石油企業(yè)集團是國民經(jīng)濟重要的支柱產(chǎn)業(yè),隨著我國經(jīng)濟體制改革的漸次推進和逐步深化,石油企業(yè)集團逐步推向市場,面臨著自主經(jīng)營、自負盈虧、自我約束、自我發(fā)展的新趨勢,加強內(nèi)部財務(wù)管理已成為石油企業(yè)集團的共識。石油企業(yè)集團的固定資產(chǎn)管理雖然建立了比較健全的管理制度,形成了比較規(guī)范、系統(tǒng)的管理方法,但在具體實踐過程中尚未得到足夠的規(guī)范和控制。石油企業(yè)集團加強固定資產(chǎn)統(tǒng)一管理的意義不僅在于大幅度提高資產(chǎn)的使用效率,降低成本,而且可以通過資產(chǎn)管理提升企業(yè)形象,促進集團內(nèi)部營銷、投資等方面有效的規(guī)范和改善。
一、石油企業(yè)集團固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀
(一)考核體系不健全,資產(chǎn)管理松散
集團內(nèi)部對下級公司考核主要是縱向考核即分專業(yè)中心考核,如銷售板塊主要分為五個專業(yè)中心,分別為零售管理中心、商業(yè)客戶中心、物流配送中心、潤燃中心、會計核算中心。資產(chǎn)考核主要應(yīng)在會計核算中心,而會計核算中心事務(wù)繁雜,僅靠一名資產(chǎn)管理員工作根本無法到位。其他專業(yè)中心對資產(chǎn)的考核僅限于實物管理模塊PM與財務(wù)模塊AM是否一致。上級會計核算中心事實上無法真正考核到下級各專業(yè)中心的資產(chǎn)運營狀況,因為考核機制不健全,對其他專業(yè)中心的約束力度不夠,客觀上造成了部門之間相互推脫、管理不到位等現(xiàn)象。同時由于反映資產(chǎn)總量、結(jié)構(gòu)等的考核指標內(nèi)容不夠準確,資產(chǎn)賬實相符程度、數(shù)據(jù)更新程度、資產(chǎn)利用合理比例、資產(chǎn)閑置存在問題沒有相應(yīng)的考核指標,考核指標的不完善,導(dǎo)致當前資產(chǎn)管理不能真實反映財務(wù)管理狀況、資產(chǎn)問題及結(jié)構(gòu)狀況,監(jiān)控的職能不能有效發(fā)揮。
(二)資產(chǎn)賬實不符,資產(chǎn)清查起不到應(yīng)有作用
由于上級公司重點考核賬務(wù)系統(tǒng)之間的對應(yīng)情況,而賬務(wù)系統(tǒng)與實物狀況的相符情況因為考核難度較大在考核中處于略化狀態(tài),資產(chǎn)管理制度得不到有效貫徹和落實。每年例行的資產(chǎn)清查耗費了大量人力、物力、財力,但因種種原因賬面遲遲得不到調(diào)整。賬實不符主要有三種情況:一是賬有實無資產(chǎn),如鍋爐,固定資產(chǎn)模塊中使用年限25年,加油站配置的均為小型鍋爐,至多5年即處在報廢狀態(tài),供暖效果大為減弱,各片區(qū)只有占用其他費用重新配置新鍋爐,賬面上的鍋爐已不是原來的鍋爐;二是賬無實有資產(chǎn),賬面使用年限已到,作報廢處置,資產(chǎn)仍在用;三是由于資產(chǎn)調(diào)撥引起的賬實不符。
(三)責任主體不明,各職能部門管理相互脫節(jié)
石油企業(yè)上市以來,集團在全面建立落實各項制度、加強資產(chǎn)管理方面做了大量艱苦細致的工作,固定資產(chǎn)管理工作有了顯著的進步,但由于固定資產(chǎn)管理工作本身的復(fù)雜性和歷史遺留,現(xiàn)有管理體制不完善等因素的制約,固定資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行仍不到位,各專業(yè)中心與職能部門之間仍缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一。固定資產(chǎn)的購建與運營管理涉及到多個專業(yè)中心和職能部門,各個部門職能不同,角度不同,既相互聯(lián)系,又相互制約,在實際運行過程中,部門之間缺乏很好的配合,事先控制意識不強,存在一定的漏洞和風險。
二、對固定資產(chǎn)實施動態(tài)管理是解決其現(xiàn)狀的根本途徑
