由預(yù)算管理辦公室負責(zé)審核，審核內(nèi)容包括：一是該預(yù)算外事項提出的理由是否充分；二是該預(yù)算外事項提出的資金規(guī)模是否合理；三是該預(yù)算外事項所需的資金公司本年度能否安排或保證。
審核完畢后，由預(yù)算管理辦公室負責(zé)人簽署初審意見，并出具相應(yīng)理由。預(yù)算管理辦公室將附有審核意見的申請書報市級預(yù)算管理委員會確認后，如屬于市公司預(yù)留的總經(jīng)理成本可解決的開支，則由預(yù)算管理辦公室通過下文調(diào)整相應(yīng)責(zé)任中心的預(yù)算并執(zhí)行；如需上報省公司解決的，則報至省公司預(yù)算管理辦公室進行復(fù)審。復(fù)審內(nèi)容包括： 該預(yù)算外事項申請的理由是否充分，初審程序是否健全等復(fù)核完畢后，省級公司預(yù)算管理辦公室負責(zé)人簽署復(fù)審意見，并出具相應(yīng)理由。
3.預(yù)算外事項的批準
公司各責(zé)任中心提出的預(yù)算外事項執(zhí)行申請經(jīng)審核同意后，由預(yù)算管理辦公室報預(yù)算管理委員會簽批。
4.預(yù)算外事項的實施
預(yù)算外事項一經(jīng)批準，該事項的責(zé)任部門或責(zé)任人、經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人即可按申請書中確定的時間、進度、內(nèi)容、資金額度等執(zhí)行。預(yù)算外事項的執(zhí)行情況納入預(yù)算考核范圍。
完善預(yù)算考評
預(yù)算考評包括評價和考核兩方面?？己耸鞘侄巍⒉皇悄康?，必須糾正只重考核不重評價的做法。強化評價工作，發(fā)現(xiàn)存在的不足和問題，提出改進辦法。預(yù)算的考核不能一味考核執(zhí)行情況，必須分析、評價指標設(shè)計和預(yù)算編制的科學(xué)性和合理性;不能一味強調(diào)超領(lǐng)完成指標數(shù)值。必須審查指標所包含的任務(wù)是否保質(zhì)保量地完成。建議深圳電信以預(yù)算指標作為考評的依據(jù)。通過進行差異分析，查找出現(xiàn)偏差的原因，劃清責(zé)任，客觀評價各責(zé)任單位的經(jīng)營效績，嚴格按照經(jīng)濟責(zé)任制落實獎懲措施。只有將預(yù)算者評與薪酬計劃、人力資源管理有機地結(jié)合起來，才能增強預(yù)算指標的嚴肅性，才能將努力完成預(yù)算指標的壓力和動力有效地分解到各有關(guān)責(zé)任單位中去.如果不認真地“秋后算賬”，做不到“嚴考核、硬兌現(xiàn)”，必然會使預(yù)算管理流于形式，會前功盡棄。因此，預(yù)算考評有了薪酬上的支持，獎懲就有了實質(zhì)上的觸動，預(yù)算考評的效果就越明顯。
8.3.2應(yīng)優(yōu)化公司管理制度
全面預(yù)算管理涉及公司管理的各個層面，而公司部分現(xiàn)行的管理辦法或沿襲的業(yè)務(wù)流程與全面預(yù)算管理的要求是不盡相符的。比如在預(yù)算執(zhí)行過程中，對預(yù)算內(nèi)事項進行的分級授權(quán)審批制度是本著在授權(quán)范圍內(nèi)簡化日常管理流程的處理原則，可以對預(yù)算內(nèi)事項放權(quán)處理。而專業(yè)主管部門往往會基于對現(xiàn)行管理水平的擔(dān)憂而堅持原有專業(yè)審批的流程。為了變通，往往采用兩個流程并行的辦法，預(yù)算管理不僅沒有實現(xiàn)權(quán)利下放、簡化流程，反而在原有的管理鏈條上增加一環(huán)，降低了管理效率。又如，為了實現(xiàn)公司資源的優(yōu)化配置，有些預(yù)算事項必須指定責(zé)任中心歸口管理、統(tǒng)一審批。然而個別主管部門出于部門利益的考慮，長期以來習(xí)慣于切塊管理(或者說粗放管理)，雖然明確了預(yù)算責(zé)任，也沒有發(fā)揮預(yù)算管理的作用。要么陽奉陰違，要么形同虛設(shè)，即便起了一些作用，也沒有真正實現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化。要處理好預(yù)算管理與現(xiàn)行管理流程的關(guān)系，就需要在兩者磨合的過程中，進行適當?shù)卣{(diào)整，即對于因原有管理體制鏈條太長、流程不暢的事項，以預(yù)算為起點來推動其他管理流程的改進，根據(jù)預(yù)算管理實際達到的水平制定可行的過渡方案，逐步優(yōu)化流程，提高效率；同時也通過加強監(jiān)督和考核各責(zé)任中心在預(yù)算執(zhí)行過程中的責(zé)任，促進相關(guān)職能主管部門提高其管理水平和管理效率。可見，全面預(yù)算管理能否成功實施與公司是否擁有適于內(nèi)外部環(huán)境的管理制度密切相關(guān)。
