審計機(jī)關(guān)擔(dān)負(fù)著對國有資產(chǎn)的管理和使用進(jìn)行監(jiān)督,維護(hù)國家經(jīng)濟(jì)秩序,保障國民經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展的重要任務(wù)。審計業(yè)務(wù)涉及預(yù)算執(zhí)行、經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及各種專項資金等多個方面,并且在審計工作當(dāng)中,還要針對被審計單位存在的問題和實際情況提出各種管理方面的意見和建議,這就要求審計人員具備豐富的實踐經(jīng)驗、較強(qiáng)的綜合能力、準(zhǔn)確的判斷能力和相關(guān)的政策水平,成為一種復(fù)合型人才。然而,各級地方審計機(jī)關(guān)受編制等條件限制,審計隊伍年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)不盡合理,嚴(yán)重困擾和阻礙了審計事業(yè)的發(fā)展。加之任務(wù)越來越重的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計,大大地增加了審計的工作量。整合審計資源,對審計組織形式進(jìn)行創(chuàng)新,實行矩陣結(jié)構(gòu)組織形式,對于在有限的人力資源條件下,完成不斷增加的審計任務(wù),具有重要的理論和實踐意義。
一、矩陣結(jié)構(gòu)組織形式
矩陣結(jié)構(gòu)是從專門從事某項工作的工作小組形式發(fā)展而來的一種組織結(jié)構(gòu)。工作小組一般是由一群不同背景、不同技能、不同知識、分別選自不同部門的人員組成的,組成工作小組為某個特定的任務(wù)而共同工作。例如組成一個專門的產(chǎn)品(項目)小組去從事新產(chǎn)品開發(fā)工作,在研究、設(shè)計、試驗、制造各個不同階段,由有關(guān)部門派人參加,力圖做到條塊結(jié)合,以協(xié)調(diào)有關(guān)部門的活動,保證任務(wù)的完成。這種組織結(jié)構(gòu)形式是固定的,人員卻是變動的,項目小組和負(fù)責(zé)人也是臨時組織和委任。在項目執(zhí)行期間,所有成員一律由該項目的負(fù)責(zé)人統(tǒng)轄,與項目相關(guān)的事務(wù)必須向項目負(fù)責(zé)人報告,而非向其原屬部門的主管。在矩陣組織中,來自各個職能部門的人員可以為某一個具體項目專職工作,也可以同時在兩個或更多個項目中兼職工作。由于人員屬于職能部門,他們能夠為適應(yīng)項目的變化需要而在各項目間流動。例如某個項目因為用戶要求暫時停工,或者其它項目進(jìn)度吃緊時,就可以將項目成員調(diào)配到其他項目中去。這樣通過不同項目間的人員共享,使來自各職能部門的人力資源可以得到充分利用,全面降低了審計成本。
二、矩陣結(jié)構(gòu)組織形式的具體運(yùn)用
審計機(jī)關(guān)的任務(wù)主要有上級審計機(jī)關(guān)委派的項目、本級政府指令的項目以及本機(jī)構(gòu)認(rèn)為需要進(jìn)行審計的項目。審計機(jī)關(guān)年初應(yīng)當(dāng)根據(jù)審計任務(wù)的要求制定相應(yīng)的審計計劃。在矩陣結(jié)構(gòu)組織形式下,首先要按照審計計劃先后將審計任務(wù)劃分為不同的審計項目;然后根據(jù)審計項目涉及范圍以及在專業(yè)技術(shù)方面的要求,在審計局所有業(yè)務(wù)科室內(nèi)部,結(jié)合每個審計人員自身情況,進(jìn)行人力資源組合,從各科室甚至從下級的審計部門抽調(diào)相應(yīng)的具有專業(yè)勝任能力的人員,以項目為導(dǎo)向,組成復(fù)合型項目小組,為這一特定任務(wù)而工作。