針對以上固定資產(chǎn)管理使用過程中存在的問題,筆者認為應(yīng)從以下幾方面加強固定資產(chǎn)管理,做到賬賬、賬卡、賬實相符,保證信息完整準確,核算真實,為加強固定資產(chǎn)控制管理提供翔實數(shù)據(jù)。
(一)健全機制,解決實物資產(chǎn)管理者缺位的問題
通過建立權(quán)責清晰、分工明確、互相溝通、緊密配合的資產(chǎn)管理體制,為資產(chǎn)管理各項工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。針對石油企業(yè)集團資產(chǎn)存放地點分散、資產(chǎn)管理涉及部門多、管理難度大等特點,成立專職或兼職的實物資產(chǎn)管理部門。主要對本企業(yè)所使用資產(chǎn)的實物形態(tài)進行管理,具體負責存量資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理,并加強與其他資產(chǎn)管理部門的配合,及時掌握和了解實物資產(chǎn)的動態(tài)變動情況;全程參與固定資產(chǎn)的投資至處置全過程,投資項目的審批、評估、決算等資產(chǎn)管理工作,參與本單位中長期投資規(guī)劃、制訂資產(chǎn)管理制度,進行資產(chǎn)運營分析;組織存量資產(chǎn)的清查盤點,監(jiān)督檢查、統(tǒng)籌各單位的資產(chǎn)管理,定期對各單位資產(chǎn)管理情況進行通報。使用單元的資產(chǎn)變動需在第一時間向?qū)嵨镔Y產(chǎn)管理部門申報,由其登記后轉(zhuǎn)至財務(wù)及各管理部門,保證資產(chǎn)的變更步調(diào)統(tǒng)一,各部門賬賬、賬實相符,維護資產(chǎn)的安全完整和保值增值。
(二)摸清家底,加強固定資產(chǎn)清查盤點工作
由實物資產(chǎn)管理部門牽頭,財務(wù)部門(負責維護ERP中的AM模塊)、資產(chǎn)管理部門(負責維護ERP中的PM模塊)、使用部門等相關(guān)部門組成清查小組定期不定期地進行盤點。根據(jù)盤點結(jié)果詳細填寫盤點報告表,并與AM及PM核對。發(fā)現(xiàn)賬實不符的,應(yīng)編制固定資產(chǎn)盤盈、盤虧表,設(shè)備使用部門發(fā)生變動的,應(yīng)補辦固定資產(chǎn)調(diào)撥單,并及時作出報告。固定資產(chǎn)管理部門、使用部門應(yīng)查明固定資產(chǎn)盤盈、盤虧的原因,包括狀態(tài)的改變、使用部門的改變等,提出初步處理意見,經(jīng)有權(quán)人批準后作出相應(yīng)處理。固定資產(chǎn)清查包括房屋建筑物、油品集輸設(shè)施、運輸設(shè)備、機器設(shè)備及其他設(shè)備。此外,還需將土地和在建工程列入清查范圍,對盤盈、盤虧的資產(chǎn)進行技術(shù)鑒定,按規(guī)定程序進行處置,并上傳到固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),更新AM和PM系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),確保固定資產(chǎn)賬實相符。清查盤點結(jié)束后,實物資產(chǎn)管理部門應(yīng)整理、匯總清查情況,查明固定資產(chǎn)的實有數(shù)與賬面結(jié)存數(shù)是否相符,固定資產(chǎn)的保管、使用、維修等情況是否正常,并對清查盤點中發(fā)現(xiàn)的問題及時查明原因,形成資產(chǎn)清查報告。對于清查中發(fā)現(xiàn)的資產(chǎn)內(nèi)部存放地點或使用人等相關(guān)信息發(fā)生變化的,要出具“實物資產(chǎn)調(diào)整單”,對于盤盈、盤虧的資產(chǎn),要出具“固定資產(chǎn)盤盈(盤虧)處理單”,履行相關(guān)審批程序后,交財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。
(三)強化管理,全面建立資產(chǎn)管理檔案