實踐表明，成功的企業(yè)內(nèi)部一定有一整套規(guī)范和優(yōu)化的管理制度。公司管理制度是員工在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中必須共同遵守的規(guī)定和準則的總稱，包括公司組織機構(gòu)設(shè)計、職能部門劃分及職能分工、崗位工作說明，專業(yè)管理制度、工作或流程、管理表單等管理制度類文件。公司管理制度應(yīng)是相對穩(wěn)定與長期優(yōu)化的統(tǒng)一體，長期一成不變的制度不可能是適應(yīng)公司發(fā)展的制度，而經(jīng)常改變的制度也不能說是一個完善的制度。公司制度應(yīng)該根據(jù)公司發(fā)展的需要而保持相對的穩(wěn)定和動態(tài)的優(yōu)化。在公司的發(fā)展過程中，公司管理制度是受公司的行業(yè)性質(zhì)、產(chǎn)業(yè)特征、公司人員素質(zhì)、公司環(huán)境等相關(guān)因素綜合影響的。企管界有句名言：“1%的失誤會帶來100%的失敗”。公司應(yīng)該依據(jù)這些影響因素的變化而及時優(yōu)化公司管理制度。例如，長期以來，通信企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和管理模式沿襲了政企合一時期的做法，即內(nèi)部管理或者業(yè)務(wù)流程都是以企業(yè)為中心而不是以用戶(某種程度上也可以說是服務(wù))為中心。這就造成業(yè)務(wù)流程難以貼近市場、滿足用戶需求。在當今的市場環(huán)境中，這種行為的后果是不言而喻的。而推行全面預(yù)算管理的目的就是能夠優(yōu)化資源配置，做好用戶服務(wù)，最終實現(xiàn)公司的有效管理、高效運行。
可以說，規(guī)范和優(yōu)化的管理制度是公司可持續(xù)發(fā)展的保證，也是公司深化全面預(yù)算管理的前提。公司管理制度規(guī)范和優(yōu)化之間的關(guān)系是一種互為基礎(chǔ)、互相作用、互相影響的關(guān)系。良性的循環(huán)關(guān)系應(yīng)是兩者保持統(tǒng)一、和諧、互相促進的關(guān)系，非良性的關(guān)系則是兩者割裂甚至矛盾的關(guān)系。做為公司來講，應(yīng)該努力使公司管理制度的規(guī)范與優(yōu)化之間的關(guān)系呈良性關(guān)系，也就是：規(guī)范是優(yōu)化的產(chǎn)物，現(xiàn)行的公司管理制度的規(guī)范是前期公司管理制度優(yōu)化的目標，同時，又是下一輪優(yōu)化的基礎(chǔ)。只有做到這樣，公司管理制度才能在規(guī)范實施與優(yōu)化的雙重作用下不斷完善、不斷發(fā)揮其保證與促進公司發(fā)展的作用，才能使全面預(yù)算管理得以順利推行。
8.3.3應(yīng)營造良好的全面預(yù)算管理運行環(huán)境
全面預(yù)算管理的有效實施離不開相應(yīng)的配套工作，這些配套工作為全面預(yù)算管理創(chuàng)造相應(yīng)的運行環(huán)境，提供一定的條件，使得預(yù)算管理在這個基礎(chǔ)之上發(fā)揮作用。
1.要正確認識全面預(yù)算管理的內(nèi)涵，讓全體員工都明白，在企業(yè)這個利益共同體內(nèi)，不能為了局部利益影響企業(yè)總目標。
2.財務(wù)部門要找準自己的位置。財務(wù)部門在全面預(yù)算管理中的職責(zé)主要是向預(yù)算管理辦公室提出預(yù)算編制的原則和方法，為業(yè)務(wù)部門編制各專業(yè)預(yù)算提供有關(guān)數(shù)據(jù)資料和財務(wù)咨詢，匯總、分析各業(yè)務(wù)預(yù)算并編制財務(wù)預(yù)算。根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營目標，向預(yù)算管理委員會提出平衡、調(diào)節(jié)業(yè)務(wù)預(yù)算的建議，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，以確保企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。財務(wù)部門的工作要到位，不能錯位、越位。
3.各部門的負責(zé)人必須對全面預(yù)算管理有足夠的認識，熟悉本部門的工作情況，掌握相關(guān)的科學(xué)管理知識，熟練運用統(tǒng)計分析等手段對工作提出積極的、有創(chuàng)意的提升措施，在制訂責(zé)任目標時能考慮長期目標并兼顧短期利益。
