企業(yè)會計信息化是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,利用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想,全面集成企業(yè)的所有資源,使企業(yè)的決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評價具有全面化、整合化和動態(tài)化的特點,打破了傳統(tǒng)的職能劃分的作業(yè)模式,全面形成新的管理思想、管理模式和信息技術(shù)。它不僅是信息技術(shù)運用于會計上的變革,更代表了一種與現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境相適應(yīng)的新的會計思想。
內(nèi)部控制是對企業(yè)的整個經(jīng)營管理活動進行監(jiān)督與控制的過程,它與企業(yè)經(jīng)營活動相互交織,為企業(yè)基本的經(jīng)營活動而存在。內(nèi)部控制涉及到企業(yè)多個部門的管理,而圍繞在控制活動周圍的是信息與溝通系統(tǒng)。在會計信息化環(huán)境下,從信息與溝通在內(nèi)部控制中作用與地位中可以看到,建立良好的內(nèi)部控制體系對于企業(yè)的發(fā)展具有長遠意義。
■一、會計信息化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響
會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務(wù)集成,大量的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)從企業(yè)各個管理子系統(tǒng)直接采集,并通過公共接口與有關(guān)外部系統(tǒng)相聯(lián)結(jié),將業(yè)務(wù)流程與會計流程、會計核算與會計控制集成到一起,同時實現(xiàn)了物流、資金流、信息流的集成,實現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化。因此,企業(yè)會計信息化的實施對內(nèi)部控制造成了一定的影響。
1、擴大了內(nèi)部控制的范圍
傳統(tǒng)的內(nèi)部會計控制主要局限于企業(yè)內(nèi)部的查錯防弊,而會計信息化條件下的控制范圍相應(yīng)擴大,其中包括對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等。傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制側(cè)重于對企業(yè)內(nèi)部的管理,而在會計信息化環(huán)境中,企業(yè)面對的不再是一個獨立的、封閉的環(huán)境,它要與互聯(lián)網(wǎng)上的眾多企業(yè)進行頻繁的電子交易活動,形成企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與客戶之間、企業(yè)與政府之間共享資源的局面。
2、改變了內(nèi)部控制的方式
數(shù)據(jù)處理的集中性使內(nèi)部控制程序化。在電算化會計中,會計控制由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C共同控制,大部分的會計處理工作都由計算機自動完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使得傳統(tǒng)的組織控制功能減弱,原有的內(nèi)部控制措施逐步由相應(yīng)的程序功能代替,使得會計控制更為復(fù)雜,要求更加嚴(yán)密。其次,會計信息處理和輸出的控制,基本上是通過計算機程序自動進行的,主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力,系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)具有識別信息失誤的能力。
3、提高了內(nèi)部控制的時效性
企業(yè)使用計算機處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后,會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務(wù),還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動。同時,信息化環(huán)境下經(jīng)營信息的高度共享,使企業(yè)的決策者能隨時了解經(jīng)營情況并及時做出應(yīng)有的反應(yīng)。各部門管理人員也可以隨時監(jiān)控系統(tǒng)運行情況,收到信息化系統(tǒng)自動發(fā)出的異常情況信息后快速做出處理,從而達到及時控制風(fēng)險和損失的目的,提高內(nèi)部控制的時效性。
■二、會計信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制所面臨的新問題
信息化的實施改變了內(nèi)部控制的運行環(huán)境、控制范圍和控制重點,企業(yè)過去基于文件審批的內(nèi)部控制機制也無法適應(yīng)會計信息化基于流程的管理需要。同時,由于企業(yè)的業(yè)務(wù)運作更加依賴于會計信息化系統(tǒng),這種依賴和信息系統(tǒng)本身特點所導(dǎo)致的脆弱性形成了企業(yè)新的業(yè)務(wù)風(fēng)險,自然也給內(nèi)部控制帶來一些新情況、新問題。
1、與內(nèi)部控制對應(yīng)的管理制度不健全
信息化在處理方式和內(nèi)部結(jié)構(gòu)上與原來的手工會計系統(tǒng)存在著較大的差別,原有手工會計環(huán)境下的管理制度已不能適應(yīng)信息化管理的需要。要保證信息化安全、有效運行,就必須建立健全一套新的管理制度。否則不但不能很好地發(fā)揮會計信息化的作用,還會造成單位工作的混亂,給非法行為以可乘之機,從而給企業(yè)造成無法挽回的損失。
2、內(nèi)部控制缺乏完善的監(jiān)督機制