根據(jù)資產(chǎn)清查結(jié)果,同時借助固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)集中核算模塊,結(jié)合存量固定資產(chǎn)管理的具體需求,將固定資產(chǎn)卡片中的相關(guān)內(nèi)容納入系統(tǒng),并將資產(chǎn)使用、管理部門、保管責任人、資產(chǎn)調(diào)撥、轉(zhuǎn)移、報廢以及實物資產(chǎn)的圖片納入集中核算系統(tǒng),建立固定資產(chǎn)管理檔案,實現(xiàn)統(tǒng)一固定資產(chǎn)賬目、統(tǒng)一核算,通過軟件實時查詢?nèi)到y(tǒng)任何一項實物資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)信息,直接打印資產(chǎn)管理卡片、下載資產(chǎn)圖片。固定資產(chǎn)管理檔案主要包括各項存量資產(chǎn)的保管責任人、管理承諾書、管理卡片、圖片、證照資料、建筑圖紙、盤點、報廢、毀損情況等資產(chǎn)管理內(nèi)容,旨在對全部實物資產(chǎn)逐項建立數(shù)據(jù)和圖片檔案,將其作為會計資產(chǎn)價值核算的補充和延伸,與會計賬簿相輔相成,為固定資產(chǎn)的動態(tài)管理提供初始依據(jù)。一是整理相關(guān)數(shù)據(jù)及圖片,實地測繪制圖。對全部固定資產(chǎn)逐項進行實地拍攝、測繪制圖、賬實核對,并記錄各項資產(chǎn)規(guī)格型號、數(shù)量、品牌等重要信息,將資產(chǎn)的各項信息全部納入固定資產(chǎn)集中核算信息系統(tǒng)。實地拍攝要做到全局與部分相結(jié)合,既包括資產(chǎn)組全貌圖片,又包括分類資產(chǎn)圖片,還包括單項資產(chǎn)圖片。如加油站資產(chǎn)圖片音像資料應(yīng)包括加油站全貌圖片、所屬加油機圖片、單臺加油機圖片、加油機標簽(品牌規(guī)格型號)等內(nèi)容。實地測繪制圖指平面投影制圖,要標明位置、刻度及比例尺,如加油站測繪制圖包括占地面積、房屋、罩棚、加油島等建筑物投影圖、消防通道等虛擬標示圖標。二是規(guī)范資產(chǎn)管理檔案樣本。區(qū)分不同資產(chǎn)管理單元和資產(chǎn)性質(zhì)和類別,充分考慮了資產(chǎn)變動、更新及維護等情況,設(shè)計加油站資產(chǎn)管理檔案、油庫資產(chǎn)管理檔案和辦公資產(chǎn)管理檔案等不同的模版,并制訂出規(guī)范性文件,對資產(chǎn)管理檔案編制的方法步驟、各類資產(chǎn)的數(shù)據(jù)項目內(nèi)容、圖片格式以及圖片拍攝方法、測繪制圖標準、軟件的操作流程等各項具體工作作出了詳細的規(guī)定,保證資產(chǎn)管理檔案內(nèi)容的規(guī)范和格式的統(tǒng)一,建立一套內(nèi)容翔實、數(shù)據(jù)準確、直觀明了、查閱方便的固定資產(chǎn)電子數(shù)據(jù)庫。三是集團公司對各單位的資產(chǎn)管理檔案進行了考核驗收和綜合評定,對部分單位存在的不足提出了整改建議,并督促落實,確保了固定資產(chǎn)管理檔案的編制質(zhì)量。通過資產(chǎn)管理檔案的建立,將資產(chǎn)的會計賬目、實物資產(chǎn)明細表、資產(chǎn)實物圖片、測繪制圖信息和資產(chǎn)管理卡片登記冊的相關(guān)信息有機地結(jié)合起來,保證了資產(chǎn)核算、保管信息的完整、準確和一致。
(四)理順流程,加強資產(chǎn)的動態(tài)管理
實現(xiàn)存量資產(chǎn)的動態(tài)管理,首先需要明確實物資產(chǎn)增減變動管理流程,規(guī)范固定資產(chǎn)的購建、驗收、入賬、交付使用、調(diào)撥、維修、更新、出租、出借、報廢、盤盈、盤虧等事項的審批程序、交接手續(xù)、操作流程、各相關(guān)部門應(yīng)提交的核算單據(jù)、資料以及核算方法等內(nèi)容。同時,要求各實物資產(chǎn)管理單元完善實物資產(chǎn)管理臺賬PM,及時與財務(wù)部門的數(shù)據(jù)AM進行核對。