如從審計機(jī)關(guān)投資科抽調(diào)對財務(wù)、招投標(biāo)以及土地征遷補(bǔ)償方面政策比較熟悉的人員,負(fù)責(zé)財務(wù)收支以及項目管理過程的審計;從計算機(jī)中心抽調(diào)精通財務(wù)軟件的人員,負(fù)責(zé)計算機(jī)方面的指導(dǎo)和AO系統(tǒng)的數(shù)據(jù);從政府投資審計中心抽調(diào)對路橋工程專長的工程師,負(fù)責(zé)路橋的造價審計;從下級審計機(jī)關(guān)抽調(diào)對工業(yè)民用建筑比較熟悉的人員負(fù)責(zé)房建造價的審計。抽調(diào)的這些人員共同組成高速公路審計項目小組,對整條高速公路決算所涉及的各個方面進(jìn)行審計和監(jiān)督。這些來自不同部門、具有不同背景和專長的人員,以審計項目為中心,組成一個項目審計小組,他們相互配合,互相學(xué)習(xí),有效地保證審計工作進(jìn)度和審計工作質(zhì)量。這種審計組織結(jié)構(gòu),在經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計、財務(wù)審計等其他審計過程中都可以得到廣泛的應(yīng)用。矩陣結(jié)構(gòu)組織形式的實質(zhì)是結(jié)合項目特點和個人的專長進(jìn)行人員組合,打破傳統(tǒng)科室和地域界限開展審計工作,示意圖如圖1。
三、矩陣結(jié)構(gòu)組織形式的優(yōu)越性
在審計機(jī)關(guān)面臨的工作量越來越大,審計業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜,而人力資源有限的情況下,矩陣結(jié)構(gòu)這種審計組織形式的優(yōu)越性得到了充分的體現(xiàn):
1.對現(xiàn)有審計資源的整合,注重打破科室界限和專業(yè)分工,以項目為導(dǎo)向,針對特定的任務(wù),集中調(diào)配審計力量,實現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ),克服了以往那種部門之間忙閑不均的情況和以行政命令調(diào)配人員的問題。2.不同審計部門人員的不定期組合,在保持專業(yè)分工的同時,又增加了他們之間的相互聯(lián)系和溝通,為審計人員之間的信息交流和相互學(xué)習(xí),提供了良好的機(jī)會,提高了專業(yè)管理水平,既促進(jìn)了同事間的感情,又彌補(bǔ)各自專業(yè)上的不足,有利于一專多能的復(fù)合型人才的培養(yǎng)。3.挑選配備不同專業(yè)的審計人員共同參與,在技術(shù)上可相互支持,組成專業(yè)項目審計小組,在經(jīng)驗、技術(shù)等層面有效地利用了現(xiàn)有審計資源,增加了審計力量,有利于解決信息化建設(shè)項目的技術(shù)瓶頸問題。4.在運(yùn)用矩陣組織方式進(jìn)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計的同時,推行捆綁式打包審計,把整個區(qū)域內(nèi)的其他與之相關(guān)的審計項目全權(quán)委托給該審計項目小組,以節(jié)約審計力量,避免重復(fù)審計,減輕了被審計單位的負(fù)擔(dān)。5.矩陣組織方式轉(zhuǎn)向了注重人力資源的管理,做好優(yōu)化審計人員組合工作,通過人力資源的合理配置,既使審計骨干的業(yè)務(wù)能力得到了充分發(fā)揮,又能更好地發(fā)揮審計團(tuán)隊的作用。以往過分看重個人的才能和作用,把搞好審計工作的希望寄托在少數(shù)審計骨干身上,忽略了1 1>2原理的應(yīng)用。6.有目的地選擇審計工作比較薄弱地區(qū)的人員參與審計項目小組,使他們從審計理念、方法和管理上都得到提高。這種打破區(qū)域的審計組織方式,有利于解決區(qū)域?qū)徲嫻ぷ鞑黄胶獾膯栴},可以有效帶動區(qū)域?qū)徲嫻ぷ鞯墓餐l(fā)展。
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