引言
會計電算化,是把以電子計算機為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計算機網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于會計核算和財務(wù)管理工作中,以提高財會管理水平和經(jīng)濟效益,進而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。會計電算化對事業(yè)部門內(nèi)部控制制度產(chǎn)生深刻的影響,對事業(yè)單位內(nèi)部控制制度提出了新要求。環(huán)境的改變必然要求有新的內(nèi)部控制系統(tǒng)與之相匹配,以全新的方法去建立一套行之有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)已是形勢所需。
1．會計電算化對內(nèi)部控制的影響
內(nèi)部控制制度是企業(yè)在會計工作中為維護會計數(shù)據(jù)的真實性、業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效性和財產(chǎn)的安全完整而制定的各項規(guī)章制度、管理方法等的總稱。會計電算化使事業(yè)部門內(nèi)部控制制度發(fā)生深刻變化,具體體現(xiàn)為:
(1)內(nèi)部控制環(huán)境的變化。企業(yè)計算機處理使用會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后,企業(yè)的會計核算環(huán)境發(fā)生了很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成,轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務(wù),還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動,如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。因此,要保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確和可靠、達到企業(yè)管理的目標,企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛、更加復(fù)雜。
(2)控制方式發(fā)生改變。計算機系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由單一人工控制轉(zhuǎn)為人工和程序共同控制。例如,從前應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項,現(xiàn)在可由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成;以往應(yīng)由幾個部門逐步完成的業(yè)務(wù)事項,現(xiàn)在能集中在一個部門甚至由一個人完成。實行會計電算化后,企業(yè)的內(nèi)部控制是由會計人員通過會計軟件實施的,由會計人員和計算機來共同完成。
(3)內(nèi)部控制的重點發(fā)生變化。實現(xiàn)會計電算化后,會計數(shù)據(jù)一般都集中由計算機數(shù)據(jù)處理部門進行處理,而財務(wù)部門人員往往只負責原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼,并對計算機輸出的各種會計報表進行分析。這樣,會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的重點就由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機控制為主。
(4)內(nèi)部控制的范圍發(fā)生變化。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對交易處理。計算機技術(shù)的引入,給會計工作增加了新的工作內(nèi)容,同時也增加了新的控制措施。由于系統(tǒng)建立和運行的復(fù)雜性,內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴大,包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制,如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等,以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責任制度等。
(5)會計檔案發(fā)生變化。由各種紙質(zhì)的原始單據(jù)、憑證、賬簿、報表變?yōu)榇蛴≥敵龅母鞣N憑證、賬簿、報表和存儲在計算機軟盤、硬盤或其他介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)。
2．會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制制度的新要求
會計電算化使事業(yè)部門內(nèi)部控制制度發(fā)生深刻變化,對事業(yè)單位內(nèi)部控制制度提出了新要求,具體體現(xiàn)為:
(1)要確保原始數(shù)據(jù)操作的準確度。在電算化會計中,確保輸入數(shù)據(jù)的精確度是最基本的前提。電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的,一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤,計算機無法識別,只會將錯就錯地進行各種計算工作。正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內(nèi)部控制提出了一些新的具體要求:一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化,并保持準確性和相對的穩(wěn)定性,這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準確性。為保證機房設(shè)備的安全,計算機的正常運行,會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,對應(yīng)用計算機的單位,要求制訂硬、軟件管理制度,修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。
(2)要制定嚴格的操作管理制度。電算化功能和知識的高度集中導(dǎo)致了職責的集中,特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送;未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。因此,如果不加強內(nèi)部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改,操縱處理結(jié)果,從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。為有效保證會計軟件的安全運行,要制訂嚴格操作的管理制度,并保證得到貫徹執(zhí)行。操作管理制度包括:一是明確操作人員的工作職責和工作權(quán)限;二是預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機;三是預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿;四是建立必要的上機操作記錄制度。
(3)規(guī)范檔案管理制度。手工條件下,會計數(shù)據(jù)和信息記錄在紙介質(zhì)的單、證、賬、表上,修改困難,修改會留有明顯痕跡,從而便于查證、控制。實行了電算化會計后,傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)下的有形記錄大為減少,憑證、經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢,而且眾多信息都轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁(光)介質(zhì)上,因此極易被篡改甚至偽造而不留任何痕跡。另外,電磁介質(zhì)易受損壞,所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此,如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠、防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。因此,必須建立電算化條件下的規(guī)范會計檔案管理制度。應(yīng)以計算機打印的書面形式保存,保存的有關(guān)規(guī)定按規(guī)定執(zhí)行;全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管,保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年;還要妥善保管存有會計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施?？傊?只有事業(yè)單位的全體員工共同營造良好的內(nèi)部環(huán)境,通過不斷地完善內(nèi)部控制制度,才能實現(xiàn)內(nèi)部控制的目的。