一個健全的內(nèi)部控制體系必須得到有效的監(jiān)督。內(nèi)部審計制度本是監(jiān)督體系中重要的一部分,但是有相當(dāng)一部分企業(yè)沒有建立內(nèi)部審計制度,已建立內(nèi)部審計機構(gòu)的企業(yè)也未能發(fā)揮應(yīng)有的作用,內(nèi)部審計工作得不到必要的重視和支持。同時,也有少數(shù)內(nèi)部審計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低,不能適應(yīng)工作的需要,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制監(jiān)督不力。
3、計算機環(huán)境下加大了內(nèi)部控制的固有風(fēng)險
由于計算機系統(tǒng)必須潛入內(nèi)部控制程序,使得內(nèi)部控制對計算機技術(shù)具有一定的依賴性,并增加了差錯發(fā)生的可能性。這主要表現(xiàn)為:計算機系統(tǒng)中的內(nèi)部控制需要人工控制與計算機程序控制相結(jié)合,許多應(yīng)用程序中都包含了內(nèi)部控制功能,而這些程序化內(nèi)部控制的有序性將取決于應(yīng)用程序,如果程序發(fā)生差錯或不起作用,由于人們的依賴性及程序運行的重復(fù)性,使得控制的時效長期不被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)“在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性較大”。
■三、信息化環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制體系的建議
1、建立科學(xué)、統(tǒng)一、規(guī)范的內(nèi)部控制制度
加強內(nèi)部控制,需要統(tǒng)一的會計控制規(guī)范。統(tǒng)一的會計控制規(guī)范既是推動企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的法律保障,同時也是企業(yè)加強內(nèi)部控制建設(shè)、進行內(nèi)部控制評價的標(biāo)準(zhǔn)。信息化系統(tǒng)在企業(yè)的實施對其內(nèi)部控制體系產(chǎn)生了廣泛而深遠的影響,它的應(yīng)用并不僅僅是簡單的軟件系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)的使用,還應(yīng)該配合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化,企業(yè)內(nèi)部管理體系,特別是內(nèi)部控制體系質(zhì)量的提升才能體現(xiàn)其應(yīng)用價值。企業(yè)內(nèi)控體系的設(shè)計和實施都必須根據(jù)環(huán)境的變化進行適時調(diào)整。
2、加強和完善內(nèi)部控制監(jiān)督機制
首先,應(yīng)引進并強化外部監(jiān)督機制。發(fā)揮政府在建立內(nèi)部控制方面的作用有利于內(nèi)部控制的有效進行,特別是在企業(yè)管理層會計控制觀念薄弱的情況下,更應(yīng)該依靠政府的威懾力。若企業(yè)管理者未能按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部控制制度,違反相關(guān)規(guī)定的依法懲處,追究法律責(zé)任。同時,還應(yīng)確保內(nèi)部控制制度的有效實施。應(yīng)特別關(guān)注企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效實施,因為它對企業(yè)財務(wù)管理目標(biāo)的實現(xiàn)和企業(yè)財產(chǎn)的安全有著重要的、直接的影響。
3、加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)輸入和通信控制
由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強,處理速度非常決,如果輸入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,處理結(jié)果就會出現(xiàn)差錯,從而影響一系列后續(xù)工作。企業(yè)應(yīng)該建立起整套內(nèi)部控制制度,以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴(yán)格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。同時,數(shù)據(jù)通信控制是為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。要采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全、可靠,可采用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、及使用第三方的加密軟件加密后傳輸。
信息化的實施不僅是一場新的技術(shù)革命和管理革命,而且是一場深刻的思想變革。企業(yè)會計信息化作為企業(yè)管理信息化進程中重要的一項內(nèi)容,正逐步在企業(yè)中得到更加廣泛的應(yīng)用,企業(yè)應(yīng)該充分利用這種新的管理工具,同時也要認識到由于信息化自身的特點給企業(yè)帶來的變化,只有認真分析新的會計環(huán)境,制定有效的內(nèi)部控制體系,才能將先進的管理思想與信息技術(shù)完美的結(jié)合在一起。
隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)所處環(huán)境的不斷變化,內(nèi)部控制制度中的新問題將不斷出現(xiàn)。只有對其深入研究,才能使得企業(yè)的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善,真正做到保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益,保證社會主義市場經(jīng)濟的正常運行。
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