什么樣的酒店可以稱(chēng)得上好酒店？在消費(fèi)者看來(lái)，好的酒店一定要具備熱情周到的服務(wù)、豐富可口的食物、舒適安全的房間以及依山傍水的風(fēng)景。而對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，好的酒店除了要有優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)報(bào)表，更應(yīng)該建立一套完整科學(xué)的內(nèi)控體系。
四方簽字的憑證
如今，現(xiàn)代的酒店經(jīng)營(yíng)管理中最核心的內(nèi)容便是酒店財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制，也正是酒店這種集餐飲、娛樂(lè)、居住、購(gòu)物于一體的綜合性特點(diǎn)，讓酒店行業(yè)的內(nèi)部管理與其他行業(yè)相比增添了更多流程和細(xì)節(jié)。
天津天保國(guó)際大酒店[10.44 -1.14%]（下稱(chēng)“天保酒店”）財(cái)務(wù)總監(jiān)李淑萍表示：“酒店內(nèi)部控制中全面的流程管理是關(guān)鍵步驟，物資采購(gòu)更是核心環(huán)節(jié)?！本频晷袠I(yè)中，物資采購(gòu)主要分為大宗采購(gòu)和日常采購(gòu)。
在天保酒店，大宗采購(gòu)采用的是公開(kāi)招標(biāo)的形式。招標(biāo)確定后，三方報(bào)價(jià)，比質(zhì)、比價(jià)、公開(kāi)評(píng)標(biāo)，酒店總經(jīng)理、使用部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)多方一同把握大宗采購(gòu)的關(guān)鍵。這種分工合理、互相制約的內(nèi)部控制體系，確保了采購(gòu)的公平、公正、公開(kāi)。
對(duì)于酒店來(lái)說(shuō)，日常采購(gòu)所涉及的柴米油鹽醬醋茶等零碎物品才是消費(fèi)者衡量判斷一個(gè)酒店是否優(yōu)秀的標(biāo)準(zhǔn)之一。
在日常采購(gòu)方面，天保酒店同樣有自己的內(nèi)控流程心得體會(huì)。天保酒店的日常采購(gòu)，需要使用部門(mén)先遞交申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)再報(bào)價(jià)，然后使用部門(mén)再次進(jìn)行質(zhì)量確認(rèn)。
據(jù)李淑萍介紹，在采購(gòu)內(nèi)控流程中，天保酒店明確規(guī)定：使用部門(mén)不采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)不使用，并且有第三方獨(dú)立部門(mén)進(jìn)行物資數(shù)量上的驗(yàn)收及質(zhì)量上的確認(rèn)。同時(shí)，財(cái)務(wù)根據(jù)驗(yàn)收憑證來(lái)付款，這個(gè)憑證上必須有四方的簽字才可以生效，使用、采購(gòu)、驗(yàn)收、供貨商四方簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門(mén)才最終履行付款程序。
在整個(gè)采購(gòu)內(nèi)控流程中，天保酒店還設(shè)置了一個(gè)特殊的環(huán)節(jié)，就是專(zhuān)職“打收貨單的人”，把驗(yàn)收這個(gè)環(huán)節(jié)再拆分成兩部分，一個(gè)是審核檢查，一個(gè)負(fù)責(zé)打收貨單，避免了驗(yàn)收者和供貨商聯(lián)系，保障了企業(yè)的利益。
對(duì)于酒店這類(lèi)營(yíng)業(yè)部門(mén)多、收入金額大、財(cái)產(chǎn)物資分散的企業(yè)來(lái)說(shuō)，物資采購(gòu)就如同新鮮血液一樣，為企業(yè)的各個(gè)部門(mén)提供保障。
更重要的是，做好采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，對(duì)流程進(jìn)行梳理和調(diào)整，意味著對(duì)企業(yè)的血液做好充足保障。
精心挑選供貨商
李淑萍告訴《中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)》記者，我們酒店的供貨商都是通過(guò)招標(biāo)程序?qū)訉舆x拔后脫穎而出的。
天保酒店邀請(qǐng)相關(guān)的招標(biāo)公司，同時(shí)，邀請(qǐng)同類(lèi)酒店對(duì)供貨商進(jìn)行評(píng)估，他們共同出具名單后，酒店再通過(guò)比對(duì)和衡量，做出最后的決定。與此同時(shí)，每個(gè)月都會(huì)做一定的市場(chǎng)調(diào)研，根據(jù)價(jià)格和質(zhì)量，隨時(shí)更換供貨商。
李淑萍強(qiáng)調(diào)：“涉及的環(huán)節(jié)越多，對(duì)流程的建設(shè)和監(jiān)管越要嚴(yán)格?！碧毂＞频甑呢?cái)務(wù)部門(mén)為供貨商設(shè)立一個(gè)應(yīng)付賬戶(hù)。物資到貨時(shí)，必須先驗(yàn)收，走完一套完整的內(nèi)控流程后，財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)按照供貨商來(lái)確立應(yīng)付賬項(xiàng)的細(xì)目。這樣既杜絕了貪污舞弊的問(wèn)題發(fā)生，又和供貨商建立了良好有效的互動(dòng)。
“供貨鏈的積極調(diào)整，規(guī)避了一人決策的巨大風(fēng)險(xiǎn)、也幫助企業(yè)更好地節(jié)約成本，同時(shí)，我們也逐步優(yōu)化了內(nèi)控建設(shè)中的流程管理?！崩钍缙急硎?。
雖然酒店行業(yè)的內(nèi)控制度相對(duì)于其他行業(yè)的摸索前進(jìn)是較為成熟的，然而，如今的酒店業(yè)，進(jìn)入了全面微利時(shí)期，酒店的管理者更多把精力投入到如何降低成本上，對(duì)內(nèi)部管理和流程建設(shè)態(tài)度并不積極，致使許多內(nèi)控制度變成了厚厚的手冊(cè)和文件。
“酒店內(nèi)控體系建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，只有在不斷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程中，內(nèi)控建設(shè)才能不斷完善，企業(yè)的管理才能更上一層樓?！崩钍缙急硎尽?br />