未按要求履行相關(guān)審批程序和交接手續(xù)的實物資產(chǎn),不得擅自變動,從而使實物資產(chǎn)的增減變動與財務(wù)資產(chǎn)核算實現(xiàn)實時鏈接,保證固定資產(chǎn)的賬實相符。對于新增的資產(chǎn)或低值易耗品必須附驗收單,更新的資產(chǎn)必須要有舊資產(chǎn)的處置方式方可付款。設(shè)置《廢舊資產(chǎn)處置審批表》,經(jīng)相關(guān)部門認證后將處置收入及時交入銀行。對于未處置閑置的資產(chǎn),實物資產(chǎn)部門、財務(wù)部門同基建部門共同管理,在處置和調(diào)用時須有三方人員簽字。其次,嚴格執(zhí)行定期全面清查盤點制度,了解資產(chǎn)變動狀況,并及時對資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)進行維護、更新。再次,以資產(chǎn)管理檔案為依托,建立資產(chǎn)管理檔案數(shù)據(jù)維護、更新制度,將數(shù)據(jù)的維護和更新作為資產(chǎn)日常管理的一項重要工作來抓。明確管理單元和資產(chǎn)管理員的責任,對變更資產(chǎn)和新增資產(chǎn)及閑置資產(chǎn)每月進行調(diào)查,及時補建、更新和維護資產(chǎn)管理檔案;對處置資產(chǎn)賬面處置與實物處置不同步的,要區(qū)別對待、分步進行銷賬,提足折舊實物資產(chǎn)繼續(xù)使用的,可對殘值先計提減值,待實物處置時再核銷賬面。在資產(chǎn)的整個運營周期,發(fā)生變動均實時拍照歸檔,不斷提高和完善資產(chǎn)管理檔案的質(zhì)量和實用性,保證資產(chǎn)管理檔案內(nèi)容的完整,達到資產(chǎn)動態(tài)管理的目標。
(五)經(jīng)營資產(chǎn),實行保值增值責任制
對閑置不用或利用率不高的資產(chǎn)制定專門的制度和措施,鼓勵并監(jiān)督合理流動或參與市場經(jīng)營,通過資產(chǎn)的優(yōu)化配置,充分挖掘資產(chǎn)的效能,獲取相應(yīng)的經(jīng)濟利益。將資產(chǎn)利用率、資產(chǎn)租賃收入等指標納入考核范疇。同時對賬銷案存資產(chǎn)加強后續(xù)管理,核定變價收入預(yù)算,跟蹤監(jiān)管,避免資產(chǎn)的流失。
(六)強化監(jiān)督,建立資產(chǎn)績效考核機制
建立資產(chǎn)運營分析制度,定期對資產(chǎn)運行情況和經(jīng)營質(zhì)量進行定量、定性分析,作出真實客觀的綜合評價,提高資產(chǎn)投資回報率。重點關(guān)注加油站的營率分析,準確把握加油站運營情況,及時分析暫時關(guān)閉加油站的原因,可以從加油站的銷量、年租金支付額、運行費用、差價收入、可研報告銷量等多方面進行分析。通過對資產(chǎn)投資和運營質(zhì)量的分析,構(gòu)建資產(chǎn)績效考核機制,將資產(chǎn)管理狀況納入年度考核指標,變縱向考核為縱橫結(jié)合考核,即對專業(yè)中心考核與對分(子)公司考核相結(jié)合,上級及同級實物資產(chǎn)管理部門、審計部門、監(jiān)察部門具體負責資產(chǎn)管理的監(jiān)督檢查工作,檢查監(jiān)督各部門職責履行情況、實物資產(chǎn)的管理情況、資產(chǎn)定期清查制度的落實情況、資產(chǎn)管理檔案的管理情況、資產(chǎn)數(shù)據(jù)的維護和更新情況等內(nèi)容,每月隨機抽點樣本,檢查賬實相符程度,并及時通報檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,獎優(yōu)罰劣,跟蹤整改落實情況。
固定資產(chǎn)管理工作是一項常抓不懈的工作,企業(yè)的各級領(lǐng)導(dǎo)必須充分認識到固定資產(chǎn)管理的重要性,明確相關(guān)責任人的職責范圍,將資產(chǎn)管理責任落實到人,定期考核責任履行情況,對固定資產(chǎn)加強動態(tài)管理,使得固定資產(chǎn)管理制度有效、長足地發(fā)展。
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