4.結(jié)合企業(yè)文化，宣傳預(yù)算管理制度。好的成本控制，可優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，增加利潤；好的資金管理可以減少資金成本，保持現(xiàn)金流高效、順暢運轉(zhuǎn)；好的會計系統(tǒng)可以提高經(jīng)營者的決策和管理水平；好的全面預(yù)算管理，有利于提高應(yīng)變能力。員工的理解與支持將變成誠信的精神與進取的心態(tài)，不但能促進全面預(yù)算管理工作的實施，對于增強企業(yè)的競爭力也有著不可低估的作用。
8.3.4應(yīng)建立預(yù)算管理的預(yù)警機制
全面預(yù)算管理作為一種管理機制，目的之一是建立有效的預(yù)算預(yù)警系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)作用的發(fā)生，將非正常業(yè)務(wù)活動控制在萌芽之中，減少企業(yè)不必要的損失。因此，預(yù)警機制的建立對于充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的作用是不可或缺的。一般而言，全面預(yù)算管理的預(yù)算預(yù)警系統(tǒng)包括四類：
1.預(yù)算內(nèi)事項預(yù)警。是指預(yù)算內(nèi)事項在其實際發(fā)生額接近預(yù)算時出具的預(yù)警提示。主要是通過財務(wù)核算的實際與預(yù)算比較系統(tǒng)而自動發(fā)出的警告，提醒有關(guān)人員注意預(yù)算的執(zhí)行情況是否將超出預(yù)算及決定應(yīng)該采取何種措施。
2.超預(yù)算事項預(yù)警。是指預(yù)算內(nèi)事項在實際業(yè)務(wù)活動中，其實際發(fā)生數(shù)已經(jīng)或?qū)⒁鲱A(yù)算額度時出具的預(yù)警提示。主要是通過財務(wù)核算的實際與預(yù)算比較系統(tǒng)而自動發(fā)出的警告，或通過預(yù)算管理的授權(quán)控制系統(tǒng)而發(fā)出的警告，以提醒有關(guān)人員進行必要的判斷，并決定相應(yīng)的預(yù)算彌補措施。
3.預(yù)算外事項預(yù)警。是指預(yù)算方案中沒有預(yù)計而執(zhí)行中即將發(fā)生某項業(yè)務(wù)事項時而出具的預(yù)警提示。它是通過預(yù)算管理中的授權(quán)控制系統(tǒng)而發(fā)生作用的，提醒有關(guān)人員按照授權(quán)制度進行分析和審核，以決定是否應(yīng)該發(fā)生及如何分配資源。
4.反常事項預(yù)警。在實際業(yè)務(wù)活動中，針對某些反常經(jīng)濟現(xiàn)象而發(fā)出的預(yù)警。反常現(xiàn)象并不一定成為隱患事項，但如果不對反常現(xiàn)象提起注意，一旦轉(zhuǎn)換成隱患事項并最終發(fā)生將釀成重大損失，影響預(yù)算完成。
8.3.5加強相關(guān)管理基礎(chǔ)工作
健全預(yù)算管理的必要條件是扎實的基礎(chǔ)信息工作、明確的責(zé)權(quán)利、健全的管理制度、先進的技術(shù)手段，這些管理基礎(chǔ)工作對成功實施全面預(yù)算管理十分關(guān)鍵：
1.預(yù)算管理必須建立在全面、真實、及時的生產(chǎn)信息、會計信息基礎(chǔ)之上。信息失真、滯后，不僅誤導(dǎo)指標的制定，還會錯誤評價執(zhí)行部門的業(yè)績。
2.配套的管理制度體系。全面預(yù)算管理除了有健全的全面預(yù)算管理制度外，還必須健全相關(guān)的管理制度體系，如人事管理制度、生產(chǎn)管理制度、財務(wù)管理制度等，使企業(yè)按照統(tǒng)一的規(guī)則進行生產(chǎn)經(jīng)營活動。
3.健全、高效的管理組織機構(gòu)。應(yīng)當強化預(yù)算管理委員會在全面預(yù)算管理中的作用，充分發(fā)揮其權(quán)威性，保障全面預(yù)算管理有效的運行。預(yù)算管理委員會及其辦公室必須職責(zé)明確，委員會全面負責(zé)組織協(xié)調(diào)，承擔(dān)預(yù)算目標的確定、預(yù)算調(diào)整等決策和調(diào)控職能，辦公室負責(zé)全面預(yù)算管理的日常工作，承擔(dān)預(yù)算的組織實施工作。
4.實現(xiàn)管理信息化。為滿足預(yù)算管理工作信息量大、要求信息時效好、準確性高的特點，應(yīng)當運用先進的計算機管理手段，堵住虛報、瞞報、漏報等弄虛作假的途徑，保證預(yù)算管理的可行性和科學(xué)性。
3.預(yù)算外事項預(yù)警。是指預(yù)算方案中沒有預(yù)計而執(zhí)行中即將發(fā)生某項業(yè)務(wù)事項時而出具的預(yù)警提示。它是通過預(yù)算管理中的授權(quán)控制系統(tǒng)而發(fā)生作用的，提醒有關(guān)人員按照授權(quán)制度進行分析和審核，以決定是否應(yīng)該發(fā)生及如何分配資源。
參 考 文 獻
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