(4)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)控制能力。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前IT發(fā)展的方向,電算化會計信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠的影響,特別是Internet在財務(wù)軟件中的應(yīng)用對電算化會計信息系統(tǒng)的影響將是革命性的。網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用在很大程度上彌補了單機電算化系統(tǒng)的不足,使電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)控制度更加完善。同時,由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放性、分散性、數(shù)據(jù)的共享性等方面大大超過了以往任何類型的系統(tǒng),極大地改變了以往計算機會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用模式,擴展了系統(tǒng)運行的環(huán)境,從而大大改變了以往計算機系統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容和方法,也給計算機會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來新的問題,如大量會計信息通過網(wǎng)絡(luò)通信線路傳輸,有可能被非法攔截,竊取甚至篡改;網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)遭受“病毒”入侵或“黑客”攻擊的可能性更大等等。因此單位必須具備良好的網(wǎng)絡(luò)風險控制能力。
3．加強事業(yè)單位會計電算化條件下內(nèi)部控制制度的措施
會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一項范圍大、程序復(fù)雜的系統(tǒng)工程,完善事業(yè)單位會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的具體措施主要體現(xiàn)為:
(1)加強對會計電算化的重視。《內(nèi)部會計控制規(guī)范》規(guī)定“單位負責人對本單位內(nèi)部會計控制的建立健全及有效實施負責”,因此,要保證會計電算化內(nèi)部控制的事實,首要問題就是要求各級領(lǐng)導(dǎo)加強對會計電算化的重視,自覺強化對電算化內(nèi)部控制的認識,更新管理觀念。會計電算化內(nèi)部控制的執(zhí)行程度很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)層對會計電算化的重視程度。只有領(lǐng)導(dǎo)管理層真正認識和重視會計電算化內(nèi)部控制的重要性,才能夠以身作責,從上到下組織力量去認真貫徹和執(zhí)行,才能充分發(fā)揮會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制作用。
(2)會計數(shù)據(jù)準確性控制。首先,控制數(shù)據(jù)輸入的準確性與可靠性。事業(yè)單位可以建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。數(shù)據(jù)輸入控制要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán),并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查;同時可以采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行校驗,如總數(shù)控制校驗、平衡校驗、數(shù)據(jù)類型校驗、重復(fù)輸入校驗等。其次,控制輸出數(shù)據(jù)的完整性與準確性。數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施,包括輸出數(shù)據(jù)正確性控制與輸出結(jié)果的處理、分發(fā)控制。輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定,要建立標準化的報告編號及收發(fā)、保管工作等。
(3)會計操作系統(tǒng)的安全控制。這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全,保證機房設(shè)備的安全,保證會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密,避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。其內(nèi)容主要包括接觸控制、實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、病毒的防范與控制等。接觸控制是為了保證非系統(tǒng)維護人員不得接觸到程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件,以減少程序被修改的可能性。實體安全控制涉及到計算機機房的環(huán)境、光和磁介質(zhì)等數(shù)據(jù)存儲體的存放和保護。硬件安全控制要求硬件設(shè)備的質(zhì)量必須有充分保證,為防萬一,關(guān)鍵性的硬件設(shè)備可采用雙系統(tǒng)備份。軟件安全控制要求軟件的開發(fā)必須嚴格遵循財政部頒布的有關(guān)規(guī)定,科學系統(tǒng)的分析和設(shè)計、研究各應(yīng)用軟件的兼容性、統(tǒng)一性。要加強安全教育,健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度,對不需要本地硬盤和軟盤的工作站,盡量采用無盤工作;要采用基于服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件進行實時監(jiān)控、追蹤病毒;在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)上采用防病毒卡或芯片等硬件,以有效防治病毒。
(4)會計操作人員的權(quán)限與職能控制。為建立相互監(jiān)督和相互制約的機制保障會計信息的真實、可靠,需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權(quán)限加以規(guī)定,制訂相應(yīng)的組織和管理控制制度,明確職責分工,加強組織控制,實現(xiàn)操作人員職能控制制度的創(chuàng)新。會計電算化所要求的完善的人員職能控制制度就是職責分工。首先是將會計電算化部門與用戶部門的職責相分離,明確規(guī)定每個崗位的職責,以防止對處理過程的不適當干預(yù)。其次,應(yīng)將系統(tǒng)分析、程序設(shè)計、計算機操作、數(shù)據(jù)輸入、文件程序管理等職務(wù)予以分離,系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護人員這兩種不相容職務(wù)相互分離,互不兼任,以減少利用計算機舞弊的可能性。通過進行內(nèi)部職責分工,以補救不相容職能集中化的不足。
(5)加強內(nèi)部審計。內(nèi)部審計通過檢查、評價內(nèi)部控制的健全、有效程度,來促成建立好的控制環(huán)境,它是單位內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分。電算化內(nèi)部審計是內(nèi)部會計控制的一種特殊形式,在會計電算化中,由于是會計人員操作電腦進行大量數(shù)據(jù)運算,因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求,主要包括:對會計資料定期進行審計,審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性以及對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查等。加強內(nèi)部審計,可以對不妥或錯誤的賬表處理進行及時調(diào)整,可以監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象,對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止出現(xiàn)漏洞。
(6)加強會計隊伍建設(shè)。高素質(zhì)的會計隊伍是實施內(nèi)部控制的關(guān)鍵,會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用不僅要求會計人員具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì),更要具有計算機操作技能,嚴格和規(guī)范系統(tǒng)操作,因此需要加強具有扎實的會計專業(yè)基礎(chǔ),熟練的外語與計算機水平等綜合能力的高水平的復(fù)合型人才的培養(yǎng)。會計人員應(yīng)持證上崗,應(yīng)經(jīng)常對會計人員進行計算機系統(tǒng)培訓(xùn),提高會計人員對電算化系統(tǒng)的認識和理解,了解會計電算化系統(tǒng)運行程序和內(nèi)部控制制度,加強會計電算化警戒教育和日常操作技能,對電算化會計信息樹立良好的思想認識和風險防范意識,減少人為操作和系統(tǒng)運行出錯的可能性。
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