一、案例簡介：促銷存漏洞，一人獨得200個特等獎
據(jù)媒體報道，重慶某知名電器連鎖公司廣告宣傳部主管王某，在一年多時間里創(chuàng)下了一個“中大獎”的紀(jì)錄：從2007年9月到2008年12月，他一人先后狂中200個特等獎，獨得獎金79萬多元。
然而，王某之所以能瘋狂中獎，靠的不是運氣，而是在自家公司開展的有獎促銷活動中欺上瞞下，假冒顧客名義領(lǐng)獎。該公司2007年9月至2008年12月期間，開展了一場聲勢浩大的“刮刮卡刮獎促銷”活動，其中最吸引人的是直返現(xiàn)金4999元的特等獎。奇怪的是，在這一年多時間里，公司30多家門店接待了成千上萬名顧客，也有人中過獎金額度比較低的獎，卻沒有一名顧客刮中過特等獎，200個特等獎就此“不翼而飛”。一方面，顧客對特等獎遲遲難現(xiàn)充滿疑惑，另一方面，該公司卻一直在為并不存在的特等獎“埋單”──每隔一段時間，都有幾名顧客中了特等獎的資料傳來，相關(guān)材料也很完備，公司便一直按規(guī)定給予了報銷。
直到2008年12月，公司在一次審核過程中，發(fā)現(xiàn)一些特等獎領(lǐng)獎人購物發(fā)票上的姓名和領(lǐng)獎人的身份證復(fù)印件不一致，獎金有被侵占的嫌疑。公司廣告宣傳部主管王某因有重大嫌疑，經(jīng)公司監(jiān)察部詢問，他向公司總經(jīng)理承認了自己冒領(lǐng)獎金的事實。
按照常理，要獨攬這些特等獎，王某起碼要通過三道關(guān)卡：一是要在眾多獎券中，準(zhǔn)確摸清楚哪些能中獎；二是要設(shè)法防止這些“特殊獎券”被投放到各個分店，以免流入顧客手中；三是向財務(wù)部門冒領(lǐng)獎金時，必須提供中獎人的購物憑證和身份證明，并成功通過上級的審核。
巧合的是，這些關(guān)卡看似難以逾越，實際上的“把關(guān)權(quán)”卻都掌握在王某手中。這才導(dǎo)致他私吞大獎如探囊取物。記者采訪獲悉，這批“刮刮卡”的獎券是由河北省一家印刷廠統(tǒng)一印制的，王某恰恰負責(zé)聯(lián)系印刷廠。他以“方便分配獎券”的名義，要求印刷廠把特等獎券和其他獎券分開，就此成功地把特殊獎券“挑”了出來。他再利用自己投放獎券的權(quán)力，把特等獎券全部扣留，一個也沒有投放到分店。
按照規(guī)定，分店的中獎顧客信息和報銷費用也必須經(jīng)過王某審核。政法機關(guān)辦案人員介紹，王某收集了一大批顧客的購物發(fā)票復(fù)印件，又從親戚朋友那里弄來了一些身份證復(fù)印件，以“他人代領(lǐng)”的名義，炮制了一批“中獎材料”，分批向公司財務(wù)部冒領(lǐng)獎金，連連得手。
記者在采訪中發(fā)現(xiàn)，王某作為企業(yè)的一名中層管理人員，之所以能輕易地侵吞獎金，關(guān)鍵在于他一手握著獎券的發(fā)放權(quán)，另一手握著領(lǐng)獎的審核權(quán)，在一定程度上是“自己監(jiān)督自己”。重慶國美電器公司下屬30多家分店盡管有眾多員工，對于特等獎“難產(chǎn)”也未必沒有疑問，但由于難以監(jiān)督上級，只能任由王某“瘋狂領(lǐng)獎”，直至東窗事發(fā)。
二、案例評析
隨著市場競爭的日益激烈，生產(chǎn)廠家或商家往往會經(jīng)常采取各種促銷手段來擴大銷售，常用的促銷措施包括發(fā)放獎品、獎券、返券、贈品和其他促銷返利等。但在促銷活動中，往往會出現(xiàn)不少“竊獎”等違規(guī)行為，即廠家或經(jīng)銷商內(nèi)部的部分員工會為了個人利益私自將獎券拿走，或拿給親屬兌獎，這種行為一方面破壞了廠家或商家的利益，另一方面也損害了消費者的利益，嚴(yán)重者會觸犯刑法。這些“竊獎”的發(fā)生與促銷過程中內(nèi)部控制缺失或不當(dāng)有很大關(guān)系。
很多舞弊案件的發(fā)生，往往都是基本的不相容職務(wù)分離沒做到，所謂不相容職務(wù)是指那些如果由一個人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務(wù)。不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”，它要求每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要經(jīng)過兩個或兩個以上的部門或人員的處理，使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。我國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第二十九條“不相容職務(wù)分離控制要求企業(yè)全面系統(tǒng)地分析、梳理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù)，實施相應(yīng)的分離措施，形成各司其職、各負其責(zé)、相互制約的工作機制?！?br />
在本案例當(dāng)中，王厚蘭行事獎券發(fā)放職責(zé)，卻又讓她從事獎券印刷，使她有機可乘；另外，在對領(lǐng)獎的執(zhí)行與審核也基本都是她一人負責(zé)，從而使得她能夠順利冒領(lǐng)獎項。再加上公司的監(jiān)督比較薄弱，使得舞弊長期被掩蓋而未能發(fā)現(xiàn)。
從這個案例來看，除了職責(zé)未進行必要分離外，在操作上還存在以下問題：
1、獎券印制的供應(yīng)商選擇不規(guī)范；
2、印刷完畢的獎券驗收不規(guī)范；
3、財務(wù)部對獎券客戶的信息與發(fā)票信息核實不嚴(yán)格；
4、企劃部門無企劃總結(jié)案，導(dǎo)致對中獎客戶進行必要分析和統(tǒng)計；
5、缺少門店督導(dǎo)部門對獎券的實時監(jiān)控；
6、缺少審計部門或者審計部門職能失效。
正是由于上述問題存在，導(dǎo)致大獎被冒領(lǐng)且長期未被發(fā)現(xiàn)。
三、完善促銷活動中內(nèi)部控制的建議
針對促銷活動，筆者建議從內(nèi)部控制五要素角度出發(fā)，從以下方面加強控制，防范風(fēng)險：
1、從內(nèi)部環(huán)境方面，除員工進行必要培訓(xùn)或教育，在規(guī)則方面，明確“竊獎”的懲罰機制，并規(guī)定企業(yè)員工親屬不得中獎，或即使允許員工親屬中獎，也應(yīng)當(dāng)向企業(yè)報告，防止員工。
2、在風(fēng)險評估方面，在促銷方案設(shè)計時，要完善操作流程、明確規(guī)則，并由獨立的風(fēng)控部門或內(nèi)審部門對促銷方案評估，考慮方案中是否存在潛在漏洞，起到事先降低風(fēng)險的作用。很多舞弊的發(fā)生是因為促銷方案或規(guī)則本身有很大漏洞，恰恰說明企業(yè)缺少必要的風(fēng)險評估。
3、在控制活動方面，尤其是加強不相容職責(zé)的分離，防止一人包辦流程的所有環(huán)節(jié)，對中獎的審批與執(zhí)行進行分離，此外加強各個環(huán)節(jié)的控制。以獎券為例，可采取的控制措施有：
（1）設(shè)計階段：獎券應(yīng)連續(xù)編號和設(shè)計特殊的防偽標(biāo)志。
（2）印刷階段：由采購部專門負責(zé)獎券印刷商的選擇和評估，進行詢價比價，并保留書面的記錄且與印刷商簽訂合同，約定各獎項名額和總的獎券數(shù)量。
（3）驗收階段：倉儲物流部對獎券進行驗收，確認獎券數(shù)量和完整程度。
（4）交接階段：倉儲物流部將獎券運輸至各門店，門店需在送貨單上確認送貨數(shù)量。
（5）保管階段：由門店的安排專人負責(zé)獎券的保管，該人與獎券發(fā)放人不為同一人。另外書面記錄出入記錄。
（6）獎券兌換階段：企劃部應(yīng)對具體的獎券發(fā)放兌換做書面的規(guī)定?；顒訄?zhí)行人員應(yīng)按活動具體執(zhí)行。財務(wù)部需認真核對發(fā)票與中獎券的資料，并要求中獎人與獎券以拍照的形式做書面記錄。門店督導(dǎo)人員對每筆兌獎的信息進行核實。
（7）作廢階段：中獎的券由專人負責(zé)作廢銷毀。
4、在信息溝通方面，做好內(nèi)部信息傳遞，很多舞弊都是利用信息不對稱來實施的，通過建立相關(guān)信息匯報機制，并對促銷活動進行總結(jié)分析，可發(fā)現(xiàn)促銷活動中不規(guī)范行為。
5、在內(nèi)部監(jiān)督方面，設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督部門定期進行審計，建立舉報制度，公布舉報電話或電郵，公布保密及獎懲制度，保證有合適的舉報渠道，并可采取回訪中獎?wù)叻绞酱_保促銷活動有效實施。
